Aktueller Sachstandsbericht des HGW zum Haushaltssicherungsprozess Teil 2

Informationsvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2023/0858 Verantwortlich: Dez. 6 Dienststelle: Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft Aktueller Sachstandsbericht des HGW zum Haushaltssicherungsprozess Teil 2 Beratungsfolge Termin Öffentlichkeitsstatus Zuständigkeit Bauausschuss 05.10.2023 nicht öffentlich Kenntnisnahme Kurzfassung Der Fachausschuss nimmt die vorgeschlagenen Maßnahmen des Haushaltssicherungsprozesses Teil 2 zur Kenntnis. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen Notwendigkeit der Haushaltssicherung Teil 2 Die Stadt Karlsruhe hat im Rahmen des Gesamtkonzepts zur „Haushaltssicherung“ geeignete Maßnahmen entwickelt. In der Stufe 3 waren Maßnahmen aus der Mitte der Mitarbeiterschaft zu erarbeiten. Das Maßnahmenpaket für Teil 1 wurde in der Gemeinderatssitzung vom 20. Dezember 2022 (Vorlagennummer 2022/2120) vorgestellt. Das Paket umfasste ein Verbesserungspotential von circa 60,83 Millionen Euro im Haushaltsjahr 2024 und circa 61,02 Millionen Euro im Haushaltsjahr 2025. Aufgrund der bisherigen Gemeinderatsentscheidungen ist das Paket nunmehr auf eine Summe von 56,16 Millionen Euro reduziert worden. Mit dem Maßnahmenpaket Haushaltssicherung Teil 1 und den weiteren Verbesserungen entsprechend der wirtschaftlichen Gesamtentwicklung hätte der Haushaltsausgleich in 2024 und 2025 erreicht werden können. Aufgrund der eingetretenen Entwicklungen auf dem Energiemarkt, der allgemeinen Preis- und Tarifsteigerungen und der höheren Verlustabdeckung der städtischen Beteiligungs- gesellschaften kommen auf die Stadt Karlsruhe jedoch weitere Belastungen zu, die so in der ursprünglichen mittelfristigen Finanzplanung nicht vorgesehen waren. Die Verwaltung prognostizierte diese Mehrbelastung auf weitere rund 65 Millionen Euro pro Haushaltsjahr. Folglich wurde eine Erweiterung des Haushaltssicherungsprozesses um eine Haushaltsicherung Teil 2 (HHS Teil 2) notwendig. In der Haushaltssicherung Teil 2 sollten durch Maßnahmen der Dienststellen weitere 30 Millionen Euro im Ergebnishaushalt in 2024 und in 2025 eingespart werden. Die verbleibenden circa 35 Millionen Euro sollen durch einen konsequenten Haushaltsvollzug in den jeweiligen Haushaltsjahren erreicht werden. Um die städtische Handlungsfähigkeit weiterhin gewährleisten zu können, haben die Fachdezernate und Fachämter daher bis Ende März 2023 die nachfolgenden Einsparvorschläge erarbeitet, die analog zu HHS Teil 1 im Haushaltsplanentwurf berücksichtigt wurden. – 3 – 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge In der Finanzplanung sind beim Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft (Teilhaushalt 8800) für 2024 folgende Budgets vorgesehen: Ursprünglicher Planansatz (Mifri) 2024 Ansatz nach HHS - Teil1 Ansatz nach HHS – Teil 2 Personalbudget 16.715.480 € 16.550.180 € 16.550.180 € Sachaufwandsbudget 94.207.085 € 87.872.667 € 84.592.245 € Transferaufwandsbudget 48.000 € 48.000 € 48.000 € 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen Zuständigkeit Verwaltung Bereich/Amt Maßnahme Name Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe (2024) HGW Reduzierung der Bau- unterhaltungsmaß- nahmen bei städt. Gebäuden 3.000.000 € 3.000.000 € HGW Reduzierung der Miet- aufwendungen 230.422 € 230.422 € Gesamt: 3.230.422 € 3.230.422 € Reduzierung der Bauunterhaltungsmaßnahmen bei städtischen Gebäuden Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft wird im Ergebnishaushalt ab 2024 jährlich weitere rd. 3 Millionen Euro im Bereich der Bauunterhaltung einsparen (Gesamtbudget ursprünglich 38,4 Millionen Euro). Um zu gewährleisten, dass sich der Gebäudezustand nicht dauerhaft verschlechtert, sollen sich die Einsparungen auf Maßnahmen beschränken, die für den Gebäudeerhalt nicht unbedingt erforderlich sind. Die Mittel für die Bauunterhaltung wurden seit 2010 kontinuierlich aufgestockt, da insbesondere im Bereich Brandschutz, Sanierung von Toilettenanlagen, Heizungs-sanierungen, Austausch von Leuchtmitteln (LED), Maßnahmen im Zusammenhang „IT-Moderne Schulen“ und Akustikmaßnahmen ein sehr großer Nachholbedarf bestand, der mittlerweile aber weitestgehend gedeckt ist. Insbesondere durch einen restriktiveren Umgang mit Nutzerwünschen, eine Überprüfung der technischen Standards und eine Vergrößerung der Intervalle bei Schönheits-reparaturen sollen die Kosten dauerhaft reduziert und das Einsparziel erreicht werden. Durch KSK30-Mittel können zudem eine Reihe von Klimaschutzmaßnahmen finanziert werden, was das Bau-unterhaltungsbudget entlastet. Reduzierung der Mietaufwendungen Im Bereich der Anmietungen (ursprüngliches Gesamtbudget 2024: 21,1 Millionen Euro) ist eine weitere Budgetreduzierung von rd. 230.000 Euro jährlich geplant. Durch die geringe Anzahl von neuen FHH- Projekten im DHH 2024/2025 werden weniger Provisorien benötigt. Ferner wird bei der Unterbringung von städt. Verwaltungsdienststellen durch die Umsetzung der Regelungen zu Homeoffice und durch neue Arbeitsformen mittelfristig eine Reduktion der Fläche um 10 bis 20 % angestrebt. Dadurch sind keine zusätzlichen Anmietungen von Büroflächen mehr erforderlich und es können (zunächst kleinere) Mietverhältnisse aufgegeben werden. – 4 – 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Portfoliomanagement Der Anteil der freiwilligen Aufgaben beträgt beim HGW rd. 25 % mit einem Kostenvolumen von rd. 32 Millionen Euro/Jahr. Diese Aufgaben könnten abgegeben werden, so dass sich das HGW auf die Pflicht-aufgaben (insbesondere Schulen, Kindertagesstätten und Verwaltungsgebäude) konzentrieren könnte. Konkrete Handlungsfelder dazu wären: • Konsequente Weiterführung des Verkaufs von nicht betriebsnotwendigen Gebäuden (Wohn- und Gewerbeobjekte) bzw. die Übereignung an städt. Gesellschaften (KFG, VOWO) • Übertragung der Parkierungseinrichtungen auf die KFG (ebenfalls ins Eigentum -soweit möglich- und in die komplette wirtschaftliche Verantwortung). Damit wäre die Aufgabe des Betriebs von Parkierungseinrichtungen bei der KFG gebündelt. Dadurch lassen sich Synergieeffekte generiert. Geschäftsprozessoptimierung Die Geschäftsprozesse des HGW werden laufend überprüft und optimiert. In einem Bottom Up Format findet darüber hinaus zweimal jährlich eine agile Arbeitswoche statt, in denen aus der Mitarbeiter- schaft identifizierte Handlungsfelder bearbeitet und in neue Prozessabläufe übergeleitet werden. Die Prozesse werden im digital geführten Organisationshandbuch in Form von Dienstanweisungen, Verfügungen und Arbeitsanweisungen fortlaufend festgehalten. Flächenoptimierung und ressourcenschonende Arbeitsumgebung Im Rahmen des Pilotprojektes „New Work HGW“ wurde eine Konzeption für eine künftige neue Arbeitswelt erarbeitet. Ein Teilbereich dieses Projektes ist die effektive Nutzung der Verwaltungs- flächen. Die Umsetzung der Regelungen zu Homeoffice bei der Stadtverwaltung hat zur Folge, dass ein Teil der Arbeitsplätze und Arbeitsräume nur noch zeitweise besetzt sind. Durch Desk Sharing und multifunktionale Nutzung von Räumen kann auf Dauer eine Flächenreduzierung erreicht werden. Das Ergebnis dieses Pilotprojektes kann auf andere Dienststellen ausgeweitet werden. Bei konsequenter Umsetzung sind Flächeneinsparungen von 10 bis 20 % möglich. Nach entsprechenden Umstrukturierungen bei der Unterbringung von städtischen Dienststellen können so einzelne Mietverhältnisse beendet werden. Dies erspart nicht nur Mietaufwendungen, sondern auch Bewirtschaftungskosten (Heizung, Reinigung, Schönheitsreparaturen etc.) und entlastet damit den städtischen Haushalt. Ertragskritik Die Mieten und Entgelte für die Überlassung von Räumen und Flächen werden regelmäßig überprüft und im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Regelungen angepasst. Unwirtschaftliche, nicht betriebsnotwendige Objekte sollen konsequent veräußert werden. Beschluss: Der Fachausschuss nimmt die vorgeschlagenen Maßnahmen des Haushaltssicherungsprozesses Teil 2 zur Kenntnis.