Auftragsvergabe von Winterdienstleistungen im Rahmen der Anliegerverpflichtung sowie für Bushaltestellen in 12 Losen

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2022/0900 Verantwortlich: Dez. 5 Dienststelle: AfA Auftragsvergabe von Winterdienstleistungen im Rahmen der Anliegerverpflichtung sowie für Bushaltestellen in 12 Losen Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 20.09.2022 6 X zugestimmt Beschlussantrag (Kurzfassung) Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe von Winterdienstleistungen im Rahmen der Anliegerverpflichtung sowie für Bushaltestellen in 12 Losen für den Zeitraum von zwei Winterdienstperioden (15. Oktober 2022 bis 15. April 2023 und 15. Oktober 2023 bis 15. April 2024) mit zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils eine weitere Winterdienstperiode (15. Oktober 2024 bis 15. April 2025 sowie 15. Oktober 2025 bis 15. April 2026) zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und Verträge mit den Firmen AD- Gebäudedienste GmbH, A.R.O. Services GmbH und FMD Facility-Management-Dienste GmbH für die Dauer von maximal 4 Jahren mit einem Gesamtauftragswert von 868.096,43 Euro inkl. Mehrwertsteuer zu schließen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 868.096,43 € Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen I. Gegenstand des Verfahrens Das Stadtgebiet Karlsruhe ist in 12 Winterdienstbezirke unterteilt. Davon entfallen 7 Bezirke auf die Kernstadt und 5 Bezirke auf die Ortsteile. Während der jährlichen Winterdienstsaison werden im Rahmen der Wahrnehmung der städtischen Anliegerverpflichtung an Straßenübergängen, Gehwegen und an Brücken sowie an Bushaltestellen Winterdienstleistungen durch die Stadt Karlsruhe an Dritte in Auftrag gegeben. Diese Arbeiten dienen der Gewährleistung der Verkehrssicherungspflicht in den Wintermonaten. Die Vertragslaufzeit beträgt zwei Winterdienstperioden vom 15.10.2022 bis 15.04.2023 sowie vom 15.10.2023 bis 15.04.2024 mit zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils eine weitere Winterdienstperiode (15. Oktober 2024 bis 15. April 2025 sowie 15. Oktober 2025 bis 15. April 2026). Die Sicherung der Finanzierung erfolgt ab 1.1.2023 über den Wirtschaftsplan des Eigenbetriebes. II. Auftragswertschätzung Der voraussichtliche Auftragswert wurde durch die zuständige Abteilung Straßenreinigung/Winterdienst auf Grundlage der letzten 10 Winterdienstperioden kalkuliert und auf ca. 1.756.000 Euro (netto) bzw. ca. 2.100.000 Euro (brutto) für die gesamte Vertragslaufzeit (inklusive optionaler Verlängerungen) geschätzt. III. Vergabeverfahren Da der geschätzte Auftragswert über dem aktuellen Schwellenwert in Höhe von 215.000 Euro netto liegt, erfolgte die Ausschreibung in einem europaweiten Offenen Verfahren nach § 119 Absatz 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 14 Absatz 2 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 29. Juni 2022. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform subreport, der Homepage der Stadt Karlsruhe und Bund.de erfolgte am 01. Juli 2022. Im Amtsblatt der Stadt Karlsruhe wurde die Bekanntmachung am 08. Juli 2022 veröffentlicht. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen. Bis zum Ende der Angebotsfrist am 01. August 2022, 11 Uhr, gingen von 5 Bietern 22 Angebote für 12 Lose ein. IV. Prüfung und Wertung Nach formaler, rechnerischer und fachlicher Prüfung werden alle Angebote zur Wertung zugelassen. Gemäß § 127 Absatz 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) soll der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgte durch das Zuschlagskriterium günstigster Preis. Die gesetzlichen Anforderungen im Hinblick auf die Tariftreue- und Mindestentgeltverpflichtungen nach dem Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg sind in den Vergabebedingungen unter Teil B der Vergabeunterlagen berücksichtigt. – 3 – Aufgrund der Größe einzelner Winterdienstbezirke im Zusammenhang mit einem vorgeschriebenen Zeitrahmen für die Reinigung der Flächen sowie zur Vermeidung von Wettbewerbsbeschränkungen für kleinere Unternehmen, wurde bei der Vergabe eine Losbeschränkung auf eine maximale Anzahl von vier Losen für einzelne Bieter festgelegt. Dies erfolgt auch vor dem Hintergrund, dass hierdurch sichergestellt werden soll, dass insbesondere die kleineren Dienstleistungsunternehmen den rechtlichen und organisatorischen Anforderungen dieser Auftragsvergabe nachkommen können. Aus diesem Grund erfolgt bei einer Überschreitung der maximal zugelassenen Lose die Zuschlagserteilung zwangsläufig auf den zweitplatzierten Bieter. Von der vorgenannten Losbeschränkung muss bei diesem Verfahren aus wichtigem Grund abgewichen werden. Da auf sechs Lose jeweils nur von einem Bieter ein entsprechendes Angebot abgegeben wurde und somit für diese Lose keine weiteren Angebote vorliegen, ist es erforderlich, diese Lose dem entsprechenden Bieter zuzuschlagen. Dieses Vorgehen ist insofern vertretbar, da es einerseits nicht zu einer Benachteiligung von Bietern kommt und andererseits handelt es sich bei den Losen 9 und 10 um vergleichsweise kleine Winterdienstbezirke, so dass eine vertragsgemäße Dienstleistung durch den Bieter trotz Bezuschlagung von mehr als vier Losen operativ realisierbar ist. Im Hinblick auf Risikoabwägungen und die verbleibende Zeit bis zum Beginn der Winterdienstsaison wird diese Maßnahme vor der ansonsten erforderlichen, aber mangels Angeboten als nicht zielführend erachteten Zurückversetzung als milderes Mittel zur Anwendung gewählt und die Zustimmung empfohlen. Wertungsergebnis Los 1 Rang Bieter Wertungspreis (brutto) 1 Erstplatzierter Bieter 46.189,23 Euro 2 AD-Gebäudedienste GmbH 97.841,70 Euro 3 Drittplatzierter Bieter 127.349,04 Euro Aufgrund der vorab geschilderten Losbeschränkung schlägt die Verwaltung vor, den Zuschlag auf das zweitwirtschaftlichste Angebot der Firma AD-Gebäudedienste, Greschbachstraße 9, 76229 Karlsruhe für den Zeitraum von maximal 4 Winterdienstperioden (inklusive optionaler Vertragsverlängerungen) mit einem Gesamtauftragswert in Höhe von 97.841,70 Euro (brutto) zu erteilen. Wertungsergebnis Los 2 Rang Bieter Wertungspreis (brutto) 1 FMD Facility-Management-Dienste GmbH 69.174,60 Euro 2 Zweitplatzierter Bieter 110.917,90 Euro 3 Drittplatzierter Bieter 236.147,79 Euro Die Verwaltung schlägt vor, den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot der Firma FMD Facility- Management-Dienste GmbH, Gernsbacher Straße. 1, 76530 Baden-Baden für den Zeitraum von maximal 4 Winterdienstperioden (inklusive optionaler Vertragsverlängerungen) mit einem Gesamtauftragswert in Höhe von 69.174,60 Euro (brutto) zu erteilen. Wertungsergebnis Los 3 Rang Bieter Wertungspreis (brutto) 1 A.R.O. Services GmbH 57.238,52 Euro Die Verwaltung schlägt vor, den Zuschlag auf das Angebot der Firma A.R.O. Services GmbH, Carl- Reuther-Straße 1, 68305 Mannheim für den Zeitraum von maximal 4 Winterdienstperioden (inklusive – 4 – optionaler Vertragsverlängerungen) mit einem Gesamtauftragswert in Höhe von 57.238,52 Euro (brutto) zu erteilen. Wertungsergebnis Los 4 Rang Bieter Wertungspreis (brutto) 1 A.R.O. Services GmbH 87.185,87 Euro Die Verwaltung schlägt vor, den Zuschlag auf das Angebot der Firma A.R.O. Services GmbH, Carl- Reuther-Straße 1, 68305 Mannheim für den Zeitraum von maximal 4 Winterdienstperioden (inklusive optionaler Vertragsverlängerungen) mit einem Gesamtauftragswert in Höhe von 87.185,87 Euro (brutto) zu erteilen. Wertungsergebnis Los 5 Rang Bieter Wertungspreis (brutto) 1 Erstplatzierter Bieter 76.455,31 Euro 2 AD-Gebäudedienste GmbH 163.588,35 Euro 3 Drittplatzierter Bieter 232.924,89 Euro Aufgrund der vorab geschilderten Losbeschränkung schlägt die Verwaltung vor, den Zuschlag auf das zweitwirtschaftlichste Angebot der Firma AD-Gebäudedienste, Greschbachstraße 9, 76229 Karlsruhe für den Zeitraum von maximal 4 Winterdienstperioden (inklusive optionaler Vertragsverlängerungen) mit einem Gesamtauftragswert in Höhe von 163.588,35 Euro (brutto) zu erteilen. Wertungsergebnis Los 6 Rang Bieter Wertungspreis (brutto) 1 A.R.O. Services GmbH 34.980,57 Euro Die Verwaltung schlägt vor, den Zuschlag auf das Angebot der Firma A.R.O. Services GmbH, Carl- Reuther-Straße 1, 68305 Mannheim für den Zeitraum von maximal 4 Winterdienstperioden (inklusive optionaler Vertragsverlängerungen) mit einem Gesamtauftragswert in Höhe von 34.980,57 Euro (brutto) zu erteilen. Wertungsergebnis Los 7 Rang Bieter Wertungspreis (brutto) 1 A.R.O. Services GmbH 34.626,43 Euro Die Verwaltung schlägt vor, den Zuschlag auf das Angebot der Firma A.R.O. Services GmbH, Carl- Reuther-Straße 1, 68305 Mannheim für den Zeitraum von maximal 4 Winterdienstperioden (inklusive optionaler Vertragsverlängerungen) mit einem Gesamtauftragswert in Höhe von 34.626,43 Euro (brutto) zu erteilen. Wertungsergebnis Los 8 Rang Bieter Wertungspreis (brutto) 1 FMD Facility-Management-Dienste GmbH 62.149,13 Euro 2 Zweitplatzierter Bieter 102.298,97 Euro Die Verwaltung schlägt vor, den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot der Firma FMD Facility- Management-Dienste GmbH, Gernsbacher Straße. 1, 76530 Baden-Baden für den Zeitraum von – 5 – maximal 4 Winterdienstperioden (inklusive optionaler Vertragsverlängerungen) mit einem Gesamtauftragswert in Höhe von 62.149,13 Euro (brutto) zu erteilen. Wertungsergebnis Los 9 Rang Bieter Wertungspreis (brutto) 1 A.R.O. Services GmbH 23.307,15 Euro Die Verwaltung schlägt vor, den Zuschlag auf das Angebot der Firma A.R.O. Services GmbH, Carl- Reuther-Straße 1, 68305 Mannheim für den Zeitraum von maximal 4 Winterdienstperioden (inklusive optionaler Vertragsverlängerungen) mit einem Gesamtauftragswert in Höhe von 23.307,15 Euro (brutto) zu erteilen. Wertungsergebnis Los 10 Rang Bieter Wertungspreis (brutto) 1 A.R.O. Services GmbH 28.088,09 Euro Die Verwaltung schlägt vor, den Zuschlag auf das Angebot der Firma A.R.O. Services GmbH, Carl- Reuther-Straße 1, 68305 Mannheim für den Zeitraum von maximal 4 Winterdienstperioden (inklusive optionaler Vertragsverlängerungen) mit einem Gesamtauftragswert in Höhe von 28.088,09 Euro (brutto) zu erteilen. Wertungsergebnis Los 11 Rang Bieter Wertungspreis (brutto) 1 Erstplatzierter Bieter 89.952,58 Euro 2 FMD Facility-Management-Dienste GmbH 101.959,20 Euro Aufgrund der vorab geschilderten Losbeschränkung schlägt die Verwaltung vor, den Zuschlag auf das zweitwirtschaftlichste Angebot der Firma FMD Facility-Management-Dienste GmbH, Gernsbacher Straße. 1, 76530 Baden-Baden für den Zeitraum von maximal 4 Winterdienstperioden (inklusive optionaler Vertragsverlängerungen) mit einem Gesamtauftragswert in Höhe von 101.959,20 Euro (brutto) zu erteilen. Wertungsergebnis Los 12 Rang Bieter Wertungspreis (brutto) 1 Erstplatzierter Bieter 79.682,40 Euro 2 FMD Facility-Management-Dienste GmbH 107.956,80 Euro 3 Drittplatzierter Bieter 242.522,00 Euro Aufgrund der vorab geschilderten Losbeschränkung schlägt die Verwaltung vor, den Zuschlag auf das zweitwirtschaftlichste Angebot der Firma FMD Facility-Management-Dienste GmbH, Gernsbacher Straße. 1, 76530 Baden-Baden für den Zeitraum von maximal 4 Winterdienstperioden (inklusive optionaler Vertragsverlängerungen) mit einem Gesamtauftragswert in Höhe von 107.956,80 Euro (brutto) zu erteilen. V. Vergabezuständigkeit Aufgrund der Auftragshöhe ist gemäß Hauptsatzung der Stadt Karlsruhe der Hauptausschuss für die Vergabe von Lieferungen und Leistungen über 500.000 Euro zuständig. – 6 – Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss 1. Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe von Winterdienstleistungen im Rahmen der Anliegerverpflichtung sowie für Bushaltestellen in 12 Losen für den Zeitraum von zwei Winterdienstperioden (15. Oktober 2022 bis 15. April 2023 und 15. Oktober 2023 bis 15. April 2024) mit zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils eine weitere Winterdienstperiode (15. Oktober 2024 bis 15. April 2025 sowie 15. Oktober 2025 bis 15. April 2026) zu. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und Verträge mit den Firmen AD- Gebäudedienste GmbH, A.R.O. Services GmbH und FMD Facility-Management-Dienste GmbH für die Dauer von maximal 4 Jahren mit einem Gesamtauftragswert von 868.096,43 Euro inkl. Mehrwertsteuer zu schließen.

Niederschrift 32. Sitzung Hauptausschuss 20. September 2022, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 6. Punkt 6 der Tagesordnung: Auftragsvergabe von Winterdienstleistungen im Rahmen der Anliegerverpflichtung sowie für Bushaltestellen in 12 Losen Vorlage: 2022/0900 Beschluss: 1. Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe von Winterdienstleistungen im Rahmen der Anliegerverpflichtung sowie für Bushaltestellen in 12 Losen für den Zeitraum von zwei Winterdienstperioden (15. Oktober 2022 bis 15. Ap- ril 2023 und 15. Oktober 2023 bis 15. April 2024) mit zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils eine weitere Winterdienstperiode (15. Oktober 2024 bis 15. April 2025 sowie 15. Oktober 2025 bis 15. April 2026) zu. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und Verträge mit den Firmen AD-Gebäudedienste GmbH, A.R.O. Services GmbH und FMD Facility-Management- Dienste GmbH für die Dauer von maximal 4 Jahren mit einem Gesamtauftragswert von 868.096,43 Euro inkl. Mehrwertsteuer zu schließen. Abstimmungsergebnis: Einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 6 zur Behandlung auf. Stadtrat Dr. Schmidt (AfD) möchte wissen, ob man als Stadt wirklich immer den günstigsten Anbieter wähle. Durch die Richtlinie, einem Anbieter nicht mehr als fünf Lose zu geben, sei man gerade bei den größeren Losen verpflichtet, andere Anbieter zu wählen. Wenn man es hier zusammenzähle, komme man auf eine Summe von 200.000 Euro, die man als Stadt mehr bezahle, weil man gezwungen sei, den zweithöchsten Anbieter zu berücksichtigen. Vor dem Hintergrund der großen Preisunterschiede frage er sich, ob es eine gute Idee sei, die Anzahl der Lose zu begrenzen. – 2 – Stadtrat Honné (GRÜNE) stellt fest, die Angebote lägen weit auseinander. Er vermute, es werde eine Kontrolle wichtig sein, wie die Arbeiten später verrichtet würden. Der Vorsitzende entgegnet, man könne aus dieser Regelung nicht aussteigen, weil es im Ausschreibungstext schon so vorgegeben sei. Ein weiteres Argument sei, dass man keine großen Alternativmöglichkeiten hätte, wenn man feststelle, dass der eine Anbieter, mit dem man arbeite, völlig unzuverlässig sei. Gerne wolle er jedoch mit dem Gemeinderat vereinbaren, dass man genau diese Fragestel- lungen bespreche: Wie wirke es sich bei den unterschiedlichen Anbietern auf die Qualität in Relation zu den Preisen aus, die man aufgerufen habe? Zahle man durch diesen Mix an An- bietern dann am Ende zum Teil deutlich mehr, als das Angebot formuliert habe? Erfülle das am Ende von den Erfahrungswerten her das, was man dafür einkaufen wollte? Wenn man nur Anbieter für alle Lose zulasse, habe man den Nachteil, dass man nur die großen berück- sichtigen könne. Im Moment sehe er keine Möglichkeit, als so vorzugehen, wie vorgeschlagen. Er sehe gute Gründe, dass man die Vorgaben so gewählt habe. Vielleicht sollte man sich, wenn man in die erste Vertragsverlängerungsoption gehe, rechtzeitig in einer kleinen Runde einmal aus- tauschen, ob man es vom Verfahren so weitermachen wolle oder von welchen Kriterien dann die Vertragsverlängerungsoption abhänge. Er lässt, nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, über die Vorlage abstimmen und stellt einstimmige Zustimmung fest. Er schließt mit Dank die öffentliche Sitzung und bitte, die Nichtöffentlichkeit herzustellen. Schluss der öffentlichen Sitzung: 17:45 Uhr Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 4. Oktober 2022