Sachstands-/Tätigkeitsbericht Ausländerbehörde

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: OA Sachstands-/Tätigkeitsbericht Ausländerbehörde Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Migrationsbeirat 06.07.2022 1 x Beschlussantrag Der Migrationsbeirat nimmt den Bericht zur Kenntnis. Finanzielle Auswirkungen Ja ☐ Nein ☒ ☐ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☐ Ja ☒ Korridorthema: Soziale Stadt Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Aktuelles aus der Ausländerbehörde Die Ausländerbehörde der Stadt Karlsruhe hat die zentrale Aufgabe, die geregelte Migration in das Bundesgebiet beziehungsweise nach Karlsruhe zu gewährleisten. Hierzu gehören insbesondere die Erteilung und Verlängerung von Aufenthaltstiteln, Prüfung und Sicherung von Rechtstiteln, Maßnahmen der Ausreisepflicht, Duldungen und Humanitäre Aufenthaltstitel. Auszug aus dem Leistungskatalog 2021: Allgemeine Leistungszahlen Visaverfahren 2.405 Kundentermine ca. 35.000 Zentrales E-Mailpostfach ca. 75.000 Aktentransfer (Umzug/Wegzug) 6.531 Leistungszahlen Bearbeitung von Aufenthaltstiteln Gesamterteilung 2021 17.643 Insbesondere folgende Aufenthaltstitel Ausbildung 2.914 Erwerbstätigkeit 2.212 Humanitär 773 Familie 2.271 Daueraufentaltsrechte 857 Duldungen 868 Fiktionen 3.130 Hinzukommen Ausstellungen von Reiseausweisen, Ausweisersatzpapieren, Bescheinigungen für Schulen, Arbeitgeber, Bank und Rententräger, Beratungs- und Sachstandsanfragen sowie Anfragen anderer Behörden. Hierbei bestehen unter anderem Zusammenarbeiten mit Kommunal- und Sicherheitsbehörden, Industrie- und Handwerkskammer, WelcomeCenter, Migrationsberatungen sowie Fach- und Rechtsaufsichtsbehörden, Auslandsvertretungen und Rechtsanwälten. Qualität/Qualitätsmanagement Den Mitarbeitenden der Ausländerbehörde steht ein agiles Informationssystem zur Verfügung. Basis ist eine digitales Wissensmanagement (zum Beispiel Gesetze, Rechtsprechung, Erlasse, Leitfäden; Prozessabläufe und interne Anweisungen), das ständiger Aktualisierung unterliegt. In Besprechungen und Rücksprachen werden Umsetzung und Anwendung der Rechtsgrundlagen unterstützt beziehungsweise gesichert. Ein Fachcontrolling im Kontext Personalressourcen, Aufgabenentwicklung und Leistungszahlen bietet Steuerungsmöglichkeiten für Prozessoptimierung, Personalbedarf sowie Risikomanagement. – 3 – Interne und externe Vernetzungsstrukturen gewährleisten für die Führungskräfte, Zielsetzungen und Prioritäten auszurichten. Gleichzeitig können Transparenz, Sachgerechtigkeit und Vertrauen in die Arbeit der Ausländerbehörde hergestellt werden. Über ein besonderes Personalentwicklungskonzept können Aufstiegs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten gewährleistet werden. Regelmäßig sind Laufbahnaufstiege und Führungschancen eröffnet beziehungsweise möglich. Spannungsfelder und Herausforderungen An die (ordnungsrechtliche) Ausländerbehörde werden zunehmend Erwartungen einer modernen Willkommensbehörde mit Service- und Beratungsanforderungen herangetragen. Die Personalausstattung und die Kompetenzen der Mitarbeitenden sind bislang klassischerweise an ordnungsrechtlichen Aspekten (Anzahl der Erteilungen, Anzahle der Entscheidungen, et cetera) ausgerichtet. Der generell bestehende Fachkräftemangel, die Arbeitsbelastung in Ausländerbehörden verbunden mit den in Teilen kritischen Vorbehalten gegenüber einer Ausländerbehörde als solcher spiegeln sich in Personalgewinnung und -bindung wieder. Dies bedeutet, dass die Personalakquise sich mit zeitweisen Schwankungen, aber doch merkbar schwieriger darstellt als in anderen Verwaltungszweigen, woraus immer wieder Probleme bei der Wieder- und Neubesetzung von Stellen resultieren. Dynamik in Gesetzgebung und Migration sowie die komplexen Anforderungen einer modernen und digitalen Arbeitsumgebung stellen hohe Anforderungen an die Mitarbeitenden der Ausländerbehörde (acht Fachanwendungen und 13 Hardwarekomponenten). Beschwerden und Kritik Offene Personalstellen, ein junges Team mit Entwicklungspotential und die hohe Arbeitsbelastung geben immer wieder Anlass für Beschwerden und förmliche Rechtsbehelfe. Im Einzelfall sind diese auch berechtigt. Jährlich gehen circa 100 rechtliche Überprüfungsverfahren (Widerspruch und Klage) gegen Entscheidungen der Ausländerbehörde ein. Etwa 15 bis 20 Prozent der Verwaltungsverfahren werden über eine Stattgabe oder einen Vergleich beendet. Im Kontext der 17.643 Rechtserteilungen ist dies aber ein durchaus niedriger Wert. Gleichwohl sollen zukünftig die Möglichkeiten vorgerichtlicher Streitbeilegung verstärkt betrachtet werden. Geprüft wird, ob es lohnenswert ist, eine Art „Clearing-Stelle“ für herausfordernde Verfahren zu schaffen. Die Herausforderung besteht diesbezüglich darin, dabei nicht die herkömmlichen Verfahrens- und Prozesswege a priori zu unterlaufen. Im Hinblick auf 35.000 Kundentermine, 75.000 E-Mails (ohne individuelle E-Mails an die Sachbearbeitenden), 17.643 Antragsverfahren und vielen anderen Dienstleistungen, welche Anlass zu Beschwerden geben könnten, stehen die tatsächlich eingehenden Beschwerden mit monatlich bis zu 20 Beschwerden durchaus in einem angemessenem Verhältnis. Es gilt jedoch Ähnliches wie – 4 – bei der Streitbeilegung: Den Beschwerden soll durch eine Verbesserung von Kommunikation und Zugänglichkeit zur Behörde ebenso zukünftig vorgebeugt werden. Chancen und Perspektiven Die Entwicklung der (ordnungsrechtlichen) Ausländerbehörde hin zu einer (behördlichen) Willkommensbehörde hat die Ausländerbehörde Karlsruhe begonnen. Die Entwicklung einer Willkommensbehörde ist jedoch ein Prozess über Jahre hinweg, verschiedene Ausdifferenzierungen sind denkbar. Die Entwicklung der Ausländerbehörde auf diesem Weg wird in organisatorischer Sicht auch eng durch das POA begleitet, das demnächst eine Betrachtung der Ausländerbehörde vornimmt, die zeigen soll, ob weitere und spezifischere Organisations- und Personalbetrachtungen notwendig sind. Zentrales Ziel ist, die Entwicklung auf dem Weg zu einer modernen Ausländerbehörde so zu steuern, dass auch unter wirtschaftlich-finanziell schwierigeren Rahmenbedingungen der gesetzliche Grundauftrag zuverlässig erfüllt werden kann, gleichzeitig aber zeitangemessen interpretiert und weiterentwickelt wird. Des Weiteren zeigen die digitalen Arbeitsumgebungen immer noch Verbesserungspotential für Mitarbeitende und Publikum auf. Zum Beispiel könnte eine „Kundenapp“ in verschiedenen Themen wie Erreichbarkeit und Arbeitsbeschleunigung Verbesserungen möglich machen. Zahlreiche Fachverfahren bieten Möglichkeiten, digitale Barrieren auszuräumen. Neue Wege und Chancen attraktives Personal zu finden erfordert auch, über Laufbahnbegrenzungen oder Quereinstiege aus anderen Berufen nachzudenken. Aktuelles zum Thema Ukraine-Krieg Neben der bestehenden Aufgabenerledigung hat der Ukraine-Krieg auch die Ausländerbehörde Karlsruhe stark gefordert. Bislang wurden etwa 3.900 ukrainische Flüchtlinge ausländerrechtlich registriert, eine erkennungsdienstliche Behandlung in Zusammenarbeit mit der Polizei durchgeführt und über eine Fiktionsbescheinigung der Rechtsstatus gesichert. Es wurden neue Strukturen, Prozesse und Standorte aufgebaut. Eine Unterstützung war die Vollzugshilfe des Polizeipräsidium Karlsruhe. Aktuell wird der Auftakt für die Antragsbearbeitung und persönliche Vorsprachen geplant. Eine sachgerechte Personalausstattung und Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Bestandsaufgaben stellen eine große Herausforderung dar. Entgegen sonstigen Zuwanderungen (Visaverfahren), kann die Ausländerbehörde nicht auf verlässliche Datenlagen, Urkunden, Identitätsprüfungen und sonstige Nachweise zurückgreifen. Mittlerweile konnten jedoch Maßnahmen insbesondere mit Unterstützung des POA eingeleitet werden, um dem erhöhten Personalbedarf in diesem Bereich in den nächsten Monaten kurzfristig Rechnung zu tragen. Mit hohem Aufwand müssen Reisedokumente, sonstige Identitätsdokumente und Urkunden (Heiratsurkunde, Geburtsurkunde, et cetera) übersetzt und auf Echtheit geprüft werden. Oftmals wurden diese auf die Flucht nicht mitgenommen und liegen somit nicht vor. Sprachbarrieren müssen mit der Organisation von Dolmetschern überbrückt werden, leider sind die meisten ukrainischen Ankommenden nicht des Englischen mächtig. – 5 –