Vergabe von Postdienstleistungen, Beförderung und Zustellung von Brief- und Paketsendungen für die Stadt Karlsruhe

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2023/0300 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: HA Vergabe von Postdienstleistungen, Beförderung und Zustellung von Brief- und Paketsendungen für die Stadt Karlsruhe Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 18.04.2023 7 x vorberaten Gemeinderat 25.04.2023 4 x Beschlussantrag 1. Der Gemeinderat nimmt nach Vorberatung im Hauptausschuss von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Postdienstleistungen für die Stadt Karlsruhe in der Zeit vom 1. Juli 2023 bis 30. Juni 2025 mit der einmaligen Option auf Vertragsverlängerung um 12 Monate zu, sofern die Verträge nicht bis zum 31. Dezember 2024 durch die Stadt Karlsruhe schriftlich gekündigt werden: 2. Das Hauptamt / ZVS wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen Los 1 Briefsendungen und Päckchen Los 2 Pakete Firma Deutsche Post InHausServices GmbH Kein Angebot eingegangen Los 3 Briefwahlunterlagen Bietergemeinschaft PRESORT eG und PreSort Postoffice GmbH vertreten durch die PreSort Postoffice GmbH Los 4 Zustellung von personalisierten Wahlunterlagen Firma Deutsche Post AG Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 4.239.656,641 Euro/brutto Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: --- Jährlicher Ertrag: --- Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☒ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ausschreibungsgegenstand Für die Stadt Karlsruhe wurden die externen Postdienstleistungen, Beförderung und Zustellung von Brief- und Paketsendungen sowie die Zustellung der Briefwahlunterlagen zur Europa- und Kommunalwahl 2024, zur Bundestagswahl 2025, zur Landtagswahl 2026, zu außerplanmäßigen Wahlen und/oder etwaigen Bürgerentscheiden und/oder Abstimmungen und die Zustellung von personalisierten Wahlunterlagen zur Kommunalwahl ausgeschrieben. Die Leistung wurde in vier Lose aufgeteilt. Los 1 Briefsendungen und Päckchen Los 2 Pakete Los 3 Briefwahlunterlagen zur Europa- und Kommunalwahl 2024, zur Bundestagswahl 2025, zur Landtagswahl 2026, zu außerplanmäßigen Wahlen und/oder etwaigen Bürgerentscheiden und/oder Abstimmungen Los 4 Zustellung von personalisierten Wahlunterlagen zur Kommunalwahl Der vorgesehene Vertragszeitraum ist vom 1. Juli 2023 bis 30. Juni 2025 mit der einmaligen Option auf Vertragsverlängerung um 12 Monate, sofern die Verträge nicht bis zum 31. Dezember 2024 durch die Stadt Karlsruhe schriftlich gekündigt werden. Art der Vergabe Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines EU-weiten, offenen Ausschreibungsverfahrens nach §119 GWB und §14 VgV. Die Bekanntmachung erfolgte am 11.11.2022 im elektronischen Vergabeinformationssystem „subreport ELVIS“, im Ausschreibungsservice auf der Homepage der Stadt Karlsruhe, Amtsblatt der Stadt Karlsruhe, bund.de. sowie im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“. Die Vergabeunterlagen wurden von 8 Firmen angefordert. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 13.12.2022 gingen für Los 1, 3 und 4 jeweils 3 Angebote von vier Firmen ein. Für Los 2 ging kein Angebot ein. Prüfung und Wertung der Angebote Nach formaler und rechnerischer Prüfung wurden alle Angebote zur Wertung zugelassen. Für die Ermittlung der wirtschaftlichsten Angebote wurden folgende Wertungskriterien angewendet: Nach der Wertung der Angebote hinsichtlich der oben genannten Zuschlagskriterien hat sich folgende Rangfolge ergeben: Zuschlagskriterien Gewichtung Los 1 Preis 100 % Los 2 Preis 100 % Los 3 Preis 80 % Laufzeitquote E+1 20 % Los 4 Preis 100 % – 3 – Los Rangfolge Bieter 1 Deutsche Post InHausServices GmbH Bieter 2 Bieter 3 2 Keine Angebote eingegangen 3 Bietergemeinschaft PRESORT eG und PreSort Postoffice GmbH vertreten durch die PreSort Postoffice GmbH Bieter 2 Bieter 3 4 Deutsche Post AG Bieter 2 Bieter 3 Auftragswert Nach Auswahl der wirtschaftlichsten Angebote ergibt sich somit folgender Gesamtauftragswert der drei zuschlagbaren Lose für die maximale Vertragslaufzeit von drei Jahren: Gesamtauftragswert: 4.239.656,641 Euro/brutto Die Auftragswerte der einzelnen Jahre können aufgrund des tatsächlichen Briefaufkommens, der Wahlen und ggfs. zu wiederholender Wahlgänge variieren. Im Gesamtauftragswert sind die im Vertragszeitraum aktuell bekannten, turnusgemäßen Wahlen (Europa- und Kommunalwahl im Juni 2024, Bundestagswahl im September 2025 und Landtagswahl im März 2026) sowie etwaige vorgezogene Neuwahlen und/oder unvorhersehbare Bürgerentscheide und/oder Abstimmungen als optionale Leistungen enthalten. Unter Berücksichtigung aller Wertungskriterien soll nach § 127 Abs. 1 GWB und § 58 Abs. 1 VgV der Zuschlag auf die wirtschaftlichsten Angebote erteilt werden. Es wird vorgeschlagen, das Angebot der Firma Deutsche Post InHausServices GmbH, Vorgebirgsstraße 49, 53119 Bonn für Los 1, das Angebot der Bietergemeinschaft PRESORT eG und PreSort Postoffice GmbH vertreten durch die PreSort Postoffice GmbH, Dalbergstraße 25, 76534 Baden-Baden für Los 3 und das Angebot der Firma Deutsche Post AG, Fritz-Erler-Str. 9, 53119 Bonn für Los 4 anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Es besteht seitens der Stadt Karlsruhe keine Abnahmeverpflichtung in Höhe des ausgeschriebenen Volumens. Dieses stellt lediglich den geschätzten, voraussichtlichen Bedarf dar. Da für Los 2 (Pakete) kein Angebot vorliegt, wurde die Aufhebung des Vergabeverfahrens eingeleitet. Anschließend wird die Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens geprüft. Kriterien zur Nachhaltigkeit Soziale Nachhaltigkeit Die Firmen sind zur Einhaltung der Regelungen des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz - LTMG) verpflichtet. Hierzu wurden die entsprechenden Erklärungen durch die erfolgreichen Bieter vorgelegt. – 4 – Umweltanforderungen Darüber hinaus mussten die Bieter zwingend mit dem Angebot Nachhaltigkeitskonzepte einreichen, die die Vorgaben der Ziffer 10 der Leistungsbeschreibung erfüllen mussten. Auszug aus der Leistungsbeschreibung: 10. Umweltanforderungen Mit dem Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge (SaubFahrzeugBeschG) werden bei der öffentlichen Auftragsvergabe für die Beschaffung verbindliche Mindestziele unter anderem für emissionsarme leichte und schwere Nutzfahrzeuge vorgegeben. Die Vorgaben gelten seit dem 2. August 2021 und verpflichten die öffentliche Hand, dass ein Teil der von der Beschaffung betroffenen Fahrzeuge zukünftig emissionsarm oder -frei sein muss. Dies gilt auch für Fahrzeuge im Rahmen von Verkehrsdienstleistungen, wie zum Beispiel der Postbeförderung auf der Straße. Öffentliche Auftraggeber sind nach § 8 SaubFahrzeugBeschG auch zur Dokumentation ihrer Beschaffungen im Sinne des Gesetzes verpflichtet. Die Mindestziele sind wie folgt definiert: Legen Sie daher ein Nachhaltigkeitskonzept vor. Darin soll beschrieben werden, ob und wie der Bieter den Auftraggeber bei der Einhaltung der in dem SaubFahrzeugBeschG definierten Verpflichtungen des Auftraggebers bezüglich der vorgeschriebenen Mindestziele und entsprechenden Dokumentation unterstützen wird. Im Nachhaltigkeitskonzept erwartet werden beispielsweise Ausführungen zu folgenden Themen: - Wie werden die Umweltbelastungen, die im Zusammenhang mit dem Leistungsgegenstand stehen, vermieden bzw. reduziert? - Gibt es eine betriebliche Nachhaltigkeitsstrategie und welche Ziele verfolgt sie? - Wie werden die bei der Leistungserbringung entstehenden CO2-Emissionen erfasst und ggfs. Kompensiert? - Wie hoch ist bei der Auftragsausführung der Anteil der „Sauberen Fahrzeuge“ und wie entwickelt sich dieser Anteil? – 5 – Die erfolgreichen Bieter haben die erforderlichen Nachhaltigkeitskonzepte eingereicht und die Umweltanforderungen entsprechend nachgewiesen (Anlage 1). Beschluss: Antrag an den Gemeinderat 1. Der Gemeinderat nimmt nach Vorberatung im Hauptausschuss von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Postdienstleistungen für die Stadt Karlsruhe in der Zeit vom 1. Juli 2023 bis 30. Juni 2025 mit der einmaligen Option auf Vertragsverlängerung um 12 Monate zu, sofern die Verträge nicht bis zum 31. Dezember 2024 durch die Stadt Karlsruhe schriftlich gekündigt werden: 2. Das Hauptamt / ZVS wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen Los 1 Briefsendungen und Päckchen Los 2 Pakete Firma Deutsche Post InHausServices GmbH Kein Angebot eingegangen Los 3 Briefwahlunterlagen Bietergemeinschaft PRESORT eG und PreSort Postoffice GmbH vertreten durch die PreSort Postoffice GmbH Los 4 Zustellung von personalisierten Wahlunterlagen Firma Deutsche Post AG

Niederschrift 49. Plenarsitzung des Gemeinderates 25. April 2023, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 4. Punkt 4 der Tagesordnung: Vergabe von Postdienstleistungen, Beförderung und Zustellung von Brief- und Paketsendungen für die Stadt Karlsruhe Vorlage: 2023/0300 Beschluss: 1. Der Gemeinderat nimmt nach Vorberatung im Hauptausschuss von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Postdienstleistungen für die Stadt Karlsruhe in der Zeit vom 1. Juli 2023 bis 30. Juni 2025 mit der einmaligen Option auf Vertragsverlängerung um 12 Monate zu, sofern die Verträge nicht bis zum 31. Dezember 2024 durch die Stadt Karlsruhe schriftlich gekündigt werden: 2. Das Hauptamt / ZVS wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung. Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 4 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Hauptausschuss am 18. April 2023. Da gab es ja eine Anregung im Hauptausschuss. Da ist zwischenzeitlich die direkte Information geflossen. Das betraf Frau Kollegin Binder und das ist damit jetzt zunächst erst mal vorläufig besprochen. So gesehen würde jetzt der heutigen Beschlussfassung an der Los 1 Briefsendungen und Päckchen Los 2 Pakete Firma Deutsche Post InHausServices GmbH Kein Angebot eingegangen Los 3 Briefwahlunterlagen Bietergemeinschaft PRESORT eG und PreSort Postoffice GmbH vertreten durch die PreSort Postoffice GmbH Los 4 Zustellung von personalisierten Wahlunterlagen Firma Deutsche Post AG – 2 – Stelle auch nichts mehr im Wege stehen, und ich bitte um Ihr Votum ab jetzt. – Auch das ist Einstimmigkeit. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 8. Mai 2023