Digitale Sofortlösungen bei den Bürger*innenservices

Antrag Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier GRÜNE-Gemeinderatsfraktion Eingang: 28.03.2023 Vorlage Nr.: 2023/0234 Digitale Sofortlösungen bei den Bürger*innenservices Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 28.03.2023 23 X Hauptausschuss 09.05.2023 1 x 1. Die Stadtverwaltung stellt im Sinne ihrer Digitalen Agenda 2023 1 für ausgewählte Bürger*innenservice-Bereiche, deren medienbruchfreie Umsetzung längere Zeit in Anspruch nimmt, kurzfristig digitale Zwischenlösungen (z.B. ausfüllbare PDF-Formulare) zur Verfügung. 2. Die Verwaltung berichtet in der IT-Kommission über die Umsetzung. In einem aktuellen Städteranking der Computertechnik-Fachzeitschrift c’t zur Verfügbarkeit digitaler Bürger*innenservice-Produkte belegt die Stadt Karlsruhe den viertletzten Platz. Zentrale Dienstleistungen wie Bauanträge, die Beantragung von Bewohner*innen-Parkausweisen oder die Anmeldung von Wohnungen können in Karlsruhe derzeit nicht digital erledigt werden und erfordern somit einen Präsenztermin in einem der städtischen Bürger*innenbüros. Einige Dienstleistungen sind aktuell noch nicht digital verfügbar, da das städtische IT-Amt Prozesse vollständig digital und medienbruchfrei (Durchführung von Prozessen ohne Unterbrechung durch einen Medienwechsel) gestalten will und somit z.B. auch auf die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu Fachanwendungen angewiesen ist. Während dieses Vorgehen allgemein sinnvoll und aus Sicht eines effektiven Personaleinsatzes begrüßenswert ist, sorgt es vielfach für lange Verzögerung bei der Verfügbarkeit digitaler Bürger*innendienste. Gerade bei Vorgängen wie der Beantragung einer Parkerleichterung für Menschen mit schweren Behinderungen liegt der dringende Bedarf einer digitalen Antragsmöglichkeit jedoch auf der Hand. Weitere Anliegen von Bürger*innen, wie das Beantragen von Unterhaltsvorschüssen, müssen in der sozialen Stadt Karlsruhe ebenfalls möglichst niedrigschwellig verfügbar sein. Daher halten wir als grüne Fraktion einen Strategiewechsel bei der Digitalisierung von Bürger*innenservices für notwendig. Besonders Verfahren, deren medienbruchfreie Umsetzung z.B. aufgrund von sinnvollen Kooperationsvereinbarungen mit anderen Städten oder Verträgen mit 1 Vgl. Digitalstrategie der Stadt Karlsruhe (https://web1.karlsruhe.de/ris/oparl/bodies/0001/downloadfiles/00635290.pdf) Begründung/Sachverhalt – 2 – externen Dienstleistern nur mittelfristig umsetzbar sind, bedürfen einer kurzfristigen digitalen Zwischenlösung, wie dies z.B. bei der Entwicklung eines vollständig digitalisierten Prozesses zur Gewerbeanmeldung bereits praktiziert wird. Dieses Vorgehen entspricht außerdem der städtischen Digitalstrategie. Unterzeichnet von: Benjamin Bauer Johannes Honné Christine Weber Jorinda Fahringer Aljoscha Löffler Christina Bischoff

Stellungnahme zum Antrag Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2023/0234 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: Amt für Informationstechnik und Digitalisierung Digitale Sofortlösungen bei den Bürger*innenservices Antrag: GRÜNE Gremium Termin TOP ö nö Hauptausschuss 09.05.2023 1 X Kurzfassung Aufgrund der vielfältigen, bereits umgesetzten Maßnahmen empfiehlt die Verwaltung, den Antrag als erledigt zu betrachten. Finanzielle Auswirkungen Ja ☐ Nein ☒ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen Im Amt für Informationstechnik und Digitalisierung wird das Thema digitaler Bürgerservice (eServices) als städtisches Querschnittsthema betreut. Dabei wird eng mit den dezentralen Bürgerservice-Fachämtern, wie dem Ordnungs- und Bürgeramt oder der Sozial- und Jugendbehörde sowie dem Personal- und Organisationsamt zusammengearbeitet. Insbesondere hinsichtlich der landeseinheitlichen Prozessplattform Service BW erfolgt die Zusammenarbeit mit dem Land Baden-Württemberg (Innenministerium) sowie dem zuständigen Rechenzentrum Komm.ONE bei der Anbindung der Fachverfahren. Seit dem Jahr 2012 setzt die Stadt Karlsruhe online ausfüllbare Formulare ein. Diese erfahren eine stetige Weiterentwicklung. Die neuen Webformulare unterstützen die Nutzenden beim Ausfüllen (digitaler Antragsassistent). Wesentlicher Bestandteil bei der Umsetzung des Online-Zugangs-Gesetzes (OZG) war die Bereitstellung dieser Onlineformulare zur Beantragung von Bürgerservices. Im Rahmen der Digitalstrategie wurde die Ende-zu-Ende-Digitalisierung der städtischen eServices (insbesondere im Rahmen der Umsetzung des OZG) in den Mittelpunkt gerückt, was den Einsatz der bisherigen digitalen Antragsassistenten sukzessive ablösen soll. Insofern ist ein Strategiewechsel, wie im Antrag gefordert, nicht zwingend erforderlich. Die IT- Kommission hat zudem kürzlich empfohlen, den digitalen Bürgerservice als sogenanntes Fokusthema der Digitalen Agenda für das kommende Jahr zu wählen. Dies würde sich unmittelbar auf die Priorisierung aller Projekte auswirken, die den digitalen Bürgerservice unterstützen. Die Stadt Karlsruhe setzt derzeit 164 ausfüllbare Formulare bei Bürgerservices ein. Legende zur Grafik Stufe 1: Auf der Karlsruher Website (im Bereich „Bürgerservice Karlsruhe“) sind Informationen zum Service vorhanden. (Es werden mehr Services angezeigt, die weiteren Services sind jedoch nicht in der Zuständigkeit der Stadtverwaltung Karlsruhe.) Stufe 2: Es wird ein Formular bereitgestellt. Eine Beantragung online ist nicht oder nicht vollständig möglich. – 3 – Stufe 3: Das Formular kann von Nutzenden online eingereicht werden. Stufe 4: Der Service kann vollständig vom Nutzenden digital abgewickelt werden (auch Nachweise etc.). Stufe 5: Anbindung einer Fachsoftware und/oder Dokumentenmanagementsystem. Die Bearbeitung kann medienbruchfrei abgewickelt werden. Stufe 6: Der Bescheid / Das Antwortschreiben / Das Ergebnis kann dem Antragsstellenden digital zugestellt werden. Hinweis: hier prüft die Stadtverwaltung aktuell zusätzlich den Einsatz sogenannter qualifizierter elektronischer Signaturen. Das oben gezeigte Reifegradmodell verdeutlicht, dass als erster Schritt eine kurzfristige digitale Zwischenlösung bereits heute erfolgt, eine Umsetzung in höheren Stufen danach aufgenommen oder angestoßen wird. Dies setzt voraus, dass der betroffene Fachbereich dadurch keine nennenswerten Nachteile wie beispielsweise deutlich erhöhte Bearbeitungszeiten erfährt, was nicht nur die Effizienz mindert, sondern zusätzlich auch für die Nutzenden eine Verschlechterung darstellt. Zu den konkret genannten Leistungen: Bauanträge Der digitale Bauantrag ist derzeit nicht komplett medienbruchfrei abbildbar (digitale Einreichung - Bescheid in Papierform). Aus diesem Grund hat sich das Bauordnungsamt der Stadt Karlsruhe dazu entschieden, erst dann einzusteigen, wenn ein vollständig medienbruchfreier Antragsprozess möglich ist. Dies ist für die Bauherrschaft, die Planenden und die Verwaltung unkomplizierter. Das Bauordnungsamt der Stadt Karlsruhe arbeitet als Pilotkommune mit dem Land BW im Projekt "Digitaler Bauantrag" zusammen, um zukünftig einen medienbruchfreien Antrag auf Basis der in Mecklenburg-Vorpommern entwickelten Lösung anbieten zu können. Die aktuell notwendigen Medienbrüche bei einer kurzfristigen Zwischenlösung würden unter anderem auch dazu führen, dass es einen deutlichen Mehraufwand in der Bearbeitung sowohl bei den Assistenzkräften als auch der Sachbearbeitung gäbe, sowie ein stark gestiegener Bedarf an Ausdrucken und Kopien von Plänen verschiedener Größen. Die Stadtverwaltung stellt im Bereich „Bauen“ zur Unterstützung der Nutzenden deshalb Webformulare mit analoger Einreichung zur Verfügung. Beantragung Bewohnerparkausweis Im Rahmen des Landesprojektes zum „Parkausweis für Menschen mit schweren Behinderungen“ wurde auch hier nach einer lang- oder kurzfristigen Lösung gesucht. Aufgrund der hohen Komplexität im Zusammenspiel verschiedener Bereiche und dem noch andauernden Verfahren einer Softwareweiterentwicklung konnte bisher den Nutzenden als kurzfristige Zwischenlösung nur ein Webformular mit analoger Einreichung zur Verfügung gestellt werden. Auf Grund der Komplexität (Antragstellung, Parkausweise, Prüfung, Fälschungen) ist die Entwicklung dieser Lösung eine noch andauernde Herausforderung. Parkerleichterung für Menschen mit schweren Behinderungen Die Stadt Karlsruhe hat sich im Sommer 2019 auf den Weg gemacht, gemeinsam mit dem Land BW einen der ersten digitalen Landesprozesse zu entwickeln. Dabei wurden viele Erfahrungen gesammelt und technische Grundlagen identifiziert. Seitdem wurde die Landesplattform www.service-bw.de stetig weiterentwickelt. Aktuell findet ein intensiver Austausch über die Weiterentwicklung des Prozesses statt. – 4 – Dabei geht es besonders um die prozessualen Besonderheiten, wie beispielsweise die Beteiligung des Amtes für Versorgung und Rehabilitation des Landratsamtes Karlsruhe als zuständige Stelle zur Gewährung eines Schwerbehindertenausweises. Hierzu hat die Stadtverwaltung eine behördenübergreifende Arbeitsgruppe angestoßen. Zur Unterstützung der Nutzenden wird zumindest für die Beantragung des „orangenen“ Parkausweises ein Webformular mit analoger Einreichungsmöglichkeit zur Verfügung gestellt. Gewerbeanmeldung Im März 2023 wurde begonnen, im Bereich Gewerbewesen eine niederschwellige Lösung der erforderlichen elektronischen Unterschrift über Online-Banking zu ermöglichen. Momentan wird dem Nutzenden ein Webformular mit der Möglichkeit zur Einreichung per E-Mail zur Verfügung gestellt. Unterhaltsvorschuss Aktuell findet im Sozial- und Jugendbereich ein Projekt zur Verbesserung des Serviceangebotes statt. Anmeldung einer Wohnung Um Abhilfe während der pandemischen Situation zu schaffen, entwickelte das Ordnungs- und Bürgeramt in Zusammenarbeit mit dem Amt für IT und Digitalisierung einen digitalen Assistenten, der die Einwohner*innen zum Zwecke der Anmeldung einer Wohnung durch den Meldeschein navigiert und alle erforderlichen Daten für die Durchführung der Verwaltungsleistung erhebt. Der Assistent ist seit August 2020 im Einsatz und wurde seitdem für circa 56.500 Anliegen aus dem Bereich des Meldewesens (neben der Anmeldung auch für Melderegisterauskünfte und Meldebescheinigungen) genutzt. Eine persönliche Vorsprache zur Aushändigung der Meldebestätigung sowie zur Aktualisierung der Anschrift auf Identitätsdokumenten schließen den Vorgang ab, die Kontaktzeit beschränkt sich dabei in aller Regel auf etwa drei Minuten. Der Gesetzgeber hat mit einer Novellierung des Bundesmeldegesetzes zum 1. Mai 2022 den Weg für die weitere Digitalisierung und Automatisierung des Meldewesens geebnet, indes hängt die Umsetzung vom Gelingen des Einer-für-Alle (EfA)-Prinzips und der Arbeit der Fachverfahrenshersteller ab. Wenngleich die Stadtverwaltung darauf keinen Einfluss hat, werden für den eigenen Verantwortungsbereich pragmatische Lösungen zur Verbesserung digitaler Anwendungen im Meldewesen stetig geprüft.

Niederschrift 48. Plenarsitzung des Gemeinderates 28. März 2023, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 21. Punkt 23 der Tagesordnung: Digitale Sofortlösungen bei den Bürger*innenservices Antrag: GRÜNE Vorlage: 2023/0224 Beschluss: Beratung im Hauptausschuss am 9. Mai 2023, öffentlich Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 23 auf und teilt mit, der Antrag werde ohne Aussprache in den Hauptausschuss verwiesen. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 30. März 2023

Niederschrift 40. Sitzung Hauptausschuss 9. Mai 2023, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 1. Sitzungseröffnung und Punkt 1 der Tagesordnung: Digitale Sofortlösungen bei den Bür- ger*innenservices Antrag: GRÜNE Vorlage: 2023/0234 Beschluss: Kenntnisnahme von der Stellungnahme der Verwaltung Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung, begrüßt die Anwesenden und teilt die Namen der ent- schuldigten Stadträt*innen und Bürgermeister mit. Anschließend ruft er Tagesordnungs- punkt 1 zur Behandlung auf und teilt mit, dass der Antrag aus der Gemeinderatssitzung vom 28. März 2023 verwiesen worden sei. Stadtrat Bauer (GRÜNE) begrüßt das Vorhaben der Stadtverwaltung die Prozesse durchgän- gig medienbruchfrei digital umzusetzen. Gleichzeitig sehe er jedoch auch die große Summe an Prozessen, die noch ganz am Anfang des Digitalisierungsprozesses stehen. Er bittet da- rum, mehr Prozesse auf die Stufe 2 oder 3 des Reifegradmodells zu entwickeln und fragt nach der Priorisierung der Projekte, da es sich um ein Focus-Thema handeln würde und wie diese Priorisierung messbar und spürbar für die Bürger*innen der Stadt sei. Auch fragt er nach der Verlängerung der Arbeitszeit, wenn ein Antrag digital eingereicht werde und ob mit allen Ämtern, die an den Intensivverfahren beteiligt sind gesprochen worden sei, um die Abläufe in Stufe 3 des Reifegradmodells zu erreichen. Stadtrat Pfannkuch (CDU) lobt das systematische Vorgehen der Verwaltung gleichwohl bit- tet er darum, die Erledigung der Aufgabe zu beschleunigen. – 2 – Stadtrat Zeh (SPD) gibt zu bedenken, dass man digitalen Verfahren in Karlsruhe nicht losge- löst betrachten könne und mehrere Ebenen gefordert seien, da man auch in Arbeitsprozesse z. B. des Landes oder des Bundes eingebunden sei. Stadtrat Hock (FDP) lobt, dass bereits einige Prozesse stringent weiterbearbeitet worden seien, jedoch fordert auch er, dass noch mehr gemacht werden müsse. Stadtrat Kalmbach (FW|FÜR) empfiehlt, nur die Prozesse, die auch sicher laufen umzusetzen und richtig durchzuprüfen. Bürgermeister Dr. Käuflein teilt die Ungeduld bei der Umsetzung der Digitalisierung, jedoch bewege man sich in einem Kontext, in dem viele Abhängigkeiten, wie z. B. Rechenzentrum, Bund und Land bestehen. Eine einfache, schnelle Umsetzung sei dadurch nur schwer mög- lich. Er nennt drei Gründe für die Digitalisierung: Es soll die Arbeit im Rathaus erleichtern, es soll den Service verbessern und es soll auf Dauer Ressourcen sparen. Rathausintern werden die Prozesse priorisiert, die medienbruchfrei gestaltet seien. Stadtrat Hofmann (CDU) fordert, dass eine klarere Priorisierung erfolgen solle. Der Vorsitzende merkt an, dass die Priorisierung eine Aufgabe der IT-Kommission sei. Herr Losert (Amt für Informationstechnik und Digitalisierung) erläutert, dass im IT-Beirat die unterschiedlichen Projekte nach festgelegten Standards priorisiert werden. Dieses Vorgehen sei auch wichtiger Bestandteil der Digitalstrategie. Wenn das Projekt ein wichtiges Ziel unter- stütze, erhöhe sich damit die Prioritätskennziffer, wie dies z. B. beim Bürgerservice der Fall sei. Vom ausscheren aus landeseinheitlichen Verfahren rate er ab. Um im Reifegradmodell von Stufe 2 auf Stufe 3 zu kommen, werde mit jedem Amt gesprochen, gemeinsam mit dem POA werden die Prozesse angeschaut, es findet eine Prozessanalyse statt, es werde über die Rechtslage und die IT gesprochen und über die Landeslösung, in die der Prozess eingebettet werde. Danach werde eine gemeinsame Entscheidung getroffen. Der Vorsitzende ergänzt, dass es vor drei Jahren einen Strategiewechsel des Landes gegeben habe. Es sei nun ein Universalprozess eingeführt worden. Dies stelle jedoch lediglich ein digi- taler Briefkasten dar, der gesamte Prozess werde dadurch nicht digitalisiert. Auch die erhöh- ten Haushaltmittel des Landes führen nicht dazu, die Prozesse schneller zu digitalisieren, da auch die entsprechenden Fachkräfte gefunden werden müssten. Eine Digitalstrategie, die Zeiträume über die Haushaltsperiode vorsehe, gebe es nicht. Er bittet darum, die noch offe- nen Fragen in der IT-Kommission zu besprechen. Stadtrat Cramer (KAL/Die PARTEI) befürwortet, dass die eingesetzten Lösungen der Prozesse vollständig digital ablaufen. Stadtrat Bauer (GRÜNE) teilt mit, dass seine Frage, weshalb die Prozesse sich verlängern, wenn die Bürger*innen die Formulare in pdfs einreichen, bislang noch offen sei. Auch wünscht er sich mehr Details und Erklärungen zu den problematischen Prozessen. Da die noch offenen Fragen in der IT-Kommission aufgegriffen werden, habe sich der Antrag erle- digt. – 3 – Stadtrat Dr. Schmidt (AfD) stellt lobend hervor, dass die wichtigen Dinge zu erst angepackt und gelöst worden seien. Der Vorsitzende fasst abschließend zusammen, dass die noch offenen Punkte und Fragen in der IT-Kommission behandelt werden und der Antrag damit erledigt sei. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 25. Mai 2023