Aktueller Sachstandsbericht zum Haushaltssicherungsprozess

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2022/2139 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: POA Aktueller Sachstandsbericht zum Haushaltssicherungsprozess Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Personalausschuss 18.10.2022 4 x Beschlussantrag (Kurzfassung) 1. Antrag an den Personalausschuss: Der Personalausschuss nimmt die vorgeschlagenen Maßnahmen zur Kenntnis und empfiehlt zur Sicherung der Leistungsfähigkeit der Stadt Karlsruhe die Umsetzung der Maßnahmen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen Notwendigkeit der Haushaltssicherung Im Doppelhaushalt 2022/2023 sowie in den Jahren des nächsten Doppelhaushaltes 2024/2025 wird die Stadt Karlsruhe nach aktuellem Planungsstand ihren Ergebnishaushalt nicht ausgleichen können. Auch wird es nicht möglich sein, aus der laufenden Verwaltungstätigkeit einen liquiden Überschuss zu erzielen, der zur Finanzierung der städtischen Investitionen herangezogen wird. Die Investitionen sind daher eins zu eins mit Krediten zu finanzieren. Das Regierungspräsidium Karlsruhe hat hierauf reagiert und den aktuellen Doppelhaushalt 2022/2023 nur unter strengen Auflagen genehmigt. Der Ergebnishaushalt ist durch geeignete Maßnahmen zu konsolidieren und die weitere Verschuldung pro Haushaltsjahr wurde auf jeweils 200 Millionen Euro gedeckelt. Die Stadt Karlsruhe ergreift aktuell im Rahmen des Gesamtkonzepts zur „Haushaltssicherung“ geeignete Maßnahmen. Mit der dritten Stufe richtet sich der Fokus auf die Haushaltsaufstellung des Doppelhaushalts 2024/2025. Hierzu wurden die städtischen Ämter, Stabsstellen und Dezernate im April 2022 aufgefordert, Maßnahmen zur Ergebnisverbesserung von 60 Millionen Euro zu erarbeiten. Die für 2024 bis zum prognostizierten Defizit von 102 Millionen Euro verbleibenden 42 Millionen Euro sollen über einen konsequenten Haushaltsvollzug aufgebracht werden. Aufgrund aktueller Preissteigerungen wird ein konsequenter Haushaltssicherungsprozess notwendiger denn je. Um die städtische Handlungsfähigkeit weiterhin gewährleisten zu können, wurden nachfolgende Maßnahmen durch den entsprechenden Fachbereich erarbeitet: 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge Dem Personal- und Organisationsamt stehen künftig folgende Haushaltsmittel zur Verfügung: Ursprüngliche Planung Mifri Neu Personalbudget 17.196.520 16.696.520 Sachkostenbudget 3.773.730 3.643.230 Gesamt 20.970.250 20.339.750 -43,4 -48 -102 -121 -140 -120 -100 -80 -60 -40 -20 0 in Mio. EUR Ergebnisrechnung 216 303 319 304 100 150 200 250 300 350 in Mio. EUR Investitionen (Stand: 27.09.2022) max. Kreditaufnahme 2022 2023 2024 2025 2022 2023 2024 2025 – 3 – 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen Zuständigkeit Verwaltung Bereich/Amt Maßnahme Name Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe POA Neuorganisation Grippeimpfaktion in 2024 und 2025 -Hausärzte, die im Rathaus/in eignen Räumen impfen- 15.000€ 15.000€ POA Reduzierung Budget Personalgewinnungsmaßnahmen für Berufserfahrene 67.000€ 67.000€ POA Tagung für leitende Führungskräfte in einem zweijährigen Rhythmus 20.000€ 20.000€ POA Aussetzen der gesamtstädtischen Tagung (Gesundheitstag und Führungstag) 20.000€ 20.000€ POA SAP-HCM-Modul Reisemanagement wird nicht weiter ausgerollt 8.500€ 8.500€ Gesamt: 130.500€ 130.500€ Ergänzende Informationen: Neuorganisation Grippeimpfaktion: Eingesetztes Instrument aus dem Instrumentenkoffer: Portfoliomanagement Die Abrechnung der bisherigen städtischen Grippeimpfungen gestaltet sich für Betriebsärzte problematisch. Eine allgemeine Impfempfehlung durch die Ständige Impfkommission existiert nicht, allgemein ist die Nachfrage von Grippeimpfungen tendenziell abnehmend. Durch das Tragen von Masken sind positive Nebeneffekte auf Grippeinfektionen zu erwarten und die Zahl der Grippefälle wird wie in den letzten beiden Jahren gering bleiben. Für den Ärztlichen Dienst sind die dezentralen Impf-Aktionen in den Dienststellen darüber hinaus mit einem hohen personellen Aufwand verbunden. Ergänzende Informationen: Budget Personalgewinnungsmaßnahmen für Berufserfahrene Eingesetzte Instrumente aus dem Instrumentenkoffer: Portfoliomanagement, Standardkritik Stellen sind grundsätzlich auszuschreiben. Im Rahmen der Haushaltssicherung wurde aktuell der grundsätzliche Vorrang der internen vor einer externen Stellenausschreibung beschlossen. Das POA beobachtet die Recruitingtrends und berät die Dienststellen zur Personalgewinnung sowie zu geeigneten Veröffentlichungsmedien. Die letztendliche Entscheidung über Ausschreibungsmedien und -wege liegt bei den Dienststellen, dennoch ist trotz stetig wachsender Anzahl der Stellenausschreibungen im demografischen Wandel mit einer etwas abgeflachten Steigerung der Kosten durch externe Personalgewinnungsmaßnahmen zu rechnen. Ergänzende Informationen: Zu Tagung für leitende Führungskräfte in einem zweijährigen Rhythmus Eingesetzte Instrumente aus dem Instrumentenkoffer: Portfoliomanagement, Aufgaben- und Standardkritik Es wurden die Kosten und der Nutzen bei Durchführung der Veranstaltung in jährlichem und 2- jährigen Rhythmus kritisch gegenübergestellt. Insbesondere mit Blick auf die Signal- und Vorbildwirkung erschien eine Streichung der Aktivitäten im Bereich der Managementwicklung und Dialogformate zielführend Ergänzende Informationen: Aussetzen der gesamtstädtischen Tagung (Gesundheitstag und Führungstag) – 4 – Eingesetzte Instrumente aus dem Instrumentenkoffer: Portfoliomanagement, Aufgaben- und Standardkritik Systematische und zielorientierte Gegenüberstellung der Auswirkungen (Wirkungsanalyse) im Portfolio Fort- und Weiterbildung und dem Haushaltsansatz für gesamtstädtische Tagungen. Führungs- und Gesundheitstage haben unbestritten Vorteile mit Blick auf gute Vernetzung, Impulssetzung etc. Aufgrund von Corona konnte der Tag letztes Jahr nur digital stattfinden. Das Aussetzen der gesamtstädtischen Tagung hat geringere Auswirkungen auf Mitarbeiter*innen, als die Reduzierung von weiteren Ausgaben in der Fort- und Weiterbildung Ergänzende Information: SAP-HCM-Modul Reisemanagement wird nicht weiter ausgerollt Eingesetzte Instrumente aus dem Instrumentenkoffer: Portfoliomanagement, Aufgaben- und Standardkritik, Geschäftsprozessoptimierung Das Modul SAP-HCM Reisemanagement wurde pilothaft in einigen Dienststellen erprobt. Dabei zeigte sich, dass die digitalen Abläufe nur teilweise für einen gesamtstädtischen Einsatz zur Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen geeignet sind. Die Akzeptanz bei den Pilotdienststellen war zurückhaltend. Eine notwendige Weiterentwicklung mit dem Dienstleister Komm.one dauert bekannterweise sehr lange. Aktuell werden mittelfristig einsetzbare, weitere digitale Möglichkeiten und existierende Tools für den Einsatz in der Dienstreisebeantragung und Abrechnung evaluiert und überprüft. Zuständigkeit Ausschuss/Gemeinderat Bereich/Amt Maßnahme Name Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe POA Verschiebung der beamtenrechtlichen Beförderungen auf Termine ab dem 1. August eines Kalenderjahres 500.000€ 500.000€ Gesamt: 500.000€ 500.000€ Eingesetzte Instrumente aus dem Instrumentenkoffer: Portfoliomanagement, Benchmarking Die Verschiebung von wenigen (max. 7) Monaten der beamtenrechtlichen Beförderungen hat keine rechtlichen Auswirkungen (kein Anspruch auf Beförderung). Erste Beförderungsämter sind mit Blick auf die Nachwuchskräftegewinnung ausgenommen. 40 % der eingesparten Kosten erbringen nicht die betroffenen Beamt*innen, sondern diese resultieren aus der Reduzierung der Umlagekosten an den KVBW. Dieser Effekt wird auch von anderen Kommunen durch bewusste Terminierung der Beförderungen genutzt. 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Das POA verfolgt in den nächsten Jahren u.a. folgende strategische Ziele: Verwaltungsspitze und Politik sind in die Lage versetzt, Personal mit gesamtstädtischer Perspektive zielorientiert zu steuern. Der Organisationsstellenplan bildet strategische Leistungs- und Arbeitsschwerpunkte ab. Innovative und zukunftsfähige Konzepte greifen moderne Entwicklungen in den Handlungsfeldern Organisation und Personal auf und dienen der Sicherstellung der stadtweiten Aufgabenerledigung sowie der Erhaltung der Mitarbeiter*innenzufriedenheit. – 5 – Einheitliches Verwaltungshandeln in den Aufgabenbereichen Personal- und Organisation ist durch systematische, strukturierte Evaluation und Weiterentwicklung von Grundsatzdokumenten, Handlungsrahmen und Standards sichergestellt. Ein stadtweites Berichtswesen in den Themenfeldern Organisation und Personal zur Steuerungsunterstützung befähigt zur Verbesserung der Qualität von Verwaltungsentscheidungen. Die laufenden Maßnahmen zu Veränderungen von Standards (bei der Personalbindung und Personalgewinnung beispielsweise steigende Standards und durch Ausweitung von Homeoffice beispielsweise Flächenoptimierungen), die eingeleiteten Maßnahmen zum Transfer von Expertenwissen, die laufenden Aufgaben- und Geschäftsprozessoptimierungen sowie die Vielzahl von Digitalisierungsprojekten sollen die Erreichung der o.g. Ziele gewährleisten. Beschluss: I. Beratung der Vorlage in der Sitzung des Personalausschusses am 18. Oktober 2022 Antrag an den Personalausschuss Der Personalausschuss nimmt die vorgeschlagenen Maßnahmen zur Kenntnis und empfiehlt zur Sicherung der Leistungsfähigkeit der Stadt Karlsruhe die Umsetzung der Maßnahmen.