Vollständige Umsetzung einer zentralen städtischen IT-Zuständigkeitsstelle

Anfrage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier FDP-Gemeinderatsfraktion Eingang: 17.05.2023 Vorlage Nr.: 2023/0585 Vollständige Umsetzung einer zentralen städtischen IT-Zuständigkeitsstelle Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 27.06.2023 36 x 1. Wie viele einzelne Ämter und Dienststellen besitzen eine eigene IT mit dazugehörigem Service etc.? 2. Wie viele Personalstellen bestehen in anderen IT-Serviceabteilungen neben dem zentralen IT- Servicemanagement? 3. Weshalb besteht bisher keine einheitliche zentrale IT-Serviceabteilung für alle Ämter und Dienststellen der Stadt Karlsruhe, wie zunächst angekündigt und geplant wurde? Mit der Einrichtung des Amts für Informationstechnik und Digitalisierung am 1. Januar 2017 bei der Stadt Karlsruhe wurde u.a. das Ziel verfolgt, eine einzige zentrale IT-Zuständigkeitsstelle für alle Ämter und Dienststellen zu schaffen, „um bisher zentrale und dezentrale IT-Funktionen und Aufgabenbereiche zu bündeln und Chancen der Digitalisierung besser zu nutzen“ (Website der Stadt Karlsruhe, https://web1.karlsruhe.de/service/Buergerdienste/organisation.php?id=6027809). Zur Verbesserung interner Verwaltungsabläufe wurden hohe Summen investiert und ausreichend Personalstellen geschaffen, um den täglichen Arbeitsanforderungen der städtischen Mitarbeitenden gerecht zu werden und Arbeitsprozesse im digitalen Zeitalter zu erleichtern. Kaum nachvollziehbar ist deshalb, weshalb einzelne städtische Ämter und Dienststellen nach wie vor eine eigene IT inklusive eigener Servicepersonalstellen etc. haben. Aufgrund der aktuellen städtischen Haushaltslage, zahlreicher Sparmaßnahmen bei städtischen Dienstleistungen sowie der finanziellen Sorgen und Ängste vieler Bürgerinnen und Bürger ist eine Aufrechterhaltung zusätzlicher Personalstellen in einem parallel zum zentralen und modern ausgestatteten IT-Servicemanagement bestehenden IT-Bereich nicht vermittelbar. Unterzeichnet von: Tom Høyem Thomas H. Hock Annette Böringer Karl-Heinz Jooß Sachverhalt / Begründung:

Stellungnahme zur Anfrage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier FDP-Gemeinderatsfraktion Vorlage Nr.: 2023/0585 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: IT Vollständige Umsetzung einer zentralen städtischen IT-Zuständigkeitsstelle Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 27.06.2023 36 x Vorbemerkung: Die vollständige Zentralisierung des IT-Service- und Supportmanagements ist strategisches Ziel der Stadtverwaltung Karlsruhe. Die künftige Rollenverteilung sowie das Vorgehen sind in der aktuell gülti- gen Digitalstrategie beschrieben (Teil C; S. 30 ff.). Die Digitalstrategie wurde in einem partizipativen Prozess erarbeitet und findet breiten Konsens innerhalb der Verwaltung. In den Dienststellen gab es bislang eine so genannte IuK-Koordination, diese Rolle wird nun sukzessive aufgelöst, da sie häufig mehrere Aufgabenbereiche beinhaltet hat (Endgerätesupport, Userfragen, Be- schaffungen, Fachanwendungsadministration) und häufig auch in Teilzeit, neben einer fachamtsspezi- fischen Sachbearbeitungsfunktion „nebenher“ ausgeführt wurde. Dies lässt eine dringend notwendige Spezialisierung nicht zu und wird daher abgelöst. Die Neuordnung der städtischen IT hatte bereits vor der Amtsgründung begonnen und umfasst seither insbesondere folgende Aktivitäten: • Einführung einer zentralen IT-Beschaffung • Ablösung dezentraler Servereinheiten (zuletzt der SJB, aktuell des LA) und Konzentration der Technik in zwei redundanten, städtischen Rechenzentren • Einführung eines zentralen IT-Service Desk (Hotline 1717) • Einführung eines professionellen, zentralen IT-Projektmanagements inkl. IT-Beirat • Einführung eines zentralen Informationssicherheitsmanagements • Amtsgründung • Zentralisierung der Administration des SAP-Finanzwesens • Integration der E-Akte Administration in das Amt (inkl. Workflows, Ratsinfosystem) Die Ablösung und Überführung der bisherigen Funktionen in ein neues Rollenmodell erfolgt jeweils in enger Absprache zwischen dem Fachamt, der IT und dem POA. Folgende Dienststellen wurden dabei bislang neu geordnet: Personal- und Organisationsamt, Hauptamt inkl. Bürgermeisteramt, Stadtkämmerei, Ortsverwaltungen inkl. Stadtamt Durlach, Amt für Stadtentwicklung und Statistik, Bäderbetriebe, Marktamt, Presse- und Informationsamt, Schul- und Sportamt (Schulsupport im Verwaltungsnetz und Amt), Zentraler Juristi- scher Dienst, Zoo, Friedhofs- und Bestattungsamt, Wirtschaftsförderung, Amt für Hochbau und Ge- bäudewirtschaft, Forstamt, Hauptamt (Multifunktionsgeräte), Amt für Abfallwirtschaft (nun TSK). – 2 – Für die Zentralisierung dieser Dienststellen wurde ursprünglich die Schaffung von vier weiteren Stellen im zentralen IT-Support vorgesehen. Zwei dieser Stellen konnten aufgrund der Haushaltslage nicht re- alisiert werden. Es ist zu berücksichtigen, dass parallel zur Zentralisierung auch die Digitalisierung der Verwaltung stark zugenommen hat. Die Einführung und Ausbreitung der eAkte, die eRechnung und die Einführung von Videokonferenzen und Home-Office sind nur einige Beispiele dafür, dass sowohl die Komplexität als auch die Anzahl an Anwendenden stark ansteigen. Zudem nimmt die Bedrohung durch Cyberangriffe kontinuierlich zu. In den (ca.) drei Jahren der Pandemie war eine weitere Neuorganisation kaum durchführbar, da alle Ressourcen in der IT und auch in den Fachämtern dazu gebraucht wurden, den laufenden Betrieb auf- recht zu erhalten. In allen Ämtern, die nun noch nicht zentralisiert sind, herrscht eine enge personelle Verknüpfung zwi- schen IuK-Koordination und Fachanwendungsadministration. Diese gilt es nun, auf der Grundlage der Digitalstrategie, neu zu ordnen. Vorbereitende Gespräche hierzu wurden bereits geführt. Details dazu siehe unter 2. Die Einschätzung, dass in der Vergangenheit ausreichend Personalstellen geschaffen wurden, ist nicht zutreffend. Im interkommunalen Vergleich ist das Amt für Informationstechnik und Digitalisierung un- terbesetzt. Auch die Bezeichnung der „hohen Summen“, die bislang investiert wurden, ist nicht nachvollziehbar. Auf die Preisentwicklung bei Lizenzen und Hardware hat die Stadt nur wenig Einfluss. Lediglich die Transparenz nimmt durch die Zentralisierung zu, da nun die Kosten an einer Stelle anfallen. Das Amt für Informationstechnik und Digitalisierung unterliegt - wie jedes andere Amt - der Haushaltssicherung und liefert hier auch regelmäßig seinen Beitrag. Zur Beantwortung der Fragen im Einzelnen: 1. 1.Wie viele einzelne Ämter und Dienststellen besitzen eine eigene IT mit dazugehörigem Service etc.? In 11 Ämtern gibt es bislang noch dezentrale Stellenanteile in der IT. Diese sind nicht alle der IuK- Koordination oder dem IT-Servicemanagement zuzuordnen. Es besteht überwiegend die oben ge- nannte Verflechtung mit der Sachbearbeitung im Amt sowie der Fachanwendungsadministration. 2. Wie viele Personalstellen bestehen in anderen IT-Serviceabteilungen neben dem zentralen IT-Ser- vicemanagement? • In der Branddirektion stehen 3 VZW rund um die Uhr und auch an Wochenende für den Sup- port der dortigen Anwendungen und Systeme zur Verfügung; eine Umorganisation ist nicht vorgesehen. • Beim Bauordnungsamt gibt es 0,5 VZW (derzeit unbesetzt); aus Sicht der IT steht einer schnellstmöglichen Zentralisierung nichts im Wege. • Im Gartenbauamt gibt es 2 VZW, die im Servicemanagement und der Fachanwendungsadmi- nistration (Grünflächeninformationssystem) zugeordnet sind. • Im Kulturamt sind 2,5 VZW im Organisationsstellenplan für den Support und die Betreuung der Anwendungen in den Bibliotheken und im Amt ausgewiesen. • Im Liegenschaftsamt (3 VZW) wird aktuell der Serverbetrieb zentralisiert; eine weitere Neuord- nung des dortigen Personals ist aktuell nicht vorgesehen. – 3 – • Im Ordnungsamt betreuen 3 VZW das Amt und insbesondere den Schalterbetrieb. Gespräche zu möglicher Zentralisierung finden bereits statt. • Die Sozial- und Jugendbehörde verfügt über 3 VZW. Dies ist deutlich zu wenig Personal. Eine Zentralisierung zum aktuellen Zeitpunkt würde die oben beschriebene Problematik im Amt für Informationstechnik und Digitalisierung weiter verschärfen. • Beim Tiefbauamt stehen 3 VZW für den Support zur Verfügung, die zudem noch das Stadtpla- nungsamt und das Rechnungsprüfungsamt unterstützen. Gespräche zu möglicher Zentralisie- rung finden bereits statt. • Im Amt für Umwelt und Arbeitsschutz gibt es noch 0,5 VZW. Hier wurde bereits vereinbart, dass ein Teil dieser VZW künftig (nach Ausscheiden des Stelleninhabers) an IT übergehen und ein Teil bei UA verbleibt (für die WIBAS-Administration). 3. Weshalb besteht bisher keine einheitliche zentrale IT-Serviceabteilung für alle Ämter und Dienst- stellen der Stadt Karlsruhe, wie zunächst angekündigt und geplant wurde? Es gibt eine zentrale Abteilung IT-Servicemanagement beim Amt für Informationstechnik und Digi- talisierung. Diese beinhaltet die bereits zentralisierten VZW, den Service Desk sowie die Administ- ration für die mobilen Endgeräte, Outlook und Videokonferenzen. Zu den noch nicht vollständig zentralisierten VZW siehe Ausführungen bei 2. Im weiteren Vorgehen laufen aktuell die Gespräche mit OA und TBA. Hier ist es vorgesehen, noch in 2023 eine eventuelle Neuordnung zu vollziehen.

Niederschrift 51. Plenarsitzung des Gemeinderates 27. Juni 2023, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 35. Punkt 36 der Tagesordnung: Vollständige Umsetzung einer zentralen städtischen IT-Zu- ständigkeitsstelle Anfrage: FDP Vorlage: 2023/0585 Beschluss: Kenntnisnahme von der Stellungnahme der Verwaltung Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 36 zur Behandlung auf und stellt fest, die Stel- lungnahme liege vor, der Gemeinderat habe Kenntnis genommen (keine Wortmeldungen). Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 30. Juni 2023