Aktueller Sachstandsbericht des Dezernats 1 zum Haushaltssicherungsprozess
| Vorlage: | 2022/2129 |
|---|---|
| Art: | Beschlussvorlage |
| Datum: | 11.10.2022 |
| Letzte Änderung: | 03.03.2025 |
| Unter Leitung von: | Dezernat 1 |
| Erwähnte Stadtteile: | Durlach, Südstadt |
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Informationsvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2022/2129 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: Aktueller Sachstandsbericht des Dezernat 1 zum Haushaltssicherungsprozess Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 08.11.2022 13.1 X Information (Kurzfassung) Der Hauptausschuss nimmt die vorgeschlagenen Maßnahmen zur Kenntnis. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen Notwendigkeit der Haushaltssicherung Im Doppelhaushalt 2022/2023 sowie in den Jahren des nächsten Doppelhaushaltes 2024/2025 wird die Stadt Karlsruhe nach aktuellem Planungsstand ihren Ergebnishaushalt nicht ausgleichen können. Auch wird es nicht möglich sein, aus der laufenden Verwaltungstätigkeit einen liquiden Überschuss zu erzielen, der zur Finanzierung der städtischen Investitionen herangezogen wird. Die Investitionen sind daher eins zu eins mit Krediten zu finanzieren. Das Regierungspräsidium Karlsruhe hat hierauf reagiert und den aktuellen Doppelhaushalt 2022/2023 nur unter strengen Auflagen genehmigt. Der Ergebnishaushalt ist durch geeignete Maßnahmen zu konsolidieren und die weitere Verschuldung pro Haushaltsjahr wurde auf jeweils 200 Millionen Euro gedeckelt. Die Stadt Karlsruhe ergreift aktuell im Rahmen des Gesamtkonzepts zur „Haushaltssicherung“ geeignete Maßnahmen. Mit der dritten Stufe richtet sich der Fokus auf die Haushaltsaufstellung des Doppelhaushalts 2024/2025. Hierzu wurden die städtischen Ämter, Stabsstellen und Dezernate im April 2022 aufgefordert, Maßnahmen zur Ergebnisverbesserung von 60 Millionen Euro zu erarbeiten. Die für 2024 bis zum prognostizierten Defizit von 102 Millionen Euro verbleibenden 42 Millionen Euro sollen über einen konsequenten Haushaltsvollzug aufgebracht werden. Aufgrund aktueller Preissteigerungen wird ein konsequenter Haushaltssicherungsprozess notwendiger denn je. Um die städtische Handlungsfähigkeit weiterhin gewährleisten zu können, wurden nachfolgende Maßnahmen durch den entsprechenden Fachbereich erarbeitet: -43,4 -48 -102 -121 -140 -120 -100 -80 -60 -40 -20 0 in Mio. EUR Ergebnisrechnung 216 303 319 304 100 150 200 250 300 350 in Mio. EUR Investitionen (Stand: 27.09.2022) max. Kreditaufnahme 2022 2023 2024 2025 2022 2023 2024 2025 – 3 – 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge – Übersicht Dezernat 1 ohne Stadtamt Durlach und Ortsverwaltungen THH Dienststelle Transfer- budget Mifri 2024 Personal- budget Mifri 2024 Sachkosten- budget Mifri 2024 Gesamt- budget Mifri 2024 Gesamt- budget Mifri 2024 neu 1000 Hauptamt mit Dezernaten 105.004 11.583.880 5.976.545 17.665.429 17.083.587 1000 Stabsstelle SAM 0 928.050 650.628 1.578.678 1.537.078 1000 Stabsstelle Projektcontrolling 0 557.390 2.550 559.940 543.650 1000 Stabsstelle VME 0 611.540 523.296 1.134.836 1.084.013 1300 Presse- und Informationsamt 0 2.219.820 432.270 2.652.090 2.561.422 1400 Rechnungsprüfungsamt 0 3.234.990 44.800 3.279.790 3.185.071 3000 Zentraler Juristischer Dienst 0 5.912.840 192.652 6.105.492 5.940.172 Summe Dezernat 1 (ohne StA Durlach und OVen) 105.004 25.048.510 7.822.741 32.976.255 31.934.993 Die Einsparvorschläge des Stadtamtes Durlach und der Ortsverwaltungen werden in den jeweiligen Ortschaftsräten vorberaten. 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen Dezernat 1 - Übersicht Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe Zuständigkeit Verwaltung 997.262 € 997.262 € Zuständigkeit Ausschuss / Gemeinderat 44.000 € 44.000 € Summe 1.041.262 € 1.041.262 € 2.1. Zuständigkeit Verwaltung Bereich / Amt Maßnahme Name Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe Dezernate Reduzierungen der Standards (Bewirtung, Fortbildung, Dienstreisen und Geschäfts-aufwendungen) im Bereich der Dezernate 75.000 € 75.000 € Dezernate Stellenreduzierung von 0,7 VZW im Bereich der Dezernate 69.860 € 69.860 € Hauptamt Stellenreduzierung von 0,6 VZW bei Abteilung Protokoll / Städtepartnerschaften / Saalmanagement 62.340 € 62.340 € Hauptamt Stellenreduzierung von 1,0 VZW in der Zentralen Poststelle 53.600 € 53.600 € Hauptamt Stellenreduzierung Stelle 0,63 VZW in der Hauptregistratur 32.823 € 32.823 € Hauptamt Reduzierung der Standards im Bereich Städte- und Projektpartnerschaften 57.000 € 57.000 € Hauptamt Reduzierung der Standards im Repräsentationsbereich 30.000 € 30.000 € Hauptamt Reduzierung der Kopierkosten in der Rathausdruckerei 20.000 € 20.000 € Hauptamt Reduzierung der Portokosten in der Zentralen Poststelle 100.000 € 100.000 € Hauptamt Reduzierung der Standards bei der Geschenkebeschaffung 35.000 € 35.000 € – 4 – Hauptamt Reduzierung der Rohstoffbeschaffung in der Rathausdruckerei 20.000 € 20.000 € Gesamt- personalrat Reduzierung der Lizenzkosten im Gesamtpersonalrat 1.219 € 1.219 € Stabsstelle SAM Reduzierung Sachkostenbudget 41.600 € 41.600 € Stabstelle Projekt- controlling Reduzierung Stelle Assistenz um 0,3 VZW 16.290 € 16.290 € Stabsstelle VME Reduzierung bei der Implementierung zeitgemäßer und agiler Arbeitsweisen inkl. Sachkosten 23.173 € 23.173 € Stabsstelle VME Reduzierung Innen- und Außendarstellung der Korridorthemen, ihrer Leitprojekte und korrespondierender Projekte 27.650 € 27.650 € Presse und Information Stellenreduzierung von 0,65 VZW 55.965 € 55.965 € Presse und Information Reduktion einzelner Positionen der Öffentlichkeitsarbeit 34.703 € 34.703 € RPA Reduzierung Personalaufwand, um 0,26 VZW bei Prüfung intern 30.160 € 30.160 € RPA Reduzierung Personalaufwand, um 0,44 VZW bei Prüfung extern 54.868 € 54.868 € RPA Reduzierung Sachaufwand, RPA gesamt 3.591 € 3.591 € RPA Reduzierung der int. Miete (an HGW), bei Prüfung intern 6.100 € 6.100 € ZJD Reduzierung Personalstelle um 0,5 VZW beim Gleichstellungsbüro (Entwicklung und Umsetzung eines Beratungsangebots für Frauen zur gleichberechtigten Teilhabe im Berufsleben) 28.700 € 28.700 € ZJD Reduzierung von 0,5 VZW im Justiziariat 47.050 € 47.050 € ZJD Reduzierung von 0,3 VZW im Wasserrecht 25.170 € 25.170 € ZJD Reduzierung der Stellenbewertung des Stadtkonservators 20.000 € 20.000 € ZJD Reduzierung bei Sachkostenbudget ZJD 8.000 € 8.000 € ZJD Reduzierung bei Sachkostenbudget Grundstücksbewertungsstelle 13.400 € 13.400 € ZJD Ertragssteigerung durch Konzeptionsänderung bei dem Verkauf des Immobilienmarktberichts 4.000 € 4.000 € Summe 997.262 € 997.262 € Details siehe Ziffer 2.1 der Anlagen 1 bis 7 2.2. Zuständigkeit Ausschuss / Gemeinderat Bereich / Amt Maßnahme Name Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe Hauptamt Reduzierung der Zuschüsse an die Fraktionen des Gemeinderates 25.000 € 25.000 € ZJD Ertragssteigerung durch Erhöhung Verwaltungsgebühren Gutachterausschuss / Grundstücksbewertungsstelle 17.500 € 17.500 € ZJD Ertragssteigerung durch Erhöhung Verwaltungsgebühren öffentliche Leistungen 1.500 € 1.500 € Summe 44.000 € 44.000 € Details siehe Ziffer 2.2 der Anlagen 1 bis 7 – 5 – 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Details siehe Ziffer 3 der Anlagen 1 bis 7 Beschluss: Der Hauptausschuss nimmt die vorgeschlagenen Maßnahmen zur Kenntnis.
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Anlage 1 zur Beschlussvorlage, Dezernat 1 Aktueller Sachstandsbericht zum Haushaltssicherungsprozess des Hauptamtes 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge In der mittelfristigen Finanzplanung ist für die Hauptverwaltung (Hauptamt, Dezernate und GPR) ein Personalbudget von 11.583.880 € eingeplant. Durch verschiedene Haushaltssicherungsmaßnahmen können Personalkosten von 218.623 € eingespart werden. Das eingeplante Sachkostenbudget von 5.976.545 € wird durch Einsparmaßnahmen um 363.219 € reduziert. MiFri 2024 Neu 2024 Personalbudget 11.583.880 € 11.365.257 € Sachkostenbudget 5.976.545 € 5.613.326 € Transferkostenbudget 105.004 € 105.004 € 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen 2.1. Zuständigkeit Verwaltung Bereich/Amt Maßnahme Name Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe Dezernate Reduzierungen der Standards (Bewirtung, Fortbildung, Dienstreisen und Geschäfts-aufwendungen) im Bereich der Dezernate 75.000 € 75.000 € Dezernate Stellenreduzierung von 0,7 VZW im Bereich der Dezernate 69.860 € 69.860 € Hauptamt Stellenreduzierung von 0,6 VZW bei Abteilung Protokoll / Städtepartnerschaften / Saalmanagement 62.340 € 62.340 € Hauptamt Stellenreduzierung von 1,0 VZW in der Zentralen Poststelle 53.600 € 53.600 € Hauptamt Stellenreduzierung Stelle 0,63 VZW in der Hauptregistratur 32.823 € 32.823 € Hauptamt Reduzierung der Standards im Bereich Städte- und Projektpartnerschaften 57.000 € 57.000 € Hauptamt Reduzierung der Standards im Repräsentationsbereich 30.000 € 30.000 € Hauptamt Reduzierung der Kopierkosten in der Rathausdruckerei 20.000 € 20.000 € Hauptamt Reduzierung der Portokosten in der Zentralen Poststelle 100.000 € 100.000 € Hauptamt Reduzierung der Standards bei der Geschenkebeschaffung 35.000 € 35.000 € Hauptamt Reduzierung der Rohstoffbeschaffung in der Rathausdruckerei 20.000 € 20.000 € Gesamt- personalrat Reduzierung der Lizenzkosten im Gesamtpersonalrat 1.219 € 1.219 € Gesamt: 556.842 € 556.842 € Maßnahme: Reduzierungen der Standards im Bereich der Dezernate – 2 – Bei den Dezernaten können durch Standardreduzierungen in den Bereichen Bewirtung, Fortbildung, Dienstreisen und Geschäftsaufwendungen Kosteneinsparungen generiert werden. Durch die Umstellung der Fahrbereitschaft auf Hybridfahrzeuge werden ebenfalls die Treibstoffkosten reduziert. Maßnahme: Stellenreduzierung von 0,7 VZW im Bereich der Dezernate Eine Stelle von 1,0 VZW im Dezernat 1 ist aktuell zu 30% besetzt. Durch Standardreduzierungen und eine Verlagerung der Aufgaben können dauerhaft 0,7 VZW eingespart werden. Aktuell werden weitere 0,3 VZW der Mitarbeiter*in durch das Forum Recht finanziert. Sofern dieser Personalgestellungsvertrag aufgekündigt wird, hat die Mitarbeiter*in Anspruch auf eine Beschäftigung von 60% bei der Stadt Karlsruhe. Somit müssten weitere 0,3 VZW durch die Stadt Karlsruhe finanziert werden. Maßnahme: Stellenreduzierung von 0,6 VZW bei Abteilung Protokoll / Städtepartnerschaften / Saalmanagement Eine Stelle von 0,6 VZW kann in der Abteilung Protokoll, Städtepartnerschaften, Patenschaften, Saalmanagement ab November 2022 unbesetzt bleiben. Durch Standardreduzierungen und eine Verlagerung der Aufgaben innerhalb der Abteilung kann die Stelle dauerhaft eingespart werden. Die Umsetzung der Standardreduzierungen ist zwingend erforderlich. Maßnahme: Stellenreduzierung von 1,0 VZW in der Zentralen Poststelle Die Stelle in der Zentralen Poststelle (1,0 VZW) ist krankheitsbedingt seit Februar 2021 unbesetzt. Durch die fortschreitende Digitalisierung, die zukunftsorientierte Personalplanung und die Neukonzeption der Zentrale Poststelle hat sich gezeigt, dass die Stelle dauerhaft eingespart werden kann. Die Folgen der Einführung des E-Posteingangs sind derzeit noch nicht endgültig abzusehen. Maßnahme: Stellenreduzierung Stelle 0,63 VZW in der Hauptregistratur Durch die fortschreitende Digitalisierung, die zukunftsorientierte Personalplanung und die Neukonzeption der Hauptregistratur kann eine Stelle von 0,63 VZW dauerhaft eingespart werden. Gegebenenfalls muss ein Anteil der zu digitalisierenden Papierakten fremdvergeben werden. Maßnahme: Reduzierung der Standards im Bereich Städte- und Projektpartnerschaften Im Bereich Städte- und Projektpartnerschaften werden verschiedene Standards zurückgefahren. Beispielsweise werden Jubiläen von Städte- und Projektpartnerschaften künftig nur noch alle 10 Jahre begangen sowie zu 25. und 75. Bestehen. Die Sonderprojekte mit den türkischen Projektpartner-städten werden aufgrund der aktuellen politischen Lage reduziert. Maßnahme: Reduzierung der Standards im Repräsentationsbereich Im Bereich der Repräsentation werden verschiedene Standards zurückgefahren: Beim repräsentativen Schriftverkehr wird sowohl der Adressatenkreis wie auch der Rhythmus für Glückwünsche stark reduziert. Die Ausgabe von Geschenken wird verringert. Darüber hinaus werden die Bewirtungsleistungen bei Veranstaltungen und bei Sitzungen kritisch hinterfragt. Maßnahme: Reduzierung der Kopierkosten in der Rathausdruckerei Durch die allgemeine Reduzierung der Druckaufträge insbesondere des Broschürendrucks (Vorabgenehmigung durch die Dezernate) können in der Rathausdruckerei 20.000 € (ca. 10% des Budgets) in Form von Kopierermiete bzw.-kosten eingespart werden. Durch Erhöhung der Preise für Papier und technischer Infrastruktur können ggf. zusätzliche Kosten anfallen. Maßnahme: Reduzierung der Portokosten in der Zentralen Poststelle Durch die zunehmende Digitalisierung ist ein Rückgang der zu versendenden Papierpost zu verzeichnen. Sowohl in 2021 sowie -hochgerechnet- in 2022 führt dies zu einem Saldo von ca. 220.000 € an nicht verbrauchten Budgetmitteln. – 3 – In 2023 erfolgt die Neuausschreibung der Postdienstleistungen. Nach derzeitiger Einschätzung ist insbesondere durch die gestiegenen Energiekosten und die damit verbundene Steigerung der Einzelpreise mit jährlichen Mehraufwendungen von ca. 100.000 € bis 120.000 € zu rechnen. Somit können die Portokosten der Zentralen Poststelle um 100.000 € reduziert werden. Maßnahme: Reduzierung der Standards bei der Geschenkebeschaffung Das Hauptamt führt einen breit aufgestellten Geschenkebestand, von Streuartikeln bis hin zu hochwertigen Majolika-Wandtellern. Der Geschenkebestand soll verschlankt und die Ausgabe von Geschenken reduziert werden. Dies wird durch folgende Maßnahmen erreicht: - Reduzierung der Auswahl an verschiedenen vorrätigen Geschenkartikeln - Reduzierung der Geschenkbeigaben zu Glückwunschschreiben - Reduzierung der Geschenkausgabe bei repräsentativen Veranstaltungen Maßnahme: Reduzierung der Rohstoffbeschaffung in der Rathausdruckerei Durch die allgemeine Reduzierung der Druckaufträge insbesondere des Broschürendrucks (Vorabgenehmigung durch die Dezernate) und der fortschreitenden Digitalisierung können die Kosten für die Rohstoffbeschaffung (Druckereilager) um 20.000 € reduziert werden Durch die Steigerung der Rohstoffpreise für Papier können ggf. zusätzliche Kosten anfallen. Maßnahme: Reduzierung der Lizenzkosten im Gesamtpersonalrat Bei der Nutzung der Haufe-Datenbank können dauerhaft Lizenzkosten von 1.219 € eingespart werden. 2.2. Zuständigkeit Ausschuss / Gemeinderat Bereich/Amt Maßnahme Name Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe Hauptamt Reduzierung der Zuschüsse an die Fraktionen des Gemeinderates 25.000 € 25.000 € Gesamt: 25.000 € 25.000 € Maßnahme: Reduzierung der Zuschüsse an die Fraktionen des Gemeinderates Das Hauptamt zahlt vierteljährlich die Zuschüsse an die Fraktionen aus. Die Gesamtkosten für das Jahr 2022 belaufen sich auf 1.433.989 €. Seit mehreren Jahren werden die Zuschüsse von den Fraktionen nicht ausgeschöpft. Durchschnittlich werden ca. 100.000 € nicht verbrauchter Mittel an die Stadt Karlsruhe zurückbezahlt. Mit der konstituierenden Sitzung des neuen Gemeinderats im Herbst 2024 sollen die Zuschüsse der Fraktionen angepasst werden. Dies bedeutet eine Einsparung in 2024 von 25.000€ (anteilige Anpassung) und ab 2025 von 100.000 € jährlich. 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Im Hauptamt gibt es Bereiche, bei denen mit zunehmender Digitalisierung Stellen/Stellenanteile entfallen können. Demgegenüber stehen Bereiche mit zunehmenden Anforderungen, die kurz- und mittelfristig nicht über Einsparungen durch die Digitalisierung kompensiert werden können. Hier eine Balance zu erreichen und zu halten ist neben der Gewinnung von qualifizierten Mitarbeitenden eine zentrale Herausforderung in den nächsten Jahren.
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Anlage 2 zur Beschlussvorlage, Dezernat 1 Aktueller Sachstandsbericht zum Haushaltssicherungsprozess der Stabsstelle Außenbeziehungen und Strategisches Marketing 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge MiFri 2024 Neu 2024 Personalbudget 928.050 928.050 Sachkostenbudget 650.628 609.028 Transferkostenbudget 0 0 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen 2.1. Zuständigkeit Verwaltung Bereich/Amt Maßnahme Name Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe SAM Reduzierung Sachkostenbudget 41.600 € 41.600 € Gesamt: 41.600 € 41.600 € 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Die gesamte Arbeit der Stabsstelle Außenbeziehungen und Strategisches Marketing (SAM) ist an Strategien orientiert, die entweder vom Oberbürgermeister vorgegeben oder vom Gemeinderat beschlossen wurden. Zu nennen sind hier beispielsweise die Internationalisierungsstrategie, das Grundsatzpapier zur Kommunalen Entwicklungszusammenarbeit, die Markenstrategie sowie die Grenzüberschreitende Zusammenarbeit bzw. die Intensivierung der Zusammenarbeit mit Frankreich insgesamt. An dieser Verfahrensweise wird SAM auch künftig festhalten.
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Anlage 3 zur Beschlussvorlage, Dezernat 1 Aktueller Sachstandsbericht zum Haushaltssicherungsprozess der Stabsstelle Projektcontrolling 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge Die Einsparvorgabe für die SPC für das HHJ 2024 beträgt 15.990 Euro. Die SPC verfügt über ein sehr geringes Sachkostenbudget von rund 2.550 Euro/Jahr, so dass die Einsparungen aus dem Personalbudget erbracht werden müssen. Die Einsparvorgabe von 15.990 Euro wird durch die Reduzierung bei der Stelle Assistenz um 0,3 VZW mit 16.290 Euro erfüllt. Voraussetzung dafür sind der Wegfall der Sekretariatsvertretungen bei Dezernat 4 und Dezernat 6 sowie die komplette Einführung elektronischer Akten. 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen 2.1. Zuständigkeit Verwaltung Bereich/Amt Maßnahme Name Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe SPC Reduzierung Stelle Assistenz um 0,3 VZW 16.290 € 16.290 € Gesamt: 16.290 € 16.290 € 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Die SPC versteht sich als interner Dienstleister, der im Verständnis eines zeitgemäßen Controllings Steuerungsunterstützend, beratend und prüfend die über die Dezernate verteilten Bauaufgaben zusammenbindet. Dabei richtet sich der Blick immer auf die Finanz-, Bau-, Betriebs- und Nachhaltigkeitsaspekte der Planung und Umsetzung. Aus diesem Kontext ergeben sich kurz- und mittelfristig folgende Themen: - Harmonisierung der Prozesse der Bauämter, einheitliche Standards - Umgang mit knappen Ressourcen – Kreislaufwirtschaft - Klimagerechtes Bauen
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Anlage 4 zur Beschlussvorlage, Dezernat 1 Aktueller Sachstandsbericht zum Haushaltssicherungsprozess der Stabsstelle Verwaltungs- und Managemententwicklung 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge In der mittelfristigen Finanzplanung ist beim Teilhaushalt 1000 Hauptverwaltung für die Stabsstelle Verwaltungs- und Managemententwicklung ein Personalbudget von 611.540 € und ein Sachkostenbudget von 523.296 € eingeplant. Die zu erbringende Einsparsumme in Höhe von 50.823 € wird durch Kürzung des Sachkostenbudgets erbracht, da im Personalbudget keine Einsparungen möglich sind. 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen 2.1. Zuständigkeit Verwaltung Bereich/Amt Maßnahme Name Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe Stabsstelle für Verwaltungs- und Managemententwicklung Reduktion bei der Implementierung zeitgemäßer und agiler Arbeitsweisen incl. Sachkosten 23.173 € 23.173 € Stabsstelle für Verwaltungs- und Managemententwicklung Reduktion bei der Innen- und Außendarstellung der Korridorthemen, ihrer Leitprojekte und korrespondierender Projekte 27.650 € 27.650 € Gesamt: 50.823 € 50.823 € Maßnahme: Reduktion bei der Implementierung zeitgemäßer und agiler Arbeitsweisen incl. Sachkosten Die Stadtverwaltung ist auf dem Weg zu einer agilen und digitalen Verwaltung. Dabei gilt es, die strategische Weiterentwicklung der Stadt Karlsruhe im Bereich Führung, Führungs- und Zusammenarbeitskultur zu lancieren. Ziel ist es die Prozess- und Ergebnisqualität in Projekten sowie in der täglichen Arbeit zu erhöhen, um so die Effektivität zu steigern und Zukunftsfähigkeit der Verwaltung zu sichern. Hierfür werden unter anderem agile Arbeitsweisen eingeführt, aktiv begleitet, verstetigt und fortentwickelt (u. a. die IQ-Arbeitsweise) und mit geeigneten digitalen Zusammenarbeitstools verknüpft. Agile Arbeitsmethoden und Organisationsformen ermöglichen es Mitarbeitenden und Dienststellen noch besser auf Veränderungen wie die Digitalisierung, den demographischen Wandel oder disruptive Krisen (Klimawandel, Pandemie, Krieg) reagieren zu können, sowie sich entsprechend anzupassen. Auf diese Weise können Entscheidungen schneller getroffen und umgesetzt werden. Die Einführung und kontinuierliche Begleitung agiler Arbeitsmethoden ist für die Weiterentwicklung der Verwaltung und deren Zukunftsfähigkeit ein entscheidendes Element. Mit der Reduktion einer solchen Begleitung und Unterstützung kann dem MiFri 2024 Neu 2024 Personalbudget 611.540 € 611.540 € Sachkostenbudget 523.296 € 472.473 € Transferkostenbudget 0 € 0 € – 2 – Auftrag des Gemeinderates und des Oberbürgermeisters "innovativ" und "quervernetzt" zu agieren, die Transformation innerhalb der Verwaltung proaktiv zu begleiten und die Stadtverwaltung zukunftsgerecht und effizient aufzustellen nur eingeschränkt nachgekommen werden. Maßnahme: Reduktion bei der Innen- und Außendarstellung der Korridorthemen, ihrer Leitprojekte und korrespondierender Projekte Der Erfolg der IQ-Projekte hängt maßgeblich von der Kommunikation der Beteiligten innerhalb der Projekte und der Außendarstellung zu den Kundinnen und Kunden ab. Deshalb umfasst die interne und externe Außendarstellung sowie das Marketing der Korridorthemen und ihrer Leitprojekte ausgewählte Kommunikationsmaßnahmen über alle Kommunikationsformate/-kanäle. Eine spürbare Reduktion der Kommunikationsmaßnahmen gefährdet bzw. schmälert trotz erfolgreich umgesetzter Arbeitspakete den Gesamterfolg des IQ-Prozesses. Bei dem Budget handelt es sich um ein gemeinsames Budget der Korridore für Veranstaltungen, Kommunikationskonzepte, Agenturkosten, Social Media, Aktionen, etc. 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Die Stabsstelle für Verwaltung und Managemententwicklung entwickelt die Stadtverwaltung Karlsruhe weiter, dass diese ihre Aufgaben für die Daseinsvorsoge von Heute und für die Zukunft einer dynamischen Stadtgesellschaft bestmöglich erfüllen kann. Dabei liegt der Fokus darauf, Chancen in den Blick zu nehmen, Zielklarheit zu ermöglichen, Transparenz herzustellen, Eigenverantwortung zu leben, Erfolge sichtbar zu machen sowie Zeit und Aufwände zu sparen. Die Stabsstelle für Verwaltung und Managemententwicklung trägt dazu bei, dass sich Karlsruhe als Stadt mit hoher Lebensqualität und sozialer Verbundenheit auch in Zukunft nachhaltig, klima- und generationengerecht, integrierend, innovativ, resilient und wirtschaftlich erfolgreich weiterentwickelt.
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Anlage 5 zur Beschlussvorlage, Dezernat 1 Aktueller Sachstandsbericht zum Haushaltssicherungsprozess des Presse- und Informationsamtes 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge In der mittelfristigen Finanzplanung ist für den Teilhaushalt Presse und Information ein Personalbudget von 2.219.820 € eingeplant. Durch Haushaltssicherungsmaßnahmen können Personalkosten von 55.965 € eingespart werden. Das eingeplante Sachkostenbudget von 432.270 € wird durch Einsparmaßnahmen um 34.703 € reduziert. MiFri 2024 Neu 2024 Personalbudget 2.219.820 € 2.163.855 € Sachkostenbudget 432.270 € 397.567 € Transferkostenbudget 0 € 0 € 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen 2.1. Zuständigkeit Verwaltung Bereich/Amt Maßnahme Name Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe Presse und Information Stellenreduzierung von 0,65 VZW 55.965 € 55.965 € Presse und Information Reduktion einzelner Positionen der Öffentlichkeitsarbeit 34.703 € 34.703 € Gesamt: 90.668 € 90.668 € Maßnahme: Reduzierungen Stellenreduzierung von 0,65 VZW Die Zahl der Vollzeitwerte wird von 26,80 (Stand 31.05.2022) auf 26,15 reduziert. Dies entspricht einer Kostensenkung in Höhe von 55.965 €. Der Personalkörper verringert sich damit auf 97,57%. Folgende Maßnahmen sind dafür durchzuführen: - Restrukturierung des PIA - Vereinheitlichung der Workflows der städtischen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit einschließlich aller städtischen Gesellschaften. Hierbei ist die Krisenkommunikation zu beachten. - Digitalisierung von Prozessen (Medienkoordination, Freigaben, E-Rechnung und E-Akte, Veröffentlichung Amtliche Bekanntmachung). Gelingt die Umsetzung der Maßnahme nicht, hat das Brüche in der Kommunikation zur Folge. Maßnahme: Reduktion einzelner Positionen der Öffentlichkeitsarbeit Durch die Reduktion einzelner Positionen der Öffentlichkeitsarbeit wird eine Gesamtersparnis bei den Sachkosten erzielt. Diese setzt sich zusammen aus - Allgemeine Verwaltung - Imagemittel - Online-Medien - Redaktion und Vertrieb Stadtzeitung - Herausgabe von Print-/Non-Print-Medien - Allgemeine Pressearbeit – 2 – 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Das Presse- und Informationsamt der Stadt Karlsruhe setzt zum 1. Januar 2023 eine Organisationsverfügung zur Neuausrichtung um. Grundlage ist das Organisationskonzept der Amtsleitung, „PIA hybrid“, in dem die klassischen und digitalen Kommunikationskanäle gleich gesichtet werden, die Aufbauorganisation durch eine Bündelung von Kompetenzen den drei neuen Abteilungen (Redaktion, Digitale Kommunikation und Zentrale Dienste) gestrafft wird und durch eine vorausschauende, rollierende, übergreifende Themenplanung die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch zwischen den Kompetenzteams intensiviert wird. Zielsetzung ist die Ansprache neuer Zielgruppen und die Steigerung der Reichweite städtischer Kommunikation.
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Anlage 6 zur Beschlussvorlage, Dezernat 1 Aktueller Sachstandsbericht zum Haushaltssicherungsprozess des Rechnungsprüfungsamtes 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge Für den THH 1400 wurde die mittelfristen Finanzplanung ursprünglich mit folgenden finanziellen Mitteln gerechnet: Planwerte Personalaufwendungen 2024: 3.234.990 € Planwerte Sachkostenaufwendungen 2024: 44.800 € Infolge des Haushaltssicherungsprozesses 2024 wurden diese Werte wie folgt für den THH 1400 geändert (Planwerte neu, reduziertes Budget 2024): Planwerte neu Personalaufwendungen 2024: 3.149.962 € Planwerte neu Sachkostenaufwendungen 2024: 41.209 € 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen 2.1. Zuständigkeit Verwaltung Bereich/Amt Maßnahme Name Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe THH 1400 Reduzierung Personalaufwand, um 0,26 VZW bei Prüfung intern 30.160 € 30.160 € THH 1400 Reduzierung Personalaufwand, um 0,44 VZW bei Prüfung extern 54.868 € 54.868 € THH 1400 Reduzierung Sachaufwand, RPA gesamt 3.591 € 3.591 € THH 1400/ 8800 Reduzierung der int. Miete (an HGW) bei Prüfung intern 6.100 € 6.100 € Gesamt: 94.719 € 94.719 € Maßnahme - Bereich der Rechnungsprüfung im Kämmereibereich: Reduzierung Personalaufwand um 0,26 VZW, Sachkosten und interne Miete. Die interne Miete wird mit dem THH 8800 (HGW) als interne Leistungsrechnung abgerechnet. Die Einsparung entsteht somit beim THH 8800 und führt zu keiner direkten Reduzierung der Sachkostenaufwendungen des THH 1400. Maßnahme -Bereich der externen Rechnungsprüfung: Reduzierung Personalaufwand um 0,44 VZW und Sachkosten 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Bereits in früheren Jahren führte das RPA Workshops bezüglich Aufgabenkritik und Geschäftsoptimierungsprozessen durch. Dies wird auch künftig fortgeführt werden. Zugunsten des Personalbudgets werden 2024 Einsparungen von Büroflächen generiert, die auch für die Folgejahre fortbestehen.
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Anlage 7 zur Beschlussvorlage, Dezernat 1 Aktueller Sachstandsbericht zum Haushaltssicherungsprozess des Zentralen Juristischen Dienstes 1. Nennung der reduzierten Budgets oder erzielten Mehrerträge Dem Zentralen Juristischen Dienst steht für das Haushaltsjahr 2024 folgendes (reduzierte) Budget zur Verfügung: Mittelfristplanung 2024 Einsparvorgabe Budget HH-Plan 2024 Personal 5.912.840 € 167.889 € 5.744.951 € Sachkosten 192.652 € 12.318 € 180.334 € Summe 6.105.492 € 180.207 € 5.925.285 € Eine Kompensation der Einsparungen durch eine Steigerung der Erträge ist nur in einem begrenzten Maße möglich. Zum einen werden nicht in allen Bereichen des Zentralen Juristischen Dienstes Gebühren erhoben, zum anderen bemessen sich diese nach dem angefallenen Aufwand, was eine Erhöhung zum Erreichen der Einsparvorgabe ausschließt. 2. Auflistung der plausibilisierten Maßnahmen mit den entsprechenden Summen 2.1. Zuständigkeit Verwaltung Bereich / Amt Maßnahme Name Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe ZJD Reduzierung Personalstelle um 0,5 VZW beim Gleichstellungsbüro (Entwicklung und Umsetzung eines Beratungsangebots für Frauen zur gleichberechtigten Teilhabe im Berufsleben) Die Beratung von Frauen zur gleichberechtigten Teilhabe im Berufsleben ist eine freiwillige Aufgabe. Diese Aufgabe wird derzeit nicht aktiv wahrgenommen, eine Förderung des Landes besteht nicht (mehr). Die Stellenanteile werden bis 30. April 2024 für das Projekt zur Umsetzung der Istanbul-Konvention für die dort genannten Formen von Gewalt gegen Frauen verwendet. Aufgrund des bestehenden Beratungsbedarfs von Frauen sollte diese „Umwidmung“ laut Beschluss des Hauptausschusses vom 30. November 2021 zeitlich befristet sein, die Umsetzung eines Beratungsangebots für Frauen nur zeitlich verschoben werden. In Folge der Maßnahme wird es kein vergleichbar niederschwelliges frauenspezifisches Beratungsangebot in Karlsruhe geben. 28.700 € 28.700 € ZJD Reduzierung von 0,5 VZW im Justiziariat Die Aufgaben im Zusammenhang mit der Milieuschutzsatzung werden aktuell mit einer zunächst befristet eingerichteten Stelle wahrgenommen. Der Gemeinderat hat am 31. Mai 2022 die Milieuschutzsatzung Südstadt beschlossen, so dass die Aufgaben zur Umsetzung dieser Satzung dauerhaft zu erledigen sind. Mit der geplanten Stelleneinsparung wird der entsprechende Personalaufwand daher über das Jahr 2024 hinaus eingespart 47.050 € 47.050 € – 2 – werden. Da die Aufgaben weiterhin zu erledigen sind, wird eine organisatorische Umverteilung letztlich eine Arbeitsverdichtung im Justiziariat zur Folge haben. Dies kann nicht ohne Einschränkungen bei der Bearbeitung anderer Angelegenheiten im juristischen Bereich gewährleistet werden. ZJD Reduzierung von 0,3 VZW im Wasserrecht Nach Beginn des Renteneintritts der bisherigen Stelleninhaberin zum 01.08.2024 werden Aufgaben im Team Wasserrecht neu zugeordnet. Dadurch können dauerhaft 0,3 VZW eingespart werden. Es wird zur Arbeitsverdichtung im Team Wasserrecht kommen. Die Entwicklung im Aufgabenbereich kann derzeit nicht abgeschätzt werden. Eventuell könnte es in Zukunft zu einem erheblichen Aufgabenzuwachs durch beispielsweise stark steigende Anträge auf Bohrungen für Erdwärmesonden kommen. Geschäftsprozesse, Standards und Qualitätsansprüche müssten gegebenenfalls angepasst werden, ohne die Umsetzung des Wasserrechts zu gefährden. 25.170 € 25.170 € ZJD Reduzierung der Stellenbewertung des Stadtkonservators Die Aufgaben des Stadtkonservators für den Bereich Denkmalschutz werden aktuell vom Stelleninhaber in E 14 wahrgenommen. Eine organisatorische Aufgabenverteilung innerhalb des Denkmalschutzteams sowie zwischen dem Landesamt für Denkmalpflege und der unteren Denkmalschutzbehörde soll nach der Zurruhesetzung des Stelleninhabers eine Reduzierung der Stellenbewertung auf E 13 ermöglichen. Bei der Wiederbesetzung wird eine fachliche Besetzung (z.B. Architekt) zur denkmalfachlichen Unterstützung der unteren Denkmalschutzbehörde in der Umsetzung der Aufgaben angestrebt. Fachliche Stellungnahmen für das Landesamt für Denkmalpflege werden nicht mehr gefertigt. 20.000 € 20.000 € ZJD Reduzierung bei Sachkostenbudget ZJD Von den Einsparungen im Sachkostenbudget sind Sach- und Dienstleistungen sowie sonstige ordentliche Aufwendungen gleichermaßen betroffen. Die Einsparungen werden insbesondere zu Lasten der Fortbildungsmöglichkeiten der Mitarbeitenden sowie der künftigen Ausstattung des ZJD gehen. 8.000 € 8.000 € ZJD Reduzierung bei Sachkostenbudget Grundstücksbewertungsstelle Die vorgesehenen Einsparungen bei den Sachkosten führen dazu, dass Projekte (Lagewertverfahren, Mietdatenerhebung etc.) auf Grundlage von Pflichtaufgaben (§§ 192-199 BauGB), an denen der Gutachterausschuss zu beteiligen ist, nur noch eingeschränkt umgesetzt werden können. Weiterentwicklungen und Verbesserungen der Arbeitsprozesse und -abläufe können nur verzögert umgesetzt werden, zum Beispiel die Einführung zeitgemäßer Software zur Verwaltung von Aufträgen. 13.400 € 13.400 € – 3 – ZJD Ertragssteigerung durch Konzeptänderung bei dem Verkauf des Immobilienmarktberichts 4.000 € Mehreinnahmen sollen durch eine Konzeptänderung bei dem Verkauf des Immobilienmarktberichtes erzielt werden. Bisher sind im Immobilienmarktbericht neben den allgemeinen Marktinformationen auch die für die Wertermittlung erforderlichen Daten öffentlich zugänglich. Diese für die Wertermittlung erforderlichen Daten sind insbesondere für die Immobilienwirtschaft (Sachverständige, Banken etc.) von großer Bedeutung. Künftig sollen, wie in anderen Städten auch, diese Daten nicht mehr öffentlich zugänglich sein. Die Kalkulation beruht auf 100 verkauften Exemplaren bei einem Preis von 40 € pro Stück. 4.000 € 4.000 € Gesamt: 146.320 € 146.320 € 2.2. Zuständigkeit Ausschuss / Gemeinderat Bereich / Amt Maßnahme Name Summe des Vorschlags (2024) Erwartete Summe ZJD Ertragssteigerung durch Erhöhung der Verwaltungsgebühren Gutachterausschuss / Grundstücksbewertungsstelle 17.500 € sollen durch eine moderate Erhöhung (5 Prozent) der Verwaltungsgebühren für die Tätigkeit des Gutachterausschusses und der Grundstücksbewertungsstelle erbracht werden. Derzeit sind Einnahmen in Höhe von 350.000 € bis in das Jahr 2026 als Verwaltungsgebühr geplant. Die letztmalige Gebührenerhöhung war zum 30.12.2016. 17.500 € 17.500 € ZJD Ertragssteigerung durch Erhöhung der Verwaltungsgebühren für öffentliche Leistungen Die letzte Kalkulation der Gebührensätze fand 2019 statt. Aufgrund der allgemeinen Kostensteigerung, inklusive der Personalkosten, die die Grundlage der Gebührenkalkulation darstellen, kann bei einer Neukalkulation der Gebühren für öffentliche Leistungen (Verwaltungsgebühren) von einer Gebührenerhöhung in der Größenordnung von 1.500 € ausgegangen werden. Derzeit sind Einnahmen in Höhe von 30.000 € bis in das Jahr 2026 als Verwaltungsgebühren geplant. 1.500 € 1.500 € Gesamt: 19.000 € 19.000 € 3. Gibt es besondere strategische Ziele, die Sie sich in den nächsten Jahren vornehmen? Der Zentrale Juristische Dienst ist mit seinen verschiedenen Abteilungen und Stabsstellen sehr vielfältig aufgestellt und bildet ein breites Spektrum von Aufgaben und Zuständigkeiten ab. – 4 – Viele der Aufgaben innerhalb des Zentralen Juristischen Dienstes sind gesetzliche Aufgaben, also entweder weisungsfreie Pflichtaufgaben oder sogar Pflichtaufgaben nach Weisung, die nicht der Disposition der Stadt unterliegen. Von Seiten des Landes sind in den letzten Jahren weitere Aufgaben insbesondere im Bereich der Umweltverwaltungsbehörden hinzugekommen. Darüber hinaus werden zentrale Aufgaben zur Sicherung der Gesetzmäßigkeit der Verwaltung erledigt. In zunehmendem Maße werden auch Aufgaben aus den Fachämtern an uns herangetragen, die dort wegen fehlendem Personal oder Personalwechsel nicht mehr in der gebotenen Art und Weise bearbeitet werden können. In keinem der Bereiche des Zentralen Juristischen Dienstes sind in den letzten Jahren Aufgaben entfallen. Andererseits sind durch geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen, Vorgaben von Aufsichtsbehörden oder durch Beschlüsse des Gemeinderats neue bzw. zusätzliche Aufgaben hinzugekommen oder werden hinzukommen. Die Digitalisierung innerhalb des Zentralen Juristischen Dienstes schreitet voran. Die mittelfristig geplante Erneuerung und Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur wurde im Zuge der Corona- Pandemie vorgezogen. Inzwischen kann allen Mitarbeitenden ein Angebot zum bürofreien Arbeiten gemacht werden. Allerdings ist zu berücksichtigen, dass aufgrund der fehlenden vollständigen Digitalisierung der Prozesse in der ganzen Stadtverwaltung noch immer die Anwesenheit von Teilen des Teams im Büro erforderlich ist. Die zunehmende Digitalisierung wird im ZJD voraussichtlich auch nicht zu einer signifikanten Aufgabenreduzierung führen, da die (verwaltungs-)rechtliche Prüfung und Beratung als eigentliche Kernaufgabe des Amtes letztendlich nicht „digitalisierbar“ ist. Die Ermessensausübung bei der Erstellung von Bescheiden im Bereich der unteren Verwaltungsbehörden, aber auch die eigehende rechtliche Prüfung von Anfragen, Vorlagen und Verträgen sowie die Vertretung der Stadt vor Gericht ist schlussendlich nicht digitalisierbar und kann damit auch nicht Gegenstand von möglichen Einsparvorschlägen sein, da die Arbeit kaum standardisierbar ist. Die Umsetzung der vorgeschlagenen Personalmaßnahmen wird deshalb zu einer weiteren Arbeitsverdichtung führen.