Evaluation und Überarbeitung des Kita-Portals

Informationsvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2022/2475 Verantwortlich: Dez. 3 Dienststelle: SJB Evaluation und Überarbeitung des Kita-Portals Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Jugendhilfeausschuss 01.02.2023 6 x Information Der Antrag der SPD-Gemeinderatsfraktion zur Evaluation und Überarbeitung des Kita-Portals ist vom Gemeinderat am 25. Oktober 2022 an den Jugendhilfeausschuss zurückverwiesen worden. Der Jugendhilfeausschuss nimmt Kenntnis von der Informationsvorlage und stimmt der aufgezeigten Vorgehensweise zu. Finanzielle Auswirkungen Ja ☐ Nein ☒ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen Am 29. März 2022 stellte die SPD-Gemeinderatsfraktion Karlsruhe einen Antrag zur Beratung im Fachausschuss zur Evaluation und Überarbeitung des Kita-Portals. Über die Evaluation sollen den Nutzenden Möglichkeiten zur Rückmeldung geboten werden. Des Weiteren soll eine Überarbeitung der Koordination bezüglich der Kitaplatzvergabe beziehungsweise des Kita-Portals im Hinblick auf eine erhöhte Benutzerfreundlichkeit angestrebt werden. Begründet wird der Antrag durch geäußerte Kritikpunkte und Unzufriedenheit mit dem Service seitens der Eltern. Die berechtigten Kritikpunkte von Seiten der Eltern sind der Verwaltung bekannt und werden sehr ernst genommen. Beispielweise müssen sie ihr Kind doppelt (für einen Platz U3 und einen Platz Ü3) anmelden oder sie müssen sich bei einem Wechselwunsch erneut anmelden (beispielsweise aufgrund von Umzug in einen anderen Stadtteil oder Kitawechsel aus anderen Gründen). Beschreibung der Problem- und Kritikpunkte ▪ Häufig werden bereits unterschriebene Verträge von den Kitas im Kita-Portal nicht eingetragen, mit der Folge, dass Vormerkungen weitergeführt und nicht gelöscht werden. So erhalten Eltern eine weitere Zu- oder Absage, obwohl ihr Kind längst versorgt ist. ▪ Nicht selten melden sich Eltern über mehrere Accounts an. Darüber ist die Funktionalität des Portals gefährdet, denn durch eine Vielzahl zusätzlicher Anmeldungen (in manchen Fällen bis zu 100 Anmeldungen für ein Kind über mehrere Accounts) ist die Effizienz durch aufwändige Löschung dieser Doppelanmeldungen beeinträchtigt. ▪ Es gibt nur eine Funktion "freie Plätze im nächsten Monat", bei denen die Eltern kurzfristig freiwerdende Plätze einsehen können. Später oder gar für das jeweils kommende Kita-Jahr freiwerdende Plätze sind der SJB nicht bekannt beziehungsweise können nicht ermittelt werden. ▪ Die Eltern müssen Vormerkungen oder Änderungen jeweils für jede einzelne Kita vornehmen, dies geht nicht gebündelt oder in einem Anwendungsschritt. Aufgrund des Platzmangels wären Eltern bereit, eine andere als die von ihnen favorisierte Betreuungsform zu wählen. Diese Variabilität anzumelden ist derzeit nicht möglich, die Eltern müssen sich entscheiden beispielsweise zwischen verlängerter Öffnungszeit oder einem Ganztagsplatz. Letztlich müssen sie sich bei einer Vielzahl von Einrichtungen anmelden, ohne einen Überblick darüber zu bekommen, ob und zu welchem Zeitpunkt ihnen ein Betreuungsplatz in Aussicht gestellt werden kann. ▪ Die Suchfunktion ist zu wenig detailliert und übersichtlich, teilweise müssen die Eltern mehrere Schreibweisen ausprobieren, um die Ergebnisse einzugrenzen beziehungsweise zu optimieren. ▪ Die unbegrenzte Anzahl an Bewerbungen führt in verschiedenen Kitas zu einer Überlastung der Wartelisten. Außerdem kann es dazu führen, dass manche Kinder von vielen Einrichtungen, andere wiederum von keiner Einrichtung ein Angebot beziehungsweise eine Zusage erhalten, was dann zu einem erhöhten Mehraufwand führt und den Kitaplatz-Vergabe-Prozess verlangsamt. Eltern mit mehreren Zusagen blockieren manchmal die Plätze, da sie sich meist erst kurz vor Ablauf der Zusage-Frist entscheiden, um sich Optionen offenhalten zu können. Eine Vermeidung von Doppelzusagen ist jedoch notwendig, um Chancengerechtigkeit herzustellen. ▪ Die Eltern kritisieren zu Recht eine Intransparenz des Vergabeprozesses. Die hohe Anzahl der verschiedenen Träger und die daraus resultierenden inkonsistenten Kriterien zur Platzvergabe sind einer der Gründe dafür, da jeder Träger und jede Einrichtung Betreuungsplätze nach eigenen Kriterien vergibt, ohne dass diese für die Eltern offen zu erkennen wären. Das sorgt bei Ihnen für Unverständnis, wenn aus nicht nachvollziehbaren Gründen eine Absage für den gewünschten Betreuungsplatz erfolgt. ▪ Auch für die Kita-Leitungen ist die Situation unbefriedigend, denn sie müssen viel Zeit investieren, um die Anmeldungen zu verwalten, selbst wenn keine oder nur wenige Plätze zur Verfügung stehen. ▪ Wiederholt werden Plätze von Trägern außerhalb des Kita-Portals vergeben, so dass Wartelisten nicht abgeglichen werden können oder umgangen werden. – 3 – ▪ Die Platzvergabe findet dezentral bei der jeweiligen Einrichtung und über die Kriterien des jeweiligen Trägers statt. Die Einrichtungsleitung entscheidet gemeinsam mit dem Träger der Kita über die Platzvergabe. Bei der Stadt Karlsruhe gibt es weder eine zentrale Warteliste, noch eine zentrale Platzvergabe. Daher kann den Eltern über die Service- und Beratungsstelle lediglich die Meldung über freie Plätze weitergegeben, jedoch keine Garantie für einen Platzerhalt gegeben werden. Ein weiteres Problem ist die unterschiedliche Vorgehensweise der jeweiligen Kita-Leitung bei der Platzvergabe. Teilweise verteilen Einrichtungen die Zusage für die Betreuungsplätze zeitlich deutlich vor anderen Einrichtungen. Dies führt zu Unsicherheit bei den Eltern, da diese entweder aufgrund keiner Zusage oder angesichts einer möglichen bevorstehenden Vertragsunterschrift bei den anderen Einrichtungen anrufen, um den aktuellen Stand der Platzvergabe zu erfragen. Auch die Absage der Kitaplätze durch die jeweiligen Einrichtungen wird individuell gehandhabt, was ebenfalls bei Eltern und Einrichtungen zu unnötiger Spannung führt. Ansatzpunkte und weiteres Vorgehen Über das Kita-Portal wird ein Kita-Platzmangel verwaltet, den auch ein optimiertes System nicht lösen können wird. Aufgrund der Fehlplätze kann den Eltern nicht immer ein Platz zum Wunschtermin angeboten oder zur Verfügung gestellt werden. Die Verwaltung arbeitet aktuell bereits an Verbesserungen. Das „Kita-Portal“ wird durch die BOS Gesellschaft für EDV-Beratung + Organisation + Software mbh bereitgestellt. Die Firma hatte über ein Vergabeverfahren der Stadt Karlsruhe den Zuschlag erhalten. Die Sozial- und Jugendbehörde ist zur Optimierung des Systems im Austausch mit dem Unternehmen. Leider gibt es noch keine Lösungen für die beschriebenen Probleme. Einen wesentlichen Faktor bei der Überarbeitung der Koordination bezüglich der Kitaplatzvergabe stellen objektive Kriterien bei der Vergabe dar, welche ermöglichen, die Plätze in einem transparenten und nachvollziehbaren Verfahren zu vergeben. Eine einheitliche und sachgerechte Vergabe soll zukünftig sichergestellt werden. Hierzu arbeitet die Verwaltung im Rahmen der Sitzungen des Arbeitsausschusses Karlsruher Kita-Träger eng mit den Trägern zusammen. Die Eltern sollen engmaschig auf der Suche nach einem Betreuungsplatz und bei Beschwerden zum Rechtsanspruch nach §24 Abs. 3 SGB VIII begleitet werden, von der ersten Anfrage an bis zum Platzerhalt. Sie bekommen persönliche und/oder telefonische Hilfe und Beratung bei der Anmeldung hinsichtlich Vermittlung von Kontaktdaten des Trägers, zu den Betreuungskosten und kontinuierliche Begleitung zur Beantwortung jeglicher Fragen. Die Service- und Beratungsstelle geht gezielt auf die Suche nach freien Plätzen und ist hierfür im konkreten Kontakt und Austausch mit den Einrichtungsleitungen. Problematisch wird der Prozess, wenn den Eltern kein Betreuungsplatz angeboten wird. Aus Sicht der Einrichtungen kann den Eltern jedoch nicht digital abgesagt werden, da hierdurch die Vormerkung erlischt und somit ein Nachrücken zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr möglich ist. Häufig wird dann durch die Eltern die Service- und Beratungsstelle kontaktiert. Diese kann jedoch aufgrund des fehlenden Einflusses und der letztendlichen Entscheidungshoheit durch die Träger und Einrichtungsleitungen immer seltener eine zufriedenstellende Lösung für die Eltern präsentieren. Zum Erreichen von Planungssicherheit für die Eltern und zur Herstellung von Transparenz der Platzvergabe ist die Optimierung des Kita-Portals hinsichtlich des Supports, aber auch der Platzvergabe an sich unerlässlich und die Teilnahme sämtlicher in die städtische Bedarfsplanung aufgenommener Anbieter von Kita-Plätzen zwingend erforderlich. Das Kita-Portal hat zum Ziel, das Vergabeverfahren für die Betreuungsplätze zu verbessern und damit auch die Teilhabechancen für die Kinder zu erhöhen. Ein verbessertes Verfahren soll entwickelt werden, das die Trägervielfalt und die Besonderheiten auch von kleinen Trägern berücksichtigt, welches auf bewährte Lösungen aufbaut und mit Eltern, Trägern und der Stadt insgesamt abgestimmt ist. Die notwendigen strategischen Abwägungen bei der Anmeldung – 4 – bei den Wunscheinrichtungen und der Platzwahl werden zurzeit von vielen Eltern als „Pokerspiel“ wahrgenommen. Während des gesamten Prozesses stehen den Eltern im Kita-Portal umfangreiche FAQs sowie die Service- und Beratungsstelle persönlich, telefonisch und per E-Mail zur Verfügung. Die Anfragen in der Service- und Beratungsstelle nach freien Kinderbetreuungsplätzen steigen enorm an. Die zur Verfügung stehenden Sprechzeiten sind nicht ausreichend, um alle Anfragen zeitnah zu beantworten. Zeitweise wurden Termine für die Eltern in einer Art Wartezeitensystem vergeben, um der Anzahl zeitnah gerecht werden zu können. Gleichzeitig steigen die Androhungen von Klagen, um den Rechtsanspruch gerichtlich geltend machen zu können. Fazit Der Anspruch der Sozial- und Jugendbehörde ist es, die Eltern auf der Suche nach einem Platz engmaschig bis zum Platzerhalt zu begleiten und zu beraten. Dies erfordert jedoch eine hohe Zeitressource im Einzelfall. Ziel ist, ein echtes Beratungs- und Serviceangebot für die Familien, Einrichtungen und Träger zu entwickeln und zu etablieren. Dies ist jedoch derzeit mit den zur Verfügung stehenden Personalkapazitäten nicht realisierbar. Die Optimierung der Prozesse und eine bessere Benutzerfreundlichkeit werden jedoch nur marginal zu einer generell verbesserten Anwenderzufriedenheit besonders aus Sicht der Eltern führen. Das vorherrschende Minderangebot an Betreuungsplätzen sowie das Nichtvorliegen von objektiven Kriterien gestalten den Vergabeprozess für Eltern, welchen kein Betreuungsplatz angeboten werden kann, stets als höchst unzufriedenstellend. Die generelle Einführung von objektiven Kriterien für die Vergabe von Betreuungsplätzen sowie die Erhöhung des Platzangebots kann hier nachhaltig Abhilfe schaffen und führt zu einer deutlichen Entlastung von allen drei Zielgruppen des Kita-Portals. Eine Recherche im April 2022 bei anderen Kommunen hat ergeben, dass diese mehrheitlich bei der Platzvergabe objektive, einheitliche Kriterien zugrunde legen und das Verfahren zentral steuern. Eine „Best-Practice Analyse deutscher Kita-Portale“ der Universität Potsdam liefert einen guten bundesweiten Überblick, fasst zentrale Ergebnisse zusammen und skizziert mögliche und geeignete Schritte sowie Empfehlungen. Die Ideen und Vorschläge aus dem Jugendhilfeausschuss vom 19. Oktober 2022 werden bei der Umgestaltung des Systems einbezogen. Beschluss: Der Antrag der SPD-Gemeinderatsfraktion zur Evaluation und Überarbeitung des Kita-Portals ist vom Gemeinderat am 25. Oktober 2022 an den Jugendhilfeausschuss zurückverwiesen worden. Der Jugendhilfeausschuss nimmt Kenntnis von der Informationsvorlage und stimmt der aufgezeigten Vorgehensweise zu.