Vergabe von Postdienstleistungen, Beförderung und Zustellung von Internationalen Briefen, Postkarten, Einschreiben, PZA und E-PZA sowie Paketen für die Stadt Karlsruhe

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2023/1170 Verantwortlich: Dez. Dienststelle: Hauptamt Vergabe von Postdienstleistungen, Beförderung und Zustellung von Internationalen Briefen, Postkarten, Einschreiben, PZA und E-PZA sowie Paketen für die Stadt Karlsruhe Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Hauptausschuss 14.11.2023 1 Ö Entscheidung Kurzfassung Der Hauptausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Postdienstleistungen für die Stadt Karlsruhe in der Zeit vom 1. Januar 2024 bis 30. Juni 2025 mit der einmaligen Option auf Vertragsverlängerung um 12 Monate, zu: Los 1 Internationale Briefe, Postkarten, Einschreiben, PZA und E-PZA Los 2 Pakete Deutsche Post AG Deutsche Post AG Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 1.134.894,79 EURO/brutto Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☒ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☒ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☒ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen Für die Stadt Karlsruhe wurden die externen Postdienstleistungen, Beförderung und Zustellung von Internationalen Briefen, Postkarten, Einschreiben, PZA und E-PZA sowie Paketen ausgeschrieben. Die Leistung wurde in zwei Lose aufgeteilt. Los 1 Internationale Briefe, Postkarten, Einschreiben, PZA und E-PZA Los 2 Pakete Der vorgesehene Vertragszeitraum ist vom 1. Januar 2024 bis 30. Juni 2025 mit der einmaligen Option auf Vertragsverlängerung um 12 Monate, sofern die Verträge nicht bis zum 31. Dezember 2024 durch die Stadt Karlsruhe schriftlich gekündigt werden. Art der Vergabe Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines EU-weiten, offenen Ausschreibungsverfahrens nach §119 Abs. 3 GWB und §15 VgV. Die Bekanntmachung erfolgte am 14. August 2023 im elektronischen Vergabeinformationssystem „subreport ELVIS“, im Ausschreibungsservice auf der Homepage der Stadt Karlsruhe, Amtsblatt der Stadt Karlsruhe, bund.de. sowie im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“. Die Vergabeunterlagen wurden von 2 Firmen angefordert. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 19. September 2023 ging für Los 1 und 2 jeweils 1 Angebot von der Deutsche Post AG ein. Prüfung und Wertung der Angebote Nach formaler und rechnerischer Prüfung wurden alle Angebote zur Wertung zugelassen. Für die Ermittlung der wirtschaftlichsten Angebote wurden folgende Wertungskriterien angewendet: Nach der Wertung der Angebote hinsichtlich der oben genannten Zuschlagskriterien hat sich folgende Rangfolge ergeben: Los Rangfolge Bieter 1 Deutsche Post AG 2 Deutsche Post AG Auftragswert Für die zwei zuschlagbaren Lose ergibt sich für die maximale Vertragslaufzeit vom 1. Januar 2024 bis 30. Juni 2026 folgender Gesamtauftragswert: Gesamtauftragswert: 1.134.894,79 Euro/brutto Zuschlagskriterien Gewichtung Los 1 Preis 100 % Los 2 Preis 100 % – 3 – Die Auftragswerte der einzelnen Jahre können aufgrund des tatsächlichen Brief- und Paketaufkommens variieren. Unter Berücksichtigung aller Wertungskriterien soll nach § 127 Abs. 1 GWB und § 58 Abs. 1 VgV der Zuschlag auf die wirtschaftlichsten Angebote erteilt werden. Es wird vorgeschlagen die Angebote der Deutsche Post AG, Fritz-Erler-Str. 9, 53119 Bonn für Los 1 und Los 2 anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Es besteht seitens der Stadt Karlsruhe keine Abnahmeverpflichtung in Höhe des ausgeschriebenen Volumens. Dieses stellt lediglich den geschätzten, voraussichtlichen Bedarf dar. Kriterien zur Nachhaltigkeit Soziale Nachhaltigkeit Die Firmen sind zur Einhaltung der Regelungen des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz - LTMG) verpflichtet. Hierzu wurden die entsprechenden Erklärungen durch den erfolgreichen Bieter vorgelegt. Umweltanforderungen Darüber hinaus mussten die Bieter zwingend mit dem Angebot Nachhaltigkeitskonzepte einreichen, die die Vorgaben der Ziffer 10 der Leistungsbeschreibung erfüllen mussten. Auszug aus der Leistungsbeschreibung: 10. Umweltanforderungen Mit dem Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge (SaubFahrzeugBeschG) werden bei der öffentlichen Auftragsvergabe für die Beschaffung verbindliche Mindestziele unter anderem für emissionsarme leichte und schwere Nutzfahrzeuge vorgegeben. Die Vorgaben gelten seit dem 2. August 2021 und verpflichten die öffentliche Hand, dass ein Teil der von der Beschaffung betroffenen Fahrzeuge zukünftig emissionsarm oder -frei sein muss. Dies gilt auch für Fahrzeuge im Rahmen von Verkehrsdienstleistungen, wie zum Beispiel der Postbeförderung auf der Straße. Öffentliche Auftraggeber sind nach § 8 SaubFahrzeugBeschG auch zur Dokumentation ihrer Beschaffungen im Sinne des Gesetzes verpflichtet. Die Mindestziele sind wie folgt definiert: – 4 – Legen Sie daher ein Nachhaltigkeitskonzept vor. Darin soll beschrieben werden, ob und wie der Bieter den Auftraggeber bei der Einhaltung der in dem SaubFahrzeugBeschG definierten Verpflichtungen des Auftraggebers bezüglich der vorgeschriebenen Mindestziele und entsprechenden Dokumentation unterstützen wird. Im Nachhaltigkeitskonzept erwartet werden beispielsweise Ausführungen zu folgenden Themen: - Wie werden die Umweltbelastungen, die im Zusammenhang mit dem Leistungsgegenstand stehen, vermieden bzw. reduziert? - Gibt es eine betriebliche Nachhaltigkeitsstrategie und welche Ziele verfolgt sie? - Wie werden die bei der Leistungserbringung entstehenden CO2-Emissionen erfasst und ggfs. Kompensiert? - Wie hoch ist bei der Auftragsausführung der Anteil der „Sauberen Fahrzeuge“ und wie entwickelt sich dieser Anteil? Der erfolgreiche Bieter hat die erforderlichen Nachhaltigkeitskonzepte eingereicht und die Umweltanforderungen entsprechend nachgewiesen. Um der Verantwortung für das globale Klima gerecht zu werden hat die Deutsche Post AG das Umweltschutzprogramm GoGreen ins Leben gerufen und die Einführung einer konzernweiten Umweltstrategie bereits 2008 beschlossen. GoGreen bietet die Möglichkeit Postsendungen klimaneutral zu versenden und die entstandenen CO2-Emissionen durch Investitionen in zertifizierten Klimaschutzprojekten auszugleichen. Die Deutsche Post AG garantiert mindestens 100% der Treibhausgasemissionen der GoGreen- Produkte und Services auszugleichen. Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Aus den neuen Preisen ergeben sich bei gleichen Mengen für die gesamte Laufzeit Mehrkosten in Höhe von 90.669,79 €. Die Finanzierung dieser Mehrkosten erfolgt unter Einhaltung der üblichen Deckungsreihenfolge. Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss 1. Der Hauptausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Postdienstleistungen für die Stadt Karlsruhe in der Zeit vom 1. Januar 2024 bis 30. Juni 2025 mit der einmaligen Option auf Vertragsverlängerung um 12 Monate, sofern die Verträge nicht bis zum 31. Dezember 2024 durch die Stadt Karlsruhe schriftlich gekündigt werden an die Deutsche AG (Los 1 und Los 2) zu. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt den Zuschlag für die Lose 1 und 2 an die Deutsche Post AG zu erteilen.

Niederschrift 45. Sitzung Hauptausschuss 14. November 2023, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 1. Sitzungseröffnung und Punkt 1 der Tagesordnung: Vergabe von Postdienstleistungen, Be- förderung und Zustellung von Internationalen Briefen, Postkarten, PZA und E-PZA sowie Pa- keten für die Stadt Karlsruhe Vorlage: 2023/1170 Beschluss: Der Hauptausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Postdienstleistungen für die Stadt Karlsruhe in der Zeit vom 1. Januar 2024 bis 30. Juni 2025 mit der einmaligen Option auf Vertragsverlängerung um 12 Monate, zu: Los 1 Internationale Briefe, Postkarten Deutsche Post AG Einschreiben, PZA und E-PZA Los 2 Pakete Deutsche Post AG Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung, begrüßt die Anwesenden und teilt die Namen der ent- schuldigt fehlenden Stadträtinnen und Stadträte mit. Anschließend ruft er Tagesordnungs- punkt 1 zur Behandlung auf. Er lässt, nachdem keine Wortmeldungen vorliegen, über die Vorlage abstimmen und stellt einstimmige Zustimmung fest. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 16. November 2023