Komm.ONE: Einheitliche Verträge, Entgelte und Produkte

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2021/0676 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: IT Komm.ONE: Einheitliche Verträge, Entgelte und Produkte Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 15.06.2021 8 X Gemeinderat 22.06.2021 9 X Beschlussantrag (Kurzfassung) Der Gemeinderat ermächtigt, nach Vorberatung durch den Hauptausschuss, Herrn Oberbürgermeister Dr. Mentrup, den neuen Vertrag mit Komm.ONE zu unterzeichnen. Finanzielle Auswirkungen Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen | Erträge (Zuschüsse und Ähnliches) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzüglich Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Ja ☒ Nein ☐ Mehraufwendungen in Höhe der USt. von 19% voraussichtlich ab 2023 --- Eventuell weitere anfallende Mehraufwendungen resultieren lediglich aus einer Steigerung der abgenommenen Mengen oder zusätzlicher Leistungen, die in der bisherigen Vergleichsrechnung nicht enthalten waren. Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja ☒ Nein ☐ Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: ☐ Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) ☐ Umschichtungen innerhalb des Dezernates ☐ Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen Das kommunale Rechenzentrum Komm.ONE stellt derzeit den Produktkatalog, das Preismodell sowie die entsprechenden Service-Level und die vertraglichen Grundlagen auf einheitliche Konditionen um und geht damit einen weiteren Schritt im Rahmen der noch immer anhaltenden Fusion. Dies hat auch Auswirkungen auf die Stadt Karlsruhe: Finanzielle Auswirkungen: Bezüglich der Entgelte erfolgt im Verbandsgebiet eine Umverteilung, da aus den ursprünglichen Zweckverbänden noch unterschiedliche Preismodelle vorhanden sind. Durch die Vereinheitlichung erhalten Kommunen aus dem ehemaligen Verbandsgebiet KIVBF, die viele Produkte des Rechenzentrums beziehen, preisliche Vorteile. Zum einen, weil es sich bei Staffelpreisen auszahlt, viele Produkte zu beziehen, zum anderen hatte KIVBF bereits vor der Fusion das Umlagemodell abgeschafft. Aus einer beispielhaften Vergleichsberechnung (die auf der Grundlage der Mengen aus dem Jahr 2019 basiert) geht eine Preisreduzierung von ca. 2 % (ca. 108.000 Euro) p. a. für die Stadt Karlsruhe hervor. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die bezogenen Leistungen noch mit zusätzlich 19% Umsatzsteuer belastet werden. Dies findet sich in § 6 Abs. 4 der Satzung der Komm.One zur Regelung der Benutzungsverhältnisse (Benutzungsordnung). Kommunalrechtliche Auswirkungen: Zur Schaffung der einheitlichen Vertragsgrundlagen wurde eine Überleitung der Bestandsverträge in Form eines öffentlich-rechtlichen Vertrages gewählt, den zur Wirksamkeit auch die Stadt Karlsruhe unterzeichnen muss. Außerdem wurden die Allgemeinen Vertragsbedingungen gegenüber 2020 geändert und eine Benutzungsordnung in Form einer Satzung erlassen. Zusammenfassung des Sachverhaltes: Mit der Fusion der drei Zweckverbände KIVBF, KDRS und KIRU mit der Datenzentrale Baden-Württemberg im Jahre 2018 sind die unterschiedlich ausgestalteten vertrags- und sonstigen rechtlichen Beziehungen zwischen den einzelnen Zweckverbandsmitgliedern und den alten Zweckverbänden im Wege der Gesamtrechtsnachfolge auf Komm.ONE übergegangen. Hieraus resultierte in der Übergangsphase die parallele Geltung von mindestens drei unterschiedlichen Regelwerken und Rechtsbeziehungen zwischen Komm.ONE und den Kunden in Baden-Württemberg. Ziel der Fusion ist der Erhalt einer wettbewerbs- und zukunftsfähigen kommunalen IT in Baden- Württemberg. Dabei liegt der Fokus nach wie vor auf der dauerhaften Verbesserung von Leistungen (Qualität, Service und Kosten) für Bestands- und Neukunden, in dem die lokalisierten Synergien in den Leistungsprozessen sukzessiv realisiert werden sollen. In einer nun fast zweijährigen Übergangszeit wurden die bestehenden Regelwerke und Rechtsverhältnisse zwischen Komm.ONE und den ehemaligen getrennten Zweckverbandsmitgliedern fortgeführt sowie die Entgelte für die von den Kunden bezogenen Leistungen nach den damaligen Verbandsgebieten gesplittet, damit kein Verbandsmitglied durch die Fusion schlechter gestellt wurde. Nunmehr sollen die bestehenden rechtlichen Beziehungen vereinheitlicht, zusammengeführt und auf einen einheitlichen Standard umgestellt werden, um die mit der Fusion erzielbaren positiven Effekte und insbesondere ein einheitliches Produktmanagement weiter voranzutreiben. Zu diesem Zweck hat der Verwaltungsrat der Komm.ONE aufgrund seiner Ermächtigung im Gesetz über die Zusammenarbeit bei der automatisierten Datenverarbeitung (ADVZG) in seiner Sitzung am 23.12.2020 (Umlaufverfahren) eine neue Benutzungsordnung als Satzung beschlossen, die das Benutzungsverhältnis zwischen den Kunden und Komm.ONE unter Einbeziehung von weiteren Regelwerken regelt, begründet und ausgestaltet. Damit die weiteren, standardisierten Regelungen in das Benutzungsverhältnis einbezogen werden können, sieht die Benutzungsordnung für die Begründung des Benutzungsverhältnisses den Abschluss eines öffentlich-rechtlichen (Rahmen-) Vertrages vor. Dieser öffentlich-rechtliche (Rahmen- )Vertrag ist aufgrund der rechtlichen Vorgaben aus dem Verwaltungsverfahrensgesetz einmalig schriftlich – 3 – abzuschließen. Im Anschluss können die weiteren „Einzelaufträge“ nach den Regeln dieses öffentlich- rechtlichen (Rahmen-)Vertrages und der Benutzungsordnung – wie gewohnt - erteilt werden. Angesichts der Vielfalt vertraglicher, teilweise veralteter Regelwerke war ein Auftrag an die Komm.ONE, auf Basis einheitlicher und standardisierter Regelwerke für Verträge und Produktbeschreibungen, größtmögliche Transparenz bei der hoheitlichen Leistungserbringung für ihre Träger herzustellen. Die bisherigen Regelwerke wurden konsolidiert und entsprechend den rechtlichen Vorgaben aus dem der Komm.ONE zugrundliegenden Gesetz über die Zusammenarbeit bei der automatisierten Datenverarbeitung (ADVZG) angepasst. Daraus ist das nachfolgend aufgeführte Vertragswerk entstanden: a. die Benutzungsordnung in der Form der Satzung b. der öffentlich-rechtliche Vertrag in der Form eines Rahmenvertrages ohne Abnahmeverpflichtung, der auf die weiteren Dokumente verweist c. der Standard-Service Level-Katalog d. der Produktkatalog e. die Allgemeinen Vertragsbedingungen (AVB) mit den drei Bestandteilen: - Allgemeine Auftragsbedingungen - Regelungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag - Regelungen zur Datensicherheit Überblick Zeitschiene: ▪ 01.01.2021 Fortgelten der aktuellen Vertragssituation für Bestandsgeschäft, Umstellung auf verbindliches Regelwerk und den neuen Produkt- und Entgeltkatalog bei Neugeschäft. ▪ 01.07.2021 Migration der aktuellen Bestandsverträge und Einführung des neuen Produkt- und Entgeltkataloges bei allen Kunden auch für das Bestandsgeschäft. Vertragsschluss daher bis spätestens 30.06.2021 durch Herrn Oberbürgermeister Dr. Mentrup nach Ermächtigung durch den Gemeinderat. ▪ 01.01.2023 Integration der EVB-IT Regelungen in das Standard Vertragswerk Benutzungsordnung Die Benutzungsordnung Komm.ONE wurde als Satzung beschlossen und regelt Grundsätze für das Benutzungsverhältnis zwischen den Kunden und Komm.ONE, unter Einbeziehung der weiteren Regelwerke, die dieses näher ausgestalten. Allgemeine Vertragsbedingungen Diese sind modular aufgebaut und decken integriert die Regelungen für alle relevanten Leistungsbereiche von Komm.ONE ab. Die Regelungen der Vorgängerinstitutionen wurden fortgeschrieben und konsolidiert. Integriert wurden als weitere Mehrwerte die Regelungen zum Datenschutz und zur Informationssicherheit. Damit entfällt auch der zusätzliche Abschluss einer ADV-Vereinbarung (Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO). Serviceleistungen von Komm.ONE Für eine transparente und verständliche Darstellung der grundlegenden Servicezusagen, die unterschiedslos für alle Kunden und alle Produkte gelten, wurde ein Standard Service-Level Katalog erstellt. Dieser wird durch produktbezogene Service Levels ergänzt. – 4 – Produktkatalog Dieser enthält die konsolidierten IT-Leistungen und zughörigen Entgelte von Komm.ONE mit weiteren ergänzenden Informationen. Für die Umstellung der bestehenden Regelwerke auf den neuen einheitlichen Standard ist der einmalige schriftliche Abschluss des öffentlich-rechtlichen Vertrages zwischen der Stadtverwaltung und Komm.ONE erforderlich. Die Ermächtigung des Oberbürgermeisters zur Unterzeichnung dieses Vertrages durch den Gemeinderat soll mit dieser Vorlage eingeholt werden. Anlagen: - Anschreiben und Mustervertrag - Vertragsübersicht - Benutzungsordnung - Allgemeine Vertragsbedingungen - Standard Service Level Katalog Beschluss: Der Gemeinderat ermächtigt, nach Vorberatung durch den Hauptausschuss, Herrn Oberbürgermeister Dr. Mentrup, den neuen Vertrag mit Komm.ONE zu unterzeichnen.

Niederschrift 26. Plenarsitzung des Gemeinderates 22. Juni 2021, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 11. Punkt 9 der Tagesordnung: Komm.ONE: Einheitliche Verträge, Entgelte und Produkte Vorlage: 2021/0676 Beschluss: Der Gemeinderat ermächtigt, nach Vorberatung durch den Hauptausschuss, Herrn Oberbürgermeister Dr. Mentrup, den neuen Vertrag mit Komm.ONE zu unterzeichnen. Abstimmungsergebnis: Bei 47 Ja-Stimmen einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 9 zur Behandlung auf, verweist auf die erfolgte Vorberatung im Hauptausschuss und stellt die Abstimmungsbereitschaft das Hauses fest: Auch das ist einstimmige Zustimmung. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 15. Juli 2021