Rahmenvertrag Bürodrehstühle sowie Besucher- und Besprechungsstühle

Vorlage Nr.: 2023/0333 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: HA Rahmenvertrag Bürodrehstühle sowie Besucher- und Besprechungsstühle Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 18.04.2023 1 x zugestimmt Beschlussantrag (Kurzfassung) Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Bürodrehstühlen sowie Besucher- und Besprechungsstühlen für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 2. Mai 2023 bis 30. April 2025 mit einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils weitere 12 Monate bis 30. April 2026 bzw. bis zum 30. April 2027 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag für Los 1, Los 2, Los 3 und Los 5 an die Firma Viasit Bürositzmöbel GmbH für die Dauer von maximal 48 Monaten zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 302.420,65 € Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 2023: 36.695,21 € Brutto 2024: 56.542,60 € Brutto 2025: 83.297,47 € Brutto 2026: 93.998,83 € Brutto 2027: 30.886,54 € Brutto Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☒ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen I. Vergabeverfahren Für die Stadt Karlsruhe wurde die kostenstellenbezogene Belieferung von Bürodrehstühlen sowie Besucher- und Besprechungsstühlen als Rahmenvereinbarung der Dienststellen in 5 Losen europaweit ausgeschrieben. Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate (vom 2. Mai 2023 bis 30. April 2025). Im Anschluss besteht eine zweimalige Option mit einer jeweils jährlichen Verlängerung um jedoch höchstens 24 Monate bis zum 30. April 2027. Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines offenen Verfahrens nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV) in 5 Losen. Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 12. Dezember 2022. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform Subreport, der Homepage der Stadt Karlsruhe und Bund.de erfolgte am 14. Dezember 2022. Im Amtsblatt der Stadt Karlsruhe wurde die Bekanntmachung am 16. Dezember 2022 veröffentlicht. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 31. Januar 2023 gingen 31 Angebote ein, die sich auf 11 Bietende verteilten. Los 1 Bürodrehstühle 8 Angebote Los 2 Bürodrehstühle NPR 1813 7 Angebote Los 3 Bürodrehstühle mit Gewichtsautomatik 7 Angebote Los 4 Steh- und Sitzhilfen 3 Angebote Los 5 Besucher- und Besprechungsstühle 6 Angebote Neben Standardbürodrehstühlen in Los 1 wurden in Los 2 explizit Bürodrehstühle in die Rahmenvereinbarung mit aufgenommen, die sowohl kleineren als auch größeren und schwereren Mitarbeitenden ein ergonomisches Sitzen durch die spezielle Konstruktion ermöglicht. In Los 3 wurden Bürodrehstühle mit Gewichtsautomatik aufgenommen, die es ermöglichen Desk- Sharing bzw. New Work- Arbeitsplätze flexibler zu gestalten. In Los 4 wurden Steh-Sitzhilfen ausgeschrieben, die ein ergonomisches Arbeiten an höhenverstellbaren Büroschreibtischen ermöglichen. Los 5 beinhaltet Besucher- und Besprechungsstühle für Konferenz-/Besprechungsräume und Wartebereiche. Durch die Sensibilisierung der Mindestanforderungen in Zusammenarbeit mit dem Arbeitssicherheitsdienst, dem Ärztlichen Dienst und dem Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft wurden die ausgeschriebenen Kriterien des Fairen Handels, der Umweltverträglichkeit, der Recyclingfähigkeit sowie der verwendeten Materialien und deren Langlebigkeit in besonderem Maße berücksichtigt. – 3 – Mehrere Musterstühle wurden im Rahmen der Marktrecherche begutachtet und von den Beschaffungsverantwortlichen und Nutzenden beziehungsweise Mitarbeitenden über einen längeren Zeitraum geprüft. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse flossen beispielsweise hinsichtlich Stoffstruktur, verwendeter Kunststoffe, Design, Handhabung der Verstellmöglichkeiten sowie verwendeter Sitzpolster in das Ausschreibungsverfahren ein. In enger Abstimmung mit dem Ärztlichen Dienst fanden ferner ergonomische Parameter der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) Berücksichtigung. Die dort vorgegebenen Kriterien und Maße wurden in dieser Ausschreibung als Mindestanforderungen vorausgesetzt. II. Nachhaltigkeitskriterien Im Hinblick auf eine nachhaltige und umweltfreundliche Beschaffung sowie der Produktqualität und Prüfung der gesundheitlichen Unbedenklichkeit wurden im Leistungsverzeichnis entsprechende Mindestanforderungen für die Produkte wie auch für die Bietenden vorgegeben. • Nachweis über Zertifizierung nach aktueller DIN EN ISO 14001 oder EMAS oder einem Umweltmanagementsystem gleichwertiger Art vom Hersteller der angebotenen Stühle jeweils für alle Lose. • Nachweis über Zertifizierung nach aktueller DIN EN ISO 9001 oder einem Qualitätsmanagementsystem gleichwertiger Art vom Hersteller der angebotenen Stühle jeweils für alle Lose. • Zertifikat geprüfte Sicherheit (GS-Zeichen) mit Prüf-ID Nummer jeweils für alle angebotenen Stühle (Produktserien). • Nachweis über Zertifizierung Blauer Engel (RAL DE- UZ- 117), LGA Schadstoff geprüft, Greenguard oder gleichwertiger Nachweis jeweils für alle angebotenen Lose. • Umwelt – Produkt – Deklaration nach DIN ISO 14025 oder vergleichbar wie technische Datenblätter, die den Recyclinganteil der in den angebotenen Stühlen enthaltenen Materialien belegen. • Nachweis der Bezugsstoffe nach Martindale DIN ISO 12947-2. • Nachweis der Brandschutznormen für jede Stoffgruppe. Daneben wurden für folgende Umweltkriterien (ebenfalls Mindestanforderungen) im Rahmen der Zuschlagskriterien Punkte für deren Ausprägung vergeben: • Möglichst geringe Umweltbelastung des Verpackungsmaterials für den Transport und die zu liefernden Produkte. • Altstuhl- und Nachhaltigkeitskonzept (jeweils für alle angebotenen Lose), was den wirtschaftlichen Kreislauf des Recyclings und die Rückführung wiederverwertbarer Materialien gewährleistet. • Konzept zur Reduzierung und Kompensation von transportbedingten CO2-Emissionen (Leerfahrten vermeiden, Routenoptimierung, optimale Auslastungen, effiziente Fahrzeuggrößen, evtl. Einsatz emissionsarmer oder emissionsfreier Fahrzeuge): Da in Karlsruhe eine Umweltzone für das gesamte Stadtgebiet besteht, dürfen nur Kraftfahrzeuge bestimmter Schadstoffgruppen mit entsprechender Plakette in der städtischen Umweltzone fahren. Daher wurde zur Teilnahme an dieser Ausschreibung mindestens Euronorm IV bzw. Euronorm III mit Partikelfilter gefordert und darüber hinaus zusätzliche Punkte für höhere Euronormen vergeben. Die Bietenden mussten für jedes Fahrzeug, das zur Auslieferung der Produkte verwendet wird (mit Größe in to und Schadstoffklasse), einen Nachweis erbringen. – 4 – Für die Einhaltung des Mindestlohnes mussten die Bietenden eine Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes (LTMG) vorlegen. III. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Einige Angebote mussten ausgeschlossen werden, da die geforderten bzw. nachgeforderten Unterlagen nicht eingereicht wurden (§ 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV). Los 1 3 Angebote Los 2 3 Angebote Los 3 2 Angebote Los 4 alle Angebote Los 5 4 Angebote Die Angebote in Los 4 (Steh- und Sitzhilfen) mussten alle auf Grund der Nichterfüllung der Mindestanforderungen bzw. der angebotenen Modelle (ergonomische Form) ausgeschlossen werden. Hier ergeht ein entsprechender Aufhebungsbeschluss. In Los 5 der Besucher- und Besprechungsstühle mussten vier Angebote durch fehlende Zertifikate oder Nichteinhaltung sonstiger Mindestanforderungen ausgeschlossen werden. Alle anderen Angebote sind form- und fristgerecht eingegangen. Eignungsprüfung: Die verbleibenden Bieter erfüllen die festgelegten Eignungskriterien und verfügen folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung: Die fachliche Prüfung wurde anhand folgender Zuschlagskriterien durchgeführt: • Altstuhl- und Nachhaltigkeitskonzept (Umgang mit Altstühlen, Rücknahme und Recycling) • Teststellung (verifizierende und bewertende Teststellung) • Umweltkriterien (Verpackungsmaterial und CO 2 -Emissionen). Nach formaler, rechnerischer und fachlicher Prüfung wurden zwei Angebote in Los 1, vier Angebote in Los 2, fünf Angebote in Los 3 sowie zwei Angebote in Los 5 zur abschließenden Teststellung am 1. März 2023 zugelassen. Diese wurde unter Leitung des Gesamtstädtischen Einkaufs/Zentrale Vergabestelle von Vertretenden des Arbeitssicherheitsdienstes, Ärztlichen Dienstes, Personal- und Organisationsamts /Gesundheitsmanagement sowie des Örtlichen Personalrats durchgeführt. Zunächst wurde die Einhaltung der geforderten Mindestanforderungen geprüft. Im Rahmen dieser Prüfung mussten bei der Teststellung in Los 3 zwei weitere Angebote gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV ausgeschlossen werden, da die Anforderungen an die Verstellmöglichkeiten der Armlehnen wie in der Leistungsbeschreibung beschrieben nicht gegeben waren. Ein Bieter in Los 5 musste ausgeschlossen werden, da eine Pulverbeschichtung oder Chromlegierung am Stuhlgestell fehlte. – 5 – Wirtschaftlichkeitsprüfung: Der Zuschlag erfolgt für jedes Los auf das wirtschaftlichste Angebot, welches sich aus folgenden Wertungsparametern ergibt: . • Preis • Altstuhl- und Nachhaltigkeitskonzept • CO2- Emission • Teststellung Die Ermittlung des wirtschaftlichen Angebotes erfolgt nach der gewichteten Richtwertmethode mit Median. Bewertungsmethode: Zur Wertung werden nur Angebote zugelassen, die alle Mindestanforderungen der Vergabeunterlagen erfüllen. Erfüllt ein Angebot eine oder mehrere Mindestanforderungen nicht, wird es ausgeschlossen und nicht zur weiteren Wertung zugelassen. Z = GL * L/LMedian – Gp * P/PMedian Z = Kennzahl L = Leistungspunkte des Angebotes LMedian = Median der Leistungspunkte aller wertbaren Angebote P = Angebotspreis in Euro PMedian = Median der Angebotspreise aller wertbaren Angebote GL = Gewichtung der Leistungspunkte; wird festgelegt auf 50 Gp = Gewichtung der Angebotspreise; wird festgelegt auf 50 Die Ermittlung der Medianwerte erfolgt nach der Ermittlung der wertbaren Angebote. Bei einer ungeraden Zahl von Angeboten bildet der mittlere Wert jeweils beim Angebotspreis und bei den Leistungspunkten den Median. Bei einer geraden Anzahl der Angebote bildet das Mittel der beiden mittleren Werte jeweils beim Angebotspreis und bei den Leistungspunkten den Median. Die Kennzahl Z wird dann nach der o.g. Formel ermittelt. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl Z erhält den Zuschlag. Bei gleicher Kennzahl Z erhält das Angebot mit den höheren Leistungspunkten des Angebotes den Zuschlag. Für die Berechnung der Leistungspunkte werden die erreichten Punkte bei der Teststellung (max. 1.000 Punkte), dem Altstuhl- und Nachhaltigkeitskonzept (max. 150 Punkte) und den CO2- Emissionen (max.100 Punkte) addiert und zu Grunde gelegt. Folgendes Gesamtergebnis wurde dabei ermittelt: Los 1 Rang Bieter Kennzahl (Z) 1 Viasit Bürositzmöbel GmbH 15,42 2 Bieter 2 2,60 3 Bieter 3 -3,54 4 Bieter 4 -3,88 5 Bieter 5 -10,97 – 6 – Los 2 Rang Bieter Kennzahl (Z) 1 Viasit Bürositzmöbel GmbH 14,02 2 Bieter 2 1,37 3 Bieter 3 -11,18 4 Bieter 4 -12,51 Los 3 Rang Bieter Kennzahl (Z) 1 Viasit Bürositzmöbel GmbH 7,44 2 Bieter 2 5,80 3 Bieter 3 -5,20 4 Bieter 4 Ausschluss nach Teststellung 5 Bieter 5 Ausschluss nach Teststellung Los 5 Rang Bieter Kennzahl (Z) 1 Viasit Bürositzmöbel GmbH 0,00* 2 Bieter 2 Ausschluss nach Teststellung *Bei nur einem wertbaren Angebot ergibt sich mangels Median die Kennzahl 0,00. Unter Berücksichtigung aller Zuschlagskriterien und der gewichteten Richtwertmethode mit Median wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird daher vorgeschlagen, den Zuschlag auf die Angebote der Firmen für Los 1 Viasit Bürositzmöbel GmbH Boxbergweg 4 66538 Neunkirchen Gesamtauftragswert Los 1 für 2 Jahre 72.590,00 € (brutto) Los 1 für 3 Jahre 128.615,20 € (brutto) Los 1 für 4 Jahre 186.181,45 € (brutto) für Los 2 Viasit Bürositzmöbel GmbH Boxbergweg 4 66538 Neunkirchen Gesamtauftragswert Los 2 für 2 Jahre 10.745,70 € (brutto) Los 2 für 3 Jahre 20.313,30 € (brutto) Los 2 für 4 Jahre 30.130,80 € (brutto) für Los 3 Viasit Bürositzmöbel GmbH Boxbergweg 4 66538 Neunkirchen Gesamtauftragswert Los 3 für 2 Jahre 12.614,00 € (brutto) Los 3 für 3 Jahre 25.704,00 € (brutto) Los 3 Für 4 Jahre 32.415,60 € (brutto) – 7 – für Los 5 Viasit Bürositzmöbel GmbH Boxbergweg 4 66538 Neunkirchen Gesamtauftragswert Los 5 für 2 Jahre 17.136,00 € (brutto) Los 5 für 3 Jahre 35.128,80 € (brutto) Los 5 Für 4 Jahre 53.692,80 € (brutto) für den Zeitraum 2. Mai 2023 bis 30. April 2025 mit einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate bis zum 30. April 2026 beziehungsweise 30. April 2027 zu erteilen. Es besteht seitens der Stadt Karlsruhe keine Abnahmeverpflichtung in Höhe des ausgeschriebenen Volumens. Dieses stellt lediglich den kalkulierten, voraussichtlichen Bedarf dar. Die Abrechnung erfolgt nach den tatsächlich abgerufenen und gelieferten Bedarfsmengen. Die Haushaltsmittel sind in den Sachkontenbudgets der Teilhaushalte in den jeweiligen Haushaltsjahren eingeplant. Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Bürodrehstühlen sowie Besucher- und Besprechungsstühlen für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 2. Mai 2023 bis 30. April 2025 mit einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils weitere 12 Monate bis 30. April 2026 bzw. bis zum 30. April 2027 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag für Los 1, Los 2, Los 3 und Los 5 an die Firma Viasit Bürositzmöbel GmbH für die Dauer von maximal 48 Monaten zu erteilen.

Niederschrift 39. Sitzung Hauptausschuss 18. April 2023, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 1. Sitzungseröffnung und Punkt 1 der Tagesordnung: Rahmenvertrag Bürodrehstühle sowie Besucher- und Besprechungsstühle Vorlage: 2023/0333 Beschluss: Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Bürodrehstühlen sowie Besucher- und Bespre- chungsstühlen für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 2. Mai 2023 bis 30. April 2025 mit einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils weitere 12 Monate bis 30. April 2026 bzw. bis zum 30. April 2027 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag für Los 1, Los 2, Los 3 und Los 5 an die Firma Viasit Bürositzmöbel GmbH für die Dauer von maximal 48 Monaten zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung, begrüßt die Anwesenden und teilt die Namen der ent- schuldigten Stadträt*innen und Bürgermeister mit. Anschließend ruft er Tagesordnungs- punkt 1 zur Behandlung auf Stadtrat Dr. Schmidt (AfD) stört an der Vorlage, dass nur noch der Preis für das Gesamtlos dargestellt sei, man aber nicht mehr erkennen könne, wie viel der Preis ausmache und wie viel die anderen Faktoren ausmachten. Er bittet darum, dies in Zukunft transparenter darzu- stellen. Stadträtin Binder (DIE LINKE.) möchte wissen, ob in so einer Ausschreibung beziehungsweise bei einer Vergabe mittlerweile das Lieferkettengesetz eine Rolle spiele beziehungsweise in welcher Form es sich dann niederschlage. Gebe es Kenntnisse darüber, ob die Firma in – 2 – einem Branchentarifvertrag stecke oder einen anwende? Möglicherweise könne so etwas künftig als Bonus miteinfließen. Herr Wiederkehr (Hauptamt) antwortet, man dürfe die Mitkonkurrenten nicht namentlich abbilden, die Darstellung der Preise könne man gerne zukünftig aufnehmen. Die Beantwortung der Fragen zum Lieferkettengesetz beziehungsweise zum Branchentarif- vertrag werde man nachliefern. Der Vorsitzende ergänzt, man werde einmal allgemein klären, ob das Lieferkettengesetz Auswirkungen auf die Vergabekriterien oder die Ausschreibungskriterien habe. Es sei vor al- lem ein Transparenzgebot, das man vorgebe, so dass die Firmen in der Lage sein müssten zu erklären, wo sie die einzelnen Bestandteile und auch Lieferungen herbekämen und auch zu welcher Qualität. Nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, lässt er über die Vorlage abstimmen und stellt einstimmige Zustimmung fest. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 19. April 2023