Anmietung von Räumen im Gebäude „Rüppurrer Str. 1“ in 76137 Karlsruhe zur Unterbringung des IT-Amtes

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2022/2486 Verantwortlich: Dez. 6 Dienststelle: HGW Anmietung von Räumen im Gebäude „Rüppurrer Str. 1“ in 76137 Karlsruhe zur Unterbringung des IT-Amtes Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Gemeinderat 24.01.2023 12 X Beschlussantrag (Kurzfassung) Der Gemeinderat beschließt die Anmietung der Büroflächen im 2. und 4. Obergeschoss des Gebäudes „Rüppurrer Str. 1“ am Mendelssohnplatz zur Unterbringung des IT-Amtes. Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft wird zum Abschluss des Mietvertrages mit dem Eigentümer ermächtigt. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 363.730 € Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung: Flächenreduzierung Nein ☐ Ja ☒ positiv ☒ negativ ☐ geringfügig ☒ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen Ausgangssituation Das IT-Amt ist derzeit im Erdgeschoss sowie 2. und 3. Obergeschoss des Gebäudes „Kriegsstraße 100“ untergebracht. Der Mietvertrag hat eine feste Laufzeit bis zum 31. Dezember 2025. Ein langfristiger Verbleib des IT-Amtes ist nicht möglich, da an diesem Standort seitens des Eigentümers eine Immobilienentwicklung vorgesehen ist. Auf dem Immobilienmarkt wurde deshalb nach geeigneten alternativen Mietobjekten gesucht. Mietangebot Rüppurrer Straße 1 Der Stadt wurden durch einen Immobilienmakler im Geschäfts- und Bürogebäude „Rüppurrer Straße 1“ am Mendelssohnplatz Büroflächen im 2. und 4. Obergeschoss mit insgesamt 1.742 m² zur Anmietung angeboten. Die Mietflächen sind, was den Standort und die Beschaffenheit betreffen, für die Belange des IT- Amtes sehr geeignet. Von großem Vorteil ist die zentrale Lage im Innenstadtbereich und damit verbunden kurze Wege zu den in der Innenstadt befindlichen Dienststellen, insbesondere auch zum Rathaus am Marktplatz. Ein notwendiger LWL-Anschluss der Stadtwerke ist im Gebäude bereits vorhanden. Damit entfallen zusätzliche Kosten der Anbindung. Im Gebäude ist ein Glasfaseranschluss verlegt, an dem auch die beiden Etagen angeschlossen sind. Die Mietflächen sind mit einer KAT 7-Verkabeklung ausgestattet, welche in einem guten Zustand ist und genutzt werden kann. Es sind für die Nutzung durch das IT- Amt nur noch in kleinerem Umfang bauliche und technische Maßnahmen notwendig. Die Nutzung der Räume ist kurzfristig möglich. Der Vermieter wird vor Vertragsbeginn die Boden- beläge erneuern und die Mieträume streichen. Vertragszeit Das Mietverhältnis soll zunächst mit einer festen Laufzeit von 7 Jahren (bis 2030) mit der Option der Stadt auf Verlängerung um zweimal zwei Jahre (bis 2032 bzw. 2034) abgeschlossen werden. Diese Vertragslaufzeit passt in die strategischen Überlegungen der Errichtung eines Verwaltungsneubaus am Ettlinger Tor und die dort geplante Unterbringung des IT-Amtes. Mietpreis Die Grundmiete beträgt 13,50 €/m². Die Miete ist in Bezug auf die Lage und die Ausstattung der Mieträume angemessen. Auf die Miete ist keine Umsatzsteuer zu entrichten. Die Miete wurde bereits um den Vorsteuerabzug korrigiert. Bei den weiteren für das IT-Amt in Frage kommenden Objekten, die derzeit auf dem Immobilienmarkt angeboten werden, handelt es sind um neu sanierte bzw. neu errichtete Gebäude. Die Mieten zuzüglich der erforderlichen Ausbaukosten sind dadurch deutlich höher. Die monatliche Miete beträgt: Grundmiete 13,50 €/m² x 1.742 m² = 23.517,00 € Nebenkostenvorauszahlungen 3,90 €/m² x 1.742 m² = 6.793,80 € Gesamtmiete pro Monat 30.310,80 € Gesamtmiete pro Jahr 363.729,60 € Beendigung des bestehenden Mietverhältnisses, Finanzierung Seitens des Vermieters besteht grundsätzlich die Bereitschaft, das bestehende Mietverhältnis über die Mieträume im Gebäude „Kriegsstraße 100“ einvernehmlich zu beenden, da ein entsprechender Nachmieter vorhanden ist. Der genaue Zeitpunkt ist noch mit dem Vermieter abzustimmen und hängt auch vom Bezugszeitpunkt der neuen Flächen am Mendelssohnplatz ab. – 3 – Die derzeitigen Mieträume in der „Kriegsstraße 100“ haben eine Gesamtfläche von 2.070 m² und sind größer als die neuen Räume. Die neue Anmietung ist damit kostengünstiger und mit dem vorhandenen Mietbudget finanzierbar. Der neue Mietvertrag wird erst abgeschlossen, wenn die Beendigung des bestehenden Mietver- hältnisses geklärt ist. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat beschließt die Anmietung der Büroflächen im 2. und 4. Obergeschoss des Gebäudes „Rüppurrer Str. 1“ am Mendelssohnplatz zur Unterbringung des IT-Amtes. Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft wird zum Abschluss des Mietvertrages mit dem Eigentümer ermächtigt.

Niederschrift 46. Plenarsitzung des Gemeinderates 24. Januar 2023, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 13. Punkt 12 der Tagesordnung: Anmietung von Räumen im Gebäude „Rüppurrer Str. 1“ in 76137 Karlsruhe zur Unterbringung des IT-Amtes Vorlage: 2022/2486 Beschluss: Der Gemeinderat beschließt die Anmietung der Büroflächen im 2. und 4. Obergeschoss des Gebäudes „Rüppurrer Str. 1“ am Mendelssohnplatz zur Unterbringung des IT-Amtes. Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft wird zum Abschluss des Mietvertrages mit dem Eigentümer ermächtigt. Abstimmungsergebnis: Mehrheitliche Zustimmung (43 JA-Stimmen, 1 Enthaltung) Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 12 zur Behandlung auf. Da bitte ich Sie um Ihr Votum ab jetzt. – Vielen Dank, das ist einstimmig. Vielleicht noch ein Hinweis für die Öffentlichkeit. Wie Sie ja wissen, haben wir eine Immobilienstrategie, die dazu führen soll, dass wir unsere Dienststellen alle nur in eigenen Räumen unterbringen möchten und uns von möglichst vielen Anmietungen trennen. Diese Vorlage eben könnte den Eindruck erwecken, dass wir diesen Weg verlassen haben. Wir können aber für das IT-Amt nicht in den aktuellen Räumlichkeiten bleiben, die angemietet sind. Wir haben einen Plan, hier eigenständig auch Räume zu bauen, aber das wird sich noch einige Jahre hinziehen, und das ist hier eine Übergangslösung, die auch zeitlich so dimensioniert ist, dass das genau passt und ist am Ende für uns wesentlich günstiger als die aktuellen Mietkonditionen. Das nur noch mal an der Stelle. Also keine Abkehr von unserer ursprünglichen Planung. – 2 – Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 6. Februar 2023