Aktueller Sachstandsbericht des Amts für Informationstechnik und Digitalisierung zum Haushaltssicherungsprozess Teil 2

Informationsvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2023/0904 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: IT Aktueller Sachstandsbericht des Amts für Informationstechnik und Digitalisierung (IT- Amt) zum Haushaltssicherungsprozess Teil 2 Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 12.09.2023 10.3 x Information: (Kurzfassung) Der Hauptausschuss nimmt die vorgeschlagenen Maßnahmen des Haushaltssicherungsprozesses Teil 2 zur Kenntnis. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☒ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☐ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen Notwendigkeit der Haushaltssicherung Teil 2 Die Stadt Karlsruhe hat im Rahmen des Gesamtkonzepts zur „Haushaltssicherung“ geeignete Maßnahmen entwickelt. In der Stufe 3 waren Maßnahmen aus der Mitte der Mitarbeiterschaft zu erarbeiten. Das Maßnahmenpaket für Teil 1 wurde in der Gemeinderatssitzung vom 20. Dezember 2022 (Vorlagennummer 2022/2120) vorgestellt. Das Paket umfasste ein Verbesserungspotential von circa 60,83 Millionen Euro im Haushaltsjahr 2024 und circa 61,02 Millionen Euro im Haushaltsjahr 2025. Aufgrund der bisherigen Gemeinderatsentscheidungen ist das Paket nunmehr auf eine Summe von 56,16 reduziert worden. Mit dem Maßnahmenpaket Haushaltssicherung Teil 1 und den weiteren Verbesserungen entsprechend der wirtschaftlichen Gesamtentwicklung hätte der Haushaltsausgleich in 2024 und 2025 erreicht werden können. Aufgrund der eingetretenen Entwicklungen auf dem Energiemarkt, der allgemeinen Preis- und Tarifsteigerungen und der höheren Verlustabdeckung der städtischen Beteiligungsgesellschaften kommen auf die Stadt Karlsruhe jedoch weitere Belastungen zu, die so in der ursprünglichen mittelfristigen Finanzplanung nicht vorgesehen waren. Die Verwaltung prognostizierte diese Mehrbelastung auf weitere rund 65 Millionen Euro pro Haushaltsjahr. Folglich wurde eine Erweiterung des Haushaltssicherungsprozesses um eine Haushaltsicherung Teil 2 (HHS Teil 2) notwendig. In der Haushaltssicherung Teil 2 sollten durch Maßnahmen der Dienststellen weitere 30 Millionen Euro im Ergebnishaushalt in 2024 und in 2025 eingespart werden. Die verbleibenden circa 35 Millionen Euro sollen durch einen konsequenten Haushaltsvollzug in den jeweiligen Haushaltsjahren erreicht werden. Um die städtische Handlungsfähigkeit weiterhin gewährleisten zu können, haben die Fachdezernate und Fachämter daher bis Ende März 2023 die nachfolgenden Einsparvorschläge erarbeitet, die analog zu HHS Teil 1 im Haushaltsplanentwurf berücksichtigt wurden. – 3 – 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge In der Finanzplanung sind beim Amt für Informationstechnik und Digitalisierung (Teilhaushalt 1700) für 2024 folgende Budgets vorgesehen: Ursprünglicher Planansatz (Mifri) 2024 Ansatz nach HHS - Teil1 Ansatz nach HHS – Teil 2 Sachaufwandsbudget 10.693.563 EUR 10.343.563 EUR 9.896.563 EUR Hinzu kommen durch Haushaltssicherung Teil 2 Ertragssteigerungen in Höhe von 0,00 Euro in 2024. 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen Zuständigkeit Verwaltung: Bereich/Amt Maßnahme Name Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe (2024) IT-Amt M1 Reduzierung Miete durch Umzug IT – Rüppurrer Straße 70.000 EUR 70.000 EUR IT-Amt M2 Reduzierung durch einmalige und dauerhafte Verringerung der Anzahl von Einzelarbeitsplatz- Druckern und Multifunktionsgeräten 32.500 EUR 32.500 EUR IT-Amt M3 Reduzierung durch Verlängerung der Nutzungsdauern von mobilen Endgeräten (Smartphones, Tablets und Notebooks) 200.000 EUR 200.000 EUR IT-Amt M5 Reduzierung durch Allgemeine Budgetkürzung 119.500 EUR 119.500 EUR Gesamt: 422.000 EUR 422.000 EUR Maßnahme 1: Durch den Umzug der IT in die neuen Räumlichkeiten in der Rüppurrer Str. 1 sinken die jährlichen Mietaufwendungen um 70.000 EUR pro Jahr. Die Ersparnis wird im THH 8800 anfallen, ist aber der IT anzurechnen, auf deren Wunsch hin der Umzug erfolgen wird. Maßnahme 2: Immer mehr Prozesse (inkl. und insb. Rechnungsbearbeitung und E-Akten) können zwischenzeitlich vollständig digital abgewickelt werden. Das Druckaufkommen muss in der Folge sinken, Einzelarbeitsplatzdrucker, welche nur von 1-2 Mitarbeitenden genutzt werden, werden zunehmend unnötig. Einmalig sollen alle Dienststellen mind. 10% der Einzel-Arbeitsplatzdrucker abbauen, diese – 4 – sollen auch dauerhaft nicht mehr neu beschafft werden. Die IT geht von ca. 140 Geräten aus, die abzubauen wären. Auch die neu zu beschaffenden Drucker sollen um 10% reduziert werden. Bei stadtweit durchschnittlichen 125.000 EUR p.a. für Druckerbeschaffungen sind dies im Schnitt 12.500 EUR p. a. Ziel: Zum einen entfallen die Anschaffungskosten der Geräte, welche nicht erneut beschafft werden. Durch die Nutzung zentraler, etwas weiter entfernterer Gemeinschaftsdrucker entstehen Anreize, nicht mehr alles zu drucken. In der Folge dürfte auch der Verbrauch von Verbrauchsmaterial (Strom, Papier, Toner, Belichtungseinheiten, Toner-/Tintenauffangbehälter etc.) anteilig sinken. Hier wird kein 100%iger Einspareffekt erwartet, aber 25% hält die IT für realistisch und schätzt den jährlichen Sparbetrag auf 20.000 EUR. Die Einsparungen werden primär in den Teilhaushalten aller Ämter erzielt, nicht im THH 1700. Die Kürzung wurde dennoch bei IT in Abzug gebracht. Maßnahme 3: Nach Anfrage der StK hat die IT eine Verlängerung der Nutzungsdauern technisch bewertet und freigegeben. Infolgedessen wurden ab 2023 die Nutzungsdauern der o. g. Endgerätekategorien auf 4 (Smartphones/Tablets), bzw. 5 Jahre (Notebooks) verlängert. Die IT hat die verlängerten Nutzungsdauern auch entsprechend im Rahmen der Mengenabfrage zur DHH-Planung 2024-2025 berücksichtigen lassen, sodass entgegen der üblichen Vorgehensweise die neuen Nutzungsdauern auch für Geräte gelten, welche vor 2023 beschafft wurden. In einem ersten Schritt werden die damit verbundenen Investitionen zunächst nach hinten verschoben, langfristig wird es durch die längeren Zyklen zu entsprechenden Einsparungen kommen. Die Einsparung erfolgt dezentral in den Budgets der einzelnen Ämter. Schätzungen der StK und IT gehen von Einsparungen i. H. v. durchschnittlich ca. 200.000 EUR pro Jahr aus. Folgen-/Risiken: Vereinzelt ist davon auszugehen, dass Geräte die verlängerte Nutzungsdauer nicht erreichen werden, eine Reparatur unwirtschaftlich und eine vorgezogene Ersatzbeschaffung nötig ist. Maßnahme 5: Aufgrund der Schnelllebigkeit im IT-Bereich sowie ständig neu hinzukommender (gesetzlicher) Anforderungen, Verantwortlichkeiten und Aufgaben sind Kürzungen in einzelnen Bereichen schwer vorzunehmen. Daneben ist ein großer Teil der Kosten bei IT durchlaufende Verträge, feste Nutzerzahlen etc. fix. Daher kann lediglich das Budget der IT im Jahr 2024 global um 119.500 EUR gekürzt werden. Nicht zwingend notwendige Projekte und Erweiterungen im Bereich SAP-Finanzen werden hiervon genauso betroffen sein wie die Abteilung Digitalisierung. Lediglich IT-sicherheitsrelevante Bereiche (Firewall, Viren- & Ransomwareschutz etc.) und Leistungen, die bereits fix sind, werden von den Einsparungen ausgenommen. Da dennoch ein konkretes Kontierungsobjekt für den Abzug angegeben werden musste, wurde der Ansatz von SAP-Finanzen in 2024 einmalig um 119.500 EUR gekürzt. Folgen: Für die Aufrechterhaltung des laufenden Betriebs nicht zwingend notwendige Positionen werden damit in 2024 nicht umgesetzt oder reduziert. Funktionserweiterungen sind für 2024 weitestgehend ausgeschlossen. – 5 – Zuständigkeit Ausschuss/Gemeinderat Bereich/Amt Maßnahme Name Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe (2024) IT-Amt M4 Reduzierung durch Verzögerung Ausbau LWL-Datenleitungen-/ Anbindung von Schulen und städtischer Lokationen 25.000 EUR 25.000 EUR Gesamt: 25.000 EUR 25.000 EUR Maßnahme 4: Aufgrund von Verzögerungen im Ausbau der LWL-Datenleitungen entfallen anteilig die Aufwendungen für LWL-Datenleitungsmiete, welche mit zusätzlichen Datenleitungen einhergeht (1,25 EUR netto pro laufendem Meter). Das Budget kann daher entsprechend reduziert werden. Die IT geht von Minderaufwendungen in Höhe von 25.000 EUR pro Jahr aus. Ein genereller Stopp des Ausbaus ist nicht vorgesehen. 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Primäres Ziel der IT ist es auch weiterhin, die Digitalisierung innerhalb der Stadtverwaltung Karlsruhe in den nächsten Jahren voranzutreiben sowie einen sicheren IT-Betrieb nach Stand der Technik aufrechtzuerhalten und stetig weiterzuentwickeln. Der laufende IT-Betrieb ist von den oben genannten Maßnahmen weitestgehend nicht betroffen. Die IT wird zudem versuchen, Digitalisierungsprojekte auch nach Projektende im Rahmen des verbliebenen Budgets in den Produktivbetrieb zu überführen. Infolge der Sparmaßnahmen kann dies jedoch nicht garantiert werden.