Konsolidierung der bereits bestehenden Microsoft-Verträge inklusive Lizenzen zur Ablösung von Lotus Notes durch Outlook (Mail, Kalender, Aufgaben und Kontakte)

Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Beschlussvorlage Vorlage Nr.: 2021/0989 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: IT Konsolidierung der bereits bestehenden Microsoft-Verträge inklusive Lizenzen zur Ablösung von Lotus Notes durch Outlook (Mail, Kalender, Aufgaben und Kontakte) Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 21.09.2021 16 X vorberaten Gemeinderat 28.09.2021 11 X Beschlussantrag (Kurzfassung) Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen zur Beschaffung von Microsoft Office Lizenzen innerhalb des ab 1. Januar 2022 laufenden Enterprise Agreements nach Vorberatung im Hauptausschuss zur Kenntnis und stimmt dem Kauf der Lizenzen zu. Die Verwaltung wird dadurch ermächtigt, den Zuschlag der Firma Comparex innerhalb des bestehenden Enterprise Agreements zum aktuellen Listenpreis zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen | Erträge (Zuschüsse und Ähnliches) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzüglich Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Ja ☒ Nein ☐ 2021: 120.000,00 € brutto 2022: 1.550.335,90 € brutto 2023: 1.550.335,90 € brutto 2024: 1.550.335,90 € brutto - Jährlich ca. 1.260.260,24 € brutto Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja ☒ Nein ☐ Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: ☐ Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) ☐ Umschichtungen innerhalb des Dezernates ☐ Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja ☒ positiv ☐ negativ ☒ geringfügig ☒ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen Im Rahmen des Projekts „Migration von Lotus Notes / Domino nach Outlook / Exchange“ ist der Erwerb neuer Lizenzen notwendig. Aufgrund einer Neuerung im Lizenzmodell von Microsoft können nun mehrere Lizenzen innerhalb eines Vertrages kombiniert werden. Dadurch werden auch die bereits beschafften Lizenzen für Office 2019, Windows 10 etc. in den neuen Vertrag überführt. Somit sind nicht die gesamten in der Anlage genannten Kosten auf die Umstellung nach Outlook zurückzuführen, sondern betreffen die für die tägliche Arbeit notwendigen Windows- und Office-Lizenzen. Für eine effizientere Nutzer- und Lizenzverwaltung, bessere Bedienfähigkeit für die Mitarbeitenden und zur Harmonisierung der Systemlandschaft möchte das Amt für IT und Digitalisierung (IT) das derzeitige Mailprogramm Lotus Notes durch Microsoft Outlook ablösen. Geplant ist, im ersten Schritt Mail, Kalender, Aufgaben und Kontakte zu migrieren. Weitere Fachanwendungen auf Lotus Notes / Domino Basis werden oder wurden bereits separat abgelöst. Die Stadtverwaltung setzt weiterhin auf Pakete der Firma Microsoft, da es hierzu derzeit keine wirtschaftliche und technisch zuverlässige Alternative gibt. Marktgängige Alternativen auf Open-Source- Basis führen in vielerlei Hinsicht zu erheblichen Komplikationen und Mehraufwendungen in der kommunalen Systemlandschaft. So bietet zum Beispiel das kommunale Rechenzentrum Komm.ONE für das Zusammenspiel mit den bereitgestellten Anwendungen derzeit ausschließlich einen Support für Outlook an. Open Source-Produkte werden nicht unterstützt. Gleiches gilt für diverse IT-Fachanwendungen der Stadtverwaltung Karlsruhe. In der Außenkommunikation mit externen Firmen erleichtert die Verwendung von Standardsoftware zudem die Zusammenarbeit. Mit dem Kauf der notwendigen Lizenzen werden Synergieeffekte gegenüber den bisherigen Lizenzkosten geschaffen. Eine Auflistung zu den Preisen für die einzelnen Lizenzkosten finden sich in der Anlage. Microsoft bietet das aktuelle Outlook-Paket in folgenden Ausprägungen an: ▪ Office 365 (Cloud- Anwendung) und ▪ Outlook on premise, jeweils innerhalb des bestehenden Enterprise Agreement (Vertragsvariante, die für große Unternehmen die Lizenzkonformität erleichtert). Die Stabsstelle Datenschutz der Stadt Karlsruhe kann die Datenschutzkonformität der Cloud-Anwendung nicht abschließend bestätigen. Aufgrund der unklaren Rechtslage bezüglich des Einsatzes von Cloud-basierten Applikationen im öffentlichen Sektor und damit auch aus Gründen des Investitionsschutzes wird der Einsatz von on premise-Lösungen seitens IT präferiert und noch auf Office 365 verzichtet. Die Lizenzen werden als sogenanntes Enterprise Agreement beschafft. Seit 2013 ist die Beschaffung des gesamten Microsoft Lizenzportfolios über Komm.ONE möglich. Als Genosse der ProVitako bietet Komm.ONE seinen Mitgliedern an, Microsoft Lizenzen über einen Rahmenvertrag zu beschaffen. Die Vergabe wurde unter der Federführung von ProVitako 2020 durchgeführt. Dabei erhielt die Firma Comparex / Software ONE den Zuschlag für das Los „Enterprise Agreement“. Die ab 2018 bereits beschafften Lizenzen (vgl. Vorlage 2018/0837) für Windows 10, Office 2019 Standard, Office 2019 Professional Plus, MS Visio, MS Project werden in das neue Enterprise Agreement überführt. Die mittels zwei Teilzahlungen in 2020 und 2021 erworbenen Microsoft Office Lizenzen können weiterhin genutzt werden. Ab 2022 ist für diese Lizenzen lediglich die sogenannte Software-Assurance fällig, welche zum Upgrade auf die jeweils aktuelle Softwareversion berechtigt. Darüber hinaus müssen weitere – 3 – Microsoft Office Lizenzen nachgekauft werden. Nach den Microsoft Lizenzbedingungen muss die Anzahl der Office-Lizenzen denen der gemeldeten Endgeräte entsprechen. Die Stadt Karlsruhe ist deshalb verpflichtet, zusätzlich die in der Anlage genannten Office-Lizenzen zu erwerben. Dieser Kauf erfolgt in den drei Jahresraten 2022-2024. Gleiches gilt analog für die anderen bereits beschafften Lizenzen. Die Angleichung der bereits bestehenden Lizenzverträge von 2018 / 2020 stellen somit eine Folge der damals getroffenen Beschlüsse dar. Die nun anstehende Beschaffung erfolgt innerhalb eines ab dem 01.01.2022 laufenden Enterprise Agreements – sofern dem Abschluss seitens des Gemeinderats zugestimmt wird. Zunächst erfolgt der Kauf der Grundlizenzen inkl. Software Assurance in drei gleichbleibenden Jahresraten. Parallel dazu erfolgt in späteren Jahren ggf. ein True-Up mit Zahlungen bis Vertragsende. Im Rahmen von True-Ups werden einmal jährlich die Anzahl der Endgeräte/Nutzer an Microsoft gemeldet und bei Bedarf zusätzliche Lizenzen erworben. Während die drei „Haupt“-Raten fixiert sind und auf dem Preis zum Vertragsabschluss beruhen, sind die Preise für die Lizenzen beim True-Up tagesaktuell. Nach den drei Jahren wird lediglich die Software-Assurance gezahlt. Zusätzlich werden für den Betrieb von Outlook neue Exchange-Server (Hardware) für 120.000 € (brutto) benötigt. Die für die Hardware notwendigen Betriebs- und Zugriffslizenzen sind im Enterprise Agreement enthalten und ebenfalls in der Anlage dargestellt. Für die oben genannten Software-Produkte fällt ab 2025 planmäßig nur noch die Software-Assurance (Wartung, Support, Updates etc. für die Lizenzen) an. Der Betrieb der Server von Outlook wirkt sich geringfügig auf den CO 2 -Ausstoß aus, die genaue Höhe kann jedoch noch nicht beziffert werden. Im Gegenzug werden langfristig die Lotus Notes-Server ausgeschaltet. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat – nach Vorberatung im Hauptausschuss - Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen zur Beschaffung von Microsoft Office Lizenzen innerhalb des ab 1. Januar 2022 laufenden Enterprise Agreements nach Vorberatung im Hauptausschuss zur Kenntnis und stimmt dem Kauf der Lizenzen zu. Die Verwaltung wird dadurch ermächtigt, den Zuschlag der Firma Comparex innerhalb des bestehenden Enterprise Agreements zum aktuellen Listenpreis zu erteilen.

Niederschrift 28. Plenarsitzung des Gemeinderates 28. September 2021, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 12. Punkt 11 der Tagesordnung: Konsolidierung der bereits bestehenden Microsoft-Verträge in- klusive Lizenzen zur Ablösung von Lotus Notes durch Outlook (Mail, Kalender, Aufgaben und Kontakte) Vorlage: 2021/0989 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen zur Beschaffung von Microsoft Office Lizenzen in- nerhalb des ab 1. Januar 2022 laufenden Enterprise Agreements nach Vorberatung im Haupt- ausschuss zur Kenntnis und stimmt dem Kauf der Lizenzen zu. Die Verwaltung wird dadurch ermächtigt, den Zuschlag der Firma Comparex innerhalb des bestehenden Enterprise Agree- ments zum aktuellen Listenpreis zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Bei 42 Ja-Stimmen, 2 Nein-Stimmen und 1 Enthaltung mehrheitlich zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 11 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Hauptausschuss. Stadtrat Bimmerle (DIE LINKE.): Ich wollte kurz etwas dazu sagen, weil heute Morgen auch erst die Zahlen aus dem Hauptausschuss kamen bezüglich der Gebühren. Für uns als Fraktion stellt sich tatsächlich die Frage sehr schwierig dar, weil wir prinzipiell Befürworter der Open-Source- Technologie sind und wir jetzt im Rahmen der Vorlage natürlich die Diskussion nicht übers Knie brechen können, ob das gut ist oder schlecht. Denn wir müssen nächstes Jahr schon eine Ent- scheidung treffen und auch umrüsten. Deshalb hielten wir es nicht für sinnvoll, heute anhand der Vorlage dieses Thema zu diskutieren. Es stellen sich natürlich anhand der Summen, über die wir letztendlich sprechen und der Verträge, die dahinterstehen, grundsätzlich schon ein paar Bedenken ein. Deshalb stimmen wir dem heute nur zu. Eine Erklärung für das Abstimmungs- verhalten werden zu einer anderen Zeit thematisch abgeben. Die Kosten für die Wartungsver- träge sind schon enorm hoch. – 2 – Der Vorsitzende: Das nehmen wir auf. Ich würde Sie bitten, das noch mal für die IT-Kommission anzumelden, wo, glaube ich, dann die Fachleute miteinander diskutieren sollten. Wir kommen damit jetzt zur Abstimmung. – Das ist eine mehrheitliche Zustimmung. Damit unterbrechen wir die Sitzung und treffen uns um fünf vor halb sechs, so Gott will, hier wieder und setzen dann die unterbrochene Sitzung fort. (Unterbrechung der Sitzung von 17:05 bis 17:26 Uhr) Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 18. Oktober 2021