Aufbereitung von personenbezogenen Daten (Bildmaterial) im Zusammenhang mit Geschwindigkeits- sowie Rotlichtverstößen Vergabe Nr.: OA22004

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2023/0576 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: OA Aufbereitung von personenbezogenen Daten (Bildmaterial) im Zusammenhang mit Geschwindigkeits- sowie Rotlichtverstößen Vergabe Nr.: OA22004 Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 20.06.2023 5 x vorberaten Gemeinderat 27.06.2023 9 x Beschlussantrag (Kurzfassung) Der Gemeinderat nimmt – nach Vorberatung im Hauptausschuss – die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe zur Aufbereitung von personenbezogenen Daten (Bildmaterial) im Zusammenhang mit Geschwindigkeits- sowie Rotlichtverstößen für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. August 2023 bis 31. Juli 2025 mit einer zweimaligen Verlängerungsoption von jeweils zwölf Monaten jedoch von höchstens 24 Monaten bis zum 31. Juli 2027 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma VETRO Verkehrselektronik GmbH für die Dauer von maximal 48 Monaten zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 2.033.591,24 Euro Brutto Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 2023 291.391,45 Euro Brutto 2024 458.150,00 Euro Brutto 2025 537.897,67 Euro Brutto 2026 458.150,00 Euro Brutto 2027 267.254,17 Euro Brutto Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☒ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☒ Mehrerträge/Wenigeraufwendungen ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☒ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – I. Vergabeverfahren Für die Stadt Karlsruhe wurde die Dienstleistung zur Aufbereitung von personenbezogenen Daten (Bildmaterial) im Zusammenhang mit Geschwindigkeits- sowie Rotlichtverstößen ausgeschrieben. Die Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (vom 1. August 2023 bis 31. Juli 2025), mit zweimaliger Option einer Verlängerung von einem Jahr, also maximal bis zum 31. Juli 2027. Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines offenen Verfahrens nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 22. Dezember 2022. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform Subreport, der Homepage der Stadt Karlsruhe und Bund.de erfolgte am 22. Dezember 2022. Im Amtsblatt der Stadt Karlsruhe wurde die Bekanntmachung am 30. Dezember 2022 veröffentlicht. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen. Die Vergabeunterlagen wurden von einer Firma heruntergeladen. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 31. Januar 2023 ging ein Angebot ein. II. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung des Angebotes erfolgten in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Bis zum Ablauf der Angebotsfrist ist ein Angebot einer Firma form- und fristgerecht eingegangen. Eignungsprüfung: Der Bieter erfüllt die festgelegten formalen Eignungskriterien und verfügt folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung: Das Angebot erfüllte alle technischen Anforderungen der Vergabeunterlagen. Erläuterungen zur Wirtschaftlichkeit: Aufgrund der Änderung der IT-Vorgaben wurde die Dienstleistung etwas anders ausgeschrieben als bei der letzten Vergabe. Bislang erfolgte die Bearbeitung der Falldaten auf städtischen Servern. Dies ist aufgrund von IT-Sicherheitsvorgaben so nicht mehr umsetzbar. Die Bearbeitung soll zukünftig auf eigenen Servern des Dienstleisters erfolgen. Hierfür sind bestimmte Voraussetzungen notwendig. Die zu bearbeitenden Rohdaten werden auf den Systemen der Stadt Karlsruhe zur Verfügung gestellt. Von dort holt sich der Auftragnehmer eine Kopie dieser Rohdaten ab. Die Datenübertragung dieser Kopien erfolgt über Anbindung des LVN/KVN nach den Vorgaben des Auftraggebers. Sämtliche Auswertetätigkeiten finden innerhalb der IT-Landschaft des Auftragnehmers statt. Für die Umstellung der Abläufe ergeben sich im Vergleich zur Vergangenheit Mehrkosten von rund 70.000 Euro für einen Zeitraum von jeweils zwei Jahren, da aufgrund der Datensicherheitsvorgaben nur zertifizierte Rechenzentren genutzt werden können, welche beim Auftragnehmer entsprechende Kosten verursachen. Bei einer Verlängerung der Laufzeit über zwei Jahre hinweg, fällt der genannte Betrag dann erneut an. Alle Kosten sind oben in den finanziellen Auswirkungen entsprechend berücksichtigt. – 3 – Die Fallbearbeitungspauschale (laufende Kosten für die Bearbeitung) beträgt nach Zustandekommen des Dienstleistungsvertrages das mehr als Dreifache des bisherigen Preises, bewegt sich jedoch noch immer im Cent-Bereich. Bezüglich dieser Teuerung legt die Firma insbesondere dar, dass bei der aktuellen Kalkulation neben den gestiegenen Kosten für Löhne und Gehälter der Mitarbeitenden auch die Erhöhung von Mieten und Betriebskosten berücksichtigt werden müsse. Außerdem wird fortlaufend in die Mitarbeitenden sowie in Technologie investiert, um weiterhin die bestmögliche Dienstleistung anbieten zu können. Über die Jahre seien viele neue Anforderungen sowohl rechtlicher, als auch technischer und organisatorischer Art hinzugekommen, welche ebenfalls Einfluss auf den Preis haben. Ein Vergleich mit anderen Kommunen beziehungsweise Anbietenden ergab, dass sich der derzeit marktübliche Preis für die Fallbearbeitungspauschale nur marginal unter dem angebotenen Preis bewegt. Somit konnte das Angebot nach formaler, rechnerischer und fachlicher Prüfung zur Wertung zugelassen werden. Wertung des Angebotes: Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot anhand des Zuschlagskriteriums Preis, vergleiche § 127 Absatz 1 GWB. Die Firma VETRO Verkehrselektronik GmbH hat das wirtschaftlichste Angebot vorgelegt. Begründung für Notwendigkeit der Dienstleistung: Hinsichtlich des Bedarfs der Dienstleistung besteht eine Notwendigkeit dahingehend, dass die Verfolgung von Geschwindigkeits- und Rotlichtverstößen ohne entsprechende Aufarbeitung nicht möglich ist. Aufgrund der Masse an Fallzahlen, welche auch erheblich zum gesamtstädtischen Haushalt beitragen, ist eine Bearbeitung mit Hilfe der vorhandenen Personalressourcen (OA- sowie IT- seitig) nicht leistbar, weshalb die Dienstleistung eingekauft werden muss. III. Finanzielle Auswirkungen In der aktuellen Haushaltsplanung 2024/2025 mit mittelfristiger Finanzplanung 2026 bis 2028 wurden für die Jahre 2024 bis 2027 385.000 Euro pro Jahr hierfür bewilligt. Die Ausschreibung wurde mit der maximalen Anzahl von auszuwertenden Bildern pro Jahr kalkuliert, aktuell werden jedoch weniger Auswertungen erwartet. Die in dieser Sitzungsvorlage ausgewiesenen Finanzmittel gehen jedoch von dieser Maximalanzahl jährlich aus (zuzüglich anteiliger Softwarekosten). Im Jahr 2023 wird die Maßnahme innerhalb des vorhandenen Budgets finanziert (bei Bedarf durch Verschiebungen). Beschluss: Der Gemeinderat nimmt – nach Vorberatung im Hauptausschuss – die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe zur Aufbereitung von personenbezogenen Daten (Bildmaterial) im Zusammenhang mit Geschwindigkeits- sowie Rotlichtverstößen für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. August 2023 bis 31. Juli 2025 mit einer zweimaligen Verlängerungsoption von jeweils zwölf Monaten jedoch von höchstens 24 Monaten bis zum 31. Juli 2027 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma VETRO Verkehrselektronik GmbH für die Dauer von maximal 48 Monaten zu erteilen.

Niederschrift 51. Plenarsitzung des Gemeinderates 27. Juni 2023, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 10. Punkt 9 der Tagesordnung: Aufbereitung von personenbezogenen Daten (Bildmaterial) im Zusammenhang mit Geschwindigkeits- sowie Rotlichtverstößen Vergabe Nr.: OA22004 Vorlage: 2023/0576 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt – nach Vorberatung im Hauptausschuss – die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe zur Aufbereitung von personenbezogenen Daten (Bild- material) im Zusammenhang mit Geschwindigkeits- sowie Rotlichtverstößen für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. August 2023 bis 31. Juli 2025 mit einer zweimaligen Verlän- gerungsoption von jeweils zwölf Monaten jedoch von höchstens 24 Monaten bis zum 31. Juli 2027 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma VETRO Verkehrselektronik GmbH für die Dauer von maximal 48 Monaten zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Bei 42 Ja-Stimmen und 2 Nein-Stimmen mehrheitlich zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 9 zur Behandlung auf und verweist auf die er- folgte Vorberatung im Hauptausschuss am 20. Juni 2023: Sie kennen die Vorlage. Wir haben es im Hauptausschuss ausführlich diskutiert. Stadtrat Dr. Schmidt (AfD): Wir haben in unserer letzten Beratung dann doch noch ein Problem gefunden mit der Vergabe. Wir haben hier nur einen Anbieter. Die fallbezogenen Kosten steigen auf mehr als das Dreifache. Gleichzeitig geht aus der Vorlage noch hervor, dass andere Kommunen niedrigere Preise zahlen. Vor dem Hintergrund können wir dem nicht zustimmen. – 2 – Der Vorsitzende: Sie können in andere Kommunen umziehen, dann zahlen Sie auch weni- ger. Aber das war jetzt eine blöde Bemerkung. Gut, also wir kommen zur Abstimmung, ab jetzt. – Das ist eine mehrheitliche Zustimmung. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 14. Juli 2023