Aktenarchiv Ortsverwaltung Grötzingen

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2022/0752 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: Kulturamt Aktenarchiv Ortsverwaltung Grötzingen Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Ortschaftsrat Grötzingen 13.07.2022 6 x Beschlussantrag (Kurzfassung) Der Ortschaftsrat Grötzingen stimmt der Übergabe des bisher im Besitz und der Verantwortung der Ortsverwaltung Grötzingen befindlichen Ortsarchivs an das Stadtarchiv Karlsruhe zu, wo die Unterlagen dauerhaft unter besseren klimatischen Bedingungen gelagert werden können. Finanzielle Auswirkungen Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen | Erträge (Zuschüsse und Ähnliches) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzüglich Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Ja ☐ Nein ☒ Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja ☐ Nein ☐ Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: ☐ Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) ☐ Umschichtungen innerhalb des Dezernates ☐ Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☐ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☐ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☐ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen Derzeit lagern in der Registratur der Ortsverwaltung (OV) Grötzingen mehr als 2.000 Akten, 200 Amtsbücher und 100 Rechnungsbände des Ortsarchivs Grötzingen vorwiegend aus der Zeit zu Beginn des 19. Jahrhunderts bis in die 1960er Jahre. Die Unterlagen wurden in den 1950er und 1960er Jahren inhaltlich erschlossen und sind über die Archivdatenbank des Stadtarchivs recherchierbar. Die Nutzung erfolgte bisher über die OV Grötzingen. Da der wertvolle Bestand an Archivalien im Stadtarchiv jedoch unter optimalen klimatischen Bedingungen bei 18° C und 50 % r.F. besser für die Nachwelt erhalten werden kann, sollen die Unterlagen an das Archiv abgegeben werden. Dort werden sie im Falle einer Übernahme zusammen mit den Quellen zur Karlsruher Stadtgeschichte zentral aufbewahrt, was für die Bürgerinnen und Bürger eine Erleichterung in der Benutzung der Unterlagen darstellen würde. Es ist geplant, die Archivalien in neue säurefreie Kartons umzubetten, diese durch eine Überarbeitung der Erschließungsinformationen für eine breitere Öffentlichkeit zugänglich zu machen und im Rahmen der Digitalisierungsstrategie des Stadtarchivs digital für die Bürgerschaft Karlsruhes zur Verfügung zu stellen. Eine Nutzung durch Mitarbeitende der OV Grötzingen bleibt über die Möglichkeit der Beauskunftung durch das Stadtarchiv oder Recherchemöglichkeiten im Lesesaal weiterhin vollumfänglich gewährleistet. Per Beschluss vom 27. Juli 2020 hat bereits der Ortschaftsrat Wolfartsweier der Übergabe des Ortsarchivs an das Stadtarchiv Karlsruhe zugestimmt, im laufenden Jahr stimmte der Ortschaftsrat Hohenwettersbach am 18. Mai 2022 einer Übertragung des Ortsarchivs an das Stadtarchiv Karlsruhe zu. Nicht zuletzt wurden die Amtsbücher des Archivbestandes der OV Neureut im Rahmen eines von der Deutschen Forschungsgemeinschaft finanziell unterstützten Digitalisierungsprojektes in die Bestände des Stadtarchivs überführt.