Abschluss von Rahmenverträgen zur gewerbsmäßigen Arbeitnehmerüberlassung

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2022/2369 Verantwortlich: Dez. 5 Dienststelle: Eigenbetrieb Team Sauberes Karlsruhe Abschluss von Rahmenverträgen zur gewerbsmäßigen Arbeitnehmerüberlassung Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Betriebsausschuss Eigenbetrieb Abfallwirtschaft und Stadtreinigung 07.02.2023 3 X Beschlussantrag (Kurzfassung) Der Betriebsausschuss des Eigenbetriebs Team Sauberes Karlsruhe - Abfallwirtschaft und Stadtreinigung nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe der Rahmenverträge zur gewerbsmäßigen Arbeitnehmerüberlassung nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz für den Zeitraum vom 1. April 2023 bis 31. Januar 2024 an die Firmen Studitemps GmbH (für Lose 1, 2, 3), BPM Zeitarbeit GmbH & Co.KG (für Lose 1, 2, 3, 5), Alpha-Students GmbH (für die Lose 1, 2, 3), Call a Trucker Personalservice GmbH (für das Los 4) und FAHR-ZEIT Personalleasing GmbH & Co.KG (für das Los 4) zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, mit den Bietenden Rahmenverträge im Kaskadenverfahren mit einem kalkulatorischen Gesamtwert von 1.263.133,64 Euro inklusive Mehrwertsteuer abzuschließen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 1.263.133,64 Euro Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen I. Gegenstand des Verfahrens Beim Eigenbetrieb Team Sauberes Karlsruhe (ehemals: Amt für Abfallwirtschaft (AfA)) kommt es immer wieder zu personellen Engpässen aufgrund von Arbeitsspitzen und Krankheitsausfällen des Stammpersonals. Um eine zuverlässige und kontinuierliche Aufgabenerfüllung besonders in den Bereichen Abfallentsorgung (Hol- und Bringsystem) und Stadtreinigung zu gewährleisten, ist es deshalb unabdingbar, kurzfristig auf Ersatzpersonal im Rahmen von Arbeitnehmerüberlassungen nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) zurückzugreifen. Um den kurzfristigen Bedarf an Ersatzpersonal abdecken zu können, ist der Abschluss von Rahmenverträgen zur gewerbsmäßigen Arbeitnehmerüberlassung nach dem AÜG vorgesehen. Der Gemeinderat hat am 14. Mai 2019 die Einführung von Equal Pay für Leiharbeitskräfte ab dem ersten Einsatztag beschlossen. Dies bedeutet die Gewährung der bei der Stadt Karlsruhe als Entleiherin geltenden wesentlichen Arbeitsbedingungen sowie Konditionen des Arbeitsentgeltes. Im Rahmen des Vergabeverfahrens mussten die Bieter eine Erklärung abgeben, dass die Vorgaben zum Equal Pay ab dem ersten Tag des Einsatzes der Leiharbeitskraft uneingeschränkt eingehalten werden. Auf Verlangen haben die Auftragnehmer die Weiterreichung des Equal Pay an die Leiharbeitskraft in geeigneter Weise (zum Beispiel Lohnabrechnung, Kontoauszug oder ähnliches) nachzuweisen. Aufgrund der unterschiedlichen Arbeitsbereiche und somit auch der unterschiedlichen Tätigkeitsprofile wurden mehrere Fachlose gebildet. Fachlose Beschreibung Los 1 Ungelernte Hilfskräfte als Müllladerinnen und Mülllader Los 2 Ungelernte Hilfskräfte als Straßenreinigerinnen und Straßenreiniger zum Einsatz bei der Laubsammlung sowie bei der Christbaumsammlung Los 3 Ungelernte Hilfskräfte zum Einsatz auf Wertstoffstationen, Kompostierungsanlagen und der Abfallumladeanlage Los 4 Kraftfahrerinnen und Kraftfahrer Los 5 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Kantine Los 6 Köchinnen und Köche Für jedes Los (Aufgabenbereich) sollen Rahmenverträge mit den jeweils drei wirtschaftlichsten Bietenden geschlossen werden. Beim jeweiligen Abruf von Personal muss die Rangfolge der Bietenden berücksichtigt werden. Dies bedeutet, dass wenn der angefragte Vertragspartner aus Kapazitätsgründen nicht liefern kann, in Reihenfolge der Wirtschaftlichkeit der nächste Vertragspartner ausgewählt wird (Kaskadenverfahren). Diese Rahmenverträge haben ausnahmsweise eine Laufzeit vom 1. April 2023 bis (verkürzt) zum 31. Januar 2024. Hintergrund dieser Abweichung vom klassischen 12-Monats-Vertragszeitraum bildet die bisherige Erfahrung, dass bei einem Vertragsbeginn Anfang April aufgrund der sich anschließenden Oster- und Pfingstfeiertage neue Vertragspartner den höheren Planungsaufwand vor allem hinsichtlich des in dieser Zeit deutlich höheren Kontingentbedarfs der Abteilung Entsorgungslogistik (Los 1 und Los 4) unterschätzen, wodurch es in der Vergangenheit schon zu Tourenausfällen gekommen ist. Ab 2024 wird dann wieder zur 12-monatigen Vertragslaufzeit zurückgekehrt, diesmal mit einem Vertragsbeginn zum 1. Februar. Dadurch kann sich die Zusammenarbeit mit neuen Vertragspartnern in den ersten beiden feiertagslosen Vertragsmonaten (Februar und März 2024) besser einspielen und eventuell auftretende Startschwierigkeiten lassen sich schneller überwinden. – 3 – II. Auftragswertschätzung Die tatsächlich anfallenden Kosten sind von den teilweise unvorhersehbaren Bedarfen abhängig und können aus diesem Grund stark variieren. Ein Großteil der abgerufenen Leiharbeitsstunden entfiel in den vergangenen Jahren auf den Bereich der Entsorgungslogistik (Müllladerinnen und Mülllader sowie Kraftfahrerinnen und Kraftfahrer). Dies liegt darin begründet, dass die Abfallsammlung Teil der kritischen Infrastruktur ist und daher durchgängig leistungsfähig sein muss. Der Auftragswert wurde durch das Sachgebiet Personal auf ca. 882.300 Euro (netto) bzw. ca. 1.050.000 Euro (brutto) geschätzt. Die Kosten (brutto) für die gewerbsmäßige Arbeitnehmerüberlassung beliefen sich im Kalenderjahr 2019 auf insgesamt 819.792,00 Euro, im Kalenderjahr 2020 auf insgesamt 539.664,82 Euro (unterdurchschnittlicher Abruf von Leiharbeit war coronabedingt), im Kalenderjahr 2021 auf insgesamt 1.329.380,44 Euro (Betragssteigerung durch Einführung von Equal Pay) und im Kalenderjahr 2022 voraussichtlich auf insgesamt 1.230.000,00 Euro (der Dezember 2022 wurde hierbei prognostiziert). Durch die Einführung eines neuen Controllinginstruments konnte im Jahr 2022 der Abruf von Leihfahrpersonal in der Entsorgungslogistik deutlich reduziert werden. Dagegen verblieb der Abruf von Leihpersonal aufgrund hoher Krankenquoten bei den Müllladenden der Entsorgungslogistik und den Mitarbeitenden der Wertstoffstationen weiterhin auf einem hohen Niveau. Das Team Sauberes Karlsruhe wird weiter das Ziel verfolgen, die Inanspruchnahme von Leiharbeit mit den ergriffenen (systematisches Controlling) sowie noch in Planung befindlichen Maßnahmen (Betriebliches Eingliederungsmanagement, Fehlzeiten- und Rückkehrgespräche, Gesundheitszirkel u.a.) unter Berücksichtigung des Equal Pay nachhaltig zu senken (siehe hierzu Informationsvorlage „Sachstand Leiharbeit“, HA 8.2.2022). III. Vergabeverfahren Da der geschätzte Auftragswert über dem aktuellen Schwellenwert in Höhe von 215.000 Euro (netto) liegt, erfolgte die Ausschreibung in einem europaweiten Offenen Verfahren nach § 119 Absatz 2 GWB und § 14 Absatz 2 VgV. Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 26. September 2022. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform subreport, der Homepage der Stadt Karlsruhe und Bund.de erfolgte am 30. September 2022. Im Amtsblatt der Stadt Karlsruhe wurde die Bekanntmachung am 07. Oktober 2022 veröffentlicht. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen. Bis zum Ende der Angebotsfrist am 31. Oktober 2022, 09:00 Uhr, gingen für die 6 Fachlose 23 Angebote von 6 Bietern ein. Los 1 - Ungelernte Hilfskräfte als Müllladerinnen und Mülllader Rang Firma Betrag (brutto) 1 Studitemps GmbH 876.670,81 Euro 2 BPM Zeitarbeit GmbH & Co.KG 883.306,89 Euro 3 Alpha-Students GmbH 898.578,21 Euro 4 Bieter A 936.756,50 Euro Ausschluss – 4 – Los 2 - Ungelernte Hilfskräfte als Straßenreinigerinnen und Straßenreiniger und zum Einsatz bei der Laubsammlung sowie bei der Christbaumsammlung Rang Firma Betrag (brutto) 1 Studitemps GmbH 47.684,13 Euro 2 BPM Zeitarbeit GmbH & Co.KG 48.349,70 Euro 3 Alpha-Students GmbH 48.875,68 Euro 4 Bieter A 50.918,91 Euro Ausschluss Los 3 - Ungelernte Hilfskräfte zum Einsatz auf Wertstoffstationen, Kompostierungsanlagen und der Abfallumladeanlage Rang Firma Betrag (brutto) 1 Studitemps GmbH 70.876,70 Euro 2 BPM Zeitarbeit GmbH & Co.KG 72.535,62 Euro 3 Alpha-Students GmbH 72.647,86 Euro 4 Bieter A 75.734,48 Euro Ausschluss Los 4 - Kraftfahrerinnen und Kraftfahrer Rang Firma Betrag (brutto) 1 Call a Trucker Personalservice GmbH 204.651,25 Euro 2 FAHR-ZEIT Personalleasing GmbH & Co.KG 228.466,29 Euro 3 Bieter A 162.970,50 Euro Ausschluss 4 Bieter C 168.731,05 Euro Ausschluss 5 Bieter F 186.913,49 Euro Ausschluss Los 5 - Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Kantine Rang Firma Betrag (brutto) 1 BPM Zeitarbeit GmbH & Co.KG K&S Personal GmbH 14.565,60 Euro 2 Bieter A 17.971,38 Euro Ausschluss 3 Bieter F 23.900,94 Euro Ausschluss Los 6 – Köchinnen und Köche Rang Firma Betrag (brutto) 1 Bieter A Keine Preisangabe Ausschluss 2 Bieter C 9.143,66 Euro Ausschluss 3 Bieter F 10.128,98 Euro Ausschluss IV. Prüfung und Wertung Nach formaler Prüfung musste Bieter A für die Lose 1 bis 6 gemäß § 57 Abs. 1 Nr 2 VGV vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden, da nachgeforderte Unterlagen nicht nachgereicht wurden und keine Aufklärung missverständlicher Angaben erfolgte. Nach formaler Prüfung musste Bieter C für die Lose 4 und 6 gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 2 VGV vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden, da die geforderten Eignungskriterien nicht erfüllt wurden. Nach formaler Prüfung musste Bieter F für die Lose 4 bis 6 gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 2 VGV vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden, da die geforderten Eignungskriterien nicht erfüllt wurden. – 5 – Die übrigen Angebote werden nach rechnerischer und fachlicher Prüfung zur Wertung zugelassen. Für das Los 6 - Köchinnen und Köche liegt nach Abschluss der Angebotsprüfung kein wertbares Angebot vor. Somit kann auf dieses Los kein Zuschlag erteilt werden. Für dieses Los wird auf eine Rückversetzung des Vergabeverfahrens in den Stand nach Veröffentlichung verzichtet und die Ausschreibung für Los 6 aufgehoben. Gemäß § 127 Absatz 1 GWB soll der Zuschlag auf die wirtschaftlichsten Angebote erteilt werden. Die Ermittlung der wirtschaftlichsten Angebote erfolgte durch das Zuschlagskriterium „niedrigster Preis“ je Los. Das kalkulatorische und maximale Auftragsvolumen je Los ergibt sich aus dem Angebotspreis des jeweiligen Drittplatzierten, beziehungsweise bei weniger wertbaren Angeboten aus dem höchsten Angebotspreis des Loses. Die Abrechnung und somit der absolute Auftragswert beruhen auf der Menge der tatsächlich abgerufenen Personalstunden in Abhängigkeit der zu kompensierenden Krankheitsausfälle und Urlaubszeiten des Stammpersonals. Los 1 - Ungelernte Hilfskräfte als Müllladerinnen und Mülllader Die Angebote der Firmen in der Rangfolge des Wertungsranges sind die wirtschaftlichsten Angebote. 1 Studitemps GmbH 2 BPM Zeitarbeit GmbH & Co.KG 3 Alpha-Students GmbH Es wird vorgeschlagen, den Zuschlag auf die oben genannten Angebote zu erteilen und mit den Firmen Rahmenverträge für den Zeitraum vom 1. April 2023 bis 31. Januar 2024 abzuschließen. Der kalkulatorische Auftragswert für Los 1 beträgt maximal 898.578,21 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Los 2 - Ungelernte Hilfskräfte als Straßenreinigerinnen und Straßenreiniger und zum Einsatz bei der Laubsammlung sowie bei der Christbaumsammlung Die Angebote der Firmen in der Rangfolge des Wertungsranges sind die wirtschaftlichsten Angebote. 1 Studitemps GmbH 2 BPM Zeitarbeit GmbH & Co.KG 3 Alpha-Students GmbH Es wird vorgeschlagen, den Zuschlag auf die oben genannten Angebote zu erteilen und mit den Firmen Rahmenverträge für den Zeitraum vom 1. April 2023 bis 31. Januar 2024 abzuschließen. Der kalkulatorische Auftragswert für Los 2 beträgt maximal 48.875,68 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Los 3 - Ungelernte Hilfskräfte zum Einsatz auf Wertstoffstationen, Kompostierungsanlagen und der Abfallumladeanlage Die Angebote der Firmen in der Rangfolge des Wertungsranges sind die wirtschaftlichsten Angebote. – 6 – 1 Studitemps GmbH 2 BPM Zeitarbeit GmbH & Co.KG 3 Alpha-Students GmbH Es wird vorgeschlagen, den Zuschlag auf die oben genannten Angebote zu erteilen und mit den Firmen Rahmenverträge für den Zeitraum vom 1. April 2023 bis 31. Januar 2024 abzuschließen. Der kalkulatorische Auftragswert für Los 3 beträgt maximal 72.647,86 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Los 4 - Kraftfahrerinnen und Kraftfahrer Die Angebote der Firmen in der Rangfolge des Wertungsranges sind die wirtschaftlichsten Angebote. 1 Call a Trucker Personalservice GmbH 2 FAHR-ZEIT Personalleasing GmbH & Co.KG 3 kein wertbares Angebot Es wird vorgeschlagen, den Zuschlag auf das oben genannte Angebot zu erteilen und mit der Firma Rahmenverträge für den Zeitraum vom 1. April 2023 bis 31. Januar 2024 abzuschließen. Der kalkulatorische Auftragswert für Los 4 beträgt maximal 228.466,29 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Los 5 - Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Kantine Die Angebote der Firmen in der Rangfolge des Wertungsranges sind die wirtschaftlichsten Angebote. 1 BPM Zeitarbeit GmbH & Co.KG 2 kein wertbares Angebot 3 kein wertbares Angebot Es wird vorgeschlagen, den Zuschlag auf das oben genannte Angebot zu erteilen und mit der Firma einen Rahmenvertrag für den Zeitraum vom 1. April 2023 bis 31. Januar 2024 abzuschließen. Der kalkulatorische Auftragswert für Los 5 beträgt maximal 14.565,60 Euro inklusive Mehrwertsteuer Los 6 – Köchinnen und Köche Die Angebote der Firmen in der Rangfolge des Wertungsranges sind die wirtschaftlichsten Angebote. 1 kein wertbares Angebot 2 kein wertbares Angebot 3 kein wertbares Angebot Es liegt kein wertbares Angebot vor, somit kann kein Zuschlag erteilt werden. Auf eine Rückversetzung des Vergabeverfahrens in den Stand nach Veröffentlichung wird verzichtet und die Ausschreibung für dieses Los aufgehoben. Für alle Lose zusammen beträgt der kalkulatorische Auftragswert insgesamt 1.263.133,64 Euro inklusive Mehrwertsteuer. – 7 – V. Finanzielle Auswirkungen Die für die Auftragsvergabe erforderlichen Haushaltsmittel sind im Wirtschaftsplan des Eigenbetriebs eingeplant und stehen in voller Höhe zur Verfügung. VI. Vergabezuständigkeit Aufgrund der Auftragshöhe ist der Betriebsausschuss zuständig, welcher gemäß Betriebssatzung des Eigenbetriebs Team Sauberes Karlsruhe - Abfallwirtschaft und Stadtreinigung für die Vergabe von Lieferungen und Leistungen über 500.000 Euro bis 2.000.000 Euro zuständig ist. Beschluss: Der Betriebsausschuss des Eigenbetriebs Team Sauberes Karlsruhe - Abfallwirtschaft und Stadtreinigung nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe der Rahmenverträge zur gewerbsmäßigen Arbeitnehmerüberlassung nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz für den Zeitraum vom 1. April 2023 bis 31. Januar 2024 an die Firmen Studitemps GmbH (für Lose 1, 2, 3), BPM Zeitarbeit GmbH & Co.KG (für Lose 1, 2, 3, 5), Alpha-Students GmbH (für die Lose 1, 2, 3), Call a Trucker Personalservice GmbH (für das Los 4) und FAHR-ZEIT Personalleasing GmbH & Co.KG (für das Los 4) zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, mit den Bietenden Rahmenverträge im Kaskadenverfahren mit einem kalkulatorischen Gesamtwert von 1.263.133,64 Euro inklusive Mehrwertsteuer abzuschließen.