Digitales Bürgerbüro: Stand und Resümee

Anfrage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier FDP-Gemeinderatsfraktion Eingang: 27.04.2021 Vorlage Nr.: 2021/0529 Digitales Bürgerbüro: Stand und Resümee Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 22.06.2021 32 x 1. Welches Gesamtfazit zieht die Stadtverwaltung nach Beendigung des Reallabors „Digitales Bürgerbüro“ im Rahmen des IQ-Projektes „Neukonzeption Bürgerservice“ hinsichtlich Nutzerzahlen, Rückmeldungen, Bewertungen, gewonnener Erkenntnisse? 2. Welche Kosten betrugen Anschaffung, Einrichtung, Betrieb, Wartung, Abbau etc. des von der Stadt eingerichteten digitalen Bürgerbüros insgesamt? 3. Warum wurde der Abbau ohne Rücksprache mit dem Gemeinderat durchgeführt? 4. Werden die speziell für das Reallabor eingerichteten Geräte weiterverwendet bzw. wieder eingesetzt und falls ja, wo? Mit der Eröffnung des digitalen Bürgerbüros im Karlsruher Rathaus am 2. April 2019 wurde im Rahmen des IQ-Projektes „Neukonzeption Bürgerservice“ eine Optimierung der Verwaltungsabläufe sowie ein moderner Bürgerservice verfolgt. Die Stadtverwaltung strebte hier eine landesweite Vorreiterrolle mit der Weiterentwicklung digitaler Prozesse an. Für die Einrichtung und den Betrieb der Service-Terminals wurden hohe Summen investiert, um dem städtischen Innovationsanspruch Rechnung tragen zu können. Wie nun bekannt wurde, ist das digitale Bürgerbüro bereits wieder aufgelöst, ohne dass das demokratisch gewählte Gremium, der Karlsruher Gemeinderat, zumindest darüber in Kenntnis gesetzt wurde. Nach der fast unbemerkten Entscheidung der Stadtverwaltung, das Reallabor nun doch abzubauen, müssen im Hinblick auf die Informierung und die Verwendung von öffentlichen Geldern nun wichtige Fragen geklärt werden. Unterzeichnet von: Tom Høyem Thomas H. Hock Annette Böringer Karl-Heinz Jooß Sachverhalt / Begründung:

Stellungnahme zur Anfrage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier FDP-Gemeinderatsfraktion Vorlage Nr.: 2021/0529 Verantwortlich: Dez. 2 Dienststelle: OA Digitales Bürgerbüro: Stand und Resümee Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 22.06.2021 32 x Mit der Schließung des Rathauses am 18. März 2020 aufgrund der Corona-Pandemie musste auch das Digitale Bürgerbüro vorübergehend geschlossen werden. In der Folge wurde mit Hochdruck daran gearbeitet, das digitale Angebot im Bürgerservice auszubauen. So können heute verschiedene Produkte vollständig elektronisch oder schriftlich abgewickelt werden, welche vor der Pandemie noch ein persönliches Erscheinen erforderten. Derzeit wird die Wiedereröffnung des Digitalen Bürgerbüros vorbereitet. Das eGovernment-Terminal im Digitalen Bürgerbüro wurde ausgetauscht, die Raumgestaltung optimiert, Verbesserungsmaßnahmen hinsichtlich des Datenschutzes umgesetzt und neue Kundenfeedbackmöglichkeiten geschaffen. 1. Welches Gesamtfazit zieht die Stadtverwaltung nach Beendigung des Reallabors „Digitales Bürgerbüro“ im Rahmen des IQ-Projektes „Neukonzeption Bürgerservice“ hinsichtlich Nutzerzahlen, Rückmeldungen, Bewertungen, gewonnener Erkenntnisse? Aufgrund der pandemiebedingten Schließung des Digitalen Bürgerbüros konnten noch keine aussagekräftige Nutzerzahlen oder Kundenfeedbacks erhoben und eruiert werden. Seit der Schließung am 18. März 2020 wurde das Gesamtangebot des Digitalen Bürgerbüros optimiert und für eine Wiedereröffnung vorbereitet. Das vorhandene Terminal wurde ausgetauscht. Durch den Beitritt in den Verein buergerservice.org konnten nutzerfreundliche Dashboards sowie Verbesserungsmaßnahmen hinsichtlich des Datenschutzes erwirkt werden. Die Implementierung einer terminalseitigen Trittschaltmatte sorgt zukünftig für einen strikt einzelkundenbezogenen Terminalbetrieb (Start beziehungsweise Stop des Terminals erfolgt nur bei Stehen auf der Matte). In Zukunft werden Feedbackaufsteller zur Verfügung gestellt werden, über diese können Bürgerfeedbacks zu den jeweiligen digitalen Angeboten aufgenommen werden. 2. Welche Kosten betrugen Anschaffung, Einrichtung, Betrieb, Wartung, Abbau etc. des von der Stadt eingerichteten digitalen Bürgerbüros insgesamt? Bei den eGovernment-Terminals handelt es sich um Mietgeräte. Die bisher angefallenen Kosten wurden durch das IT-Amt getragen. Für den Austausch der Geräte fiel eine einmalige Zuzahlung in Höhe von 4.273,00 Euro an, diese wurde durch das Budget des Ordnungs- und Bürgeramtes getragen. Die Laufzeit des Mietverhältnisses wurde im Zuge des Austausches auf drei Jahre vereinbart. Hier beträgt der monatliche Mietpreis 489 Euro netto pro Gerät. Des Weiteren wurden bis heute ein Multitouch-Table für 6.675 Euro netto, ein Feedbackterminal für 1.993 Euro netto sowie zwei Infoterminals für insgesamt 6.386 Euro netto angeschafft. Für die – 2 – Anschaffung einer Flex-Wall Einrichtung wurden 21.468 Euro netto ausgegeben. Bei allen Anschaffungen ist Nachnutzung durch andere Ämter oder in Örtlichkeiten möglich. 3. Warum wurde der Abbau ohne Rücksprache mit dem Gemeinderat durchgeführt? Es fand kein Abbau statt. Die vorübergehende Schließung erfolgte nur aufgrund der pandemischen Lage, an der Wiedereröffnung wird derzeit gearbeitet. 4. Werden die speziell für das Reallabor eingerichteten Geräte weiterverwendet beziehungsweise wieder eingesetzt und falls ja, wo? Im Bedarfsfall könnten alle Geräte wie auch die Inneneinrichtung wiederverwendet werden.

Niederschrift 26. Plenarsitzung des Gemeinderates 22. Juni 2021, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitz: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 31. Punkt 32 der Tagesordnung: Digitales Bürgerbüro: Stand und Resümee Anfrage: FDP Vorlage: 2021/0529 Beschluss: Kenntnisnahme Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 32 auf und stellt fest, die Stellungnahme der Verwal- tung liege vor, der Gemeinderat habe Kenntnis genommen. (Keine Wortmeldung) Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 26. Juni 2021