Start Vergabeverfahren zur Beschaffung von IT-Systemen (Lose 3 und 4)

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2022/0560 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: IT Start Vergabeverfahren zur Beschaffung von IT-Systemen (Lose 3 und 4) Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 21.06.2022 6 x Gemeinderat 28.06.2022 1 x Beschlussantrag (Kurzfassung) Der Gemeinderat nimmt die Erläuterungen zur Kenntnis und stimmt – nach Vorberatung im Hauptausschuss – der Vergabe zur Beschaffung von IT-Systemen inkl. Dienstleistungen und Garantieerweiterung der Stadt Karlsruhe wie folgt zu: Los 3 (Notebooks 15,6“) an die Cancom GmbH; Karlsruhe zum Angebot vom 26.04.2022 (2.242.956,03 €) Los 4 (Standard-Arbeitsplatz-PCs (Mini-PCs)) an die Cancom GmbH; Karlsruhe zum Angebot vom 26.04.2022 (527.071,59 €) Jeweils als Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 24 Monaten (mit jeweiliger Option zur Verlängerung um 12 Monate). Die Verwaltung wird ermächtigt, den vorgenannten Firmen den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☒ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 2.770.027,62 € Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☒ negativ ☐ geringfügig ☒ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen Für den Bedarf (Ersatzbeschaffung) der städtischen Dienststellen wurden folgende EDV-Komponenten als Rahmenvertrag für Einzelbestellungen und Teillieferungen ausgeschrieben. Im Rahmen der Ausschreibung IT21001 (Beschaffung von IT-Systemen) musste für die Lose 3 (Notebooks 15,6“) und 4 (Standard-Arbeitsplatz-PCs) das jeweilige Preisblatt aktualisiert werden. Dies hatte eine Rückversetzung und somit auch eine Verzögerung beim Vertragsabschluss für die genannten Lose zur Folge. Nach Klärung – insbesondere der daran anknüpfenden vergaberechtlichen Lösungsmöglichkeiten – werden die Lose nun ebenfalls den Gremien zur Freigabe vorgelegt. Die Schätzung der voraussichtlich erforderlichen Mengen erfolgt jeweils auf der Haushaltsmittel- Anmeldung 2021 der Dienststellen aus dem Kämmereibereich sowie der Meldung des Schul- und Sportamtes. Gerätetyp Mindest- abnahmemenge Geschätzte Abnahmemenge Optionale Höchstmenge Los 3: Notebooks Notebooks 15,6‘‘ 2868 3172 3570 Los 4: Standard-Arbeitsplatz-PCs (Mini-PCs) Standard-Arbeitsplatz-PCs (Mini-PCs) 1169 1302 1472 Der Auftragnehmer hat Anspruch auf die Abnahme der Mindestmenge. Über die geschätzte Abnahmemenge hinaus können Geräte (zur Deckung nicht detailliert planbarer Mengen) bis zur oben genannten optionalen Höchstmenge aus diesem Vertrag bezogen werden. Sie bezieht sich auf die Grundlaufzeit zzgl. der Verlängerungsoption. CO2-Relevanz: Die Beschaffung der IT-Systeme hat Auswirkungen auf den Klimaschutz. Es werden Geräte nach dem aktuellen Stand der Technik und mit gültigen Umweltzertifikaten beschafft. Da es sich um Ersatzbeschaffungen handelt und dadurch Altgeräte mit niedriger Energieeffizienz außer Betrieb genommen werden, ist mit geringfügig positiven Auswirkungen der CO2-Emission zu rechnen. Vergabeverfahren Das Vergabeverfahren wurde aufgrund des Auftragswertes im offenen Verfahren als EU-weite öffentliche Ausschreibung durchgeführt. Der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes sind 13 Firmen nachgekommen. Die Angebotsabgabefrist endete am: 25.04.2022. Vertragslaufzeit: Beginn: Nach Zuschlagserteilung. Ende: Nach einer Laufzeit von 24 Monaten (mit jeweiliger Option zur Verlängerung um 12 Monate). Wertung der Angebote Die Bewertung der Angebote erfolgte in den folgenden Prüfungsstufen: 1. Formale Prüfung der Angebote 2. Eignung des Bieters: - finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit - fachliche und technische Leistungsfähigkeit - Zuverlässigkeit – 3 – – 4 – 3. Wirtschaftlichkeitsprüfung Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot unter Berücksichtigung des Preises und der Qualität der Leistung erteilt. Zur Prüfung und Wertung der Leistung wurden folgende Kriterien verwendet: - A-Kriterien (müssen uneingeschränkt erfüllt werden) - B-Kriterien (werden mit Punkten bewertet und gehen in die Leistungswertung ein) - I-Kriterien (werden nicht bewertet, sondern dienen nur der Information. Sind insoweit aber verbindlich. Antworten zu I-Kriterien dürfen keine Angaben zu A- oder B-Kriterien einschränken). Waren alle A-Kriterien erfüllt, wurde in der nächsten Stufe eine Überprüfung der Preise vorgenommen. Danach erfolgte die Wertung aller Angebote hinsichtlich der Preise inklusive der Energiekosten für die Lose 3 und 4. Diese Bewertung (Teilnutzwert A) erfolgte allein auf der Grundlage der schriftlichen Angebote. Aus den Angeboten, die die Vorgaben erfüllten, kamen die Geräte in die Gewichtung von Kriterien gemäß des Wertungsblattes (Teilnutzwert B) und in die Verteilung der Leistungspunkte. Das Angebot mit der höchsten Leistungspunktezahl erhält den Zuschlag. Diese Leistungspunktezahl wird im Rahmen einer Nutzwertanalyse erstellt. Die Gewichtung bei der Ermittlung der Leistungspunktzahl für das wirtschaftlichste Angebot sieht wie folgt aus: Preis der angebotenen Geräte (Teilnutzwert A) inklusive der Energiekosten und Dienstleistungen gemäß der Leistungsblätter 60% Gewichtung der Kriterien gemäß Wertungsblätter Teil A (Teilnutzwert B) 40% Aus den Angeboten in der Endauswahl erhält jeweils das Angebot mit der höchsten Leistungspunktzahl den Zuschlag. Ergebnis: Auf der Grundlage des oben beschriebenen Bewertungsverfahrens wurde als wirtschaftlichster Anbieter für - Los 3 (Notebooks 15,6“) die Cancom GmbH; Karlsruhe (Angebot 3) - Los 4 (Standard-Arbeitsplatz-PCs (Mini-PCs)) an die Cancom GmbH; Karlsruhe (Angebot 3) ermittelt. Dabei wurden neben den reinen Anschaffungskosten auch die anfallenden Energiekosten bewertet. Die Firma garantiert eine professionelle kaufmännische Abwicklung und Störungsbehebung auf hohem Qualitätsstandard und kann die Lieferung großer Gerätestückzahlen bewältigen. Vom Amt für Informationstechnik und Digitalisierung wird in Zusammenarbeit mit der Zentralen Vergabestelle beim Hauptamt und dem Schul- und Sportamt vorgeschlagen, die Angebote anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. – 5 – Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt die Erläuterungen zur Kenntnis und stimmt – nach Vorberatung im Hauptausschuss – der Vergabe zur Beschaffung von IT-Systemen inkl. Dienstleistungen und Garantieerweiterung der Stadt Karlsruhe wie folgt zu: Los 3 (Notebooks 15,6“) an die Cancom GmbH; Karlsruhe zum Angebot vom 26.04.2022 (2.242.956,03 €) Los 4 (Standard-Arbeitsplatz-PCs (Mini-PCs)) an die Cancom GmbH; Karlsruhe zum Angebot vom 26.04.2022 (527.071,59 €) Jeweils als Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 24 Monaten (mit jeweiliger Option zur Verlängerung um 12 Monate). Die Verwaltung wird ermächtigt, den vorgenannten Firmen den Zuschlag zu erteilen.

Niederschrift 40. Plenarsitzung des Gemeinderates 28. Juni 2022, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 3. Punkt 1 der Tagesordnung: Start Vergabeverfahren zur Beschaffung von IT-Systemen (Lose 3 und 4) Vorlage: 2022/0560 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt die Erläuterungen zur Kenntnis und stimmt – nach Vorberatung im Hauptausschuss – der Vergabe zur Beschaffung von IT-Systemen inkl. Dienstleistungen und Garantieerweiterung der Stadt Karlsruhe wie folgt zu: Los 3 (Notebooks 15,6“) an die Cancom GmbH; Karlsruhe zum Angebot vom 26.04.2022 (2.242.956,03 €) Los 4 (Standard-Arbeitsplatz-PCs (Mini-PCs)) an die Cancom GmbH; Karlsruhe zum Angebot vom 26.04.2022 (527.071,59 €) Jeweils als Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 24 Monaten (mit jeweiliger Option zur Verlängerung um 12 Monate). Die Verwaltung wird ermächtigt, den vorgenannten Firmen den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Bei 41 Ja-Stimmen einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 1 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Hauptausschuss am 21. Juni 2022: Ich bitte um Ihr Votum. – Einstimmige Zustimmung. Vielen Dank. – 2 – Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 11. Juli 2022