Bericht der Ausländerbehörde

Informationsvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2023/0572 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: OA Jahresbericht der Ausländerbehörde Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Migrationsbeirat 13.07.2023 1 X Information Der Migrationsbeirat nimmt die Vorlage zur Kenntnis. Finanzielle Auswirkungen Ja ☐ Nein ☒ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Aktuelles aus der Ausländerbehörde 2022/2023 Die Ausländerbehörde der Stadt Karlsruhe hatte im Jahreszeitraum 2022/2023 neben den Regelaufgaben einer geordneten Zuwanderung insbesondere die Auswirkungen des Krieges in der Ukraine zu bewältigen und die gewachsenen Beratungsleistungen im humanitären Bleiberecht umzusetzen. Leistungszahlen und Statistik Vorbemerkung: Aufgrund einer neuen Fachanwendung (02/2022), die leider bis heute nicht fehlerfrei arbeitet, können keine elektronischen Datenauswertungen erfolgen wie in den Jahren zuvor. Die Leistungszahlen 2022 zeigen sich aber +/- auf einem ähnlichen Niveau wie 2021. Ein funktionierendes Auswertungstool wurde als unabdingbare Anforderung an die Datenzentrale gerichtet. Eine Implementierung ist bislang noch nicht erfolgt. Allgemeine Leistungszahlen 2021 2022 Visaverfahren 2.405 2.795 Kundentermine 35.000 38.000* Zentrales E-Mailpostfach 75.000 78.000 Aktentransfer (Zuzug/Wegzug) 6.531 k.A. *incl. Flüchtlinge aus der Ukraine Bearbeitung von Aufenthaltstiteln 2021 2022 Gesamtzahl 17.643 k.A. Einzelne Aufenthaltszwecke Ausbildung 2.914 k.A. Erwerbstätigkeit 2.212 k.A. Humanitär 773 k.A. Familie 2.271 k.A. Daueraufenthaltsrechte 868 k.A. Fiktionsbescheinigungen 3.130 k.A. Ukraine 12/2022 06/2023 Geflüchtete aus der Ukraine 3.982 4.528 Herausforderungen Personal In der Ausländerbehörde sind regelmäßig 10 bis 15 Prozent der Stellen unbesetzt. Die Organisationszugehörigkeit liegt bei 70 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich unter drei Jahren, sodass weitreichend Nachwuchskräfte und/oder Quereinsteigende eingesetzt werden müssen. In den vier Organisationseinheiten der Ausländerbehörde müssen auch immer wieder Mitarbeitende in den anderen Fachbereichen zur Unterstützung eingesetzt werden. Aus Anlass des Ukrainekrieges überplanmäßig geschaffene Stellen können bis heute nicht dauerhaft so besetzt werden, dass tatsächlich diese zusätzliche Aufgabe mit einer zusätzlichen Personalressource bewältigt werden kann. Das heißt, Bestandsaufgaben und Ukrainekrieg mussten bislang mit dem Personalstamm im Kontext offener Stellen und Langzeiterkrankten bewältigt werden. – 3 – Die Personalauswahlverfahren sind überwiegend mit mäßigem Erfolg versehen. Trotz angepasstem Anforderungsprofil für Quereinsteigende können die Stellen oft nicht vollständig besetzt werden. Die hinzugekommenen humanitären Aufgabenstellungen der Bleiberechtsberatung und des Chancenaufenthaltsrechts müssen bislang ohne zusätzliches Personal bewältigt werden. Ukrainekrieg (Stand 16.06.2023) Aufgrund des Ukrainekrieges wurden insgesamt bis zum 16.06.2023 4.528 erkennungsdienstliche Behandlungen und Registrierungen vorgenommen, Antragsstellungen auf humanitäre Aufnahme geprüft und deren Aufenthaltstitel ausgehändigt. Unbeschadet davon waren zahlreiche Anträge auf Änderung der Wohnsitzauflagen zu bearbeiten, unklare Aufenthaltssituationen von Drittstaatsangehörigen aus der Ukraine zu prüfen und zusätzliche Aufenthaltstitel (Ukrainer als Student, Fachkraft, Blaue Karte) zu erteilen. Technik/Digitalisierung In der Ausländerbehörde wird mit zahlreichen Fachanwendungen auf verschiedenen Ebenen (Bund- Land-Kommunen) gearbeitet. Viele Vorteile der Digitalisierung werden dadurch wieder zunichte gemacht, dass es keine medienbruchfreien Schnittstellen gibt. Der Datentransfer ist oft sehr zeitaufwendig (zum Beispiel Antragsunterlagen der Bürgerinnen und Bürger, die in die Fachanwendung Ausländerbehörde eingegeben werden und dann zusätzlich nochmals in die Fachanwendung Bundesagentur für Arbeit) und von Systembrüchen beziehungsweise -ausfällen geprägt. Es gibt weitgehendst weder bundes- noch landeseinheitliche Verfahren in den Fachanwendungen und Datensystemen (beispielsweise E-Akte). Jede Ausländerbehörde kann mit unterschiedlichen Systemen arbeiten. Recht Sowohl in der allgemeinen Regelzuwanderung (insbesondere Fachkräftezuwanderung), aber auch im Humanitären Bleiberecht (Chancenaufenthalt und Bleiberechtsberatungen) verändern sich die Aufgabenprofile der Ausländerbehörden. Zunehmend sind Beratungs- und Perspektivengespräche erforderlich. Dies steht nicht im Einklang mit der bislang klassischen ordnungspolitischen Ausrichtung des Personalbedarfs (nur so viel Personal wie zur Pflichtaufgabenerledigung benötigt). Die rechtlichen Neuerungen haben eine immer kürzere Taktung (Einführung und Anwendung) und treffen auf eine hohe Personalfluktuation. Aus diesen Gründen wurde bereits im letzten Jahr die Idee einer Clearing- Stelle geschaffen, die mit qualifiziertem Personal besetz werden soll. Perspektiven Personalgewinnung Das Standardanforderungsprofil mit dem Schwerpunkt Verwaltungsrecht führt seit einigen Jahren (leider) nicht mehr zum gewünschten Erfolg. Auf den ersten Blick zeigen die demografischen Faktoren und die Arbeitsmarktlage an, dass der öffentliche Dienst seinen Personalbedarf aufgrund des auch hier deutlich spürbaren Fachkräftemangels nicht mehr ausreichend decken kann. Zunehmend werden daher auch in der Ausländerbehörde Quereinsteigende mit Entwicklungspotential für die Sachbearbeitung eingestellt. Der Erfolg ist aber auch hier allenfalls durchwachsen. – 4 – Ausbildung und Personalentwicklung Allen geeigneten Ausbildungsberufen, Hospitationen und Schülerpraktika wird Einsatzmöglichkeit in der Ausländerbehörde angeboten. Darauf sind wir gut vorbereitet und eingestellt (Onboarding, Patensystem und Einarbeitungsleitfäden). Die Möglichkeit einer internen Personalentwicklung ist eingeschränkt vorhanden. Die aktuelle Stellenbewertung lässt nur eine Beförderungsebene zu, sodass in der Regel ambitionierte Fachkräfte sich wieder sehr schnell verändern müssen. Qualitätsmaßnahmen (Zielsetzung und Controlling) Auf der Führungsebene werden jährlich Zielsetzungen (insbesondere Leistungsprozesse, Wissenssicherung und Mitarbeitermotivation) vereinbart und in einem Beteiligungsprozess (Führung und Mitarbeitende) umgesetzt. Alle Organisationseinheiten arbeiten mit Erfolgskennzahlen, zum Beispiel Terminvorlauf, Entscheidungsdauer, Postrückstände, et cetera. Diese werden nach ihrem Erreichungsgrad bewertet (Ampelsystem). Beispielsweise Terminwartezeit für die Antragstellenden bis zu zwei Wochen (grün), bis zu vier Wochen (gelb) und länger als vier Wochen (rot). Im Kontext aller Erfolgskennzahlen, werden der Personaleinsatz und die Personalunterstützung aus anderen Organisationseinheiten gesteuert. Des Weiteren werden Lösungen gesucht und Risiken der Zielerreichung definiert. Das Controlling löst zwar nicht den bestehenden Personalmangel auf, zeigt aber insbesondere Steuerungsmöglichkeiten für die verfügbare Personalressource auf. Digitalisierung von Prozessen Die Ausländerbehörde plant die Teilnahme an einem bundesweiten Pilotprojekt „Digitalisierung von Prozessen“. Begleitet wird dieses Projekt durch die IMAP GmbH Düsseldorf (Unternehmensberatung). Die IMAP GmbH hat die Ausländerbehörde bereits 2017 erfolgreich im Förderprojekt „Stärkung der Handlungsfähigkeit von Ausländerbehörden“ beraten und begleitet. Daraus sind zahlreiche organisatorische und prozessuale Maßnahmen erfolgreich umgesetzt worden.