Start Vergabeverfahren zur Beschaffung von IT-Systemen (Lose 1, 2 und 5)

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2022/0402 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: IT Start Vergabeverfahren zur Beschaffung von IT-Systemen (Lose 1, 2 und 5) Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 17.05.2022 10 x vorberaten Gemeinderat 31.05.2022 4 x Beschlussantrag (Kurzfassung) Der Gemeinderat nimmt die Erläuterungen zur Kenntnis und stimmt – nach Vorberatung im Hauptausschuss – der Vergabe zur Beschaffung von IT-Systemen inkl. Dienstleistungen und Garantieerweiterung der Stadt Karlsruhe wie folgt zu: Los 1 (Dokumentenscanner) an die indasys IT Systemhaus AG, Stuttgart zum Angebot vom 04.02.2022 (221.750,55 €) Los 2 (Drucker S/W und Farbe) an die resin it + office GmbH, Binzen zum Angebot vom 07.02.2022 (296.629,43 €) Los 5 (TFT-Monitore) an die CANCOM SE, München zum Angebot vom 09.02.2022 (487.620,95 €). Jeweils als Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 24 Monaten (mit jeweiliger Option zur Verlängerung um 12 Monate). Die Verwaltung wird ermächtigt, den vorgenannten Firmen den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Ja ☒ Nein ☐ ☒ Investition ☐ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: 1.006.000,17 € Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Finanzierung ☒ bereits vollständig budgetiert ☐ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☐ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☐ Umschichtung innerhalb des Dezernates Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☒ negativ ☐ geringfügig ☒ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen Für den Bedarf (Ersatzbeschaffung) der städtischen Dienststellen wurden folgende EDV-Komponenten als Rahmenvertrag für Einzelbestellungen und Teillieferungen ausgeschrieben. Die Schätzung der voraussichtlich erforderlichen Mengen erfolgt jeweils auf der Haushaltsmittel- Anmeldung 2021 der Dienststellen aus dem Kämmereibereich sowie der Meldung des Schul- und Sportamtes. Gerätetyp Mindest- abnahmemenge Geschätzte Abnahmemenge Optionale Höchstmenge Los 1: Dokumentenscanner Dokumentenscanner 370 410 450 Los 2: Drucker S/W und Farbe Drucker A4 S/W 649 714 779 Drucker A4 Farbe 153 169 185 Los 5: TFT-Monitore TFT-Monitore 24” 2775 3065 3346 TFT-Monitore 27” 248 280 302 Der Auftragnehmer hat Anspruch auf die Abnahme der Mindestmenge. Über die geschätzte Abnahmemenge hinaus können Geräte (zur Deckung nicht detailliert planbarer Mengen) bis zur oben genannten optionalen Höchstmenge aus diesem Vertrag bezogen werden. Sie bezieht sich auf die Grundlaufzeit zzgl. der Verlängerungsoption. CO2-Relevanz: Die Beschaffung der IT-Systeme hat Auswirkungen auf den Klimaschutz. Es werden Geräte nach dem aktuellen Stand der Technik und mit gültigen Umweltzertifikaten beschafft. Da es sich um Ersatzbeschaffungen handelt und dadurch Altgeräte mit niedriger Energieeffizienz außer Betrieb genommen werden, ist mit geringfügig positiven Auswirkungen der CO2-Emission zu rechnen. Vergabeverfahren Das Vergabeverfahren wurde aufgrund des Auftragswertes im offenen Verfahren als EU-weite öffentliche Ausschreibung durchgeführt. Der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes sind 13 Firmen nachgekommen. Die Angebotsabgabefrist endete am: 09.02.2022 Vertragslaufzeit: 14.06.2022 bis 13.06.2024 (optional 13.06.2025) Wertung der Angebote Die Bewertung der Angebote erfolgte in den folgenden Prüfungsstufen: 1. Formale Prüfung der Angebote 2. Eignung des Bieters: - finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit - fachliche und technische Leistungsfähigkeit - Zuverlässigkeit – 3 – 3. Wirtschaftlichkeitsprüfung Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot unter Berücksichtigung des Preises und der Qualität der Leistung erteilt. Zur Prüfung und Wertung der Leistung wurden folgende Kriterien verwendet: - A-Kriterien (müssen uneingeschränkt erfüllt werden) - B-Kriterien (werden mit Punkten bewertet und gehen in die Leistungswertung ein) - I-Kriterien (werden nicht bewertet, sondern dienen nur der Information. Sind insoweit aber verbindlich. Antworten zu I-Kriterien dürfen keine Angaben zu A- oder B-Kriterien einschränken). Waren alle A-Kriterien erfüllt, wurde in der nächsten Stufe eine Überprüfung der Preise vorgenommen. Danach erfolgte die Wertung aller Angebote hinsichtlich der Preise inklusive der Energiekosten für die Lose 2 und 5 sowie der Verbrauchskosten für Los 2. Diese Bewertung (Teilnutzwert A) erfolgte allein auf der Grundlage der schriftlichen Angebote. Aus den Angeboten, die die Vorgaben erfüllten, kamen die Geräte in die Gewichtung von Kriterien gemäß des Wertungsblattes (Teilnutzwert B) und in die Verteilung der Leistungspunkte. Das Angebot mit der höchsten Leistungspunktezahl erhält den Zuschlag. Diese Leistungspunktezahl wird im Rahmen einer Nutzwertanalyse erstellt. Die Gewichtung bei der Ermittlung der Leistungspunktzahl für das wirtschaftlichste Angebot sieht wie folgt aus: Preis der angebotenen Geräte (Teilnutzwert A) inklusive der Energiekosten und Dienstleistungen sowie für Los 2 der Verbrauchskosten gemäß der Leistungsblätter 60% Gewichtung der Kriterien gemäß Wertungsblätter Teil A (Teilnutzwert B) 40% Aus den Angeboten in der Endauswahl erhält jeweils das Angebot mit der höchsten Leistungspunktzahl den Zuschlag. Ergebnis: Auf der Grundlage des oben beschriebenen Bewertungsverfahrens wurde als wirtschaftlichster Anbieter für - Los 1 (Dokumentenscanner) die indasys IT Systemhaus AG, Stuttgart (Angebot 8) - Los 2 (Drucker S/W und Farbe) die resin it + office GmbH, Binzen (Angebot 12) - Los 5 (TFT-Monitore) die CANCOM SE, München (Angebot 3) ermittelt. Dabei wurden neben den reinen Anschaffungskosten auch die anfallenden Energiekosten sowie für Los 2 die anfallenden Verbrauchsmaterialkosten bewertet. Die Firmen garantieren eine professionelle kaufmännische Abwicklung und Störungsbehebung auf hohem Qualitätsstandard und können die Lieferung großer Gerätestückzahlen bewältigen. – 4 – Vom Amt für Informationstechnik und Digitalisierung wird in Zusammenarbeit mit der Zentralen Vergabestelle beim Hauptamt und dem Schul- und Sportamt vorgeschlagen, die Angebote anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Für die Lose 3 (Notebooks) und 4 (Arbeitsplatz-PCs) muss das Preisblatt aktualisiert werden, daher kommt es zu Verzögerungen beim Vertragsabschluss. Die Lose 3 und 4 werden nach Klärung – insbesondere der daran anknüpfenden vergaberechtlichen Lösungsmöglichkeiten – ebenfalls den Gremien zur Freigabe vorgelegt. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt die Erläuterungen zur Kenntnis und stimmt – nach Vorberatung im Hauptausschuss – der Vergabe zur Beschaffung von IT-Systemen inkl. Dienstleistungen und Garantieerweiterung der Stadt Karlsruhe wie folgt zu: Los 1 (Dokumentenscanner) an die indasys IT Systemhaus AG, Stuttgart zum Angebot vom 04.02.2022 (221.750,55 €) Los 2 (Drucker S/W und Farbe) an die resin it + office GmbH, Binzen zum Angebot vom 07.02.2022 (296.629,43 €) Los 5 (TFT-Monitore) an die CANCOM SE, München zum Angebot vom 09.02.2022 (487.620,95 €). Jeweils als Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 24 Monaten (mit jeweiliger Option zur Verlängerung um 12 Monate). Die Verwaltung wird ermächtigt, den vorgenannten Firmen den Zuschlag zu erteilen.

Niederschrift 39. Plenarsitzung des Gemeinderates 31. Mai 2022, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 5. Punkt 4 der Tagesordnung: Start Vergabeverfahren zur Beschaffung von IT-Systemen (Lose 1, 2 und 5) Vorlage: 2022/0402 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt die Erläuterungen zur Kenntnis und stimmt – nach Vorberatung im Hauptausschuss – der Vergabe zur Beschaffung von IT-Systemen inkl. Dienstleistungen und Garantieerweiterung der Stadt Karlsruhe wie folgt zu: Los 1 (Dokumentenscanner) an die indasys IT Systemhaus AG, Stuttgart zum Angebot vom 04.02.2022 (221.750,55 €) Los 2 (Drucker S/W und Farbe) an die resin it + office GmbH, Binzen zum Angebot vom 07.02.2022 (296.629,43 €) Los 5 (TFT-Monitore) an die CANCOM SE, München zum Angebot vom 09.02.2022 (487.620,95 €). Jeweils als Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 24 Monaten (mit jeweiliger Option zur Verlängerung um 12 Monate). Die Verwaltung wird ermächtigt, den vorgenannten Firmen den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 4 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Hauptausschuss am 17. Mai 2022: Ich bitte um Ihr Votum. – Das ist große Mehrheit. Herr Dr. Müller hat dafür gestimmt, also einstimmiges Votum. – 2 – Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 13. Juni 2022