Schwarzwaldstraße 78 a (Bildungszentrum Karlsruhe) Vergabe von Facility Management Services

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2021/1090 Verantwortlich: Dez. 6 Dienststelle: HGW Schwarzwaldstraße 78a (Bildungszentrum Karlsruhe) Vergabe von Facility Management Services Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 12.10.2021 22 X Gemeinderat 19.10.2021 25 X Beschlussantrag Der Gemeinderat stimmt, nach Vorberatung im Hauptausschuss, der Vergabe folgender Leistungen zu: Schwarzwaldstraße 78a (Bildungszentrum Karlsruhe) Facility Management Services für den Zeitraum vom 1. März 2022 bis 31. Dezember 2025 an die Firma: WISAG Facility Management Süd-West GmbH & Co. KG Auftragssumme: 5.025.230 € Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen | Erträge (Zuschüsse und Ähnliches) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzüglich Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Ja ☒ Nein ☐ 1.310.929,61 €/Jahr 1.310.929,61 € Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja ☒ Nein ☐ Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: ☐ Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) ☐ Umschichtungen innerhalb des Dezernates ☐ Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen 1. Ausschreibungsgegenstand Die Stadt Karlsruhe ist Eigentümerin und Vermieterin des Gebäudes „Schwarzwaldstraße 78a“, das vom Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) als Bildungszentrum genutzt wird. Das BAFzA führt dort entsprechend § 4 des Bundesfreiwilligendienstgesetzes (BFDG) Seminare im Rahmen der pädagogischen Begleitung, Dienstbesprechungen/Tagungen und Konferenzen durch. Die jeweiligen Teilnehmenden werden temporär im Bildungszentrum untergebracht und verpflegt. Der zwischen der Stadt und dem BAFzA bestehende Mietvertrag endet zum 31. Dezember 2021. Ein neuer Mietvertrag mit einer Laufzeit bis 31. Dezember 2025 ist bereits abgeschlossen. Wie bisher auch, stellt die Stadt dabei nicht nur das Gebäude zur Verfügung, sondern ist darüber hinaus auch für dessen Betrieb verantwortlich. Hierzu gehören Leistungen des technischen Gebäudemanagements (Bedienen, Betreiben, Wartung und Inspektion gebäudetechnischer Anlagen, Instandsetzungen, etc.) sowie Leistungen des infrastrukturellen Gebäudemanagements (Hotelleistungen und Bewirtung, Reinigung und Winterdienst, Service- und Sicherheitsdienste etc.). Diese Dienstleistungen werden durch einen externen Dienstleister erbracht. Der bestehende Dienstleistungsvertrag mit der DB Service GmbH endet zum 28. Februar 2022 und musste daher neu ausgeschrieben werden. 2. Art der Vergabe Die Ausschreibung erfolgte europaweit im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach § 119 Ziffer 5 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) und § 17 Vergabeordnung (VgV). Beim vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb haben 5 Firmen Teilnahmeanträge fristgemäß abgegeben. Die eingegangenen Unterlagen zu den Teilnahmeanträgen wurden auf Eignung und Vollständigkeit geprüft. Eine Firma musste ausgeschlossen werden, da trotz Erinnerung fehlende Unterlagen nicht nachgereicht wurden. Die restlichen 4 Firmen wurden für das weitere Verfahren zugelassen und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Eine Firma hat mitgeteilt, dass sie sich nicht weiter am Ausschreibungsverfahren beteiligen möchte. Die übrigen 3 Firmen haben ein Erstangebot und nach den Verhandlungsgesprächen am 16. August 2021 auch ein Zweitangebot abgegeben. 3. Prüfung und Wertung der Angebote Alle Zweitangebote wurden elektronisch und fristgerecht eingereicht. Es musste kein Bieter ausgeschlossen werden. Die Wertung der Angebote erfolgte nach folgenden Kriterien: ▪ Preisliche Kriterien (Angebotspreis) 70 % bzw. 700 Punkte ▪ Qualitative Kriterien (Implementierungsphase, Personalkonzept, Betreiberverantwortung) 30 % bzw. 300 Punkte Rangfolge der Angebote Firmen Punkte Endpreis (brutto) für ein Vertrags- jahr Prozent 1. Firma WISAG Facility Management Süd-West GmbH & Co. KG 1.000 1.310.929,61 € 100% 2. Firma B 944 1.415.673,56 € 108% 3. Firma C 509 2.024.796,57 € 154% – 3 – Kostenvergleich für ein Vertragsjahr Summe Kostenermittlung 1.442.300,00 € Summe wirtschaftlichstes Angebot 1.310.929,61 € Minderbetrag 131.370,39 € Unter Berücksichtigung der genannten Wertungskriterien wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird daher vorgeschlagen, den Zuschlag auf das Angebot der Firma WISAG Facility Management Süd-West GmbH & Co. KG, Ohmweg 11-15, 68109 Mannheim zu erteilen. Der abzuschließende Dienstleistungsvertrag beginnt am 1. März 2022 und hat eine Laufzeit bis 31.Dezember 2025. Die Auftragssumme für die gesamte Vertragszeit beträgt 5.025.230 €. Die an den Dienstleister zu zahlende Vergütung bekommt die Stadt vom Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben im Rahmen des bestehenden Mietvertrages erstattet. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat stimmt, nach Vorberatung im Hauptausschuss, der Vergabe folgender Leistungen zu: Schwarzwaldstraße 78a (Bildungszentrum Karlsruhe) Facility Management Services für den Zeitraum vom 1. März 2022 bis 31. Dezember 2025 an die Firma: WISAG Facility Management Süd West GmbH & Co. KG Auftragssumme: 5.025.230 € Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen.

Niederschrift 29. Plenarsitzung des Gemeinderates 19. Oktober 2021, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 26. Punkt 25 der Tagesordnung: Schwarzwaldstraße 78 a (Bildungszentrum Karlsruhe): Vergabe von Facility Management Services Vorlage: 2021/1090 Beschluss: Der Gemeinderat stimmt, nach Vorberatung im Hauptausschuss, der Vergabe folgender Leistungen zu: Schwarzwaldstraße 78a (Bildungszentrum Karlsruhe) Facility Management Services für den Zeitraum vom 1. März 2022 bis 31. Dezember 2025 an die Firma WISAG Facility Management Süd West GmbH & Co. KG, Auftragssumme: 5.025.230 €. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Bei 39 Ja-Stimmen, 1 Nein-Stimme und 2 Enthaltungen mehrheitlich zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 25 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Hauptausschuss. Ich bitte um Ihr Votum. – Das ist eine große Mehrheit, vielen Dank. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – – 2 – 25. November 2021