Prüfung Gemeinderat in der Lammstraße

Antrag Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier FW|FÜR-Gemeinderatsfraktion Eingang: 14.07.2023 Vorlage Nr.: 2023/0802 Prüfung Gemeinderat in der Lammstraße Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 19.09.2023 25 X Hauptausschuss 17.10.2023 9 x 1. Die Verwaltung prüft die Unterbringung des Sitzungssaals für den Karlsruher Gemeinderat und die Abteilung Ratsangelegenheiten in der Lammstraße. Für die Nutzung sollen, bei der Prüfung, auch die Option von Empfängen durch den Gemeinderat der Stadt Karlsruhe, Pressekonferenzen der Fraktionen und des Presse- und Informationsamt geprüft werden. 2. Die Verwaltung berechnet beispielhaft die Kosten für den Auf- und Abbau für Sitzungen des Gemeinderates und der im Bürgersaal tagenden Gremien pro Jahr und stellt diese ins Verhältnis mit der Schaffung eines festen Sitzungssaales in der Lammstraße. Begründung Die Anbindung der Lammstraße an das Haus der Fraktionen in der Hebelstraße bietet den Vorteil, den Gemeinderat in einer repräsentativen Lage am Friedrichsplatz unterzubringen. Die Immobilie verfügt bereits über einen großen Saal mit Tribüne. Durch die Schaffung eines festen Sitzungssaales in der Lammstraße würden der Arbeitsaufwand für den Auf- und Abbau des Sitzungssaales entfallen sowie eine feste Verkabelung bzw. Stromversorgung für die stadträtlichen Endgeräte beim papierlosen Betrieb gewährleistet werden. Die Räumlichkeiten könnten somit für gemeinsame Veranstaltungen und Bürgerbeteiligungsverfahren im Saal des Gemeinderates genutzt werden, um den Gemeinderat der Bevölkerung näher zu bringen. Es wäre sinnvoll, auch die Abteilung Ratsangelegenheiten sowie einen Presse- bzw. Medienraum des Gemeinderates in den Räumlichkeiten unterzubringen. Einsparungen durch festen, ausgestatteten Sitzungsort Ein weiterer Vorteil wäre, dass die Ausschüsse, die bisher im Rathaus für Gremiensitzungen wiederholt auf-, um- und abgebaut werden müssen, was mit großem Aufwand in Bezug auf Technik, Plätze, Tische und Strom verbunden ist, einen festen Platz bekommen. Durch die Nutzung eines festen Sitzungssaales in der Lammstraße könnte dieser Aufwand deutlich reduziert werden. Zudem würde die Nutzung des Sitzungssaales in der Lammstraße einfacher gestaltet werden können. Tische mit Anschlüssen und ausreichend Bestuhlung können fest installiert werden. Sitzungen in Plenarbestuhlung, wie es beim Gemeinderat und gemeinderätlichen Gremien der Fall ist können ohne Umbauten durchgeführt werden. Unverzichtbare Endgeräte hätten einen direkten Stromanschluss bzw. Anschluss ans städtische Netz (Intranet und das ratsinterne Informationssystem). Zur Zeit wird mit Powerbanks gearbeitet, die einer weiteren Pflege bedürfen und jeweils mit Anschlüssen kompatibel sein müssen. – 2 – Barrierefreier und besserer Bürgerkontakt Ein fester Sitzungssaal in der Lammstraße würde den Gemeinderat als das Hauptorgan der Stadt besser vermitteln und an einem festen Ort erlebbarer bzw. sichtbarer machen, sowie die Pressestelle und die Abteilung Ratsangelegenheiten an einem Ort zusammenführen. Somit könnte das Haus lokale Anlaufstelle oder Veranstaltungsort für Belange des Gemeinderates werden. Das verbindet Verwaltung mit dem Gemeinderat und der Bürgerschaft. Zusätzlich könnten städtische Beratungsstellen (bspw. StJA, SJB) und Verwaltungsbüros mit Bürgerkontakt in den oberen Stockwerken der Lammstraße 9 untergebracht werden. Zudem wären barrierefreie Zugänge zum ebenerdig tagenden Gemeinderat möglich. Einzelhandel unrealistisches Alternativszenario Die Argumentation im Erdgeschoss der Lammstraße einen Einzelhändler unterbringen zu können, sehen wir bei der angespannten Lage des Handels in der Innenstadt als nicht durchführbares Szenario an dieser Lage an. Dem stehen einige gut positionierte, leerstehende Immobilien für Einzelhändlerinnen und Einzelhändler oder Ketten auf der Kaiserstraße und weiteren Innenstadtgebiet gegenüber. Mit der Umsetzung dieses Antrags würden sowohl finanzielle Einsparungen erzielt als auch die Bürgerbeteiligung in den Prozessen mit dem Gemeinderat und die Verbindung zwischen Verwaltung, Gemeinderat und Bürgerschaft gefördert werden. Unterzeichnet: Jürgen Wenzel Friedemann Kalmbach Petra Lorenz

Stellungnahme zum Antrag Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2023/0802 TOP 9 Verantwortlich: Dez. 6 Dienststelle: Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft Prüfung Gemeinderat in der Lammstraße Antrag: FW|FÜR Beratungsfolge Termin Öffentlichkeitsstatus Zuständigkeit Gemeinderat 19.09.2023 öffentlich Kenntnisnahme Hauptausschuss 17.10.2023 öffentlich Beratung Kurzfassung Das Gebäude Lammstraße 9 wurde bereits eingehend hinsichtlich einer Nutzung als Büroflächen und als Jugendbibliothek geprüft. Im Objekt besteht ein erheblicher Sanierungstau. Als Ergebnis der Prüfung ergaben sich Kosten für eine Sanierung in Höhe von 5,8 Millionen Euro für die oberen Geschosse und ein Betrag von 4,5 Millionen Euro für den Bereich Erdgeschoss/Empore. Insbesondere vor dem Hintergrund der Haushaltskonsolidierung wurde in der Folge von einer weiteren Projektentwicklung abgesehen und es werden aktuell Alternativen untersucht. Eine neuerliche Prüfung des Objekts hinsichtlich der angedachten Nutzung als Sitzungssaal für den Gemeinderat mit beigeordneten Verwaltungseinheiten lässt keine geringeren Kosten erwarten. Von einer erneuten, umfassenden Prüfung des Objekts im Sinne einer Machbarkeitsstudie mit Kostenermittlung sollte daher Abstand genommen werden. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☒ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: k. A. Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: > 10 Mio. € Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☒ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☐ negativ ☒ geringfügig ☒ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Erläuterungen 1. Die Verwaltung prüft die Unterbringung des Sitzungssaals für den Karlsruher Gemeinderat und die Abteilung Ratsangelegenheiten in der Lammstraße. Für die Nutzung sollen, bei der Prüfung, auch die Option von Empfängen durch den Gemeinderat der Stadt Karlsruhe, Pressekonferenzen der Fraktionen und des Presse- und Informationsamt geprüft werden. Das Gebäude Lammstraße 9, das der VOLKSWOHNUNG gehört und von der Stadt angemietet ist, wurde bereits eingehend hinsichtlich einer Nutzung der Obergeschosse als Büroflächen (Verlagerung Gartenbauamt) und des Erdgeschosses inklusive Empore als Jugendbibliothek (Interimslösung während Sanierung des Prinz-Max-Palais) geprüft. Dabei hat sich gezeigt, dass im Objekt ein erheblicher Sanierungstau gegeben ist. Dies umfasst insbesondere alle Belange der Haustechnik wie Sanitär, Lüftung, Elektro und Datennetze. Als Ergebnis der Prüfung ergaben sich Gesamtkosten für die Sanierung in Höhe von 5,8 Millionen Euro für die oberen Geschosse und ein Betrag von 4,5 Millionen Euro für den Bereich Erdgeschoss/Empore - belegt durch eine Kostenschätzung für die erforderlichen Maßnahmen. Diese Beträge datieren aus dem Jahr 2022 vor den Preissteigerungen durch die internationalen Entwicklungen (Krieg in der Ukraine, Energiekrise). Insbesondere vor dem Hintergrund der Haushaltskonsolidierung wurde in der Folge von einer weiteren Projektentwicklung abgesehen und es werden aktuell Alternativen untersucht. Eine neuerliche Prüfung des Objekts hinsichtlich der angedachten Nutzung als Sitzungssaal für den Gemeinderat mit beigeordneten Verwaltungseinheiten wie der Abteilung Ratsangelegenheiten lässt keine geringeren Kosten erwarten. Es ist im Gegenteil gerade im Bereich Sitzungssaal durch zusätzlich notwendige, technische Ausstattung mit Mehrkosten zu rechnen. Hinzu kämen noch weitere, bislang nicht berücksichtigte Bedarfe für die gewünschten Nutzungsmöglichkeiten für Empfänge, Pressekonferenzen, etc. die ebenfalls preissteigernd resultieren. Neben den erheblichen Investitionskosten zur Herrichtung der Flächen müssen auch die Betriebskosten berücksichtigt werden. Diese fallen bei der Verlagerung des Sitzungssaals dennoch weiterhin für den Bürgersaal im Rathaus am Marktplatz an. Von einer erneuten, umfassenden Prüfung des Objekts im Sinne einer Machbarkeitsstudie mit Kostenermittlung sollte Abstand genommen werden, da die Prognose von Gesamtkosten eines Projekts Lammstraße 9 in Höhe von mindestens ca. 10 Millionen Euro schon jetzt hinreichend belegt sind. Eine Finanzierung scheint im Moment kaum darstellbar. Hinzu kommt, dass das projektierte Sanierungsgebiet „Kaiserstraße-West“ an dieser Stelle eine Belebung mit einer kundenorientierten Nutzung vorsieht. Selbst das erwähnte Konzept Jugend- bibliothek wurde hier von der Verwaltung kritisch eingestuft. Eine sehr bedingt öffentliche und außerdem nur temporäre Nutzung als Sitzungssaal für den Gemeinderat beziehungsweise Besprechungszentrum für städtische Belange entspricht noch weniger den Zielen der Stadtentwicklung. Der für den eigentlichen Sitzungssaal theoretisch in Frage kommende Raumbereich im Erdgeschoß beziehungsweise die Empore bieten weder in Größe noch Ausformung genug Platz für eine angemessene Unterbringung von Publikum. Eine erneute Prüfung des Objekts wäre mit einem erheblichen Aufwand und Zeitbedarf verknüpft. Es sollte daher davon abgesehen werden. – 3 – 2. Die Verwaltung berechnet beispielhaft die Kosten für den Auf- und Abbau für Sitzungen des Gemeinderates und der im Bürgersaal tagenden Gremien pro Jahr und stellt diese ins Verhältnis mit der Schaffung eines festen Sitzungssaales in der Lammstraße. Die Rahmenbedingungen für die Möblierung des Bürgersaals wurden aufgrund der veränderten Anforderungen im Zuge der Corona-Pandemie angepasst. Seither ist der Bürgersaal grundsätzlich mit Plenarbestuhlung eingerichtet. Eine Anpassung der Möblierung erfolgt nur in Einzelfällen, wenn es die Durchführung einer Veranstaltung zwingend erfordert. Diese Handhabung hat sich bewährt und wird beibehalten; sie verringert spürbar den Aufwand für das Einrichten des Saales. Wenn die Möblierung des Bürgersaals verändert werden muss, fallen zur Vor- und Nachbereitung einer Sitzung des Gemeinderates durchschnittlich 20 Arbeitsstunden an. Dies entspricht einem Kostenaufwand von rund 1.100 Euro. Es handelt sich hierbei um interne Kosten der Haustechnik und des Bauhofs, der zur Unterstützung angefordert wird. Hinzu kommt je Sitzung ein Aufwand von rund 3 Stunden für das Einrichten und Testen der Konferenzanlage inkl. Aufzeichnungstechnik für Ton und Abstimmungssystem. Die Gerätschaften werden nach der Sitzung im Regelfall wieder abgebaut. Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen -/-

Niederschrift 54. Plenarsitzung des Gemeinderates 19. September 2023, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 24. Punkt 25 der Tagesordnung: Prüfung Gemeinderat in der Lammstraße Antrag: FW|FÜR Vorlage: 2023/0802 Beschluss: Beratung im Hauptausschuss am 17. Oktober 2023, öffentlich Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 25 auf und teilt mit, der Antrag werde ohne Aussprache in den Hauptausschuss verwiesen. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 22. September 2023

Niederschrift 44. Sitzung Hauptausschuss 17. Oktober 2023, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 9. Punkt 9 der Tagesordnung: Prüfung Gemeinderat in der Lammstraße Antrag: FW|FÜR Vorlage: 2023/0802 Beschluss: Mit Stellungnahme einverstanden Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 9 zur Behandlung auf und verweist auf die vorlie- gende Stellungnahme der Verwaltung. Der Antrag sei aus der Gemeinderatssitzung vom 19. September 2023 verwiesen worden. Stadtrat Wenzel (FW|FÜR) stellt fest, mit der Antwort der Verwaltung sei das Thema erstmals erledigt. Die Idee, diese Räumlichkeiten zu nutzen, hätte in Zeiten, in denen man Geld habe, einen Nutzen gebracht. Leider sind die Kassen aber sehr leer. Stadträtin Fahringer (GRÜNE) merkt an, hier im Bürgersaal habe sich in den letzten Jahren einiges getan. Man habe hier einen repräsentativen Raum im Rathaus, an zentralem Platz. Gebe es etwas Besseres, als die Repräsentation der Politik im Rathaus? Ihre Fraktion folge der Stellungnahme der Verwaltung. Der Vorsitzende ergänzt, er verstehe die Antwort von Herrn Wenzel so, dass dieser die Fi- nanzlage akzeptiere. Damit erspare man sich eine Grundsatzdiskussion darüber, ob man den Raum für geeignet halte oder nicht. Nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, stellt er Kenntnisnahme der Stellung- nahme fest. – 2 – Er schließt mit Dank die öffentliche Sitzung und bittet, die Nichtöffentlichkeit herzustellen. Schluss der öffentlichen Sitzung: 18:10 Uhr Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 26. Oktober 2023