Veranstaltungen im Gesamtstädtischen Interesse (VigI) - Neuregelung ab 2024

Informationsvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2023/1139 Verantwortlich: Dez. 4 Dienststelle: Stadtkämmerei Veranstaltungen im Gesamtstädtischen Interesse (VigI) - Neuregelung ab 2024 Gremien Termin TOP Ö / N Zuständigkeit Hauptausschuss 17.10.2023 7 Ö Kenntnisnahme Kurzfassung Die Stadt Karlsruhe stellt zum 1. Januar 2024 das bisherige VigI-Verfahren in ein Zuschussmodell um. Die externen Veranstalter sollen demnach einen festgelegten Zuschuss für die jeweilige Veranstaltung erhalten und können damit Leistungen der Stadt Karlsruhe und/oder externer privater Leistungsanbieter in Anspruch nehmen. Die bisherige unentgeltliche Bereitstellung von Personal- und Sachleistungen der Stadt Karlsruhe wird somit entfallen. Die Neuregelung ist aus organisatorischer und rechtlicher Sicht notwendig. Die Kriterien beziehungsweise Voraussetzungen für VigI bleiben von den Änderungen unberührt. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 698.330,00 Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 698.330,00 Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen 1. Vorbemerkung Die Neuregelung stellt keine Kürzung der Zuschüsse für bisher von der Stadt Karlsruhe erbrachten Leistungen an die (Bürger-) Vereine dar. Des Weiteren bleiben die Kriterien beziehungsweise die Voraussetzungen für VigI unverändert gültig. Die Notwendigkeit zur Neustrukturierung ergibt sich aus organisatorischer und rechtlicher Sicht. Organisatorische Notwendigkeit: Bereits vor Corona wurde deutlich, dass das langjährig praktizierte VigI-Verfahren nicht leicht verständlich ist und dies führte unter anderem dazu, - dass aufgrund von fehlenden Zuständigkeiten und Ansprechpartnern es verwaltungsintern häufig zu Rückfragen kam oder für Veranstaltungen VigI-Leistungen erbracht wurden, die nicht im Leistungsspektrum enthalten waren. - dass Veranstalter Anträge kurzfristig und / oder erst im Nachgang an die Veranstaltung stellten. - dass die leistungserbringenden Dienststellen kurzfristig Leistungen zur Verfügung stellen beziehungsweise aufgrund von Kapazitätsproblemen (beispielsweise Absperrmaterial) Leistungen von externen Anbietern in Anspruch nehmen mussten. Rechtliche Notwendigkeit: Steuerrecht: Durch die Änderung des Umsatzsteuergesetzes und die damit einhergehende Umsetzung des § 2b UStG wurde eine gesamtstädtische Überprüfung aller Teilhaushalte der Stadt Karlsruhe hinsichtlich der aktuellen und zukünftigen Umsatzsteuerpflicht notwendig. Die Umsatzsteuerpflicht entsteht demnach, wenn Leistungen auf privatrechtlicher Grundlage oder im Wettbewerb mit Dritten erbracht werden. Beispielsweise werden Absperrmaßnahmen, die das Tiefbauamt gegenüber dem Veranstalter zur Verkehrssicherung erbringt, gemäß § 2b UStG als unternehmerische und damit als umsatzsteuerpflichtige Tätigkeit betrachtet. Die Leistungen werden auf privatrechtlicher Grundlage erbracht und sind damit von der Rechtsänderung betroffen. Dagegen wäre die straßenverkehrsrechtliche Anordnung des Ordnungsamtes, die im Zusammenhang mit einer VigI-Veranstaltung ergeht, nicht von der Umsatzsteuerpflicht erfasst, da dies einen öffentlich- rechtlichen Verwaltungsakt darstellt. - Beihilferecht: Die EU-Kommission überprüft in den letzten Jahren verstärkt die Beihilferechtskonformität von staatlichen Zuschüssen - so auch auf kommunaler Ebene: Seit 2012 sind alle Mitgliedsstaaten dazu verpflichtet, alle zwei Jahre über die Gesamthöhe der gewährten Zuschüsse zu berichten (s. DAWI-Beschluss vom 20.12.2011 (2012/21/EU), Art. 9 „Berichterstattung"). Es besteht die Gefahr, dass durch stichprobenartige Einzelprüfungen durch die EU- Kommission - wie sie 2016 für die KMK beispielsweise vorgenommen wurde - gewährte Vigl-Leistungen als „verdeckte" Zuschüsse bewertet werden. - Gebührenrecht: Nach dem Gleichheitsgrundsatz darf auf die Erhebung von Gebühren nicht verzichtet werden. Der Gleichheitsgrundsatz verlangt, dass bei gleicher Inanspruchnahme der kommunalen – 3 – Einrichtung gleich hohe Gebühren zu entrichten sind. Die Stadt ist zur Gebührenerhebung verpflichtet (gem. VGH BW Urteil vom 4.3.71 - VG24/69, ESVGH 21,188; § 10 Abs. 1,3 und 4 GemHVO). Aktuell erfolgt bei Vigl-Veranstaltungen eine Gebührenfestsetzung für die Veranstalter, jedoch wird diese dann durch die Stadt übernommen. Dies stellt keinen Gebührenverzicht dar, es erfolgt lediglich eine interne Verrechnung. Der Veranstalter erhält keinen Gebührenbescheid, dies stellt zumindest eine gebührenrechtliche Grauzone dar. 2. Neuregelungen im Überblick - Umwandlung der VigI in ein Zuschussmodell. Der Zuschuss darf nur für bisher erbrachte Leistungen der Stadt Karlsruhe verwendet werden (zum Beispiel Verkehrssicherung, Müllentsorgung und weiteres). - Die bisherige unentgeltliche Bereitstellung von Personal- und Sachleistungen der Stadt Karlsruhe entfällt, das heißt sämtliche Leistungen der Stadt Karlsruhe werden dem Veranstalter in Rechnung gestellt. - Zentraler Ansprechpartnerin: Stadtkämmerei - Zukünftig zwei Kategorien VigI (anstatt bisher drei) - Neue Kategorie 1 = bisherige Kategorie 1 und 2 - Neue Kategorie 2 = bisherige Kategorie 3 - Veranstaltungen der KME sollen künftig nicht mehr VigI sein, Umwandlung in Betriebskostenzuschuss mit Pflicht zur Vorlage von Verwendungsnachweisen. 3. Ziele der Neuregelung - Herstellung der bisher nicht vorliegenden Rechtskonformität in den Bereichen des Steuerrechts, des Gebührenrechts, sowie den Grundsätzen der Haushaltswahrheit und Haushaltsklarheit. Insbesondere sei hier die Umsatzsteuerpflicht der öffentlichen Verwaltung für alle Leistungen auf privatrechtlicher Basis ab dem Jahr 2023 genannt. - Verringerung des Verwaltungsaufwandes durch klare Zuständigkeiten und klar definierte Zuschussvoraussetzungen auch vor dem Hintergrund der personellen Situation der dienstleistenden Fachämter. - Transparenz über die tatsächliche Höhe der Förderung von Veranstaltungen. - Transparenz bei der Antragstellung für die städtische Förderung und deren Bearbeitungswege. - Verringerung des erheblich hohen Verwaltungsaufwandes zur Planung, Bearbeitung, Abrechnung und Buchung für VigI. 4. Neue Kategorie 1 Die neue Kategorie 1 umfasst sämtliche bisher geförderten Großveranstaltungen: - Altstadtfest Durlach - Baden Marathon - Badische Meile – 4 – - Faschingsumzug Durlach - Faschingsumzug Karlsruhe - Grötzinger Kulturmeile - Grötzinger Narrensprung - Kirchweih Durlach - Lindenblütenfest - Maibaumfest Rüppurr - Mittelalterlicher Weihnachtsmarkt Durlach - Pfennigbasar - Folkloria (alle 2 Jahre) Folgende Kriterien beziehungsweise Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit eine Veranstaltung den Status VigI-Kategorie 1 erhält: 1. Externer Veranstalter das heißt, die Stadt Karlsruhe ist nicht (Mit-)Veranstalter 2. Veranstaltungen sind nicht kommerziell Mit der Veranstaltung ist keine Gewinnerzielungsabsicht verbunden, etwaige Überschüsse dienen einem gemeinnützigen Zweck. 3. Besonderes städtisches Interesse an der Veranstaltung Ein solches besonderes städtisches Interesse ist zum Beispiel an nachfolgenden Kriterien messbar: a) Überregionalität der Veranstaltung (mindestens 10.000 auswärtige Besucher) b) Ausstrahlungskraft in der Technologieregion oder darüber hinaus c) Berichterstattung über die Veranstaltung in Presse, Funk und Fernsehen d) Brauchtumspflege von überregionaler Bedeutung (Einbindung der Umlandgemeinden) 4. Antragsstellung im Vorfeld der Veranstaltung Neue Verfahrensweise: Die externen Veranstalter erhalten im Vorfeld einen Projektzuschuss für folgend dargestellten Leistungen der Stadt Karlsruhe: Ordnungs- und Bürgeramt Ordnungsrechtliche und verkehrsrechtliche Leistungen in den Bereichen - Sondernutzung an öffentlichen Straßen - Verkehrszeichen- und Lageplanung-Prüfungen - Unterstützung bei der Erstellung von Plänen Tiefbauamt Bereitstellung Schilder und Absperrmaterial und Verkehrssicherung nach Bedarf – 5 – Bauordnungsamt Gestattungsgenehmigungen für das Aufhängen von Plakaten und Bauten-Abnahme Team Sauberes Karlsruhe Straßenreinigung und Müllentsorgung Hauptamt Leistungen der Hausdruckerei und Buchbinderei Gartenbauamt - Genehmigung für die Bespielung von Plätzen - Deko-Blumen - Beflaggung - Plakat- und Bannerproduktion Branddirektion Einsatz der Feuerwehr Liegenschaftsamt Pläne, Kartografie verschiedene Dienststellen Vermietung von Räumlichkeiten und Toilettenwägen Auf eine Antragstellung zur Kategorisierung VigI bei bisher geförderten Großveranstaltungen (siehe oben) soll aus verwaltungsökonomischer Sicht verzichtet werden. Ausnahme: Bei einmaligen und bisher noch nicht geförderten Veranstaltungen muss ein Antrag gestellt werden. Mit dem geleisteten Zuschuss können die externen Veranstalter Leistungen der Stadt Karlsruhe und / oder externer privater Dienstleister in Anspruch nehmen. Im Nachgang der Veranstaltung sind der Stadtkämmerei Verwendungsnachweise über die getätigten Ausgaben vorzulegen, welche von der Stadtkämmerei geprüft werden. Es sind hier folgende Fälle nach Prüfung möglich: - Verwendungsnachweise < Zuschuss => Rückforderung der nicht beanspruchten Zuschussmittel - Verwendungsnachweise >= Zuschuss => keine weiteren Schritte erforderlich 5. Neue Kategorie 2 Folgende Kriterien beziehungsweise Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit eine Veranstaltung den Status VigI-Kategorie 2 erhält: 1. Externer Veranstalter das heißt, die Stadt Karlsruhe ist nicht (Mit-)Veranstalter 2. Veranstaltungen sind nicht kommerziell Mit der Veranstaltung ist keine Gewinnerzielungsabsicht verbunden, etwaige Überschüsse dienen einem gemeinnützigen Zweck. 3. Antragstellung Die externen Veranstalter stellen im Vorfeld einen Antrag auf Kategorisierung VigI, welcher von der Stadtkämmerei geprüft wird. Sind die Voraussetzungen (siehe oben) erfüllt, so kann der Veranstalter im Nachgang an die Veranstaltung die Verwendungsnachweise vorlegen und erhält maximal einen Zuschuss in Höhe von 1.500 €. Bisher geförderte Leistungen für VigI neue Kategorie 2 entsprechen denen der bisherigen Kategorie 3: Ordnungs- und Bürgeramt Ordnungsrechtliche und verkehrsrechtliche Leistungen in den Bereichen - Sondernutzung an öffentlichen Straßen - Verkehrszeichen- und Lageplanung-Prüfungen - Unterstützung bei der Erstellung von Plänen Tiefbauamt Schilder und Absperrmaterial (soweit verfügbar) Bauordnungsamt Gestattungsgenehmigungen für das Aufhängen von Plakaten und Bauten-Abnahme – 6 – Team Sauberes Karlsruhe Straßenreinigung und Müllentsorgung 6. Veranstaltungen der KME Karlsruhe Marketing und Event GmbH Die nachfolgenden Veranstaltungen der KME sollen zukünftig nicht mehr als VigI abgerechnet werden: - Das Fest - Eiszeit / Märchenhafte Weihnachtsstadt - Festivalsommer / Schlosslichtspielen - Stadtgeburtstag / Stadtfest - Tag des offenen Denkmals Die KME soll im Vorfeld einen Zuschuss für die Veranstaltungen erhalten und hat Verwendungsnachweise vorzulegen. Die Stadtkämmerei wird die Verwendungsnachweise prüfen. Es sind hier folgende Fallkonstellationen nach Prüfung möglich: - Verwendungsnachweise < Zuschuss => Rückforderung der nicht beanspruchten Zuschussmittel - Verwendungsnachweise >= Zuschuss => keine weiteren Schritte erforderlich. Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen Die Einführung des Zuschussmodells führt zu keiner Ausweitung der freiwilligen Leistungen der Stadt Karlsruhe, da die bisher unentgeltlich bereitgestellten Leistungen der Stadt Karlsruhe bereits von der Stadtkämmerei intern verrechnet und als freiwillige Leistungen ausgewiesen wurden. Bislang sind im Doppelhaushaltsplan 2024/2025 hierfür pro Jahr insgesamt Mittel in Höhe von 698.330 Euro eingeplant. Nach der Neuregelung werden für die neuen Kategorien Zuschüsse in der folgenden Höhe anfallen: - Neue Kategorie 1 491.250 Euro - Neue Kategorie 2 45.000 Euro - Veranstaltungen KME 162.080 Euro Summe: 698.330 Euro

Niederschrift 44. Sitzung Hauptausschuss 17. Oktober 2023, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 7. Punkt 7 der Tagesordnung: Veranstaltungen im Gesamtstädtischen Interesse (Vigl) - Neure- gelung Vorlage: 2023/1139 Beschluss: Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen in der Vorlage zur Kenntnis. Abstimmungsergebnis: Kenntnisnahme Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunt 7 zur Behandlung auf und stellt fest, der Haupt- ausschuss habe Kenntnis genommen (Keine Wortmeldungen). Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 20. Oktober 2023