Vorläufige Unterbringung der Geflüchteten aus der Ukraine -Sicherheitsdienstleistungen-

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2022/2236 Verantwortlich: Dez. 3 Dienststelle: SJB Vorläufige Unterbringung der Geflüchteten aus der Ukraine Interimsvergabe von Sicherheitsdienstleistungen Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 08.11.2022 5.2 x Beschlussantrag Der Hauptausschuss beschließt die Vergabe des Interimsauftrages über die Erbringung von Si- cherheitsdienstleistungen im ehemaligen Schwesternwohnheim der ViDia-Kliniken mit einer Laufzeit bis zum 1. April 2023 und einer Auftragssumme von maximal 1.100.000 Euro (brutto). Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 1.100.000 € Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 1.100.000 € Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☒ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☒ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen Seit dem 24. Februar 2022 sind insgesamt 3.752 Personen (Stand 13.10.2022) aus der Ukraine mit Fluchtkontext nach Karlsruhe gekommen und ausländerrechtlich erfasst worden. Ein beträchtlicher Teil der geflüchteten Ukrainer*innen lebt nach wie vor bei Bekannten, Freunden beziehungsweise Ver- wandten oder in privaten Wohnangeboten. Andere wiederum haben sich selbst eigenen Wohnraum angemietet. Die strategische Grundsatzentscheidung für Karlsruhe ist, solange als möglich der Ansatz einer dezent- ralen Unterbringung und der Sozialraumorientierung bei der Versorgung der geflüchteten Menschen aus der Ukraine. Im Laufe der vergangenen Monate sind bereits 1.047 Ukrainer*innen in von der So- zial- und Jugendbehörde angemietetem Wohnraum untergebracht worden. Das Rathaus West fungierte ab dem 4. April 2022 als Einrichtung zur vorläufigen Unterbringung und gleichzeitig diente es als Drehscheibe für neu angekommene oder bereits eine bestimmte Zeit in Karls- ruhe lebende geflüchtete Ukrainer*innen ohne geeigneten Wohnraum, die nach einem kurzen Auf- enthalt im Rathaus West in alternative Wohnunterkünfte verteilt werden konnten. Das System einer vorgeschalteten Flüchtlingsunterkunft im Sinne einer Drehscheibe zur anschließenden dezentralen Wohnraumversorgung im Stadtgebiet funktioniert und hat sich bewährt. Während des ein- bis drei- wöchigen Aufenthalts werden notwendige Anträge aufgenommen oder auch ausländer- und melde- rechtliche Schritte eingeleitet oder erledigt. Gleichzeitig werden die Bewohner*innen sozialpädago- gisch betreut und beraten. Die soziale Betreuung und Beratung erfolgt durch den Sozialdienst der AWO. Parallel zu diesem Angebot ist eine Kontrolle und Beaufsichtigung des Betriebs im Rathaus West durch ein extern beauftragtes Sicherheitsunternehmen notwendig. Aufgrund der besonderen Dring- lichkeit wurde ein Unternehmen vom ersten Tag der Inbetriebnahme des Rathaus West direkt mit den Sicherheitsdienstleistungen beauftragt. Die Maßnahmen für den Betrieb des Rathaus West, unter an- derem auch die Bewachung, hat der Gemeinderat am 26. April 2022 genehmigt. Ein dauerhaftes und stabiles Zusammenleben der Bewohner*innen in einer Flüchtlingsunterkunft, die als Drehscheibe zur Weiterverteilung dient, stellt sich wegen der Vorläufigkeit der Unterbringung nicht ein. Vieles was eine funktionierende Haus- oder Wohngemeinschaft im Laufe eines gemeinsamen Zu- sammenwohnens selbst organisiert und regelt, muss in der vorläufigen Unterbringung in diesem Ge- bäude von außen begleitet und gesteuert werden. Die ständigen Zu- und Abgänge bedeuten auch ei- nen großen Verwaltungsaufwand und bringen eine gewisse Unruhe mit sich. Umso wichtiger ist eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Sicherheitsunternehmen und dem beauftragten Sozialdienst in dem Gebäude. Das Rathaus West musste mittlerweile als Einrichtung der vorläufigen Unterbringung aufgegeben wer- den und seit dem 6. Oktober 2022 ist mit dem ehemaligen Schwesternwohnheim der ViDia-Kliniken in der Steinhäuserstraße 18a eine passende Nachfolgelösung in Betrieb genommen worden. Im Schwes- ternwohnheim können bis zu 220 Menschen vorläufig untergebracht werden. Das Haus bietet im Ver- gleich zum Rathaus West eine höhere Aufnahmekapazität, die vor dem Hintergrund der stärkeren Zu- gänge in den letzten Wochen auch notwendig ist. Das Schwesternwohnheim verfügt im Gegensatz zum Rathaus West über einen höheren Wohnstandard und eigenständige Wohnmöglichkeiten. Im Ge- gensatz zum Catering im Rathaus West können die Bewohner*innen sich selbst versorgen und in den Gemeinschaftsküchen auf den Stockwerken selbst kochen. Das stellt die vorübergehenden Wohnge- meinschaften in den sechs Wohnetagen vor neue Herausforderungen. Die ersten Tage in der neuen Unterkunft haben gezeigt, dass der Sicherheits- und Betreuungsdienst stärker gefordert war, um ein soziales Miteinander sicherzustellen. Aufgrund des Leistungsumfangs müssen die Sicherheitsdienstleistungen in dem Schwesternwohnheim der ViDia-Kliniken in einem regulären Vergabeverfahren europaweit ausgeschrieben werden. Dieses Verfahren kann jedoch aller Voraussicht nach erst mit einer Zuschlagserteilung zum 1. April 2023 ab- geschlossen werden. Die Sicherheitsdienstleistungen sind aber während dessen auch weiterhin – 3 – zwingend notwendig. Für die Interimsphase bis zum Abschluss des regulären Vergabeverfahrens muss deshalb die Vergabe eines Interimsauftrages nach Einholung mehrerer Angebote im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb nach der Vergabeverordnung (VgV) erfolgen. Es wurden unter Mithilfe der Zentralen Vergabestelle bereits geeignete Sicherheitsunternehmen für die Teilnahme am Verhandlungsverfahren ausgewählt und zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Da die Vergabe des Interimsauftrages dringend erfolgen muss, soll die Vergabeentscheidung vorab im Wege eines Vorratsbeschlusses getroffen werden. Die Verwaltung wird sodann den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilen. Die Aufwendungen für den Sicherheitsdienst im Rahmen der vorläufigen Unterbringung werden ge- genüber dem Land Baden-Württemberg im Rahmen der Kostenerstattung für die Flüchtlingsunterbrin- gung geltend gemacht. Die hierfür entstandenen Kosten werden in Form einer Pauschale und danach im Rahmen einer nachlaufenden Spitzabrechnung grundsätzlich vom Land Baden-Württemberg erstat- tet. In Anbetracht des notwendigen Leistungsvolumens von circa 1.100.000 Euro bis zum Ende der Lauf- zeit des Interimsauftrages am 1. April 2023 ist der Hauptausschuss für die Vergabe des Interimsauftra- ges an ein Sicherheitsunternehmen zuständig. Beschluss: Der Hauptausschuss beschließt Die Vergabe des Interimsauftrages über die Erbringung von Sicherheitsdienstleistungen im ehemaligen Schwesternwohnheim der ViDia-Kliniken mit einer Laufzeit bis zum 1. April 2023 und einer Auftragssumme von maximal 1.100.000 Euro (brutto). Die Ver- waltung wird ermächtigt, den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Gebot zu erteilen.

Niederschrift 34. Sitzung Hauptausschuss 8. November 2022, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 4. Punkt 5 der Tagesordnung: Unterbringung der Geflüchteten aus der Ukraine 5.1: Aktuelle Situation zur Aufnahme und Unterbringung der Geflüchteten aus der Ukraine Vorlage: 2022/2205 5.2: Vorläufige Unterbringung der Geflüchteten aus der Ukraine – Sicherheitsdienstleistun- gen Vorlage: 2022/2236 Beschluss 5.1: Der Hauptausschuss nimmt die Vorlage zur Kenntnis. Abstimmungsergebnis 5.1: Kenntnisnahme Beschluss 5.2: Der Hauptausschuss beschließt die Vergabe des Interimsauftrages über die Erbringung von Sicherheitsdienstleistungen im ehemaligen Schwesternwohnheim der ViDia-Kliniken mit ei- ner Laufzeit bis zum 1. April 2023 und einer Auftragssumme von maximal 1.100.000 Euro (brutto). Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Abstimmungsergebnis 5.2: Einstimmige Zustimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 5 mit den Unterpunkten 5.1 und 5.2 zur Behand- lung auf. Stadträtin Fahringer (GRÜNE) bedankt ich bei allen Beteiligten, die diese Herausforderung in den letzten Monaten gemeistert haben. Sie betont, dass eine ausreichende Personalausstat- tung bereitgestellt werden müsse. Weiter bittet sie darum, dass die Standardqualität für alle Geflüchteten wieder gut hergestellt werde. Sie begrüßt die Clearingstelle als niedrigschwel- lige Prüfmöglichkeit auch zur Entlastung des Amts. Sie fragt, was der Passus bedeute, dass „Stellenanforderungen, die über die im Grundsatzbeschluss genehmigten 13,5 Vollzeitwerte – 2 – hinausgehen aktuell geprüft werden“. Weiter fragt Sie inwieweit die Stabstelle VME in die Implementierung der neuen Prozessabläufe eingebunden sei. Sie sieht die Notwendigkeit der Weiterentwicklung der Ausländerbehörde zu einer modernen Willkommens- und Migrati- onsbehörde. Zu den UMAs bitte sie mitzuteilen um wie viele es sich insgesamt handele, aus welchen Ländern sie stammen und wie es mit den bestehenden Strukturen zu stemmen sei. Stadtrat Hofmann (CDU) dankt der Verwaltung für die Vorlage und lobt die Durchführung des Change-Prozesses. Stadträtin Moser (SPD) bedankt sich sehr herzlich bei allen, die sich für die Versorgung der Geflüchteten engagieren. Stadträtin Binder (DIE LINKE.) stellt lobend die Arbeit der Verwaltung hervor. Zur neuen Pro- zessstruktur fragt sie, ob auch die Personalräte eingebunden werden. Weiter fragt Sie, ob die Kostenerstattung durch das Land 1:1 erfolge und wie viel Personal für welche Aufgaben benötigt werde. Stadtrat Cramer (KAL/Die PARTEI) lobt den Umgang und das gezeigte Engagement der Äm- ter und der Zivilgesellschaft im Zusammenhang mit der Versorgung der Geflüchteten. Er geht davon aus, dass die Herausforderungen für die Stadtgesellschaft hierzu nicht abneh- men werden. Stadtrat Dr. Schmidt (AfD) fragt ebenfalls nach dem Anteil, der von der Stadt zu tragen wäre. Stadtrat Kalmbach (FW|FÜR) fragt was sich hinter dem Begriff der Linienarchitektur verbirgt. Weiter fragt er, ob die erheblichen Mehrbelastungen abdeckt seien. Bürgermeister Lenz teilt mit, dass das Vorgehen der Stadt Karlsruhe in Bezug auf die Ge- flüchteten aus der Ukraine deutschlandweit einmalig sei. Er bedankt sich auch bei den Gre- mien, ohne deren politischen Willen ein solches Vorgehen nicht möglich wäre. Herr Klein (Sozial- und Jugendbehörde) teilt zur Nachfrage von Stadträtin Fahringer (GRÜNE) mit, dass ca. 300 UMA aufgenommen worden seien. Er betont die Wichtigkeit eines Sicher- heitsdienstes, da es sich um ein 7-stöckiges Gebäude handele und nicht jedes Zimmer z. B. über separate Duschen verfüge. Des Weiteren habe die Sozialdienstleistung einen anderen Auftrag im Rahmen der Beziehungsarbeit. Zur Kostenerstattung teilt er mit, dass das Land 8,2 Mio. Euro überwiesen habe. Für die Dauer der vorläufigen Unterbringung erfolge die Er- stattung im Regelfall 1:1. In der Anschlussunterbringung erfolgte eine pauschale Erstattung. Auf die Nachfrage von Stadtrat Dr. Schmidt (AfD) teilt er mit, dass in der Leistungsbeschrei- bung sehr genau die geforderten qualitativen Kriterien bestimmt worden seien. Der Vorsitzende sagt zu, die Herkunftsländer der UMAs nachzureichen. Er verweist auf die Berichterstattung in der BNN, wonach nun ein Kulturzentrum und eine Anlaufstelle für die Geflüchteten und bereits in Karlsruhe wohnenden Ukrainer eingeweiht worden sei. Er stellt, nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, die erfolgte Kenntnisnahme zur TOP 5.1 und die einstimmige Zustimmung zu TOP 5.2 fest. – 3 – Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 23. November 2022