Aktuelle Situation zur Aufnahme und Unterbringung der Geflüchteten aus der Ukraine

Informationsvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2022/2205 Verantwortlich: Dez. 3 Dienststelle: SJB Aktuelle Situation zur Aufnahme und Unterbringung der Geflüchteten aus der Ukraine Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 08.11.2022 5.1 x Information Der Hauptausschuss nimmt die Vorlage zur Kenntnis. Finanzielle Auswirkungen Ja ☐ Nein ☒ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen Teil A Ausgangslage Aktuelle Kennzahlen: (Stand: 06.10.2022) Anzahl der Geflüchteten 3.730 Abgeschlossenen ED-Behandlung 3.500 Abgeschlossene Antragsverfahren/Erteilungen circa 1.500 (der Rest hat zumindest eine Fiktion) Aufgabenstellung der Ausländerbehörde 1. Registrierung und ED-Behandlung der Geflüchteten 2. Antragsverfahren § 24 Aufenthaltsgewährung zum vorübergehenden Schutz Zu 1. Mit Beginn des Ukraine-Krieges kam es zu einem großen Zugang von Geflüchteten aus der Ukraine. Mit höchster Priorität wurde über ein Registrierungsportal der Ausländerbehörde den Geflüchteten die Möglichkeit gegeben, ein formloses Schutzersuchen einzureichen. Das Portal hat circa 4.200 Registrie- rungen erfasst. Eine formlose Bescheinigung über die Einleitung eines Antragsverfahrens wurde auto- matisiert generiert. Eine Synchronisation mit dem Melderecht war zum damaligen Zeitpunkt nicht möglich. Dies führte zu großen Differenzen bezüglich der Fallzahlen im Aufenthaltsrecht und Melderecht. Aufgrund der eingereichten Falldaten/Personalien wurden die Meldungen an das Regierungspräsidium Karlsruhe abgesetzt. Daran ausgerichtet wird die Aufnahmequote bemessen. Ende April 2022 wurden die Geflüchteten nach und nach zur Erkennungsdienstlichen-Behandlung (ED-Behandlung) und Registrierung eingeladen. In Kooperation mit dem Polizeipräsidium Karlsruhe wurde am Standort Kochstraße 7 mit der ED-Behandlung und Registrierung begonnen. Mit Unterstüt- zung von Leiharbeitenden haben alle ED-Behandelten eine Fiktionsbescheinigung erhalten. Die aufgenommenen Geflüchteten vor der Kooperation mit dem Polizeipräsidium wurden in einer Sonderaktion nachträglich registriert. Im August 2022 wurde durch den Bund das Verteilsystem FREE (Software) eingeführt. Das heißt jeder Neuzugang wird nicht mehr über eine „händische“ Meldung an das Regierungspräsidium (RP) Karls- ruhe gemeldet. In einer Aktion des RP Karlsruhe mit den unteren Ausländerbehörden wurden Mehr- fachmeldungen (Land- und Stadtkreis, et cetera) beziehungsweise Wegzug ins Ausland/unbekannt ge- filtert sowie bereinigt. Damit sind aktuell in Karlsruhe 3.730 Geflüchtete gemeldet. Weiterhin gibt es Tageszugänge von bis zu 15 Personen. Seit dem Rechtskreiswechsel im Juni 2022 werden alle Neuzugänge unverzüglich über das sogenannte PIK-Verfahren (Personalinfrastrukturkomponentengerät) registriert und erhalten direkt zumindest eine Fiktionsbescheinigung. Zu 2. Anfangs wurde den Geflüchteten Fiktionen ausgestellt und dadurch die Rechtmäßigkeit des Aufent- halts gesichert. Im Laufe des Frühjahrs 2022 hat das Land eine Wohnsitzregelung verfügt. Geflüchtete ohne und mit Fiktion werden auf den jeweiligen Stadt- und Landkreis und Geflüchtete mit einem Auf- enthaltstitel auf das ganze Bundesland verteilt. Mit Umsetzung der EU-Massenzustrom-Richtlinie wurden die ordentlichen Antragsverfahren aufge- nommen. In einem eigenständigen Prozess außerhalb der Aufgabenstellung zu 1., wurden und wer- den die Geflüchteten aufgefordert, weitergehende Unterlagen nachzureichen. Die Dynamik der Lage mit zeitweise 500 Neuzugängen am Tag, der unklaren beziehungsweise der bü- rokratischen Wohnsitzregelungen, die der anfangs propagierten Freizügigkeit entgegenstehen und für die Stadt keinen erkennbaren Mehrwert brachten sowie insbesondere die indifferente Meldedatenlage haben sehr lange eine gesicherte Prüfung der Antragsverfahren erschwert (postalische Erreichbarkeit, – 3 – fehlende und noch unbeschriftete Briefkästen, zeitweilige Untermieten, wechselnde Unterkünfte be- ziehungsweise unklare Aufenthaltsorte). Aufgrund des fehlenden Personals und der hohen Arbeitsbelastung der Ausländerbehörde in den Be- standsaufgaben wird das Ziel, mit Ablauf der Fiktionsbescheinigung eine abschließende Entscheidung herbeizuführen, nicht erreicht werden können. Das bedeutet, dass die Verlängerung von Fiktionsbe- scheinigungen nötig ist und nicht in allen Fällen der an sich mögliche Aufenthaltstitel erteilt werden kann. Des Weiteren sind die Datenbestände im Ausländerzentralregister (AZR) beziehungsweise dem Fach- verfahren der Ausländerbehörde zu bereinigen. Hier liegen Doppelerfassungen beziehungsweise Mehrfacherfassungen vor. Gründe hierfür sind die Transkription insbesondere kyrillische/lateinische Schreibweise und eine AZR-Erfassung im Rahmen der Kooperation durch die Polizei – zusätzlich zu den AZR-Erfassungen durch die Ausländerbehörde. Dies hat sich technisch nicht vermeiden lassen. Die Ausländerbehörde ist teilweise immer noch von den Auswirkungen der pandemiebedingten Rest- riktionen, Schließzeiten und Krankheitsausfällen betroffen. Erfolge bei der Vergrößerung des Termin- angebots konnten bislang noch nicht wie im Bereich der Bürgerbüros erreicht werden. Hinzu kommen zunehmende Schwierigkeiten in der Personalakquise und lange Einarbeitungszeiten in einem komple- xen und durch stetige Novellierungen dynamischen Rechtsgebiet. Die Erfahrung zeigt, dass Leiharbeit nur bedingt zur Lösung beitragen kann. Die Ausländerbehörde steht somit vor strukturellen und orga- nisatorischen Herausforderungen. Die Unterstützungen der Polizei und des Dolmetscherpools des IB (Internationaler Bund e.V.) sind hilfreich, doch ändert sich dadurch nicht die grundsätzliche Problema- tik. Ziel ist und bleibt eine adäquate Standardqualität zu halten, in Teilen wieder zu erreichen und eine Un- gleichbehandlung der ausländischen Gruppen zu verhindern. Die Ausländerbehörde prüft die Möglich- keit der Einrichtung einer Clearing-Stelle, die nicht eventuelle Gerichtsverfahren und Instanzenzüge verhindern oder konterkarieren soll, sondern ein niederschwelliges und einfaches Instrument des Zu- gangs für Beschwerden beziehungsweise Nachprüfungen in schwierigen und existentiellen Fällen sein könnte. Dies wird in den kommenden Monaten geprüft. Unterbringung, Erstberatung und Inobhutnahmen Von den 3.730 Geflüchteten aus der Ukraine in Karlsruhe sind gut zwei Drittel davon privat unterge- kommen oder leben in selbst angemietetem Wohnraum. Städtisch untergebracht sind 1.013 Geflüch- tete aus der Ukraine. Seit dem 7. Oktober 2022 hat das ehemalige Schwesternwohnheim der ViDia- Kliniken in der Steinhäuserstraße das Rathaus West als Erstanlaufstelle und Drehscheibe für eine kurz- fristige Unterbringung abgelöst. Derzeit können dort bis zu 220 Personen aufgenommen und betreut werden. Zum Stichtag 7. Oktober waren 142 Plätze belegt. Ziel ist es, die Geflüchteten nach maximal drei Wochen in weitere Unterkünfte oder Wohnraum zu vermitteln. Städtische Unterbringung Geflüchteter aus der Ukraine zum Stichtag 07.10.2022 Art der Unterbringung Geflüchtete Personen aus der Ukraine Ehem. Schwesternwohnheim 142 Unterkünfte 598 Akquisewohnungen 273 Gesamt 1.013 Derzeit hat die Stadt Karlsruhe die vom Land vorgegebene Aufnahmequote mehr als erfüllt. Dennoch erhält Karlsruhe je nach Gesamtlage im Land über das Regierungspräsidium weitere Zuführungen aus Erstaufnahmeeinrichtungen, wenngleich in geringerem Umfang als sogenannte „Minuskreise“, deren Quote noch nicht erfüllt ist. Darüber hinaus kommen Geflüchtete auch weiterhin direkt nach Karls- ruhe, beispielsweise über Bekannte oder Verwandte. Teilweise enden auch private Unterbringungen, sodass sich dann bereits hier lebende Geflüchtete an die städtische Unterbringung wenden und im ehemaligen Schwesterwohnheim aufgenommen werden. – 4 – Die Organisation der Unterkünfte für Geflüchtete, der Umzug vom Rathaus West in das ehemalige Schwesternwohnheim, die Weiterverteilung, Akquise von Unterkünften und Wohnungen sowie das Matching sind sehr personalaufwändig. Darüber hinaus ist eine Beratung und Betreuung der Geflüch- teten sicherzustellen, damit diese die benötigte Unterstützung erhalten. Auch bei der Inobhutnahme minderjähriger unbegleiteter Ausländer (UmA) ist ein erheblicher Anstieg der Fallzahlen zu verzeichnen. Rund 1/6 geht auf ukrainische UmA zurück. Leistungsgewährung In den Leistungsabteilungen ist durch den Zuzug Geflüchteter ein erheblicher Mehraufwand entstan- den. Inzwischen ist der Übergang vom Asylbewerberleistungsgesetz beim Sozialamt in das Sozialge- setzbuch II beim Jobcenter weitestgehend abgeschlossen. Zum Stichtag 7. Oktober hat das Jobcenter 1.173 Anträge bewilligt, die 2.342 Personen betreffen. Im Sozialgesetzbuch XII verzeichnet Karlsruhe derzeit 314 Fälle aus der Ukraine. Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz erhalten 154 Be- darfsgemeinschaften. Integration und Teilhabe Wenn grundlegende Dinge wie Unterbringung, Existenzsicherung beziehungsweise Beantragung von Leistungen, Ausstellung der Fiktionsbescheinigung, Gesundheitsversorgung sowie eine Erstorientie- rung erfolgt sind, geht es im Weiteren um die Förderung der Integration und Teilhabe der Geflüchte- ten am gesellschaftlichen Leben. Dabei entstehen in der Regel weitere Unterstützungsbedarfe bei- spielsweise im Bereich Beschulung oder Kita-Besuch der Kinder, Sprachkurse, Anerkennung beruflicher Qualifikationen, besondere Finanzbedarfe, aufenthaltsrechtliche und weitere Fragen. Die jeweiligen Fachausschüsse, zum Beispiel die kommenden Schul- und auch Migrationsbeiräte, werden über die aktuellen spezifischen Entwicklungen informiert. Ein Teil der Geflüchteten benötigt außerdem besondere Unterstützung, beispielsweise Menschen mit Behinderung oder Pflegebedarf. Auch im Finanzbereich entsteht ein erheblicher Mehraufwand. Die finanztechnische Abwicklung der zusätzlich anfallenden Rechnungsvorgänge aus den neu geschlossenen Vertragsverhältnissen mit Ver- mietern, Sicherheitsunternehmen und anderen Dienstleistern im Unterbringungsbereich generieren ein höheres Arbeitsvolumen. Darüber hinaus sind die sogenannten Krankenhilfeaufwendungen für Ukrai- ner*innen im Bezug von Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz sehr aufwändig mit den behandelnden Stellen (in der Regel Ärztinnen und Ärzte beziehungsweise Krankenhäuser) abzurech- nen. Stellenanforderungen, die über die im Grundsatzbeschluss genehmigten 13,5 Vollzeitwerte hinausge- hen werden aktuell geprüft. Daher sind in Karlsruhe entsprechende Strukturen für Beratung und In- tegrationsmanagement zu erweitern und organisatorisch anzupassen. Regelmäßig findet ein Vernetzungstreffen Ukraine-Hilfe mit zivilgesellschaftlichen Akteuren und der Stadtverwaltung statt, um aktuelle Fragen zu klären sowie Bedarfe und Informationen auszutauschen. Teil B Weiteres Vorgehen Spätestens seit dem zweiten Quartal 2022 wird die akute Notwendigkeit beziehungsweise das Fehlen einer, in der Linienarchitektur der Stadtverwaltung Karlsruhe dauerhaft verankerten Ablauf- und Auf- bauorganisation des kommunalen Integrationsmanagements sichtbar. Die starke Zuwanderung geflüch- teter Menschen 2015 fortfolgende und insbesondere seit März 2022 waren und sind lediglich durch das außergewöhnliche Engagement und die Leistungsbereitschaft der beteiligten Mitarbeiter*innen, unter anderem der Sozial- und Jugendbehörde, des Büros für Integration, des Ordnungsamtes, des Hochbau- amtes sowie der Dezernate 2 und 3 erfolgreich bewältigt worden. Es ist zwingend notwendig, den akut- reaktiven Krisenmodus und das Management des Unplanbaren durch tragfähige, verlässliche und – 5 – strategisch ausgerichtete Strukturen und Prozesse sowie eine angemessene Ausstattung inklusive leis- tungsfähiger Personalressourcen abzulösen. Eine integrierte Steuerung und systematische Planung der Leistungen und Prozesse kommunalen Integ- rationsmanagements bedarf eines breit angelegten Change-Prozesses in mindestens drei Aufgabenfel- dern: ▪ Strategie: Welche kommunalen Leistungen und Produkte des Integrationsmanagements sollen mit welcher Wirkung und welchem Veränderungsziel für zentrale Zielgruppen angeboten wer- den? ▪ Prozesse: Aufbau, Weiterentwicklung und kontinuierliche Evaluation einer Prozessbibliothek Integrationsmanagement, die adäquat erfolgskritische Abhängigkeiten und professionelle Ab- läufe abbildet und optimale Steuerung unterstützt ▪ Kultur: Professionalisierung und Rationalisierung der amts- und dezernatsübergreifenden Zu- sammenarbeit mit staatlichen, ehrenamtlichen und privaten Akteuren des Integrationsmanage- ments Eine dezernats- und ämterübergreifende Steuerungsgruppe unter Beteiligung der Dezernate 3 und 2 sowie der Amtsleitungen des Ordnungsamtes, der Sozial- und Jugendbehörde und des Büros für In- tegration sowie des Personal- und Organisationsamtes verantwortet die Installation einer geeigneten Prozess- und Projektarchitektur und ist seit September 2022 tätig. Zentrale formale Anforderung an den Prozess einer Neuorganisation und -strukturierung des kommunalen Integrationsmanagements muss hierbei maximale Ergebnisoffenheit sein: auf die hierfür notwendige Haltung der Offenheit in der Dis- kussion sowie Abwägung und kritischen Betrachtung unterschiedlicher Modelle und Szenarien sind alle Beteiligten verpflichtet. Die wesentlichen Ziele der durch die Steuerungsgruppe initiierten Veränderungsprozesse der Aufbau- und Ablauforganisation: ▪ Integrationsangebote und -maßnahmen sind entlang der Bedarfe und Bedürfnisse geflüchteter Menschen zielgerichtet entwickelt und gesteuert. ▪ Integrationsangebote sind professionell, rechtskreisübergreifend und in verlässlichen, transpa- renten Prozessen unter Berücksichtigung zentraler Schnittstellen organisiert. ▪ Integrationsangebote sind ganzheitlich dezentral konzipiert und ermöglichen fallorientierte Um- setzung. Synergieeffekte und Zusammenarbeit mit Akteuren der lokalen ehrenamtlichen sind systematisch geplant und gesteuert. ▪ Eine systematische Betrachtung und Untersuchung der benötigten Personalausstattung und Res- sourcen aus organisatorischer Sicht ist erfolgt. Integrierte Prozesse und qualitätsvolle Leistungen sind effizient und kund*innenorientiert durch qualifizierte Personalbedarfsbemessung unter- stützt. Die Steuerungsgruppe wird ihre Aktivitäten in einem nächsten Schritt insbesondere auf die folgenden Themenbereiche beziehungsweise Meilensteine konzentrieren: 1. Systematische und strukturierte Aufarbeitung und Übersicht der wichtigsten Prozesse, An- spruchsberechtigten und Akteure sowie des erworbenen Wissens und der bisherigen – 6 – Erfahrungen. Angestrebte Ergebnisse dieser explorativen Arbeiten sind eine Akteurs- sowie Prozesslandkarte und eine Bibliothek gesicherter Wissensstände. Auf dieser Basis erfolgt im zweiten Schritt die grundlegende strategische Ausrichtung beziehungsweise die Verdichtung der durch die Neuaufstellung des Themenkomplexes angestrebten Veränderungen in einer Projektarchitektur: 2. Abstimmung und Synchronisierung der wichtigsten Leistungs- und Wirkungsziele in einer ge- meinsamen, ämter- und organisationsübergreifenden Strategieentwicklungsklausur. Ange- strebtes Ergebnis ist ein Projektzielsystem, aus dessen Basis Projektarchitektur, Zeitplan und Meilensteine beschrieben werden. Ergänzend wird – falls erforderlich - ein Finanzierungskonzept erarbeitet. Beschluss: Der Hauptausschuss nimmt die Vorlage zur Kenntnis.

Niederschrift 34. Sitzung Hauptausschuss 8. November 2022, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 4. Punkt 5 der Tagesordnung: Unterbringung der Geflüchteten aus der Ukraine 5.1: Aktuelle Situation zur Aufnahme und Unterbringung der Geflüchteten aus der Ukraine Vorlage: 2022/2205 5.2: Vorläufige Unterbringung der Geflüchteten aus der Ukraine – Sicherheitsdienstleistun- gen Vorlage: 2022/2236 Beschluss 5.1: Der Hauptausschuss nimmt die Vorlage zur Kenntnis. Abstimmungsergebnis 5.1: Kenntnisnahme Beschluss 5.2: Der Hauptausschuss beschließt die Vergabe des Interimsauftrages über die Erbringung von Sicherheitsdienstleistungen im ehemaligen Schwesternwohnheim der ViDia-Kliniken mit ei- ner Laufzeit bis zum 1. April 2023 und einer Auftragssumme von maximal 1.100.000 Euro (brutto). Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Abstimmungsergebnis 5.2: Einstimmige Zustimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 5 mit den Unterpunkten 5.1 und 5.2 zur Behand- lung auf. Stadträtin Fahringer (GRÜNE) bedankt ich bei allen Beteiligten, die diese Herausforderung in den letzten Monaten gemeistert haben. Sie betont, dass eine ausreichende Personalausstat- tung bereitgestellt werden müsse. Weiter bittet sie darum, dass die Standardqualität für alle Geflüchteten wieder gut hergestellt werde. Sie begrüßt die Clearingstelle als niedrigschwel- lige Prüfmöglichkeit auch zur Entlastung des Amts. Sie fragt, was der Passus bedeute, dass „Stellenanforderungen, die über die im Grundsatzbeschluss genehmigten 13,5 Vollzeitwerte – 2 – hinausgehen aktuell geprüft werden“. Weiter fragt Sie inwieweit die Stabstelle VME in die Implementierung der neuen Prozessabläufe eingebunden sei. Sie sieht die Notwendigkeit der Weiterentwicklung der Ausländerbehörde zu einer modernen Willkommens- und Migrati- onsbehörde. Zu den UMAs bitte sie mitzuteilen um wie viele es sich insgesamt handele, aus welchen Ländern sie stammen und wie es mit den bestehenden Strukturen zu stemmen sei. Stadtrat Hofmann (CDU) dankt der Verwaltung für die Vorlage und lobt die Durchführung des Change-Prozesses. Stadträtin Moser (SPD) bedankt sich sehr herzlich bei allen, die sich für die Versorgung der Geflüchteten engagieren. Stadträtin Binder (DIE LINKE.) stellt lobend die Arbeit der Verwaltung hervor. Zur neuen Pro- zessstruktur fragt sie, ob auch die Personalräte eingebunden werden. Weiter fragt Sie, ob die Kostenerstattung durch das Land 1:1 erfolge und wie viel Personal für welche Aufgaben benötigt werde. Stadtrat Cramer (KAL/Die PARTEI) lobt den Umgang und das gezeigte Engagement der Äm- ter und der Zivilgesellschaft im Zusammenhang mit der Versorgung der Geflüchteten. Er geht davon aus, dass die Herausforderungen für die Stadtgesellschaft hierzu nicht abneh- men werden. Stadtrat Dr. Schmidt (AfD) fragt ebenfalls nach dem Anteil, der von der Stadt zu tragen wäre. Stadtrat Kalmbach (FW|FÜR) fragt was sich hinter dem Begriff der Linienarchitektur verbirgt. Weiter fragt er, ob die erheblichen Mehrbelastungen abdeckt seien. Bürgermeister Lenz teilt mit, dass das Vorgehen der Stadt Karlsruhe in Bezug auf die Ge- flüchteten aus der Ukraine deutschlandweit einmalig sei. Er bedankt sich auch bei den Gre- mien, ohne deren politischen Willen ein solches Vorgehen nicht möglich wäre. Herr Klein (Sozial- und Jugendbehörde) teilt zur Nachfrage von Stadträtin Fahringer (GRÜNE) mit, dass ca. 300 UMA aufgenommen worden seien. Er betont die Wichtigkeit eines Sicher- heitsdienstes, da es sich um ein 7-stöckiges Gebäude handele und nicht jedes Zimmer z. B. über separate Duschen verfüge. Des Weiteren habe die Sozialdienstleistung einen anderen Auftrag im Rahmen der Beziehungsarbeit. Zur Kostenerstattung teilt er mit, dass das Land 8,2 Mio. Euro überwiesen habe. Für die Dauer der vorläufigen Unterbringung erfolge die Er- stattung im Regelfall 1:1. In der Anschlussunterbringung erfolgte eine pauschale Erstattung. Auf die Nachfrage von Stadtrat Dr. Schmidt (AfD) teilt er mit, dass in der Leistungsbeschrei- bung sehr genau die geforderten qualitativen Kriterien bestimmt worden seien. Der Vorsitzende sagt zu, die Herkunftsländer der UMAs nachzureichen. Er verweist auf die Berichterstattung in der BNN, wonach nun ein Kulturzentrum und eine Anlaufstelle für die Geflüchteten und bereits in Karlsruhe wohnenden Ukrainer eingeweiht worden sei. Er stellt, nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, die erfolgte Kenntnisnahme zur TOP 5.1 und die einstimmige Zustimmung zu TOP 5.2 fest. – 3 – Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 23. November 2022