IT-moderne Schule: Ausbau des technischen Supports für die pädagogische IT-Umgebung in Karlsruher Schulen

Sitzung des Schulbeirats 20. Juli 2022 - Anlage 1 zu TOP 3 IT-moderne Schule Digitalisierung der Karlsruher Schulen Konzept zu Handlungsfeld 5: Supportsystem (Ausbau des technischen Supports für die pädagogische IT-Umgebung in Karlsruher Schulen) Schul- und Sportamt | 2 Erstellt von: Markus Karle Stadt Karlsruhe Schul- und Sportamt (SuS) Blumenstraße 2 a, 76133 Karlsruhe Telefon: 0721 133-4132 markus.karle@sus.karlsruhe.de 3 | Technischer Support für Karlsruher Schulen Inhalt I. Vorbemerkung ............................................................................................................................................................ 4 1. Konstitution der Arbeitsgruppe „Schulsupport“ ................................................................................................... 4 2. Hintergrund/Auftrag .............................................................................................................................................. 4 3. Zeitplan .................................................................................................................................................................. 4 II. Zentrale IT-Services für Schulen: Allgemeine Vorgaben und Empfehlungen ........................................................ 5 1. Regelung der Betreuung schulischer Netzwerke und IT ........................................................................................ 5 2. IT-Aufgaben des Landes/der Schule - mit expliziter Entlastung (seitens des Regierungspräsidiums (RP)) ........... 5 3. Aufgaben der Netzwerkberatenden im Detail....................................................................................................... 6 4. Weitere Aufgaben des Landes/der Schulen mit Entlastung aus dem allgemeinen Entlastungskontingent der Schule.............................................................................................................................................................................. 6 4.1. Behördliche Datenschutzbeauftragte ........................................................................................................... 6 4.2. Homepagebetreuung .................................................................................................................................... 7 4.3. Betreuung einer Lernplattform ..................................................................................................................... 7 4.4. Betreuung einer IuK-Plattform ..................................................................................................................... 7 5. Aufgaben im Bereich des Verwaltungsnetzes ....................................................................................................... 7 6. Aufgaben im Bereich der Netzwerktechnik ........................................................................................................... 7 III. Supportbedarf an Karlsruher Schulen ................................................................................................................... 8 1. Supportaufkommen bei der TeSKA ....................................................................................................................... 8 1.1. Rückblick ....................................................................................................................................................... 8 1.2. Supportfelder ................................................................................................................................................ 8 1.3. Gewichtung der Supportfelder ..................................................................................................................... 9 1.4. Supportfelder und -Kategorien im Überblick .............................................................................................. 10 1.5. Aufgabenteilung Träger/Land (Schule) ....................................................................................................... 12 IV. Personalbemessung ............................................................................................................................................. 12 1. Erhebung ............................................................................................................................................................. 12 2. Ziel ....................................................................................................................................................................... 13 3. Umsetzung ........................................................................................................................................................... 14 4. Finanzierung ........................................................................................................................................................ 14 5. Ausblick ................................................................................................................................................................ 15 Schul- und Sportamt | 4 I. Vorbemerkung 1. Konstitution der Arbeitsgruppe „Schulsupport“ Am 19. März 2021 fand im Stadtmedienzentrum Karlsruhe die konstituierende Sitzung der Arbeitsgruppe „Schulsupport“ unter der Leitung von Markus Karle/Projektleiter "Digitalisierung Karlsruher Schulen" im Schul- und Sportamt statt. Teilnehmer waren Vertreterinnen und Vertreter des Amts für Hochbau und Gebäudewirtschaft (HGW), des Amts für Informationstechnik und Digitalisierung (IT-Amt), des Stadtmedienzentrums (SMZ), des Schul- und Sportamts (SuS) und aller Karlsruher Schularten. AG Teilnehmerinnen und Teilnehmer: Markus Becht, Adam-Remmele-Schule (Grundschule) Harald Bertram, Goethe-Gymnasium Kirsten Bresch, Stadtmedienzentrum Karlsruhe Said El Hadouchi, Technische Supporteinheit für Karlsruher Schulen Michael Hoch, Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft Andreas Hörner, Heinrich-Hertz-Schule (berufliche Schule) Sabrina Huber, Amt für Informationstechnik und Digitalisierung Markus Karle, Schul- und Sportamt Kay Leichsenring, Amt für Informationstechnik und Digitalisierung Marco Rossi, Anne-Frank-Schule (Gemeinschaftsschule) Jörg Schumacher, Stadtmedienzentrum Karlsruhe Markus Stolz, Schule am Weinweg (Sonderpädagogisches Bildungs- und Beratungszentrum) Bettina Stühn, Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft Lars Thoma, Realschule Neureut Sven Twelker, Stadtmedienzentrum Karlsruhe Benjamin Wacker, Schul- und Sportamt 2. Hintergrund/Auftrag Um ein umfassendes Supportkonzept für alle Schularten zu entwickeln, lud das SuS Vertreterinnen und Ver- treter aller Schularten sowie mit Supportaufgaben betraute Mitarbeitende zur Mitarbeit in der Arbeits- gruppe „Schulsupport“ ein. Ziel ist die Erarbeitung eines Konzeptes, welches abschließend alle notwendigen Supportarbeiten be- schreibt, die in der Schul-IT notwendig sind, diese dem dafür notwendigen Personal zuordnet und Schnitt- stellen definiert, an denen Aufgaben übergehen. 3. Zeitplan Die erste (konstituierende) Sitzung fand im ersten Quartal 2021 statt. Die Häufigkeit, Art, Umfang und Ab- lauf der weiteren Treffen wurden entsprechend der Notwendigkeit entschieden. Das SMZ erstellte sodann einen ersten Konzeptentwurf, der anschließend kollaborativ weiterentwickelt werden sollte. Dieser Konzeptentwurf konnte aufgrund der pandemischen Entwicklung an den Schulen nicht in der gewünschten Geschwindigkeit weiterbearbeitet werden. 5 | Technischer Support für Karlsruher Schulen II. Zentrale IT-Services für Schulen: Allgemeine Vorgaben und Empfehlungen 1. Regelung der Betreuung schulischer Netzwerke und IT Die Systembetreuung schulischer Netze einschließlich der IT-Ausstattung ist erstmals in den Multimedia- empfehlungen (MME), die das Land mit den Kommunalen Landesverbänden im Jahr 2002 abgeschlossen hat, geregelt. Darin heißt es: „Die Wartung, Betreuung und der Support für schulische Netze umfasst Aufgaben mit pädagogischem und solche mit technischem Schwerpunkt. Für die pädagogischen Aufgaben in diesem Bereich werden weiterhin Netzwerkberatende in den Schulen erforderlich sein. Dabei ist in der Regel davon auszugehen, dass 70 Pro- zent der anfallenden Kosten den Bereich der technischen Dienstleistungen betreffen und daher von den Schulträgern zu übernehmen sind. Die restlichen 30 Prozent der Kosten entstehen für Aufgaben mit pädago- gischem Schwerpunkt und werden daher vom Land übernommen.“ Die anfallenden technischen Aufgaben (Wartung, Betreuung, Support) sind nach der gesetzlichen Schullas- tenverteilung §15 FAG grundsätzlich eine kommunale Aufgabe. Die pädagogisch-organisatorischen Aufga- ben fallen der Schule zu. Das Kultusministerium gewährt für die Betreuung der pädagogischen Netze An- rechnungsstunden für die Netzwerkberatenden an den weiterführenden und den beruflichen Schulen. In den MME sind die Aufgaben der Netzwerkberatenden beschrieben. Demzufolge liegen die Aufgaben im pädagogischen und organisatorischen Bereich. Sie beraten und informieren das Kollegium über die Einsatz- möglichkeiten des schulischen Netzes im Unterricht und wirken bei der Entwicklung und Fortschreibung des Medienentwicklungsplanes mit. Darüber hinaus übernehmen sie organisatorische Tätigkeiten wie das Ein- richten von Benutzern und E-Mail-Accounts sowie die Überwachung der Datensicherung und der Funktions- fähigkeit der Geräte (zum Beispiel Toner nachfüllen bei Druckern). Daneben koordinieren die Netzwerkberatenden alle Tätigkeiten, Maßnahmen und Kontakte, die das päda- gogische Netz der Schule betreffen. Im Fehlerfall soll der/die Netzwerkberatende in der Lage sein, den Feh- ler nach vorgegebenen Checklisten einzugrenzen und – sofern erforderlich – eine qualifizierte Fehlermel- dung an die Hotline des Technischen Supports der Karlsruher Schulen (TeSKA) oder den jeweils zuständigen Dienstleister weiterzugeben. Technische Arbeiten an den Rechnern, am Server oder das Entwickeln oder Aufsetzen von Netzwerkinstal- lationen gehören nicht zu den Aufgaben der Netzwerkberatenden. Es werden jedoch sehr viele dieser Auf- gaben von Netzwerkberatenden durchgeführt (siehe Anlage 2 und 3). Manche Tätigkeiten, weil sie nur we- nig Zeitaufwand bedürfen und die Öffnung eines Tickets unverhältnismäßig wäre. Der Großteil aber, weil die Ressourcen bei der TeSKA und bei kompetenten (bezogen auf Schul-IT) externen Dienstleistern fehlen. Diese Situation soll bereinigt werden. 2. IT-Aufgaben des Landes/der Schule - mit expliziter Entlastung (seitens des Regierungspräsidiums (RP)) 1 Auszug aus den Informationsseiten „Lehrerinnenfortbildung Baden-Württemberg“ auf den Seiten des Lehrerfortbildungsservers: 1 https://lehrerfortbildung-bw.de/st_digital/netz/it-personal/fb1/rp/ Schul- und Sportamt | 6 • Entlastungsstunden (RP) abhängig von der Anzahl der Rechner im Unterrichtsnetz (Erlass Kultusministerium (KM) I/5-0301.623/953, 23.06.98, allgemeinbildende Schulen, berufliche Schulen) • klar festgelegte Aufgaben (siehe Multimediaempfehlung 2002 des KM mit dem Städte-, Gemeinde- und Landkreistag) o zuständig im pädagogischen und organisatorischen Bereich o Beratung des Kollegiums über Möglichkeiten des Netzes o Organisation: ▪ Einrichten von Benutzer- und E-Mail-Accounts, Versetzen zum Schuljahresende ▪ Dokumentation (im Zusammenhang mit dem Dienstleister), Medienentwicklungs- plan ▪ technische Aufgaben (zum Beispiel Rechnerwiederherstellung, Überwachung der Datensicherung, Tonerwechsel Drucker) o Koordination: ▪ Absprachen mit Schulträger, Schulleitung, Kollegium ▪ Zusammenarbeit mit Support/Dienstleister, qualifizierte Fehlermeldungen o KEINE „vertiefte“ technische Arbeit an den Systemen (zum Beispiel Server). 3. Aufgaben der Netzwerkberatenden im Detail Die Aufgaben und auszuführende Tätigkeiten der Netzwerkberatenden werden detailliert in Anlage 4 dar- gestellt. Auszug aus den Informationsseiten „Lehrerinnenfortbildung Baden-Württemberg“ auf den Seiten des Lehrerfortbildungsservers: Keine Aufgaben der Netzwerkberatenden 1 • Erstellung und Betreuung der Schulhomepage • Präsentation der Schule, z.B. 25-Jahr-Feier • Tätigkeiten für die Schulleitung oder für Aufgaben der Schulverwaltung wie zum Beispiel Zeugnisse schreiben • Betreuung audiovisueller Medien • Installation von Software • Betreuung der Hardware • Betreuung des Netzes • Administration einer Online-Plattform 4. Weitere Aufgaben des Landes/der Schulen mit Entlastung aus dem all- gemeinen Entlastungskontingent der Schule 2 Auszug aus den Informationsseiten „Lehrerinnenfortbildung Baden-Württemberg“ auf den Seiten des Lehrerfortbildungsservers: 4.1. Behördliche Datenschutzbeauftragte • Hinwirken auf die Einhaltung der Datenschutzvorschriften bei der Planung, Einführung und Anwen- dung von Verfahren, mit denen personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden 2 https://lehrerfortbildung-bw.de/st_digital/netz/it-personal/fb1/schule/ 7 | Technischer Support für Karlsruher Schulen • die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten tätigen Personen über den Datenschutz ver- traut zu machen • Führen des Verfahrensverzeichnisses (§11 LDSG) • behördliche Datenschutzbeauftragte sind vor dem Einsatz oder der wesentlichen Änderung eines automatisierten Verfahrens rechtzeitig zu unterrichten (ebenso der Personalrat) 4.2. Homepagebetreuung • Hinzufügen/Löschen von Redakteuren • Hilfe bei Problemen der Redakteure • hausinterne Fortbildungen für Redakteure • Meldung von technischen Fehlern an die technische Stelle • Suche nach „toten“ Links 4.3. Betreuung einer Lernplattform Bei einer Lernplattform handelt es sich um eine meist webbasierte Plattform zur gezielten Verteilung von Unterrichtmaterialien, Tests, Zusammenarbeit etc. im Sinne eines virtuellen Klassenzimmers wie zum Bei- spiel Moodle. • Hinzufügen/Löschen von Benutzenden • Hilfe bei Benutzerproblemen • hausinterne Fortbildungen • Meldung von technischen Fehlern an die zuständige Stelle • Verwaltung und Aufbau von Struktur und Kursen 4.4. Betreuung einer IuK-Plattform Unter einer Informations-und-Kommunikations-Plattform wird eine Plattform verstanden, die dazu dient, die Zusammenarbeit im Schulleben zu unterstützen. Beispiele: E-Mail, Kalender, Adressenverwaltung, digi- tales Schwarzes Brett. • Hinzufügen/Löschen von Benutzenden • Hilfe bei Benutzerproblemen • hausinterne Fortbildungen • Meldung von technischen Fehlern an die zuständige Stelle 5. Aufgaben im Bereich des Verwaltungsnetzes Die Betreuung des Schulverwaltungsnetzes gehört komplett zum Aufgabengebiet des Schulträgers. Das Konzept für den Verwaltungssupport wird parallel vom IT-Amt erstellt. 6. Aufgaben im Bereich der Netzwerktechnik Dieser Bereich wird zum jetzigen Zeitpunkt noch durch das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft sup- portet. Schul- und Sportamt | 8 III. Supportbedarf an Karlsruher Schulen Die vorliegende Übersicht ist das Ergebnis einer Analyse der Supportanfragen (Tickets) durch Karlsruher Schulen. Diese Anfragen wurden über das Ticketsystem zu verschiedenen Supportfällen ausdifferenziert, die entweder „Remote“ oder „Vor Ort“ gelöst werden. Per Remote Access (Fernzugriff) haben die Technike- rinnen und Techniker die Möglichkeit, von ihren lokalen Rechnern auf schulische – entfernte - Rechner, IT- Komponenten und Netzwerke zuzugreifen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass Schulen zu Beginn einer Betreu- ung durch die TeSKA vorrangig vor Ort betreut werden müssen, bis die technischen Systeme von Grund auf solide aufgebaut sind. Im weiteren Verlauf der Betreuung können Supportanfragen vermehrt „Remote“ ge- löst werden. 1. Supportaufkommen bei der TeSKA 1.1. Rückblick Blickt man auf die Arbeitserfahrung der TeSKA seit 2019 zurück, betrafen die meisten und arbeitsintensivs- ten Supportfälle die pädagogische Musterlösung 3 (paedML), das schulische Netzwerk (Serverumgebung) und Hardwareprobleme. 47 Prozent aller Supportfälle betrafen die paedML, gefolgt von allgemeinen Netz- und Hardware-Proble- men mit 22 Prozent aller Supportfälle. Am unteren Ende der Skala lagen Supportanfragen aus dem Bereich der Schulkonsole mit 9 Prozent und der Virtualisierungen/Konfigurationen des ESXi mit 6 Prozent. Die restli- chen Anfragen wurden damals unter „Sonstiges“ verbucht. Inzwischen haben sich weitere Supportfelder herauskristallisiert und andere wurden zusammengefasst. Vor allem im Bereich paedML konnte durch Standardisierung ein enormer Ticketrückgang verzeichnet werden. Im Bereich Hardware und Serverumgebung hingegen stieg aufgrund der stark angestiegenen Endgerätezahl auch das Ticketaufkommen. Themen wie Clouddienste, Backup und Restore und Virtualisierung kamen erst in den letzten drei Jahren richtig zum Tragen. 1.2. Supportfelder Die Analyse des Supportaufkommens ergab die nachfolgenden Supportfelder: (nicht abschließend) • Backup - Restore • Client Betriebssystem • Cloud-Dienste • Einspielen von Updates • Firewall • Hardware • Internet • Netzwerk • PaedML • Peripherie • Softwareverteilung • Sonstiges • Virtualisierung Diese aufgeschlüsselten Supportfälle sind im Ticket-System Omnitracker hinterlegt. Hinzu kommen nicht differenzierbare Tätigkeiten ohne Omnitracker-Nachweis wie: • Eigenrecherche und Lösungssuche 3 IT-Lösung für schulische Computernetze. (https://www.lmz-bw.de/netzwerkloesung/produkte-paedml/) 9 | Technischer Support für Karlsruher Schulen • allgemeine Vorbereitungen für den Vor-Ort-Einsatz • Fahrten zum Einsatzort • Dokumentation der Supportfälle • Meetings mit SMZ, Träger, Schulen, ... • Verwaltungsaufgaben (Telefonate mit Schulen, Händlern, Providern, der LMZ-Hotline, etc.) • Installation Teststellungen in Laborumgebung • autodidaktische Einarbeitung in das TeSKA-Aufgabenfeld • Fortbildungen (intern/extern) • Dokumentation im Ticketsystem (Pflege von Stammdaten, Auswertung) • sowie Unterstützung des SMZ bei Fragen des MDM (Mobile-Device-Management für iOS-Geräte). 1.3. Gewichtung der Supportfelder Kategorie Tickets Aufkommen in % Backup - Restore 507 5,74% Client OS 85 0,96% Cloud-Dienste 464 5,26% Einspielen von Updates 169 1,91% Firewall 209 2,37% Hardware 1873 21,22% Internet 52 0,59% Netzwerk 1375 15,58% PaedML 787 8,92% Peripherie 391 4,43% Softwareverteilung 302 3,42% Sonstiges 2513 28,47% Virtualisierung 99 1,12% Gesamtsumme 8826 100,00% Schulart Tickets Aufkommen in % GS (38) 4049 45,88% GYM (11) 1272 14,41% SBBZ und SKiGa (11) 1091 12,36% RS (8) 931 10,55% GWRS (4) 745 8,44% GMS (4) 705 7,99% BS (12) 33 0,37% Gesamtsumme 8826 100,00% Schul- und Sportamt | 10 1.4. Supportfelder und -Kategorien im Überblick Die folgende Tabelle zeigt die Aufschlüsselung der Supportfelder in die einzelnen Supportkategorien und dazugehörige Tätigkeiten (Supportfelder mit einem Anteil > 5 Prozent) Supportfeld PaedML/Schulkonsole Beschreibung paedML-Installation Client • Client-Vorbereitungen, damit die paedML automatisiert über das Netzwerk installiert werden kann • Überwachung und Nachjustierung der Client-Installation paedML-Update • Upgrades auf die jeweils aktuelle Version paedML-Opsi Pakete • Installation sowie Erstellung und Tests von Opsi-Paketen 4 paedML-Neuinstallation • paedML Neuinstallationen • Bei z.B. neuer Hardware oder fehlerhafter Vorinstallation paedML-Firewall • Regeln erstellen sowie Portfreischaltungen und Updates paedML-Sonstiges • Jugendschutzfilter-Umstellungen • Proxyserver-Konfiguration 4 Komprimiertes Archiv, ähnlich einer zip-Datei. Dient zur Installation mehrerer Programme in einem Vorgang. 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000 4500 BSGMSGSGWRSGYMRSSBBZ Backup - Restore Client OS Cloud-Dienste Einspielen von Updates Firewall Hardware Internet Netzwerk PaedML Peripherie Softwareverteilung Sonstiges Virtualisierung 11 | Technischer Support für Karlsruher Schulen • Kontofehlermeldungen • Fälle, die nicht in andere paedML-Kategorien passen Schulkonsole-Benutzerver- waltung • Verwalten von Lehrkräften, Schülerinnen und Schülern und Mitar- beitenden • Passwörter zurücksetzen Schulkonsole-Drucker • Administration und Zuweisung von Druckern an Benutzende • Gruppen oder Geräte und Fehlerlösungen Schulkonsole-Rechner • Administration der Netzwerkgeräte mittels der MAC-Adresse in der Schulkonsole Schulkonsole-Sonstiges • Gruppen und Räume anlegen und Zuweisung der Clients in die kor- rekte Gruppe Supportfelder Hardware/Netzwerk Beschreibung Hardware-Server • Fehlerbehebungen an Server Hardware • Hardware Erweiterungen Server • Vorbereitungen und Aufbau der Server Hardware Hardware-Client • Bios 5 -Batterien tauschen • Bios-Konfiguration • Bios-Password-Reset • Treiberpack generieren bei neuer Hardwareklasse Hardware-iPads • Bearbeitung von Reparaturaufträgen • Anbindung der iPads mit Beamer • Wlan Einrichtung IPADs Hardware-Netzwerk • Installation von Tisch-Switchen • Konfiguration von vorhandenen mobilen Access-Points • Dosen patchen • Konfiguration Belwü-Router z.B. BNG Umstellung Hardware-Sonstiges • Anbindung von Dokumentenkameras und Beamer • Whiteboard Konfigurationen Netzwerk-Sonstiges • Fälle, die nicht in andere Netzwerk-Kategorien passen Supportfeld Backup - Restore Beschreibung Backup Einrichtung und Konfiguration der NAS 6 und des Backups Erstellen von Snapshots auf Virtualisierungs- und Clientebene Supportfeld Cloud-Dienste Beschreibung Moodle/BBB • Einrichtung z.B. über LDAP 7 • Problembehebungen • Individuelle Einrichtungswünsche Jitsi • Firewallport Öffnungen O365/Teams • Einrichtung 5 Basic Input/Output System: Firmware eines PC/Notebooks 6 Network Attached Storage bezeichnet einfach zu verwaltende Dateiserver in einem Netzwerk. 7 Lightweight Directory Access Protocol: Netzwerkprotokoll zur Abfrage und Änderung von Informationen in Verzeich- nissen Schul- und Sportamt | 12 • Lizenzen für Schülerinnen und Schüler und Lehrkräfte generieren • Schriftverkehr mit Microsoft • Validierung der Domains bei den Hostern • User Synchronisierung über AD Connect oder Powershell-Skript • Individuelle Einstellungen in O365 • Einzelne Benutzende anlegen und Lizenzen zuweisen Supportfeld Sonstiges Beschreibung Software iPads • Eingliederung der iPads in das SMZ-MDM • Verteilung individueller Software keine-Domänenrechner • Einrichtung und Konfiguration von Geräten ohne paedML an der Schule Software Clients • Händische Softwareinstallation bei Geräten ohne paedML Anbin- dung • Installation und Aktivierung von Lizenzen Virenscanner • Installation und Konfiguration von Virenscannern • Prüfung und Aktualisierung der einzelnen Komponenten 1.5. Aufgabenteilung Träger/Land (Schule) Eine detaillierte Übersicht über die Zuordnung und Übernahme der Aufgaben ist in Anlage 4 beigefügt. Grundsätzlich kann eine Teilung zwischen Pädagogik und sächlichem Aufwand vorgenommen werden. Für alle pädagogisch didaktischen Fragen und Aufgaben sind die Schulleitung und die Lehrkräfte zuständig und verantwortlich. Hierzu zählen im Bereich IT die Medienentwicklungsplanung, die Lehrkräftefortbildung, die Erstellung von Unterrichtskonzepten, Mediencurricula und deren Umsetzung. Die Aufgaben des Schulträgers sind die Bereitstellung einer funktionierenden Infrastruktur, eine adäquate Ausstattung und die Gewährleistung des laufenden Betriebs. Hierzu zählt die Durchführung von Beschaffun- gen, die Installation, die Wartung und der Support der beschafften Geräte und Software und die Bereitstel- lung der notwendigen Ressourcen. IV. Personalbemessung 1. Erhebung Die unter den oben genannten Supportfeldern und Supportkategorien ausgeführten Tätigkeiten an den all- gemein bildenden Schulen werden zurzeit durch vier Mitarbeitende bei der Technischen Supporteinheit Karlsruher Schulen (TeSKA) und zwei Mitarbeitende am SMZ (zuständig für das Mobile Device Manage- ment, MDM) wahrgenommen. Ergänzend dazu werden weitere notwendige Dienstleistungen, die nicht zeitnah durch TeSKA erledigt werden können, durch Einzelbeauftragung von externen Dienstleistern abge- deckt. Hinzu kommen die Leistungen, die die Netzwerkberatenden täglich in ihren Schulen erledigen. Alle notwendigen Dienstleistungen an beruflichen Schulen werden durch Netzwerkberatende und externe Dienstleister wahrgenommen. Eine Auflistung der angefallenen Inbetriebnahme-, Support- und Wartungszeiten aller an der Aufrechterhal- tung des Dienst- bzw. Schulbetriebs beteiligten Personen ist in den Anlagen 2 und 3 „Matrix_Aufgaben-Sup- porter-Zeitaufwand“ enthalten. Diese Aufstellung wurde durch die Auswertung der TeSKA-Ein-sätze, durch Zeiterfassung der SMZ-Mitarbeitenden bei der Betreuung des MDM, durch Auswertung der beauftragten Dienstleistungen an Externe und durch eine Abfrage der Zeitaufwände der Netzwerkberatenden an den Schulen erstellt. 13 | Technischer Support für Karlsruher Schulen Daraus geht hervor, dass für einen umfassenden IT-Support der „pädagogischen Endgeräte“ (Server, PCs, Notebooks, Tablets, Beamer, interaktive Präsentationsgeräte, Dokumentenkameras etc.) aller 88 Karlsruher Schulen ein Personalbedarf von 28,52 Vollzeitstellen notwendig ist. Den größten Anteil an den Zeitaufwän- den erbrachten die Netzwerkberatenden an den Schulen mit rein rechnerischen 17,49 Vollzeitstellen. 2. Ziel Dies gilt es zu reduzieren, indem den Netzwerkberatenden nur noch die Aufgaben übertragen werden, die ihnen explizit im Aufgabenkatalog zugewiesen sind und für die sie entsprechende Entlastungsstunden er- halten. Es müssen zukünftig alle dem Schulträger zugewiesenen Aufgaben aus der Übersicht „Aufgabenteilung Trä- ger/Land (Schule)“ auch von diesem übernommen und erledigt werden. Zur Realisierung dieser Aufgaben- bewältigung bestehen für die Stadt Karlsruhe mehrere Möglichkeiten: Alternative 1: Support wird extern an Dienstleister vergeben Alternative 2: Support wird durch das beim Schulträger beschäftigte Personal geleistet (zum Beispiel IT- Amt) Alternative 3: Support wird durch die Technische Supporteinheit Karlsruher Schulen geleistet (TeSKA) Extern oder intern Alle drei Alternativen haben Vorteile und Nachteile. Durch die Vergabe sämtlicher Supportdienstleistungen an externe Dienstleister muss sich der Schulträger um diese nicht mehr kümmern und die Planung von Personalressourcen fällt weg. Bei vielen externen Dienstleistern ist ein jahrelang gewachsenes Know-how bezüglich Betreuung schulischer Infrastruktur vor- handen. Nachteile sind ein schwer zu erstellendes umfängliches Leistungsverzeichnis. Nachträgliche Anpas- sungen bedürfen grundsätzlich Vertragsänderungen, Nachverhandlungen und möglicherweise sogar Neu- ausschreibungen. Dadurch entsteht eine Inflexibilität, welche erhöhten Zeitaufwand bei der Reaktion auf geänderte Gegebenheiten nach sich zieht. Die fehlende „Kompetenz“ der Techniker zur Pädagogik er- schwert oft die Kommunikation zwischen Schule und Supporter über die unterrichtlichen Einsatzszenarien und Bedürfnisse der Schule. Nicht zuletzt sind die Kosten, bei einer externen Vergabe aller dem Schulträger obliegenden Aufgaben, um ein Vielfaches höher als bei einer der internen Alternativen. Die Realisierung des Supports durch Beschäftigte direkt beim Schulträger hat den Vorteil, dass Entscheidun- gen zu notwendigen Anpassungen direkt getroffen und umgesetzt werden können. Die Supportstrukturen sind grundsätzlich vorhanden und müssen „nur“ auf das schulische Umfeld erweitert und ausgebaut wer- den. Eine Erweiterung des Supports für zukünftige Aufgaben bzw. Nutzung der Netze für Amokalarmierung, Telefonie (VoIP), Gebäudemanagement (Haustechnik) etc. ließe sich unkompliziert intern realisieren. Nach- teil ist die Vorhaltung der notwendigen Personalressourcen zur Realisierung eines reibungslos funktionie- renden Supports. Die oben genannte dritte Alternative, die Realisierung des Schulsupports durch die Technische Supportein- heit Karlsruher Schulen (TeSKA) vereint einige Vorteile und behebt gleichzeitig einige Nachteile der vorge- nannten Alternativen. Die TeSKA konnte in den vergangen drei Jahren die Karlsruher Schulen auf ihrem Weg zur Digitalisierung direkt begleiten, unterstützen und sich das notwendige Know-how aneignen, wel- ches für entsprechende Synergieeffekte unter den Schulen sorgt. Die TeSKA hat gezeigt, dass sie auch mit (zu) wenig Personal einen kompetenten Support leisten kann. Die Mitarbeitenden der TeSKA stehen mit den Schulnetzberatenden am Stadtmedienzentrum/Landesmedienzentrum und den Netzwerkberatenden an den Schulen in engem Kontakt. Dadurch sind und bleiben sie immer nah an der pädagogischen Notwen- digkeit der Technik und können somit auf geänderte Anforderungen nicht nur schnell, sondern auch kom- petent reagieren. Nachteil des Ausbaus der TeSKA gegenüber externen Dienstleistern sind möglicherweise die Kosten für Per- sonalressourcen, da diese durch die Stadt Karlsruhe in Form eines Betriebskostenzuschusses an das Landes- medienzentrum (LMZ) getragen werden. Vorteil für die Stadt: Die Aufgabe der Personalverwaltung wiederum liegt beim LMZ. Der Schulträger hält es deshalb für sinnvoll, den Support unter den aktuellen Rahmenbedingungen Schul- und Sportamt | 14 weiterhin durch die TeSKA erledigen zu lassen. Mittel- bis langfristig kann eine Evaluation nach Fertigstel- lung aller infrastrukturellen Maßnahmen (Anbindung aller Schulen an Glasfaser und strukturierte Inhouse- Verkabelung aller Schulen) zu einer Zuordnung zum IT-Amt führen. 3. Umsetzung Die Strukturen wie Hotline zur Fehlermeldung und für die schnelle Kontaktaufnahme, Testumgebungen für den Aufbau und Testung neuer Hardware, Software oder Updates, Fahrzeugpool für den Vor-orteinsatz etc. sind bei der TeSKA bereits vorhanden. Nun gilt es die technischen Aufgaben, welche zurzeit noch von Netz- werkberatenden übernommen werden, ebenfalls durch die TesKA erledigen zu lassen. Hierzu ist zum einen der sukzessive personelle Ausbau notwendig und zum anderen weitere Standardisierungen im Bereich End- gerätemanagement, Cloudlösungen und Kommunikationsplattformen. Gemäß der Erhebung des Personalaufwandes werden zukünftig ca. 28,5 Vollzeitstellen/Vollzeitäquivalente (VZÄ) benötigt. Für die Gewährleistung eines ausreichenden Supports zum jetzigen Zeitpunkt werden ca. 24 VZÄ benötigt. Das zurzeit beim SMZ für das MDM und den Support an den Schulen eingesetzte Personal mit ca. 5-6 VZÄ soll zum kommenden Schuljahr 2022/2023 auf mindestens 12 VZÄ ausgebaut werden. Dies sind nur 50 Prozent der berechneten benötigten Stellen. Hierzu wird das Landesmedienzentrum die notwendi- gen Stellenausschreibungen durchführen und das Personal einstellen. Die TeSKA soll örtlich weiterhin am SMZ verbleiben. Möglicherweise ist es aber sinnvoll, auch Personal an strategisch zentrale Punkte auszula- gern (zum Beispiel: Berufliche Schulen im Beiertheimer Feld). Begründung des 50 Prozent-Ausbaus Die AG Schulsupport, TeSKA und das Schul- und Sportamt gehen davon aus, dass durch den Ausbau der TeSKA auf 12 Vollzeitstellen der Support an den allgemein bildenden Schulen inklusive der Entlastung der an diesen Schulen tätigen Netzwerkberatenden gewährleistet werden kann. Zusätzlich ergeben sich Zeit- räume bzw. Ressourcen, um sich in die Supportstrukturen, Netzwerkumgebungen und Hardwareausstat- tungen der beruflichen Schulen einzuarbeiten und auch deren Support sukzessive zu übernehmen. Nicht zu bewältigende Aufgaben werden weiterhin an externe Dienstleister vergeben. Diese werden im Laufe der Zeit zunehmend weniger, wie es die Erfahrungswerte beim Übergang der Supportleistungen von externen Dienstleistern zur TeSKA bei den weiterführenden allgemeinbildenden Schulen gezeigt haben. 4. Finanzierung Für das Bestandspersonal, den Personalausbau, die Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen stehen Mit- tel aus dem Förderprogramm „Administration“ zum DigitalPakt Schule bereit. Darüber wurden der Stadt Karlsruhe für den Förderzeitraum 2021/2022 ca. 1,69 Millionen Euro bereitgestellt. Allein die Höhe des Administratorenprogrammes von 1.697.754 Euro für 2 Jahre zeigt die Wichtigkeit von Supportstrukturen an und für Schulen. Die im Vergleich geringen Ausgaben für das Supportaufkommen an Karlsruher Schulen in den vergangenen Jahren sind einzig dem Einsatz der Lehrkräfte an den Schulen zu verdanken, was die Anlage 2 „Matrix_Auf- gaben-Supporter-Zeitaufwand“ verdeutlicht. Die dort dargestellten Zeitaufkommen sind vom Schulträger zu erbringen, da es sich dabei nicht um einen Bildungsauftrag gemäß §1 Schulgesetz handelt und somit nicht das Land gemäß §15 (1) FAG – Schullastenverteilung, sondern der Schulträger nach §15 (2) FAG – Schullas- tenverteilung zuständig ist und die Kosten zu tragen hat. Gemäß den Förderrichtlinien sind die bereitgestellten Mittel aus dem Administratorenprogramm bis 30. Juni 2023 abzurufen. Die im Jahr 2021 angefallenen förderfähigen Supportkosten von der TeSKA und exter- nen Dienstleistern belaufen sich auf ca. 266.000 Euro. Eine ähnliche, möglicherweise etwas höhere Summe würde bei gleicher Supportwahrnehmung auch für das Jahr 2022 entstehen. Arbeitsaufwände für Support- leistungen von Lehrkräften sind nicht förderfähig. Demzufolge stünden für den Ausbau der TeSKA weitere 1,1 Millionen Euro zur Verfügung. Allerdings nur für Ausgaben, die bis zum 31.12.2022 getätigt werden. 15 | Technischer Support für Karlsruher Schulen Hinweis: Diese zeitliche Begrenzung ergibt sich nicht aus dem DigitalPakt Schule, sondern rührt von den Ver- handlungen der Kommunalen Landesverbände mit dem Kultusministerium zu einer generellen Regelung ein- schließlich Finanzierung der Schuladministration spätestens ab 2023. 8 Bei einem Ausbau der TeSKA ab August 2022 um weitere acht Stellen und Kosten pro Stelle in Besoldungs- gruppe E10/11 von ca. 75.000 Euro pro Jahr pro Vollzeitäquivalent (VZÄ), würden bis Ende 2022 250.000 Euro zusätzliche Ausgaben entstehen. Hinzu kommen vom LMZ veranschlagte 10 Prozent Betriebskosten (Raummiete, Ausstattung, organisatorische Abwicklung) in Höhe von 25.000 Euro. Diese 275.000 Euro kön- nen komplett über den Fördertopf „Administration“ gedeckt werden. Die weitere Finanzierung ist abhängig vom Ausgang der Verhandlungen zwischen den Kommunalen Landes- verbänden und dem Kultusministerium. Tabellarische Darstellung der Ausgaben und Refinanzierung (in Euro) 2019 2020 2021 2022 2023 ff Refinanzierung Sachkostenbeitrag für zwei bis vier bereits vorhandene TeSKA-Mitarbeiter inklusive laufende Betriebskosten (Raummiete, Ausstattung, or- ganisatorische Abwicklung, Leasingfahrzeuge) 127.983 180.029 Keine, da Verzicht laut Gemeinderatsbe- schluss vom 17.07.2018 271.952 190.399 = 70% 9 336.000 302.000 = 90% 9 336.000 Keine, da Verzicht laut Gemeinderatsbe- schluss vom 17.07.2018 Sachkostenbeitrag für acht zu- sätzlich benötigte TeSKA-Mit- arbeiter*innen inklusive lau- fende Betriebskosten (Raum- miete, Ausstattung, organisa- torische Abwicklung, Leasing- fahrzeuge) Berechnung beruht auf der Annahme von Stellenbewer- tungen in E10/E11 275.000 275.000 10 = 100% 660.000 Keine, da die Regelun- gen einer Finanzierung zwischen Bund, Land und KLV noch nicht be- schlossen sind Gesamt 127.983 180.029 271.952 611.000 996.000 767.399 5. Ausblick Unabhängig von der Finanzierung bleibt es Aufgabe des Schulträgers, für den ordentlichen, sicheren und dauerhaften Betrieb der Schul-IT Sorge zu tragen. Ende des Schuljahres 2022/23 sollen deshalb die bis da- hin durchgeführte Maßnahmen evaluiert und in entsprechendem Maße nach Auswertung weiter fortge- führt, ausgebaut oder auch wieder reduziert werden. Die zu diesem Zeitpunkt zu beschließenden Maßnah- men werden dann mit Projektende in den Regelbetrieb übergehen. 8 Rundschreiben des Städtetag Baden-Württemberg: Az 504.151 – R 34480/2020 Br 9 Aus dem Administratorenprogramm dürfen nur Leistungen gefördert werden, die mit Investitionen aus dem Digitalpakt in Zusam- menhang stehen. In 2021 waren dies ca. 70 % der vorhandenen Endgeräte. 30 % des geleisteten Supports bezog sich auf „Altge- räte“, die bereits vor dem Digitalpakt in den Schulen vorhanden waren. In 2022 werden ca. 90 % der zu supportenden Geräte aus Digitalpaktmitteln finanziert sein. 10 Hier kann argumentiert werden, dass dieser Supportaufwand aufgrund von Investitionen aus dem Digitalpakt zusätzlich entstan- den ist

Matrix_Aufgaben-Support-Zeitaufwand: Zukunft Sitzung des Schulbeirats am 20. Juli 2022 Anlage 2 zu TOP 3 MDM für Applegeräte (Tablets, Notebooks, AppleTV), wahrgenommen durch SMZ-Mitarbeitende Supporter AufgabenTeSKASMZ-MANWBFirmenTeSKASMZ-MANWBFirmen 720500010000,58 Berechnung beruht auf 12 Minuten Arbeitszeit pro Endgerät Wir rechnen zukünftig durchschnittlich mit ca. 5.000 neuen Geräten pro Jahr 10800882640,15 Berechnung beruht auf 180 Minuten Arbeitszeit pro Schule (Bestellung) Wir rechnen zukünftig durchschnittlich mit ca. 88 Bestellungen pro Jahr 12962000072004,20 Berechnung beruht auf 4 Stunden täglich bei 2.000 Endgeräten im System => 7,2 Sekunden an 180 Schultagen Wir rechnen bis Ende 2023 mit ca. 20.000 AppleGeräte im MDM Aufgaben je Schule * Anlegen und Pflegen der zentralen MDM-Excel- Bestandsliste: Gerätenamen, Kontaktdaten * Anpassung der Konfektionierung an individueller Wünsche: App- Ausstattung * Rechnungsstellung bei kostenpflichtigen Apps * Allgemeine Änderungen: Sperrung und Aktivierung oder Deaktivierung von Profilen * Beratung per Email bzw. Telefon Betrieb des MDM * Beratung, Einweisung * Dokumentation, Pflege von Listen * APP-Einkauf, Verteilung, Lizenzzuweisung * Sperrungen, Rücksetzungen, Fehlerbehebung Vollzeitstellen bei Ø 220 Arbeitstage/ Jahr Erstmalige Bereitstellung * MDM-Instanzen aufsetzen * Geräte auspacken * Anschließen an MDM Station * Update iOS/Konfektionierung (schulartenspez.) * Geräte verpacken oder Verpackung entsorgen Bemerkung Multiplikator Anzahl Endgeräte/Nutzer Summe Arbeitszeit pro Jahr in Stunden Aufwand pro Endgerät/Nutzer in Sekunden Seite 1 Matrix_Aufgaben-Support-Zeitaufwand: Zukunft Geräte im paedNetz (PC, Notebooks, Convertibles, Beamer etc.), wahrgenommen durch TeSKA-Mitarbeitende Supporter AufgabenTeSKASMZ-MANWBFirmenTeSKASMZ-MANWBFirmen 72020004000,23 Berechnung beruht auf 12 Minuten Arbeitszeit pro Endgerät Wir rechnen zukünftig durchschnittlich mit ca. 2.000 neuen Geräten pro Jahr 740250005137,52,99 Berechnung beruht auf 8 Stunden täglich bei 7.000 Endgeräten im System => 4,11 Sekunden an 180 Schultagen Wir rechnen bis Ende 2023 mit ca. 25.000 Endgeräten im pädagogischen Netz 810008819801,15 Berechnung beruht auf Grundlage der aktuell aufgebrachten Zeit für diese Aufgaben an 76 allgemeinbildenden Schulen => 450 Sekunden an 180 Schultagen Hinzukommen 12 berufliche Schulen, an denen dieser Aufwand möglicherweise höher liegt. 81000771732,51,01 Berechnung beruht auf Grundlage der aktuell aufgebrachten Zeit für diese Aufgaben an 76 allgemeinbildenden Schulen mit 55 Servern => 450 Sekunden an 180 Schultagen Hinzukommen 12 berufliche Schulen mit 22 Servern, an denen dieser Aufwand möglicherweise höher liegt. Summe Arbeitszeit pro Jahr in Stunden Vollzeitstellen bei Ø 220 Arbeitstage/ Jahr Bemerkung Erstmalige Bereitstellung * Vorbereitungen in der PaedML und Opsi * Treiber auf Server hinterlegen * Opsi-Pakete aktualisieren * Geräte auspacken und Anschließen * Installation durchführen * Geräte verpacken oder Verpackung entsorgen Betrieb der paedML und der angebundenen Geräte * Beratung, Einweisung * Sofwareinstallationen, MSI- Pakete, Opsi-Pakete, Sonderwünsche *Einrichten und Support für alle Endgeräte inkl. Videokonferenzsysteme, Drucker, Beamer, WLAN * Fehlerbehebung, Rücksetzungen * Dokumentation, Pflege von Listen Betrieb der paedML und Zusatzaufgaben pro Schule * Beratung, Einweisung zu Cloudsystemen * Beratung, Einweisung zu Videokonferenzsysteme * Lizenzverwaltung * Dokumentation, Pflege von Listen Betrieb der Server * Installation * Anlegen der Accounts * Fehlerbehebung, Wartung * Dokumentation, Pflege von Listen Aufwand pro Endgerät/Nutzer in SekundenMultiplikator Anzahl Endgeräte/Nutzer Seite 2 Matrix_Aufgaben-Support-Zeitaufwand: Zukunft Supporter AufgabenTeSKASMZ-MANWBFirmenTeSKASMZ-MANWBFirmen 2402400,14 Berechnung beruht auf den an die Firma mct vergebenen Aufträge durch TeSKA und die daraus entstandenen Arbeitsstunden => Ø ca. 20 pro Monat (01.09.2020 - 30.06.2021) 5405400,31 Berechnung beruht auf den an die Firma mct vergebenen Aufträge durch die Schulen und die daraus entstandenen Arbeitsstunden => Ø ca. 45 pro Monat (01.01.2019 - 30.06.2021) 2042040,12 Berechnung beruht auf den an die Firma Schwenk vergebenen Aufträge durch die Schulen und die daraus entstandenen Arbeitsstunden => Ø ca. 17 pro Monat (01.01.2019 - 30.06.2021) 1021020,06 Berechnung beruht auf den an die Firma Schwenk vergebenen Aufträge durch die Schulen und die daraus entstandenen Arbeitsstunden => Ø ca. 9 pro Monat (01.01.2019 - 30.06.2021) 1241240,07 Berechnung beruht auf den an die Firma Schwenk vergebenen Aufträge durch die Schulen und die daraus entstandenen Arbeitsstunden => Ø ca. 10 pro Monat (01.01.2019 - 30.06.2021) Support, wahrgenommen durch externe Dienstleister nach Beauftragung zusätzlich beauftragte Dienstleistungen an Firmen in Stunden Summe Arbeitszeit pro Jahr in Stunden * Umfänglicher Support für berufliche Schulen * Umfänglicher Support für berufliche Schulen * Support im pädagogischen Netz (Tätigkeiten siehe TeSKA) * Inbetriebnahme Glasfaser, Router, BYOD-Netze * Umfänglicher Support für berufliche Schulen Fa. mct Fa. Schwenk Multiplikator Anzahl Endgeräte/Nutzer Fa. RST Vollzeitstellen bei Ø 220 Arbeitstage/ Jahr Bemerkung Fa. cjt * Umfänglicher Support für berufliche Schulen Seite 3 Matrix_Aufgaben-Support-Zeitaufwand: Zukunft Supporter AufgabenTeSKASMZ-MANWBFirmenTeSKASMZ-MANWBFirmen 103324142362,47 Berechnung beruht auf einer Abfrage an allen Karlsruher Schulen (36 Rückmeldungen), hochgerechnet auf 36 Schulwochen im Jahr. Zu den 38 GS wurden die 3 SKiGa hinzugerechnet. 1890047560,44 Berechnung beruht auf einer Abfrage an allen Karlsruher Schulen (4 Rückmeldungen), hochgerechnet auf 36 Schulwochen im Jahr 21600817281,01 Berechnung beruht auf einer Abfrage an allen Karlsruher Schulen (1 Rückmeldung), hochgerechnet auf 36 Schulwochen im Jahr Support, wahrgenommen durch Netwerkberatende und/oder weitere Lehrkräfte/Beschäftigte an den Schulen Summe Arbeitszeit pro Jahr in Stunden Vollzeitstellen bei Ø 220 Arbeitstage/ Jahr Bemerkung Realschulen * Hardware-, Druck- und Beamerprobleme lösen/ sammeln / weiterleiten * Kontakt zu SMZ und Vorbereitung für iPads-Reset nach Leihzeit schuleigener Geräte * Fehlerbehebungen auf Zuruf vom Kollegium Aufwand pro Woche pro Schule in SekundenMultiplikator Anzahl Schulen Grund- und Werkrealschulen * Hardware-, Druck- und Beamerprobleme lösen/ sammeln / weiterleiten * Kontakt zu SMZ und Vorbereitung für iPads-Reset nach Leihzeit schuleigener Geräte * Fehlerbehebungen auf Zuruf vom Kollegium Grundschulen * Hardware-, Druck- und Beamerprobleme lösen/ sammeln / weiterleiten * Kontakt zu SMZ und Vorbereitung für iPads-Reset nach Leihzeit schuleigener Geräte * Fehlerbehebungen auf Zuruf vom Kollegium Seite 4 Matrix_Aufgaben-Support-Zeitaufwand: Zukunft Supporter AufgabenTeSKASMZ-MANWBFirmenTeSKASMZ-MANWBFirmen 1260045040,29 Berechnung beruht auf einer Abfrage an allen Karlsruher Schulen (3 Rückmeldungen), hochgerechnet auf 36 Schulwochen im Jahr Es wurden im Durchschnitt 3,5 Wochentunden angegeben 396001143562,54 Berechnung beruht auf einer Abfrage an allen Karlsruher Schulen (7 Rückmeldungen), hochgerechnet auf 36 Schulwochen im Jahr Es wurden im Durchschnitt 11 Wochentunden angegeben 14400811520,67 Berechnung beruht auf einer Abfrage an allen Karlsruher Schulen (6 Rückmeldungen), hochgerechnet auf 36 Schulwochen im Jahr Die SBBZ sind so unterschiedlich, dass Wochenstunden von einer bis 25 Stunden angegeben wurden, hier wurden im Durchschnitt 4 Stunden angesetzt 144000121728010,07 Berechnung beruht auf einer Abfrage an allen Karlsruher Schulen (7 Rückmeldungen), hochgerechnet auf 36 Schulwochen im Jahr Die beruflichen Schulen sind so unterschiedlich, dass Wochenstunden von 25 bis 65 Stunden angegeben wurden, hier wurden im Durchschnitt 40 Stunden angesetzt SBBZ * Hardware-, Druck- und Beamerprobleme lösen/ sammeln / weiterleiten * Kontakt zu SMZ und Vorbereitung für iPads-Reset nach Leihzeit schuleigener Geräte * Fehlerbehebungen auf Zuruf vom Kollegium Berufsschulen * Beheben von Hardwaredefekten * Hardwareverwaltung und Aufnahme in paedML * Druckanbindungsprobleme, Beamerprobleme lösen/ sammeln / weiterleiten * Kontakt zu SMZ und Vorbereitung für iPads-Reset nach Leihzeit schuleigener Geräte * Fehlerbehebungen auf Zuruf vom Kollegium Gemeinschaftsschulen * Hardware-, Druck- und Beamerprobleme lösen/ sammeln / weiterleiten * Kontakt zu SMZ und Vorbereitung für iPads-Reset nach Leihzeit schuleigener Geräte * Fehlerbehebungen auf Zuruf vom Kollegium Gymnasien * Hardware-, Druck- und Beamerprobleme lösen/ sammeln / weiterleiten * Kontakt zu SMZ und Vorbereitung für iPads-Reset nach Leihzeit schuleigener Geräte * Fehlerbehebungen auf Zuruf vom Kollegium Aufwand pro Woche pro Schule in SekundenMultiplikator Anzahl Schulen Summe Arbeitszeit pro Jahr in Stunden Vollzeitstellen bei Ø 220 Arbeitstage/ Jahr Bemerkung Seite 5 Matrix_Aufgaben-Support-Zeitaufwand: Zukunft 3001217,49 28,52 Vollzeitstellen für einen umfänglichen Support der pädagogischen Endgeräte aller Karlsruher Schulen Netzwerkberatende Überblick und Auswertung aller geleisteter Inbetriebnahme-, Support- und Wartungszeiten an allen Karlsruher Schulen Mobile Device Management Externe Dienstleister Aufgabe / DienstleisterArbeitszeit pro Jahr in Stunden Vollzeitstellen bei Ø 220 Arbeitstage/ Jahr 84644,93 Technische Supporteinheit KA92505,39 12100,71 Seite 6

Matrix_Aufgaben-Supporter-Zeitaufwand: aktuell Sitzung des Schulbeirats am 20. Juli 2022 Anlage 3 zu TOP 3 MDM für Applegeräte (Tablets, Notebooks, AppleTV), wahrgenommen durch SMZ-Mitarbeitende Supporter AufgabenTeSKASMZ-MANWBFirmenTeSKASMZ-MANWBFirmen 72030006000,35 Berechnung beruht auf 12 Minuten Arbeitszeit pro Endgerät In 2021 wurden 3000 Endgeräte beschafft 10800581740,10 Berechnung beruht auf 180 Minuten Arbeitszeit pro Schule (Bestellung) In 2021 wurden für 58 Schulen Apple-Geräte beschafft 12961000036002,10 Berechnung beruht auf 4 Stunden täglich bei 2.000 Endgeräten im System => 7,2 Sekunden an 180 Schultagen Ende 2021 befanden sich ca. 10.000 Geräte im MDM Bemerkung Aufgaben je Schule * Anlegen und Pflegen der zentralen MDM-Excel- Bestandsliste: Gerätenamen, Kontaktdaten * Anpassung der Konfektionierung an individueller Wünsche: App- Ausstattung * Rechnungsstellung bei kostenpflichtigen Apps * Allgemeine Änderungen: Sperrung und Aktivierung oder Deaktivierung von Profilen * Beratung per Email bzw. Telefon Betrieb des MDM * Beratung, Einweisung * Dokumentation, Pflege von Listen * APP-Einkauf, Verteilung, Lizenzzuweisung * Sperrungen, Rücksetzungen, Fehlerbehebung Erstmalige Bereitstellung * MDM-Instanzen aufsetzen * Geräte auspacken * Anschließen an MDM Station * Update iOS/Konfektionierung (schulartenspez.) * Geräte verpacken oder Verpackung entsorgen Aufwand pro Endgerät/Nutzer in SekundenMultiplikator Anzahl Endgeräte/Nutzer Summe Arbeitszeit pro Jahr in Stunden Vollzeitstellen bei Ø 220 Arbeitstage/ Jahr Seite 1 Matrix_Aufgaben-Supporter-Zeitaufwand: aktuell Geräte im paedNetz (PC, Notebooks, Convertibles, Beamer etc.), wahrgenommen durch TeSKA-Mitarbeitende Supporter AufgabenTeSKASMZ-MANWBFirmenTeSKASMZ-MANWBFirmen 72014002800,16 Berechnung beruht auf 12 Minuten Arbeitszeit pro Endgerät In 2021 wurden 1400 Endgeräte 740141002897,551,69 Berechnung beruht auf 8 Stunden täglich bei 7.000 Endgeräten im System => 4,11 Sekunden an 180 Schultagen Ende 2021 befanden sich ca. 14.000 Geräte an den Schulen im Einsatz 810007617101,00 Berechnung beruht auf Grundlage der aktuell aufgebrachten Zeit für diese Aufgaben an 76 allgemeinbildenden Schulen => 450 Sekunden an 180 Schultagen Hinzukommen 12 berufliche Schulen, an denen dieser Aufwand möglicherweise höher liegt. 81000551237,50,72 Berechnung beruht auf Grundlage der aktuell aufgebrachten Zeit für diese Aufgaben an 76 allgemeinbildenden Schulen mit 55 Servern => 450 Sekunden an 180 Schultagen Hinzukommen 12 berufliche Schulen mit 22 Servern, an denen dieser Aufwand möglicherweise höher liegt. Aufwand pro Endgerät/Nutzer in SekundenMultiplikator Anzahl Endgeräte/Nutzer Summe Arbeitszeit pro Jahr in Stunden Bemerkung Erstmalige Bereitstellung * Vorbereitungen in der PaedML und Opsi * Treiber auf Server hinterlegen * Opsi-Pakete aktualisieren * Geräte auspacken und Anschließen * Installation durchführen * Geräte verpacken oder Verpackung entsorgen Betrieb der paedML und der angebundenen Geräte * Beratung, Einweisung * Sofwareinstallationen, MSI- Pakete, Opsi-Pakete, Sonderwünsche *Einrichten und Support für alle Endgeräte inkl. Videokonferenzsysteme, Drucker, Beamer, WLAN * Fehlerbehebung, Rücksetzungen * Dokumentation, Pflege von Listen Betrieb der paedML und Zusatzaufgaben pro Schule * Beratung, Einweisung zu Cloudsystemen * Beratung, Einweisung zu Videokonferenzsysteme * Lizenzverwaltung * Dokumentation, Pflege von Listen Betrieb der Server * Installation * Anlegen der Accounts * Fehlerbehebung, Wartung * Dokumentation, Pflege von Listen Vollzeitstellen bei Ø 220 Arbeitstage/ Jahr Seite 2 Matrix_Aufgaben-Supporter-Zeitaufwand: aktuell Supporter AufgabenTeSKASMZ-MANWBFirmenTeSKASMZ-MANWBFirmen 2402400,14 Berechnung beruht auf den an die Firma mct vergebenen Aufträge durch TeSKA und die daraus entstandenen Arbeitsstunden => Ø ca. 20 pro Monat (01.09.2020 - 30.06.2021) 5405400,31 Berechnung beruht auf den an die Firma mct vergebenen Aufträge durch die Schulen und die daraus entstandenen Arbeitsstunden => Ø ca. 45 pro Monat (01.01.2019 - 30.06.2021) 2042040,12 Berechnung beruht auf den an die Firma Schwenk vergebenen Aufträge durch die Schulen und die daraus entstandenen Arbeitsstunden => Ø ca. 17 pro Monat (01.01.2019 - 30.06.2021) 1021020,06 Berechnung beruht auf den an die Firma Schwenk vergebenen Aufträge durch die Schulen und die daraus entstandenen Arbeitsstunden => Ø ca. 9 pro Monat (01.01.2019 - 30.06.2021) 1241240,07 Berechnung beruht auf den an die Firma Schwenk vergebenen Aufträge durch die Schulen und die daraus entstandenen Arbeitsstunden => Ø ca. 10 pro Monat (01.01.2019 - 30.06.2021) Bemerkung Fa. mct Support, wahrgenommen durch externe Dienstleister nach Beauftragung * Umfänglicher Support für berufliche Schulen zusätzlich beauftragte Dienstleistungen an Firmen in Stunden Multiplikator Anzahl Endgeräte/Nutzer Summe Arbeitszeit pro Jahr in Stunden Vollzeitstellen bei Ø 220 Arbeitstage/ Jahr * Support im pädagogischen Netz (Tätigkeiten siehe TeSKA) * Inbetriebnahme Glasfaser, Router, BYOD-Netze * Umfänglicher Support für berufliche Schulen Fa. Schwenk * Umfänglicher Support für berufliche Schulen Fa. cjt Fa. RST * Umfänglicher Support für berufliche Schulen Seite 3 Matrix_Aufgaben-Supporter-Zeitaufwand: aktuell Supporter AufgabenTeSKASMZ-MANWBFirmenTeSKASMZ-MANWBFirmen 103324142362,47 Berechnung beruht auf einer Abfrage an allen Karlsruher Schulen (36 Rückmeldungen), hochgerechnet auf 36 Schulwochen im Jahr. Zu den 38 GS wurden die 3 SKiGa hinzugerechnet. 1890047560,44 Berechnung beruht auf einer Abfrage an allen Karlsruher Schulen (4 Rückmeldungen), hochgerechnet auf 36 Schulwochen im Jahr 21600817281,01 Berechnung beruht auf einer Abfrage an allen Karlsruher Schulen (1 Rückmeldung), hochgerechnet auf 36 Schulwochen im Jahr Support, wahrgenommen durch Netwerkberatende und/oder weitere Lehrkräfte/Beschäftigte an den Schulen Aufwand pro Woche pro Schule in SekundenMultiplikator Anzahl Schulen Summe Arbeitszeit pro Jahr in Stunden Vollzeitstellen bei Ø 220 Arbeitstage/ Jahr Bemerkung Grundschulen * Hardware-, Druck- und Beamerprobleme lösen/ sammeln / weiterleiten * Kontakt zu SMZ und Vorbereitung für iPads-Reset nach Leihzeit schuleigener Geräte * Fehlerbehebungen auf Zuruf vom Kollegium Grund- und Werkrealschulen * Hardware-, Druck- und Beamerprobleme lösen/ sammeln / weiterleiten * Kontakt zu SMZ und Vorbereitung für iPads-Reset nach Leihzeit schuleigener Geräte * Fehlerbehebungen auf Zuruf vom Kollegium Realschulen * Hardware-, Druck- und Beamerprobleme lösen/ sammeln / weiterleiten * Kontakt zu SMZ und Vorbereitung für iPads-Reset nach Leihzeit schuleigener Geräte * Fehlerbehebungen auf Zuruf vom Kollegium Seite 4 Matrix_Aufgaben-Supporter-Zeitaufwand: aktuell Supporter AufgabenTeSKASMZ-MANWBFirmenTeSKASMZ-MANWBFirmen 1260045040,29 Berechnung beruht auf einer Abfrage an allen Karlsruher Schulen (3 Rückmeldungen), hochgerechnet auf 36 Schulwochen im Jahr Es wurden im Durchschnitt 3,5 Wochentunden angegeben 396001143562,54 Berechnung beruht auf einer Abfrage an allen Karlsruher Schulen (7 Rückmeldungen), hochgerechnet auf 36 Schulwochen im Jahr Es wurden im Durchschnitt 11 Wochentunden angegeben 14400811520,67 Berechnung beruht auf einer Abfrage an allen Karlsruher Schulen (6 Rückmeldungen), hochgerechnet auf 36 Schulwochen im Jahr Die SBBZ sind so unterschiedlich, dass Wochenstunden von einer bis 25 Stunden angegeben wurden, hier wurden im Durchschnitt 4 Stunden angesetzt 144000121728010,07 Berechnung beruht auf einer Abfrage an allen Karlsruher Schulen (7 Rückmeldungen), hochgerechnet auf 36 Schulwochen im Jahr Die beruflichen Schulen sind so unterschiedlich, dass Wochenstunden von 25 bis 65 Stunden angegeben wurden, hier wurden im Durchschnitt 40 Stunden angesetzt Berufsschulen * Beheben von Hardwaredefekten * Hardwareverwaltung und Aufnahme in paedML * Druckanbindungsprobleme, Beamerprobleme lösen/ sammeln / weiterleiten * Kontakt zu SMZ und Vorbereitung für iPads-Reset nach Leihzeit schuleigener Geräte * Fehlerbehebungen auf Zuruf vom Kollegium Aufwand pro Woche pro Schule in Sekunden Vollzeitstellen bei Ø 220 Arbeitstage/ Jahr Bemerkung Gemeinschaftsschulen * Hardware-, Druck- und Beamerprobleme lösen/ sammeln / weiterleiten * Kontakt zu SMZ und Vorbereitung für iPads-Reset nach Leihzeit schuleigener Geräte * Fehlerbehebungen auf Zuruf vom Kollegium Gymnasien * Hardware-, Druck- und Beamerprobleme lösen/ sammeln / weiterleiten * Kontakt zu SMZ und Vorbereitung für iPads-Reset nach Leihzeit schuleigener Geräte * Fehlerbehebungen auf Zuruf vom Kollegium SBBZ * Hardware-, Druck- und Beamerprobleme lösen/ sammeln / weiterleiten * Kontakt zu SMZ und Vorbereitung für iPads-Reset nach Leihzeit schuleigener Geräte * Fehlerbehebungen auf Zuruf vom Kollegium Multiplikator Anzahl Schulen Summe Arbeitszeit pro Jahr in Stunden Seite 5 Matrix_Aufgaben-Supporter-Zeitaufwand: aktuell Überblick und Auswertung aller geleisteter Inbetriebnahme-, Support- und Wartungszeiten an allen Karlsruher Schulen Aufgabe / DienstleisterArbeitszeit pro Jahr in Stunden Vollzeitstellen bei Ø 220 Arbeitstage/ Jahr Mobile Device Management43742,55 Technische Supporteinheit KA6125,053,57 Externe Dienstleister12100,71 Netzwerkberatende3001217,49 Vollzeitstellen für einen umfänglichen Support der pädagogischen Endgeräte aller Karlsruher Schulen 24,31 Seite 6

Aufgabenteilung Träger/Land (Schule)Sitzung des Schulbeirats am 20. Juli 2022 sowie kommentierte Aufgaben für die TeSKAAnlage 4 zu TOP 3 Seite 1 In den „Digitalisierungshinweisen für Schulen in öffentlicher Trägerschaft in Baden-Württemberg“ vom Juli 2019 sind die Zuständigkeiten für Aufgaben, die im Zusammenhang mit dem laufenden Betrieb schulischer Netzwerke anfallen, ausführlich dargestellt. Ab 2019 nahm die „TeSKA – Technischer Support für Karlsruher Schulen“ im Auftrag der Stadt Karlsruhe seine Tätigkeit am SMZ auf. In der nachfolgenden Tabelle sind die Aufgabenzuweisungen Träger/Land aufgezeichnet und erläutert. Die der TeSKA übertragenen Aufgaben sind in der letzten Spalte kommentiert. Aufgabe Kommentar Schulträger Schule (Land) Aufgaben Träger/ TeSKA im Auftrag des Trägers 1. Medienentwicklungsplanung Unterstützung und Beratung bei der Erstellung des MEP erfolgt durch die Beratenden des SMZ/LMZ; Verzahnung/Information der Beratenden mit TeSKA: TeSKA begleitet bei Bedarf die Beratenden 1.1 MEP – Vorklärungsphase Schaffung der erforderlichen Projektstruktur, gemeinsame Erarbeitung von Grundlagen X X 1.2 MEP - Ist-Standanalyse Die Durchführung der Bestandsaufnahme berücksichtigt die Bereiche Unterricht, Personal und Technik und nimmt die Ansprüche und Erwartungen der Schule in den Blick. X X 1.3 MEP - Ziele Gemeinsam formulieren Schulträger und Schule die mit dem Medienentwicklungsplan angestrebten Ziele. Grundlagen hierfür sind u. a. die Ergebnisse der Kollegiumsbefragung, der technischen Bestandsaufnahme und der Umfeldanalyse aus der vorangegangenen Phase. Definition der erforderlichen Ausstattungs- und Vernetzungsmaßnahmen, Ausarbeitung Service- und Betriebskonzept X X 1.4 MEP - Maßnahmenplanung In dieser Phase werden die zur Erreichung der Ziele notwendigen Maßnahmen und Planungen eingeleitet. X X 1.5 MEP - Umsetzung Seite 2 Aufgabe Kommentar Schulträger Schule (Land) Aufgaben Träger/ TeSKA im Auftrag des Trägers 1.5.1. Schulträger – Lieferung/ Fertigstellung der technischen Ausstattung Durch Schulträger X Erfolgt ausschließlich durch SuS und HGW 1.5.2 Übergabe des Produktivsystems (inkl. Übergabeprotokoll und Einweisung) Durch Schulträger X 1.5.3 Umsetzung nach Fertigstellung (Unterrichtskonzepte, Mediencurriculum, Schulungen) Aufgabe der Schule entsprechend Medienentwicklungsplan X 1.6 MEP - Qualitätssicherung und Evaluierung 1.6.1 Evaluation (Fragebogen) Der Schulträger wird einbezogen und kann den Prozess anstoßen. X X 1.6.2 Qualitätssicherung Der Schulträger wird einbezogen und kann den Prozess anstoßen. X X 1.6.3 Qualifizierungsmaßnahmen Aufgabe der Schule unter Nutzung schulinterner und schulexterner Ressourcen X 2. Ausstattung 2.1 Ausschreibung Verwaltungstechnische Umsetzung durch den Schulträger. Sofern die Schulen eigenständig (budgetiert) sind, erfolgen „kleinere“ Ausschreibungen durch die Schule. X B Erfolgt ausschließlich durch den Schulträger/SuS Erfolgt durch TeSKA – ab 2019/20 ausschließlich in Grundschulen; ab 2020/21 zusätzlich in Sek I/II, soll ab 2.2 Abwicklung Beschaffung Verwaltungstechnische Umsetzung durch den Schulträger X 2.3 Erstinstallation, Dokumentation Systeminstallation und Dokumentation durch den Händler. Die Dokumentation ist X B Seite 3 Aufgabe Kommentar Schulträger Schule (Land) Aufgaben Träger/ TeSKA im Auftrag des Trägers ein wichtiger Teil des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (siehe „5. Rechtliche Aspekte“) Schuljahr 2022/23 an allen Karlsruher Schulen durch TeSKA erfolgen. 2.4 Abnahme 2.4.1 Netzinfrastruktur, gelieferte Hard- und Software Wichtigster Bestandteil der Abnahme des Kabelnetzes ist das von der beauftragten Firma erstellte Messprotokoll, die bauliche Abnahme erfolgt gemeinsam mit dem Unternehmen durch Schulträger und Schule. Verantwortlich für quantitative und qualitative Kontrolle ist der Schulträger. X B Erfolgt ausschließlich durch SUS und HGW 2.4.2 Installation (Server, Client, Applikationen) Der Schulträger prüft in letzter Verantwortung die sachliche und rechnerische Richtigkeit und nimmt die Installationsleistung ab. Überprüfung der unterrichtlichen Funktionalitäten anhand der Beschaffungsunterlagen durch die Schule. Eventuell unterstützt durch die Netzwerkberatenden. X B Erfolgt durch TeSKA – ab 2019/20 ausschließlich in Grundschulen; ab 2020/21 zusätzlich in Sek I/II, soll ab Schuljahr 2022/23 an allen Karlsruher Schulen durch TeSKA erfolgen. 2.4.3 Dokumentation Der Schulträger prüft die Dokumentation und nimmt sie ab, eventuell unterstützt durch die Netzwerkberatenden. X B Erfolgt durch TeSKA – ab 2019/20 ausschließlich in Grundschulen; ab 2020/21 zusätzlich in Sek I/II, soll ab Schuljahr 2022/23 an allen Karlsruher Schulen durch TeSKA erfolgen. War bisher Aufgabe externer Firmen. 3. Laufender Betrieb 3.1. Weitere Anwendungssoftware 3.1.1 Softwareauswahl Die Auswahl der Anwendungssoftware obliegt der Schule in Abstimmung mit ihrem Träger. B X Erfolgt ausschließlich durch die Schule unter Einbeziehung der Schulnetzberatenden. 3.1.2 Softwarebeschaffung (Betriebssystem, Basisausstattung) Erfolgt durch den Schulträger unter Einbeziehung der Schulen. X B Erfolgt ausschließlich durch SuS. Seite 4 Aufgabe Kommentar Schulträger Schule (Land) Aufgaben Träger/ TeSKA im Auftrag des Trägers 3.1.3 Softwarebeschaffung (pädagogische Software) Erfolgt durch die Schule; bei schulartübergreifend einsetzbarer Software sollte zur Kostenreduzierung nach Abstimmung (beispielsweise durch die Geschäftsführenden Schulleitungen) gemeinsam beschafft werden. B X Erfolgt bis zu einem Betrag von 5.000 € durch die Schule. 3.1.4 Softwareinstallation inkl. Updates Erfolgt durch die Netzwerkberatenden, sofern dies im Rahmen der mitgelieferten Installations-Routine ohne weitere Eingriffe machbar ist und keine vertieften technischen Kenntnisse in Hardware, Netzinfrastruktur und Betriebssystemen erfordert. Ansonsten erfolgt Unterstützung durch Dritte auf Veranlassung der Schule oder des Schulträgers (X) B Serverinstallation und Update: Erfolgt ausschließlich durch TeSKA. Clientseitig erfolgen Installationen/updates an Grundschulen durch TeSKA; in Sek I/II auch durch Netzwerkberater, bei Bedarf auch durch TeSKA, soll ab Schuljahr 2022/23 an allen Karlsruher Schulen durch TeSKA erfolgen. 3.2 Wartung 3.2.1 Software Serverbereich (Optimierung, Updates) (zum Beispiel Lastverteilung bei größeren Netzen), Einspielen von Patches erfolgt durch den Schulträger. X Erfolgt durch TeSKA – ab 2019/20 ausschließlich in Grundschulen; ab 2020/21 zusätzlich in Sek I/II, soll ab Schuljahr 2022/23 an allen Karlsruher Schulen durch TeSKA erfolgen. 3.2.2 Monitoring (Server, Infrastruktur, aktive Komponenten) Durch den Schulträger oder eine Firma X Momentan noch nicht umfassend im Einsatz. Entwicklung eines zentralen Monitorings der aktiven Komponenten (Switche) momentan als Pilot beim HGW, für die schulischen Server noch ausstehend. 3.2.3 Reinigung und Pflege Seite 5 Aufgabe Kommentar Schulträger Schule (Land) Aufgaben Träger/ TeSKA im Auftrag des Trägers 3.2.3.1 Server, aktive Komponenten, Arbeitsstationen Durch den Schulträger, eine Firma und - bei aktiven Komponenten und Arbeitsstationen - auch die Schulen. X (X) War bisher nicht geregelt. Auch Aufgabe externer Firmen. Bei Bedarf Vergabe an externe Firmen. 3.2.3.2 Multifunktionsgeräte, Drucker, Kopierer, Scanner Toner/Tinte nachfüllen, Papierstau entfernen. Vergleichbar mit der Wartung sonstiger Geräte (Over-Head-Projektor) an der Schule, wird je nach Vereinbarung zwischen Schule und Schulträger geregelt. X (X) Kann/soll bei geringem Aufkommen auch durch Personen an der Schule erfolgen. 3.3 Im Fehlerfall 3.3.1 Fehlermeldung Durch die Netzwerkberatenden oder eine entsprechend qualifizierte Person an der Schule (Grundschule). X Bisher: Meldung erfolgt durch die Schule bei der zuständigen paedML-Hotline des LMZ => bei erfolgloser (Fern-) Fehlerbehebung wird TeSKA – durch das LMZ – mit der Fehlerbehebung beauftragt. Jetzt: Problemmeldung per Mail teska@lmz- bw.de Ticket wird generiert (direkter Kontakt ohne Hotline) Bei erfolgloser Fehlerbehebung erfolgt Beauftragung eines externen Dienstleisters durch TeSKA. Kostenübernahme erfolgt durch das SUS. 3.3.2 Fehleranalyse Bei einfachen Fehlern, die keine vertieften Kenntnisse in Hardware, Netzinfrastruktur und Betriebssystemen erfordern, durch die Netzwerkberatenden, ansonsten direkte Problemmeldung an TeSKA. X B 3.3.3 Auftragserteilung sofern notwendig Bei Einsatz der paedML und entsprechender Vertragsgestaltung durch die Hotline am Landesmedienzentrum, ansonsten direkt durch die Schule in Abstimmung mit dem Schulträger. (X) (X) 3.3.4 Fehlerbehebung Bei einfachen Fehlern, die keine vertieften Kenntnisse in Hardware, Netzinfrastruktur und Betriebssystemen erfordern, durch die Netzwerkberatenden, ansonsten Auftrag/Erledigung durch die Schule/den Schulträger. Dokumentation. (X) (X) 3.3.5 Dokumentation (Fehler, Lösung) Nach der Fehlerbehebung durch die Netzwerkberatenden oder den Supportdienstleister. (X) (X) Dokumentation erfolgt über das Ticketsystem der LMZ-Hotline 3.4 Netzverwaltung 3.4.1 Benutzerverwaltung Durch die Netzwerkberatenden der Schule oder eine entsprechend qualifizierte Person (X) X Erfolgt an weiterführenden Schulen überwiegend durch die Seite 6 Aufgabe Kommentar Schulträger Schule (Land) Aufgaben Träger/ TeSKA im Auftrag des Trägers an der Schule (Grundschule). Bei zentralen Netzwerklösungen bzw. bei Cloudlösungen des Schulträgers ist dieser verantwortlich. Netzwerkberatenden an der Schule. In Grundschulen grundsätzlich durch die Hotline des LMZ oder in Einzelfällen durch TeSKA. 3.4.2 Schulinterne E-Mail-Accounts Wenn vorhanden, Vergabe durch die Netzwerkberatenden der Schule oder eine entsprechend qualifizierte Person an der Schule (Grundschule). X Teils übernimmt die Aufgabe die TeSKA, bei weiterführenden Schulen auch die Netzwerkberatenden, vgl. Aufgabenkatalog 3.4.3 Laufende Datensicherung (Server) Datensicherung wird technisch durch den Schulträger eingerichtet, dokumentiert, automatisiert ausgeführt und überprüft. Im Einzelfall wirkt die Schule mit. (X) (X) Wird durch TeSKA per NAS eingerichtet 3.5 Dokumentation der Veränderungen Protokollierung durch die Netzwerkberatenden, den Schulträger oder eine Firma. X X Wenn TeSKA an den Veränderungen mitwirkt, protokolliert die TeSKA diese auch. 3.6 Bestandsverwaltung 3.6.1 Inventarisierung Hardware Die Schulen sind grundsätzlich zur Inventarisierung aller Sachwerte verpflichtet (§ 91 Abs. 2 GO), also auch der EDV- Ausstattung. Der Schulträger sollte über eine zentrale Hardware-Datenbank verfügen, um Gewährleistungsfälle abwickeln zu können. Bezüglich der Erfassung sollten hier neue Wege eingeschlagen werden. Die liefernde Firma kann beispielsweise bereits im Auftrag verpflichtet werden, die gelieferte Hard- /Software in einer Excel-Tabelle zu dokumentieren. X B Erfolgt grundsätzlich anhand der Rechnung an der Schule. Überlegung, ob das Ticketsystem der Stadt genutzt werden kann. Keine Relevanz für TeSKA 3.6.2 Inventarisierung Software (BS, Basisausstattung) Lizenzverwaltung durch den Träger, im Einzelfall wirkt die Schule mit. (X) (X) TeSKA gibt Rückmeldung an Schule und SuS, wenn einzelne Systeme nicht lizenziert sind. Seite 7 Aufgabe Kommentar Schulträger Schule (Land) Aufgaben Träger/ TeSKA im Auftrag des Trägers MS-FWU und Virenschutz erfolgt über Schulträger. 3.6.3 Inventarisierung Pädagogische Software Lizenzverwaltung durch die Schule X TeSKA unterstützt hier nur bei der Eingabe der Lizenzen in die Software. Entweder direkt oder mit Lizenzservern. 3.6.4 Verwalten der Garantiezeiten/Gewährleistung Durch den Schulträger unter Auswertung der Beschaffungsunterlagen X Rückmeldung von TeSKA an Schule, wenn Hardware ausgetauscht werden sollte, die Probleme macht und außerhalb der Garantie ist. Bei Bedarf prüft die Schule die Garantiezeit. 3.6.5 Entsorgung Durch den Schulträger. Bei Beschaffungen ist auf entsprechende Vertragsgestaltung zu achten (auf den Datenschutz ist zu achten; siehe „5. Rechtliche Aspekte“). X B Keine Relevanz für TeSKA, wird durch Schule beim Träger beantragt. 3.7 Erstellen / Pflegen des Verfahrensverzeichnisses Die Tätigkeiten 3.7 bis 3.9 erfolgen in enger Abstimmung zwischen Schule und Schulträger. B X Aufgabe Schule – Unterstützung TeSKA/SMZ 3.8 Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten ergreifen/einrichten (vgl. Netzbrief) X X Benutzerbezogene Anmeldung am System, vergeben von entsprechenden Berechtigungen. Aufgabe Schule mit Unterstützung LMZ- Hotline/TeSKA. Im Allgemeinen sind keine personenbezogenen Daten im paedNetz gespeichert. 3.9 Jugendmedienschutz (Inhaltsfilter) X B Wird aktuell über BelWü realisiert, zukünftig realisiert durch Komm.One oder TeSKA. 4. Fortbildung Seite 8 Aufgabe Kommentar Schulträger Schule (Land) Aufgaben Träger/ TeSKA im Auftrag des Trägers 4.1 Einweisung der Lehrkräfte Durch die Netzwerkberatenden an der Schule. Bei Neuausstattung durch den Träger. (X) X Aufgabe Land; Unterstützung erfolgt bei Bedarf durch TeSKA. 4.2 Fortbildung der Netzwerk- und Multimediaberatenden Landesaufgabe X 4.3 Fortbildung der Lehrkräfte zum Einsatz digitaler Medien im Unterricht Aufgabe des Landes im Rahmen von regionalen und überregionalen Fortbildungsveranstaltungen X 4.4 Schulung der Techniker (Städte und Dienstleister) Aufgabe des Schulträgers X Erläuterung:X= Zuständig, B= Beteiligung, Ein Kreuz in Klammern (X) bedeutet, dass hier je nach Einzelfall entschieden werden muss.

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2022/0240 Verantwortlich: Dez. 3 Dienststelle: SuS IT-moderne Schule – Ausbau des technischen Supports für die pädagogische IT-Umgebung in Karlsruher Schulen Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Schulbeirat 20.07.2022 3 X Gemeinderat 26.07.2022 15 X Beschlussantrag (Kurzfassung) Der Gemeinderat nimmt nach Vorberatung im Schulbeirat Kenntnis von den weiteren Umsetzungsschritten des Konzepts IT-Moderne Schule und beschließt in einem weiteren Schritt die Erweiterung der TeSKA um acht VZW-Stellen. Die benötigten Mittel für 2022 und 2023 werden überplanmäßig zur Verfügung gestellt. Ab 2024 steht die weitere Umsetzung des Projektes zunächst unter Finanzierungsvorbehalt, insbesondere in Abhängigkeit von weiteren Fördermöglichkeiten. Finanzielle Auswirkungen Ja ☐ Nein ☐ ☐ Investition ☒ Konsumtive Maßnahme Gesamtkosten: Jährliche/r Budgetbedarf/Folgekosten: Bis Ende 2022 circa 611.000 Euro, davon 336.000 Euro bereits budgetiert. Danach jährlich 996.000 Euro, davon in 2023 336.000 Euro bereits budgetiert. Gesamteinzahlung: Jährlicher Ertrag: Für 2022 circa 611.000 Euro in 2023. Finanzierung ☐ bereits vollständig budgetiert ☒ teilweise budgetiert ☐ nicht budgetiert Gegenfinanzierung durch ☒ Mehrerträge/-einzahlung ☐ Wegfall bestehender Aufgaben ☒ Umschichtung innerhalb des THH 4000 Die Gegenfinanzierung ist im Erläuterungsteil dargestellt. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen Mit Gemeinderatsbeschluss vom 17. Juli 2018 wurde das Konzept zur Digitalisierung der Karlsruher Schulen verabschiedet. Darin waren unter anderem unter „Handlungsfeld 5 – Support“, zwei Vollzeitstellen für den technischen Support der Grundschulen vorgesehen. Ein weiterer Ausbau der Technischen Supporteinheit für Karlsruher Schulen (TeSKA) war im Konzept unter der Bedingung einer positiven Evaluation Ende 2019 bereits angedacht. Mit Gemeinderatsbeschluss vom 24. März 2020 wurden weitere zwei Vollzeitstellen genehmigt, um auch den Support für die weiterführenden Schulen durch die TeSKA zu realisieren. Des Weiteren wurde die Be- schaffung von zwei Elektrofahrzeugen zur Wahrnehmung des Supports vor Ort beschlossen. Aufgrund der durchweg positiven Rückmeldungen der Schulen wird angestrebt, den Support durch die TeS- KA auch auf die beruflichen Schulen auszuweiten. Durch den starken Anstieg der Anzahl an Endgeräten während der Pandemie, ausgelöst durch entsprechende Förderprogramme, ist der reibungslose Support der Schulen durch die vier Mitarbeiter bei der TeSKA zum jetzigen Zeitpunkt nicht mehr gewährleistet. Die Verwaltung hat durch eine Arbeitsgruppe den Arbeitsaufwand, den personellen Bedarf und die Kosten zur Realisierung des Supports für alle Schulen in Trägerschaft der Stadt Karlsruhe ermitteln lassen. Die Arbeitsgruppe bestehend aus Mitarbeitenden des Stadtmedienzentrum (SMZ/TeSKA), des Amts für Hochbau und Gebäudewirtschaft (HGW), des Amts für Informationstechnik und Digitalisierung (IT-Amt), des Schul- und Sportamts (SuS) und Vertretern jeder Schulart führte dazu eine Umfrage an den Schulen durch, ermittelte den zusätzlichen Zeitaufwand von Mitarbeitenden beim SMZ (Betreuung eines Mobile Device Management) und wertete die Einsätze von externen Dienstleistern aus. Das gesammelte Datenmaterial, Ressourcen der TeSKA, rechtliche Vorgaben und Empfehlungen ergab das in der Anlage 1 dargestellte Kon- zept für einen umfassenden, qualitativ gleichbleibenden und reibungslosen Support der Karlsruher Schulen. Der ermittelte zukünftige Bedarf von 28,5 Vollzeitstellen (Anlage 2) beziehungsweise der aktuelle Bedarf (Anlage 3) von 24 Vollzeitstellen soll sukzessive durch den Ausbau der TeSKA gedeckt werden. Dazu soll die TeSKA in einem ersten Schritt auf 12 Vollzeitstellen ausgebaut werden, um den Support der allgemeinbil- denden Schulen zu gewährleisten und auf den Support der beruflichen Schulen auszuweiten. Hierzu wird das Landesmedienzentrum die notwendigen Stellenausschreibungen durchführen und das Personal einstel- len. Die TeSKA soll weiterhin am SMZ verortet bleiben. Möglicherweise ist es aber auch sinnvoll, Personal an strategisch zentrale Punkte auszulagern (Beispiel: Beiertheimer Feld). Die Kosten hierfür können bis En- de 2022 durch Fördermittel aus der Zusatzvereinbarung „Administration“ zum DigitalPakt Schule gedeckt werden. Daraus stehen der Stadt Karlsruhe für den Zeitraum 2021/2022 1,69 Millionen Euro zur Verfügung. Für die bereits in 2021 verausgabten Supportkosten für investive Maßnahmen aus dem DigitalPakt Schule in Höhe von circa 266.000 Euro (TeSKA und externe Dienstleister) hat die Verwaltung bereits einen Förder- antrag gestellt, den Zuwendungsbescheid erhalten und den Mittelabruf in die Wege geleitet. – 3 – Kostenübersicht TeSKA 2019 2020 2021 2022 2023 ff Refinanzierung Sachkostenbeitrag für zwei bis vier bereits vorhandene TeS- KA-Mitarbeiter inklusive lau- fende Betriebskosten (Raum- miete, Ausstattung, organisa- torische Abwicklung, Leasing- fahrzeuge) 127.983 180.029 Keine, da Verzicht laut Gemeinderatsbe- schluss vom 17.07.2018 271.952 190.399 = 70% 1 336.000 302.000 = 90% 336.000 Keine, da Verzicht laut Gemeinderatsbe- schluss vom 17.07.2018 Sachkostenbeitrag für acht zusätzlich benötigte TeSKA- Mitarbeiter*innen inklusive laufende Betriebskosten (Raummiete, Ausstattung, organisatorische Abwicklung, Leasingfahrzeuge) Berechnung beruht auf der Annahme von Stellenbewer- tungen in E10/E11 275.000 275.000 2 = 100% 660.000 Keine, da die Regelun- gen einer Finanzierung zwischen Bund, Land und KLV noch nicht beschlossen sind Gesamt 127.983 180.029 271.952 611.000 996.000 767.399 Die Digitalisierung in den Schulen und deren weitere Finanzierung macht die Neugestaltung der Schulträ- gerschaft zwingend erforderlich. Auf Ebene des Kultusministeriums und der Kommunalen Landesverbände wird diese Thematik bereits besprochen. Die Verwaltung rechnet ab dem Jahr 2023 aufgrund verschiedener Aussagen in den Rundschreiben des Städtetags mit weiteren Förderprogrammen oder Ausgleichszahlungen des Landes für das Supportaufkommen an den Schulen. Eine Zusage darüber liegt der Verwaltung noch nicht vor. Über neue Entwicklungen wird die Verwaltung im Gremium berichten. 1 Aus dem Administratorenprogramm dürfen nur Leistungen gefördert werden, die mit Investitionen aus dem Digitalpakt in Zu- sammenhang stehen. In 2021 waren dies ca. 70 % der vorhandenen Endgeräte. 30 % des geleisteten Supports bezog sich auf „Alt- geräte“, die bereits vor dem Digitalpakt in den Schulen vorhanden waren. In 2022 werden ca. 90 % der zu supportenden Geräte aus Digitalpaktmitteln finanziert sein. 2 Hier kann argumentiert werden, dass dieser Supportaufwand aufgrund von Investitionen aus dem Digitalpakt zusätzlich entstan- den ist, somit sind 100% förderfähig. – 4 – Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt nach Vorberatung im Schulbeirat Kenntnis von den weiteren Umsetzungsschritten des Konzepts IT-Moderne Schule und beschließt in einem weiteren Schritt die Erweiterung der TeSKA um acht VZW-Stellen. Die benötigten Mittel für 2022 und 2023 werden überplanmäßig zur Verfügung gestellt. Ab 2024 steht die weitere Umsetzung des Projektes zunächst unter Finanzierungsvorbehalt, insbesondere in Abhängigkeit von weiteren Fördermöglichkeiten.

Niederschrift 41. Plenarsitzung des Gemeinderates 26. Juli 2022, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 16. Punkt 15 der Tagesordnung: IT-moderne Schule: Ausbau des technischen Supports für die pä- dagogische IT-Umgebung in Karlsruher Schulen Vorlage: 2022/0240 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt nach Vorberatung im Schulbeirat Kenntnis von den weiteren Umset- zungsschritten des Konzepts IT-Moderne Schule und beschließt in einem weiteren Schritt die Erweiterung der TeSKA um acht VZW-Stellen. Die benötigten Mittel für 2022 und 2023 werden überplanmäßig zur Verfügung gestellt. Ab 2024 steht die weitere Umsetzung des Projektes zu- nächst unter Finanzierungsvorbehalt, insbesondere in Abhängigkeit von weiteren Fördermög- lichkeiten. Abstimmungsergebnis: Bei 43 Ja-Stimmen und 1 Nein-Stimme mehrheitlich zugestimmt Der Vorsitzende setzt um 17:50 Uhr die Sitzung fort, ruft Tagesordnungspunkt 15 zur Behand- lung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Schulbeirat am 20. Juli 2022: Oft diskutiert, schnell entschieden, und zwar ab jetzt. – Das ist eine fast einstimmige Zustim- mung. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 16. August 2022