Aktueller Sachstandsbericht des Dezernats 1 zum Haushaltssicherungsprozess Teil 2

Informationsvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2023/0841 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: versch. Aktueller Sachstandsbericht des Dezernates 1 zum Haushaltssicherungs-prozess Teil 2 Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 12.09.2023 10.1 x Kurzfassung Der Hauptausschuss nimmt die vorgeschlagenen Maßnahmen des Haushaltssicherungsprozesses Teil 2 zur Kenntnis. Finanzielle Auswirkungen Ja ☐ Nein ☒ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☐ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☐ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen Notwendigkeit der Haushaltssicherung Teil 2 Die Stadt Karlsruhe hat im Rahmen des Gesamtkonzepts zur „Haushaltssicherung“ geeignete Maßnahmen entwickelt. In der Stufe 3 waren Maßnahmen aus der Mitte der Mitarbeiterschaft zu erarbeiten. Das Maßnahmenpaket für Teil 1 wurde in der Gemeinderatssitzung vom 20. Dezember 2022 (Vorlagennummer 2022/2120) vorgestellt. Das Paket umfasste ein Verbesserungspotential von circa 60,83 Millionen Euro im Haushaltsjahr 2024 und circa 61,02 Millionen Euro im Haushaltsjahr 2025. Aufgrund der bisherigen Gemeinderatsentscheidungen ist das Paket nunmehr auf eine Summe von 56,16 reduziert worden. Mit dem Maßnahmenpaket Haushaltssicherung Teil 1 und den weiteren Verbesserungen entsprechend der wirtschaftlichen Gesamtentwicklung hätte der Haushaltsausgleich in 2024 und 2025 erreicht werden können. Aufgrund der eingetretenen Entwicklungen auf dem Energiemarkt, der allgemeinen Preis- und Tarifsteigerungen und der höheren Verlustabdeckung der städtischen Beteiligungsgesellschaften kommen auf die Stadt Karlsruhe jedoch weitere Belastungen zu, die so in der ursprünglichen mittelfristigen Finanzplanung nicht vorgesehen waren. Die Verwaltung prognostizierte diese Mehrbelastung auf weitere rund 65 Millionen Euro pro Haushaltsjahr. Folglich wurde eine Erweiterung des Haushaltssicherungsprozesses um eine Haushaltsicherung Teil 2 (HHS Teil 2) notwendig. In der Haushaltssicherung Teil 2 sollten durch Maßnahmen der Dienststellen weitere 30 Millionen Euro im Ergebnishaushalt in 2024 und in 2025 eingespart werden. Die verbleibenden circa 35 Millionen Euro sollen durch einen konsequenten Haushaltsvollzug in den jeweiligen Haushaltsjahren erreicht werden. Um die städtische Handlungsfähigkeit weiterhin gewährleisten zu können, haben die Fachdezernate und Fachämter daher bis Ende März 2023 die nachfolgenden Einsparvorschläge erarbeitet, die analog zu HHS Teil 1 im Haushaltsplanentwurf berücksichtigt wurden. – 3 – 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge - Übersicht Dezernat 1 ohne Stadtamt Durlach und Ortsverwaltungen Dienststelle / Reduzierung bzw. Mehrerträge in Euro Personal- budget Sachaufwands- budget Transfer- aufwands- budget Erträge Hauptamt 130.809 € 45.750 € Stabsstelle SAM 34.030 € Stabsstelle VME 24.846 € Presse- und Informationsamt 44.000 € Rechnungsprüfungsamt 9.060 € 27.557 € Zentraler Juristischer Dienst 86.200 € Gesamt 9.060 € 261.242 € 45.750 € 86.200 € 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen Zuständigkeit Verwaltung Bereich/Amt Maßnahme Name Summe Vorschlag (2024) Erwartete Summe (2024) Hauptamt Reduzierung der Delegationsgröße bei Reisen 10.000 € 10.000 € Hauptamt Reduzierung des Standards im Hauptamt 60.000 € 60.000 € Hauptamt Reduzierung des Standards in den Dezernaten 3.809 € 3.809 € Hauptamt Reduzierung durch Teilabschaltung der Anstrahlung von öffentlichen Gebäuden 10.000 € 10.000 € Hauptamt Reduzierung: Keine Plenarsitzungen und Klausurtagungen des Gemeinderates außer Haus durchführen 30.000 € 30.000 € Presse- und Informationsamt Reduzierung StadtZeitung 44.000 € 44.000 € Rechnungsprüfungsamt Reduzierung Personalaufwand (0,15 VZW), Sachkosten und Miete 36.617 € 36.617 € Stabsstelle SAM Reduzierung Sachkostenbudget SAM 34.030 € 34.030 € Stabsstelle VME Reduzierung bei der Innen- und Außendarstellung der Korridorthemen 13.521 € 13.521 € Stabsstelle SAM Reduzierung Sachkostenbudget VME 11.325 € 11.325 € Zentraler Juristischer Dienst Ertragssteigerung Gebührenerhöhung bei öffentlich-rechtlichen Namensänderungen 1.400 € 1.400 € Zentraler Juristischer Dienst Ertragssteigerung bei der unteren Denkmalschutzbehörde. 40.000 € 40.000 € Gesamt 294.702 € 294.702 € – 4 – Zuständigkeit Ausschuss/Gemeinderat Bereich/Amt Maßnahme Name Summe Vorschlag (2024) Erwartete Summe (2024) Hauptamt Reduzierung der Zuschüsse (um 10%) an die Bürgervereine/AKB 5.000 € 5.000 Hauptamt Reduzierung: Gewährung einer Mobilitätspauschale bei Verzicht auf Freifahrtberechtigungen und Parkwertkarten für Ratsmitglieder 17.000 € 17.000 Hauptamt Wegfall der Mittel für die Entwicklungspartnerschaft (Partnerschaftsbörse Eine Welt Karlsruhe e.V.) 30.750 € 30.750 Hauptamt Wegfall der Mittel für die Entwicklungspolitischen Bildungsarbeit 10.000 € 10.000 Zentraler Juristischer Dienst Ertragssteigerung Gebührenerhöhung bei den unteren Umweltverwaltungsgebühren und in der unteren Denkmalschutzbehörde 25.800 € 25.800 Zentraler Juristischer Dienst Ertragssteigerung Gebührenerhöhung VerwGeb öffentliche Leistungen. 1.500 € 1.500 Zentraler Juristischer Dienst Ertragssteigerung Gebührenerhöhung VerwGeb Tätigkeit GA/GrBewSt. 17.500 € 17.500 Gesamt 107.550 € 107.550 Gesamt Zuständigkeit Verwaltung + Ausschuss/Gemeinderat 402.252 € 402.252 € 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Details siehe Ziffer 3 der Anlagen 1 bis 6

Anlage 1 zur Beschlussvorlage, Dezernat 1 Aktueller Sachstandsbericht zum Haushaltssicherungsprozess des Hauptamtes 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge In der Finanzplanung sind bei der Hauptverwaltung (Hauptamt, Dezernate und Gesamtpersonalrat) (Teilhaushalt 1000) für 2024 folgende Budgets vorgesehen: Ursprünglicher Planansatz (Mifri) 2024 Ansatz nach HHS – Teil1 Ansatz nach HHS – Teil 2 Personalbudget 11.583.880 € 11.365.257 € 11.365.257 € Sachaufwandsbudget 5.976.545 € 5.613.326 € 5.482.517 € Transferaufwandsbudget 105.004 € 105.004 € 59.254 € Hinzu kommen durch Haushaltssicherung Teil 2 Ertragssteigerungen in Höhe von 0 Euro in 2024. 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen Zuständigkeit Verwaltung Bereich / Amt Maßnahme Name Summe Vorschlag (2024) Erwartete Summe (2024) Hauptamt Reduzierung: Keine Plenarsitzungen und Klausurtagungen des Gemeinderates außer Haus durchführen 30.000 € 30.000 € Hauptamt Reduzierung der Delegationsgröße bei Reisen in die Partnerstädte u.a. 10.000 € 10.000 € Hauptamt Reduzierung durch Teilabschaltung der Anstrahlung von öffentlichen Gebäuden 10.000 € 10.000 € Hauptamt Reduzierung des Standards im Hauptamt 60.000 € 60.000 € Dezernate Reduzierung des Standards in den Dezernaten 3.809 € 3.809 € Gesamt: 113.809 € 113.809 € Maßnahme: Reduzierung: Keine Plenarsitzungen und Klausurtagungen des Gemeinderates außer Haus durchführen Eine grundsätzliche Durchführung von Plenarsitzungen / HH-Beratungen und Klausurtagungen des Gemeinderates in städtischen Räumen und der damit verbundene Verzicht auf Übernachtungen bei mehrtägigen Veranstaltungen spart Kosten für Miete, Logis und Verpflegung. Das Einsparpotential wird auf 30.000 € jährlich geschätzt. Maßnahme: Reduzierung der Delegationsgröße bei Reisen in die Partnerstädte u.a. Folgende Maßnahmen werden durchgeführt: Reduzierung der Delegationsgröße bei Reisen in die Partnerstädte, keine Feiern zu halbrunden Jubiläen (außer 25. und 75. Jubiläum), Reduzierung der Standards bei Besuchen von Delegationen in Karlsruhe, Durchführung der Treffen der Gemeinderäte Karlsruhe / Nancy in zweijährigem Turnus. Maßnahme: Reduzierung durch Teilabschaltung der Anstrahlung von öffentlichen Gebäuden – 2 – Durch die Verordnung zur Sicherung der Energieversorgung über kurzfristig wirksame Maßnahmen (EnSikuMaV) wurde ein Großteil der Anstrahlung von öffentlichen Gebäuden abgeschaltet. Die Verordnung endet zum 15. April 2023. Sollte die bisherige Abschaltung weitestgehend erhalten bleiben können jährlich ca. 10.000€ Stromkosten eingespart. werden. Maßnahme: Reduzierung des Standards im Hauptamt Im Hauptamt können durch Standardreduzierungen in den Bereichen Bewirtung, Fortbildung, Dienstreisen, Kantine und Geschäftsaufwendungen Kosteneinsparungen von 60.000€ generiert werden. Maßnahme: Reduzierung des Standards in den Dezernaten Bei den Dezernaten können durch weitere Standardreduzierungen Kosteneinsparungen von jährlich 3.809€ generiert werden. Zuständigkeit Ausschuss/Gemeinderat Bereich / Amt Maßnahme Name Summe Vorschlag (2024) Erwartete Summe (2024) Hauptamt Wegfall der Mittel für die Entwicklungspolitische Bildungsarbeit 10.000 € 10.000 € Hauptamt Wegfall der Mittel für die Entwicklungspartnerschaft (Partnerschaftsbörse Eine Welt Karlsruhe e.V.) 30.750 € 30.750 € Hauptamt Reduzierung der Zuschüsse (um 10%) an die Bürgervereine / AKB 5.000 € 5.000 € Hauptamt Reduzierung: Gewährung einer Mobilitätspauschale bei Verzicht auf Freifahrtsberechtigungen und Parkwertkarten für Ratsmitglieder 17.000 € 17.000 € Gesamt: 62.750 € 62.750 € Maßnahme: Wegfall der Mittel für die Entwicklungspolitische Bildungsarbeit Für die kommunale Entwicklungszusammenarbeit (Bildungsangebote für Schülerinnen und Schüler durch den Weltladen - Aktion Partnerschaft Dritte Welt e.V.) standen Transferaufwendungen von 15.000€ zur Verfügung. Mit drei Organisationen (Stoffwechsel e.V., Aktion Partnerschaft Dritte Welt e.V. und der UNICEF- AG) wurden Kooperationsverträge abgeschlossen und an jede Organisation 5.000€ ausbezahlt. Als Ziel wurde in den Verträgen definiert: "Schülerinnen und Schüler sollen durch gezielte Projekte / Aktionen entwicklungspolitische Zusammenhänge nähergebracht werden und es soll das Wissen über Entwicklungsländer und alle damit verbundenen Themen / Problematiken vermittelt werden". Das Schul- und Sportamt prüft jährlich die Verwendungsnachweise und bittet das Hauptamt um die Auszahlung der jeweiligen Zuschussbeträge. 2016 stieg der Stoffwechsel e.V. aus dem Programm "Entwicklungsbezogene Bildung" aus und der Ansatz wurde auf 10.000€ gekürzt. Seit 2017 wurden nur noch Zuschüsse an die Aktion Partnerschaft Dritte Welt e.V.in Höhe von 5.000€ ausbezahlt. Maßnahme: Wegfall der Mittel für die Entwicklungspartnerschaft (Partnerschaftsbörse Eine Welt Karlsruhe e.V.) – 3 – Die Stadt Karlsruhe unterstützt Projekte im Rahmen der Partnerschaftsbörse Eine Welt Karlsruhe e.V. Die Eigenleistungen der Antragsteller müssen entsprechend der Zuschussrichtlinien der Stadt Karlsruhe mindestens 50% der Projektkosten betragen. Hierfür stehen bisher Transferaufwendungen von 30.750 € zur Verfügung. Maßnahme: Reduzierung der Zuschüsse (um 10%) an die Bürgervereine / AKB Den 25 Bürgervereinen, die unter dem Dachverband der Arbeitsgemeinschaft Karlsruher Bürgervereine (AKB) zusammengeschlossen sind, werden aktuell jährlich Zuschüsse in Höhe von 50.000 € gewährt (zur Abhaltung von Sprechstunden, Versammlungen: 20.750 €, zur Anmietung/Pacht von Büro-/Lagerräumen: 19.250 €, Unterstützung Stadtteilfeste: 10.000 €). Eine Reduzierung um 5.000 € wäre von Bürgervereinen/AKB gemeinschaftlich zu kompensieren; die Aufteilung des verbleibenden Gesamtzuschusses in Höhe von 45.000 € würde mit der AKB abgestimmt. Maßnahme: Reduzierung - Gewährung einer Mobilitätspauschale bei Verzicht auf Freifahrtsberechtigungen und Parkwertkarten für Ratsmitglieder Die Mitglieder des Gemeinderates erhalten derzeit, sofern sie nicht darauf verzichten, neben einer Aufwandsentschädigung für die Ausübung des Mandats innerhalb des Stadtgebiets ein KVV- Jahresabonnement sowie bei Bedarf Parkwertkarten für die Tiefgarage am Friedrichsplatz. Anstelle dieser Leistungen würde die Gewährung einer Mobilitätspauschale in Höhe des städtischen Arbeitgeberzuschusses zum Jobticket (24 € pro Monat) die Aufwendungen um 17.000 € jährlich reduzieren. In diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass mit einem privat erworbenen Deutschland-Ticket ab dem 01.05.2023 für 49 Euro pro Monat die Möglichkeit besteht, alle Verkehrsmittel des öffentlichen Nahverkehrs jederzeit und deutschlandweit zu nutzen. 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Im Hauptamt gibt es Bereiche, bei denen mit zunehmender Digitalisierung Stellen / Stellenanteile entfallen können. Demgegenüber stehen Bereiche mit zunehmenden Anforderungen, die kurz- und mittelfristig nicht über Einsparungen durch die Digitalisierung kompensiert werden können. Hier eine Balance zu erreichen und zu halten ist neben der Gewinnung von qualifizierten Mitarbeitenden eine zentrale Herausforderung in den nächsten Jahren.

Anlage 2 zur Beschlussvorlage, Dezernat 1 Aktueller Sachstandsbericht zum Haushaltssicherungsprozess der Stabsstelle Außenbeziehungen und Strategisches Marketing (SAM) 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge In der Finanzplanung ist bei SAM (Teilhaushalt 1000) für 2024 folgendes Budget vorgesehen: Ursprünglicher Planansatz (Mifri) 2024 Ansatz nach HHS – Teil1 Ansatz nach HHS – Teil 2 Personalbudget 928.050 € 928.050 € 928.050 € Sachaufwandsbudget 650.628 € 609.028 € 574.998 € Transferaufwandsbudget 0 € 0 € 0 € Hinzu kommen durch Haushaltssicherung Teil 2 Ertragssteigerungen in Höhe von 0 Euro in 2024. 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen Zuständigkeit Verwaltung Bereich/Amt Maßnahme Name Summe Vorschlag (2024) Erwartete Summe (2024) SAM Reduzierung Sachkostenbudget 34.030 € 34.030 € Gesamt: 34.030 € 34.030 € Der vorgegebene Kürzungsbetrag für SAM in Höhe von 34.030 EUR kann, ausgehend vom aktuell für das Haushaltsjahr 2023 zur Verfügung stehenden Sachmittelbudgets, zwar noch für den Doppelhaushalt 2024/2025 in voller Höhe eingebracht werden, weitere Budgetkürzungen werden jedoch die Arbeit von SAM, insbes. die Vernetzung mit anderen Dienststellen, Gesellschaften und weiteren Dritten negativ beeinflussen. 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Die gesamte Arbeit der Stabsstelle Außenbeziehungen und Strategisches Marketing (SAM) ist an Strategien orientiert, die entweder vom Oberbürgermeister vorgegeben oder vom Gemeinderat beschlossen wurden. Zu nennen sind hier beispielsweise die Internationalisierungsstrategie, das Grundsatzpapier zur Kommunalen Entwicklungszusammenarbeit, die Markenstrategie sowie die Grenzüberschreitende Zusammenarbeit bzw. die Intensivierung der Zusammenarbeit mit Frankreich insgesamt. Da im Vergleich zur HH-Sicherung Teil1 hierbei keine Veränderungen vorgesehen sind, wird SAM auch künftig an dieser Verfahrensweise festhalten.

Anlage 3 zur Beschlussvorlage, Dezernat 1 Aktueller Sachstandsbericht zum Haushaltssicherungsprozess der Stabsstelle Verwaltungs- und Managemententwicklung (VME) 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge In der Finanzplanung sind bei der Stabsstelle für Verwaltungs- und Managemententwicklung (Teilhaushalt 1000) für 2024 folgende Budgets vorgesehen: Ursprünglicher Planansatz (Mifri) 2024 Ansatz nach HHS - Teil1 Ansatz nach HHS – Teil 2 Personalbudget 611.540 € 611.540 € 611.540 € Sachaufwandsbudget 523.296 € 472.473 € 447.627 € Transferaufwandsbudget 0 € 0 € 0 € 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen Zuständigkeit Verwaltung Bereich/Amt Maßnahme Name Summe Vorschlag (2024) Erwartete Summe (2024) VME Reduzierung Sachkostenbudget VME 11.325 € 11.325 € VME Reduzierung bei der Innen- und Außendarstellung der Korridorthemen, ihrer Leitprojekte und korrespondierender Projekte 13.521 € 13.521 € Gesamt: 24.846 € 24.846 € Maßnahme: Reduzierung Sachkostenbudget VME Die Stadtverwaltung ist auf dem Weg zu einer agilen und digitalen Verwaltung. Dabei gilt es, die strategische Weiterentwicklung der Stadt Karlsruhe im Bereich Führung, Führungs- und Zusammenarbeitskultur zu lancieren. Ziel ist es die Prozess- und Ergebnisqualität in Projekten sowie in der täglichen Arbeit zu erhöhen, um so die Effektivität zu steigern und Zukunftsfähigkeit der Verwaltung zu sichern. Hierfür werden unter anderem agile Arbeitsweisen eingeführt, aktiv begleitet, verstetigt und fortentwickelt (u. a. die IQ-Arbeitsweise) und mit geeigneten digitalen Zusammenarbeitstools verknüpft. Agile Arbeitsmethoden und Organisationsformen ermöglichen es Mitarbeitenden und Dienststellen noch besser auf Veränderungen wie die Digitalisierung, den demographischen Wandel oder disruptive Krisen (Klimawandel, Pandemie) reagieren zu können, sowie sich entsprechend anzupassen. Auf diese Weise können Entscheidungen schneller getroffen und umgesetzt werden. Die Einführung und kontinuierliche Begleitung agiler Arbeitsmethoden ist für die Weiterentwicklung der Verwaltung und deren Zukunftsfähigkeit ein entscheidendes Element. Mit der Reduzierung einer solchen Begleitung und Unterstützung kann dem Auftrag des Gemeinderates und des Oberbürgermeisters "innovativ" und "quervernetzt" zu agieren, die Transformation innerhalb der Verwaltung proaktiv zu begleiten und die Stadtverwaltung zukunftsgerecht und effizient aufzustellen nur eingeschränkt nachgekommen werden. – 2 – Maßnahme: Reduzierung bei der Innen- und Außendarstellung der Korridorthemen, ihrer Leitprojekte und korrespondierender Projekte Der Erfolg der IQ-Projekte hängt maßgeblich von der Kommunikation der Beteiligten innerhalb der Projekte und der Außendarstellung zu den Kundinnen und Kunden ab. Deshalb umfasst die interne und externe Außendarstellung sowie das Marketing der Korridorthemen und ihrer Leitprojekte ausgewählte Kommunikationsmaßnahmen über alle Kommunikationsformate/-kanäle. Eine spürbare Reduzierung der Kommunikationsmaßnahmen gefährdet bzw. schmälert trotz erfolgreich umgesetzter Arbeitspakete den Gesamterfolg des IQ-Prozesses. Bei dem Budget handelt es sich um ein gemeinsames Budget der Korridore für Veranstaltungen, Kommunikationskonzepte, Agenturkosten, Social Media, Aktionen, etc. 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Die Stabsstelle für Verwaltung und Managemententwicklung entwickelt die Stadtverwaltung Karlsruhe weiter, dass diese ihre Aufgaben für die Daseinsvorsoge von Heute und für die Zukunft einer dynamischen Stadtgesellschaft bestmöglich erfüllen kann. Dabei liegt der Fokus darauf, Chancen in den Blick zu nehmen, Zielklarheit zu ermöglichen, Transparenz herzustellen, Eigenverantwortung zu leben, Erfolge sichtbar zu machen sowie Zeit und Aufwände zu sparen. Die Stabsstelle für Verwaltung und Managemententwicklung trägt dazu bei, dass sich Karlsruhe als Stadt mit hoher Lebensqualität und sozialer Verbundenheit auch in Zukunft nachhaltig, klima- und generationengerecht, integrierend, innovativ, resilient und wirtschaftlich erfolgreich weiterentwickelt.

Anlage 4 zur Beschlussvorlage, Dezernat 1 Aktueller Sachstandsbericht zum Haushaltssicherungsprozess des Presse- und Informationsamts (PIA) 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge In der Finanzplanung sind beim Presse- und Informationsamt (Teilhaushalt 1300) für 2024 folgende Budgets vorgesehen: Ursprünglicher Planansatz (Mifri) 2024 Ansatz nach HHS - Teil1 Ansatz nach HHS – Teil 2 Personalbudget 2.219.820 € 2.163.855 € 2.163.855 € Sachaufwandsbudget 432.270 € 397.567 € 353.567 € Transferaufwandsbudget 0 € 0 € 0 € 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen Zuständigkeit Verwaltung Bereich/Amt Maßnahme Name Summe Vorschlag (2024) Erwartete Summe (2024) Presse und Information Reduzierung StadtZeitung: Erscheinungsweise / Begrenzung der Seitenanzahl / Digitalisierung Amtliche Bekanntmachungen 44.000 € 44.000 € Gesamt: 44.000 € 44.000 € Maßnahme: Reduzierung StadtZeitung - Erscheinungsweise / Begrenzung der Seitenanzahl / Digitalisierung Amtliche Bekanntmachungen Das Presse- und Informationsamt begrenzt die redaktionellen Seiten pro SZ-Ausgabe auf 2 plus. Plus bedeutet, dass eine Seite, die nicht vollständig mit Amtlichen Bekanntmachungen befüllt ist, um redaktionelle Beiträge ergänzt wird. Eine Ausweitung der redaktionellen Beiträge darüber hinaus ist nicht möglich. Es werden außerdem SZ-Ausgaben in Ferienzeiten zusammengefasst. Es kann nicht garantiert werden, dass die Sonderseiten „Stimmen aus dem Gemeinderat“ weiterhin in gewohnter Weise veröffentlicht werden können. Der Gemeinderat hat in seiner Sitzung am 27. Juni 2023 die Änderung der Bekanntmachungssatzung beschlossen. Die öffentlichen Bekanntmachungen der Stadt Karlsruhe erfolgen jetzt grundsätzlich durch digitale Bereitstellung. 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Das Presse- und Informationsamt der Stadt Karlsruhe setzt zum 1. Januar 2023 eine Organisationsverfügung zur Neuausrichtung um. Grundlage ist das Organisationskonzept der Amtsleitung, „PIA hybrid“, in dem die klassischen und digitalen Kommunikationskanäle gleich gesichtet werden, die Aufbauorganisation durch eine Bündelung von Kompetenzen den drei neuen Abteilungen (Redaktion, Digitale Kommunikation und Visuelle Kommunikation) gestrafft wird, und durch eine vorausschauende, rollierende, übergreifende Themenplanung die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch zwischen den Kompetenzteams intensiviert wird. Zielsetzung ist die Ansprache neuer Zielgruppen und die Steigerung der Reichweite städtischer Kommunikation.

Anlage 5 zur Beschlussvorlage, Dezernat 1 Aktueller Sachstandsbericht zum Haushaltssicherungsprozess des Rechnungsprüfungsamts (RPA) 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge In der Finanzplanung sind beim Rechnungsprüfungsamt (Teilhaushalt 1400) für 2024 folgende Budgets vorgesehen: Ursprünglicher Planansatz (Mifri) 2024 Ansatz nach HHS - Teil1 Ansatz nach HHS – Teil 2 Personalbudget 3.234.990 € 3.149.962 € 3.140.902 € Sachaufwandsbudget 44.800 € 41.209 € 37.209 € Budget interne Miete (THH 8800) 117.968 € 111.868 € 88.311 € 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen Zuständigkeit Verwaltung Bereich/Amt Maßnahme Name Summe Vorschlag (2024) Erwartete Summe (2024) RPA Personalreduzierung (INNV, 0,15 VZW) 9.060 € 9.060 € RPA Sachkostenreduzierung 4.000 € 4.000 € RPA / HGW Reduzierung interne Miete 23.557 € 23.557 € Gesamt: 36.617 € 44.000 € Im HHS 1 Prozess konnten die geforderten Einsparungen von 94.719 € noch vollständig erbracht werden. Mit den dort eingesparten Personalressourcen im Bereich der Prüfung (0,7 VZW) wurde nun ein Stand erreicht, der für die Prüfungstätigkeit (u.a. zeitnahe Jahresabschlussprüfung, angemessene Prüfungszyklen) gerade noch zu vertreten ist. Durch regelmäßige Evaluierungen konnten in der Vergangenheit Optimierungen erzielt werden, die insbesondere zu Personalreduzierungen führten. Die 2022 erneut vorgenommene Evaluierung der Prüfungsprozesse hat gezeigt, dass sich hier zwischenzeitlich keine Optimierungsmöglichkeiten mehr ergeben (zumal sich der Prüfungsaufwand u.a. durch den Umstieg auf die E-Rechnung und die Geschäftspartnerbuchhaltung dauerhaft deutlich erhöht hat und somit grundsätzlich zu einem Personalbedarf führen würde). Bei einer weiteren Reduzierung wäre aus Sicht des RPA ein Punkt erreicht, bei dem eine zeitnahe und ordnungsgemäße/sachgerechte Prüfung nicht mehr gewährleistet werden könnte. In diesem Zusammenhang soll auch nicht unerwähnt bleiben, dass sich die Prüferstellen im Gegensatz zu anderen Querschnittsämtern trotz wachsender Aufgaben (u.a. Whistleblower, Personalbereich) und Ausgabenvolumina (u.a. im Baubereich) nicht erhöht haben. 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? – 2 – Das RPA weist nochmals darauf hin, dass bereits in früheren Jahren regelmäßige Workshops bezüglich Aufgabenkritik und Geschäftsoptimierungen durchgeführt wurden. Die 2022 erneut vorgenommene Evaluierung der Prüfungsprozesse hat gezeigt, dass sich hier keine Optimierungsmöglichkeiten mehr ergeben. Durch den Umstieg auf die e-Rechnung, die Geschäftspartnerbuchhaltung und die Übernahme der internen Hinweisgeberstelle hat sich der Prüfungsaufwand dauerhaft deutlich erhöht, ohne dass hierfür entsprechendes Personal zur Verfügung gestellt wurde. Für den erneuten Einsparprozess 2023 mussten daher insbesondere weitere Büroflächen eingespart werden.

Anlage 6 zur Beschlussvorlage, Dezernat 1 Aktueller Sachstandsbericht zum Haushaltssicherungsprozess des Zentralen Juristischen Diensts (ZJD) 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge In der Finanzplanung sind beim Zentralen Juristischen Dienst (Teilhaushalt 3000) für 2024 folgende Budgets vorgesehen: Ursprünglicher Planansatz (Mifri) 2024 Ansatz nach HHS - Teil1 Ansatz nach HHS – Teil 2 Personalbudget 5.912.840 € 5.791.920 € 5.791.920 € Sachaufwandsbudget 192.652 € 171.252 € 171.252 € Transferaufwandsbudget 0 0 0 Hinzu kommen durch Haushaltssicherung Teil 2 Ertragssteigerungen in Höhe von 86.200 Euro in 2024. 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen Zuständigkeit Verwaltung Bereich/Amt Maßnahme Name Summe Vorschlag (2024) Erwartete Summe (2024) ZJD / Denkmalschutzbehörde Intensive Beratung und Begleitung bei Sanierungen an städtischen denkmalgeschützten Gebäuden 40.000 € 40.000 € ZJD / Personenstandswesen Gebührenerhöhung bei öffentlich-rechtlichen Namensänderungen 1.400 € 1.400 € Gesamt: 41.400 € 41.400 € Erhöhung der Einnahmen durch Fördergelder und Senkung der Sanierungskosten durch enge Abstimmungen mit dem Landesamt für Denkmalpflege (LAD). Da der Betrag abhängig ist von Anzahl, Umfang und der Mitteilung der Sanierungsprojekte von den Fachdienststellen, wird ausgehend von einem aktuellen Beispiel (Gaststätte Rheinstrandbad Rappenwört) mit einem Betrag von 40.000 Euro gerechnet. Gebührenerhöhung durch die Anpassung der Personalverrechnungssätze an die Preis- und Tarif- steigerung sowie durch die konsequente Anrechnung des gestiegenen Beratungsaufwands bei öffentlich-rechtlichen Namensänderungen. Bei gleichbleibenden Fallzahlen kann eine Gebührenerhöhung von 1.400 Euro pro Jahr (etwa 10 Prozent) angenommen werden. – 2 – Zuständigkeit Ausschuss/Gemeinderat Bereich/Amt Maßnahme Name Summe Vorschlag (2024) Erwartete Summe (2024) Gutachterausschuss / Grundstücksbewerungsstelle Gebührenerhöhung Tätigkeiten Gutachterausschuss / Grundstücksbewertungsstelle 17.500 € 17.500 € Grundstücksbewertungsstelle Gebührenerhöhung öffentliche Leistungen 1.500 € 1.500 € ZJD / Umweltverwaltungsbehörden und Denkmalschutzbehörde Gebührenerhöhung bei den unteren Umweltverwaltungsbehörden und in der unteren Denkmalschutzbehörde 25.800 € 25.800 € Gesamt: 44.800 € 44.800 € Anpassung der Personalverrechnungssätze an die Preis- und Tarifsteigerungen sowie konsequente Anrechnung des gestiegenen Bearbeitungsaufwands bei einer Vielzahl von Produkten. Ein Risiko könnte in geringeren Auftragszahlen liegen. Dies wird allerdings als gering eingeschätzt. 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Der Zentrale Juristische Dienst ist mit seinen verschiedenen Abteilungen und Stabsstellen sehr vielfältig aufgestellt und bildet ein breites Spektrum von Aufgaben und Zuständigkeiten ab. Viele der Aufgaben innerhalb des Zentralen Juristischen Dienstes sind gesetzliche Aufgaben, also entweder weisungsfreie Pflichtaufgaben oder sogar Pflichtaufgaben nach Weisung, die nicht der Disposition der Stadt unterliegen. Von Seiten des Landes sind in den letzten Jahren weitere Aufgaben insbesondere im Bereich der Umweltverwaltungsbehörden hinzugekommen. Darüber hinaus werden zentrale Aufgaben zur Sicherung der Gesetzmäßigkeit der Verwaltung erledigt. In zunehmendem Maße werden auch Aufgaben aus den Fachämtern an uns herangetragen, die dort wegen fehlendem Personal oder Personalwechsel nicht mehr in der gebotenen Art und Weise bearbeitet werden können. In keinem der Bereiche des Zentralen Juristischen Dienstes sind in den letzten Jahren Aufgaben entfallen. Andererseits sind durch geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen, Vorgaben von Aufsichtsbehörden oder durch Beschlüsse des Gemeinderats neue bzw. zusätzliche Aufgaben hinzugekommen oder werden hinzukommen. Die Digitalisierung innerhalb des Zentralen Juristischen Dienstes schreitet voran. Die mittelfristig geplante Erneuerung und Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur wurde im Zuge der Corona- Pandemie vorgezogen. Inzwischen kann allen Mitarbeitenden ein Angebot zum bürofreien Arbeiten gemacht werden. Allerdings ist zu berücksichtigen, dass aufgrund der fehlenden vollständigen Digitalisierung der Prozesse in der ganzen Stadtverwaltung noch immer die Anwesenheit von Teilen des Teams im Büro erforderlich ist. – 3 – Die zunehmende Digitalisierung wird im ZJD voraussichtlich auch nicht zu einer signifikanten Aufgabenreduzierung führen, da die (verwaltungs-)rechtliche Prüfung und Beratung als eigentliche Kernaufgabe des Amtes letztendlich nicht „digitalisierbar“ ist. Die Ermessensausübung bei der Erstellung von Bescheiden im Bereich der unteren Verwaltungsbehörden, aber auch die eigehende rechtliche Prüfung von Anfragen, Vorlagen und Verträgen sowie die Vertretung der Stadt vor Gericht ist schlussendlich nicht digitalisierbar und kann damit auch nicht Gegenstand von möglichen Einsparvorschlägen sein, da die Arbeit kaum standardisierbar ist.