Rahmenvertrag Büromöbel

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Beschlussantrag Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung und Montage von Büromöbeln für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 01. Dezember 2022 bis 30. November 2024 mit einer zweimaligen Verlängerungsoption von jeweils 12 Monaten jedoch von höchstens 24 Monaten bis zum 30. November 2026 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma Hief + Heinzmann GmbH & Co.KG für die Dauer von maximal 48 Monaten zu erteilen. Vorlage Nr.: 2022/0931 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: HA Rahmenvertrag Büromöbel Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 20.09.2022 4 X zugestimmt Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 918.604,96 € Brutto Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: 2022/2023 246.701,16 € Brutto 2024 246.701,17 € Brutto 2025 247.345,67 € Brutto 2026 177.856,96 € Brutto Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – I. Vergabeverfahren Für die Stadt Karlsruhe wurde ein Rahmenvertrag über die kostenstellenbezogene Belieferung und Montage von Büromöbeln der Dienststellen europaweit ausgeschrieben Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate (vom 1. Dezember 2022 bis 30. November 2024). Im Anschluss besteht eine zweimalige Option mit einer jeweils jährlichen Verlängerung um jedoch höchstens 24 Monate bis zum 30. November 2026. Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines offenen Verfahrens nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 29. April 2022. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform Subreport, der Homepage der Stadt Karlsruhe und Bund.de erfolgte am 01. Mai 2022. Im Amtsblatt der Stadt Karlsruhe wurde die Bekanntmachung am 06. Mai 2022 veröffentlicht. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen. Die Vergabeunterlagen wurden von 25 Firmen heruntergeladen. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 31. Mai 2022 gingen vier Angebote ein. II. Nachhaltigkeitskriterien Im Hinblick auf eine nachhaltige und umweltfreundliche Beschaffung sowie der Produktqualität und Prüfung der gesundheitlichen Unbedenklichkeit wurden im Leistungsverzeichnis entsprechende Mindestanforderungen für die Produkte wie auch für die Bieter vorgegeben. • Alle Holzkomponenten, Holzteile, Leimhölzer, Furniere und die zur Sperrholzherstellung und anderer Holzwerkstoffe verwendeten Hölzer mussten verpflichtend die Anforderungen der Umweltzeichen FSC, PEFC, Holz von Hier vom Hersteller der Produkte zertifiziert erfüllen. • Die angebotenen Büromöbel mussten die Anforderungen des Blauen Engel (RAL UZ-38 und RAL UZ-76) mit den Erklärungen der technischen Merk-/ Sicherheitsdatenblättern erfüllen. • In Absprache mit dem Arbeitssicherheitsdienst und dem Ärztlichen Dienst der Stadt Karlsruhe wurde die DGUV Norm 215-410 (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) angewendet. • Vom Hersteller der Büromöbel musste ein Nachweis für die Implementierung eines Umweltmanagementsystem EMAS oder der aktuellen DIN EN ISO 14001 oder ein gleichwertiger Nachweis vorgelegt werden. • Der Bieter musste jedes angebotene Büromöbelstück sowie der einzelnen Möbelproduktgruppen zertifiziert mit dem TÜV-GS Zeichen inkl. der Prüf- ID Nummer nachweisen. • Für alle elektrisch höhenverstellbaren Schreibtische musste eine EG- Konformitätserklärung (CE-Kennzeichnung) vorgelegt werden. Für die Einhaltung des Mindestlohnes mussten die Bieter eine Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes (LTMG) vorlegen. Daneben wurden für folgende Umweltkriterien im Rahmen der Zuschlagskriterien Punkte vergeben: – 3 – • Das Verpackungsmaterial für den Transport und die Auslieferung der zu liefernden Produkte sollten die Umwelt möglichst gering belasten. • Da in Karlsruhe eine Umweltzone für das gesamte Stadtgebiet besteht, dürfen daher nur Kraftfahrzeuge bestimmter Schadstoffgruppen mit entsprechender Plakette in der städtischen Umweltzone fahren. Daher wurde zur Teilnahme an dieser Ausschreibung mindestens Euronorm IV bzw. Euronorm III mit Partikelfilter gefordert und darüber hinaus zusätzliche Punkte für höhere Euronormen vergeben. Die Bieter mussten zum Nachweis jedes Fahrzeug, das zur Auslieferung der Produkte verwendet wird (mit Größe in to und Schadstoffklasse) nachweisen. Dadurch sollte die Kompensation der transportbedingten CO2-Emissionen möglichst gering gehalten werden. III. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind Angebote von vier Firmen eingegangen. Von den vier Angeboten mussten zwei Angebote ausgeschlossen werden, da die geforderten bzw. nachgeforderten Unterlagen nicht eingereicht wurden (§ 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV). Die weiteren zwei Angebote sind form- und fristgerecht eingegangen. Eignungsprüfung: Die zwei verbleibenden Bieter erfüllen die festgelegten formalen Eignungskriterien und verfügen folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung: Die fachliche Prüfung wurde anhand folgender Zuschlagskriterien durchgeführt: • Servicekonzept (u.a. Umgang mit Altmöbeln, Recycling von Altmöbeln, kurzfristige Ausfälle von Personal, Anteil recycelter Stoffe im Wiederherstellungsprozess von Neumöbeln, Verpackungsmaterial. • CO 2 -Emissionen • Teststellung (verifizierende und bewertende Teststellung). Nach formaler, rechnerischer und fachlicher Prüfung wurden zwei Angebote zur abschließenden Teststellung am 27.Juli 2022 zugelassen. Die Teststellung wurde unabhängig durch Vertreter des AsiD, Ärztl.Dienstes, POA, Örtl.Personalrat und dem Zentralen Einkauf der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Zunächst wurde die Einhaltung der geforderten Mindestanforderungen geprüft. Hierbei wurde festgestellt, dass ein Bieter die Mindestanforderungen, wie zum Beispiel die geforderten Maße, Befestigungen und ABS Kanten umlaufend, aus dem Leistungsverzeichnis und der Leistungsbeschreibung nicht erfüllte. Der Bieter musste daher aus der Wertung gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV ausgeschlossen werden, da Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen wurden. – 4 – Der Bieter hätte jedoch auch, falls kein Ausschlussgrund vorliegen würde, keine Aussicht auf einen vergaberechtlichen Zuschlag gehabt. Der weitere zur Teststellung zugelassene Bieter Fa. Hief + Heinzmann GmbH & Co.KG erfüllte alle Kriterien voll umfänglich. Nach formaler, rechnerischer und fachlicher Prüfung konnte somit nur noch ein Angebot für die Wertung zugelassen werden. Wirtschaftlichkeitsprüfung: Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes wird die einfache Richtwertmethode angewendet. Z = L/P Z = Kennzahl L = Leistungspunkte P = Preis Bei der einfachen Richtwertmethode ist für jedes Angebot das „Leistungs-Preis-Verhältnis“ zu bilden; d.h. es wird der Quotient aus der Leistung (Punkte für Servicekonzept, CO2 Emission und Teststellung) dividiert durch die Gesamtwertungssumme, brutto (Euro) errechnet. Den Zuschlag erhält dann das Angebot mit der höchsten Kennzahl (höchster Quotient). Für die Berechnung der Leistungspunkte werden die erreichten Punkte bei der Teststellung (max. 700 Punkte), dem Servicekonzept (max. 200 Punkte) und für CO2 Emission (max. 100 Punkte) addiert. Somit konnten maximal 1000 Punkte als Gesamtpunktzahl erreicht werden. Folgendes Gesamtergebnis wurde ermittelt: Bieter : Fa.Hief + Heinzmann GmbH & Co KG Gesamtsumme für die gesamte Laufzeit (2 Jahre + 2 Jahre optional) Erreichte Leistungspunkte Kennzahl 918.604,96 € 912,73 9,94 Hinweis: Im Preisvergleich/ Brutto aller Angebote war das Angebot der Firma Hief + Heinzmann GmbH & Co.KG auch das günstigste. Unter Berücksichtigung aller Zuschlagskriterien und der einfachen Richtwertmethode wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird daher vorgeschlagen, das Angebot der Firma Hief + Heinzmann GmbH & Co.KG, Wattstr.1, 76185 Karlsruhe für den Zeitraum vom 1. Dezember 2022 bis 30. November 2024 – 5 – mit einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate jedoch von höchstens 24 Monaten bis zum 30. November 2026 anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Es besteht seitens der Stadt Karlsruhe keine Abnahmeverpflichtung in Höhe des ausgeschriebenen Volumens. Dieses stellt lediglich den geschätzten, voraussichtlichen Bedarf dar. Die Abrechnung erfolgt nach den tatsächlich bestellten und gelieferten Mengen. Die Haushaltsmittel sind auf dem Sachkonto des jeweiligen Haushaltsjahres eingeplant. Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss stimmt der Vergabe einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung und Montage von Büromöbeln für die Stadt Karlsruhe für den Zeitraum vom 01. Dezember 2022 bis 30. November 2024 mit einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate jedoch von höchstens 24 Monaten bis zum 30. November 2026 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma Hief + Heinzmann GmbH & Co.KG für die Dauer von maximal 48 Monaten zu erteilen.

Niederschrift 32. Sitzung Hauptausschuss 20. September 2022, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 4. Punkt 4 der Tagesordnung: Rahmenvertrag Büromöbel Vorlage: 2022/0931 Beschluss: Der Hauptausschuss stimmt der Vergabe einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung und Montage von Büromöbeln für die Stadt Karlsruhe für den Zeitraum vom 1. Dezember 2022 bis 30. November 2024 mit einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate jedoch von höchstens 24 Monaten bis zum 30. November 2026 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma Hief + Heinzmann GmbH & Co.KG für die Dauer von maximal 48 Monaten zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 4 zur Behandlung auf. Stadträtin Melchien (SPD) merkt an, es sei positiv, dass viele Nachhaltigkeitskriterien aufge- führt würden, die einzuhalten seien. Künftig wünsche man sich auch mehr soziale Kriterien, wie beispielsweise Tariftreue. Der Vorsitzende weist darauf hin, man kaufe Produkte, bei denen man nicht dieselben Maß- stäbe anlegen könne, wie bei Dienstleistungen. Den Wunsch nehme er gerne auf. Man sei dabei die Ausschreibungskriterien zu überarbeiten. Nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, lässt er über die Vorlage abstimmen und stellt einstimmige Zustimmung fest. – 2 – Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 4. Oktober 2022