Vergabe der Pflegearbeiten in den öffentlichen Grünanlagen - Pflegekatalog 2022 bis 2025, Lose 1 bis 20

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2021/0427 Verantwortlich: Dez. 5 Dienststelle: GBA Vergabe der Pflegearbeiten in den öffentlichen Grünanlagen - Pflegekatalog 2022 bis 2025, Lose 1 bis 20 Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 04.05.2021 11 x vorberaten Gemeinderat 18.05.2021 12 x zugestimmt Beschlussantrag 1. Der Gemeinderat genehmigt nach Vorberatung im Hauptausschuss die Vergabe der Pflegearbeiten in den Losen 1 bis 20 (ohne die Lose 3 + 9) im Stadtgebiet von Karlsruhe, die Aufhebung der Lose 3 und 9 sowie die Gesamtangebotssummen Brutto für die Haushaltsjahre 2022 bis 2025. 2. Die Verrechnung des Aufwandes erfolgt entsprechend den unter Punkt „Finanzierung“ aufgeführten Bruttokosten 2022 je Kostenträger. Die Erhöhungen durch Lohnsteigerungen und Zusatzflächen sind im Haushalt jeweils zu berücksichtigen. 3. Die Verwaltung wird ermächtigt, mit den Firmen die entsprechenden Leistungsverträge abzuschließen. Finanzielle Auswirkungen Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen | Erträge (Zuschüsse und Ähnliches) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzüglich Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Ja x Nein ☐ 7,5 Mio. € Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja x Nein ☐ Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: ☐ Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) ☐ Umschichtungen innerhalb des Dezernates ☐ Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☐ Ja x positiv x negativ ☐ geringfügig x erheblich ☐ IQ-relevant Nein x Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein x Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein x Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen Vorbemerkungen Das Gartenbauamt ist für Pflege und Unterhalt von insgesamt 1.000 ha Pflegeflächen verantwortlich. Davon werden rund 500 ha von Fremdfirmen im Rahmen des Pflegekataloges 2022-2025 des Gartenbauamtes gepflegt. Die aktuell laufenden Pflegeverträge für den Pflegekatalog 2018-2021 laufen dieses Jahr aus, deshalb wurden im Januar 2021 die Pflegearbeiten (auch Pflegeleistungen genannt) für die Jahre 2022-2025 neu ausgeschrieben. Der Gemeinderat der Stadt Karlsruhe hat zudem im Herbst 2018 das Gartenbauamt mit der Konzepterstellung für eine Grünflächenpflege zur Förderung der Biodiversität beauftragt. Die Neuausschreibung der Pflegearbeiten ermöglicht es nun dem Gartenbauamt, rund 46 ha, die bisher als Rasen beziehungsweise wiesenähnliche Grünflächen intensiv gepflegt wurden, in gesonderten Losen auszugliedern. Somit werden ab dem Jahr 2022 insgesamt 46 ha der Grünflächen zusätzlich zu den bisherigen 100 ha extensiv gepflegten Wiesenflächen des Pflegekatalogs (siehe nachfolgende Tabelle) naturnaher gepflegt. Zudem werden insgesamt weniger Pflegegänge durchgeführt. Diese Lose richten sich vornehmlich an Firmen, die über die notwendigen Kenntnisse, Erfahrungen und Maschinen verfügen. Sie wurden mit etwas zeitlichem Versatz ausgeschrieben und sind nicht Bestandteil dieser Vorlage. Über die Vergabe der „Naturnahen Mahd“ wird in einer der nächsten Sitzungen des Gemeinderates entschieden. Die nachfolgenden Kapitel geben eine Übersicht über die zu vergebenden Pflegearbeiten, beschreiben das gewählte Ausschreibungsverfahren und informieren über die Ergebnisse der Ausschreibung. Beschreibung der Pflegearbeiten Mit der geplanten Ausschreibung werden verschiedene landschaftsgärtnerische Pflegearbeiten wie Rasen mähen, Mähen wiesenähnlicher Grünflächen, extensive Wiesenpflege, Ausmähen, Hacken und Jäten, Laubaufnahme und Pflege der Dachgrünflächen ausgeschrieben. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die Pflegearbeiten, die für die Jahre 2022-2025 ausgeschrieben wurden. Pflegeleistungen Menge Rasen mähen 64 ha Mähen wiesenähnlicher Grünflächen 213 ha Extensive Pflege von Wiesenflächen 100 ha Ausmähen 14,5 ha Jäten und Hacken von Gehölz- und Staudenflächen 31,5 ha Laubaufnahme 101 ha Pflege von Dachgrünflächen 5,6 ha – 3 – Verfahren der Ausschreibung Die landschaftsgärtnerischen Pflegearbeiten des Pflegekatalogs 2022-2025 liegen oberhalb des definierten EU- Schwellenwertes im Jahr 2020 von 214.000 € (netto) für Liefer- und Dienstleistungsaufträge von öffentlichen Auftraggebern. Daher hat das Gartenbauamt in Abstimmung mit dem ZJD, mit dem RPA und der ZVS die Pflegeleistungen EU-weit im offenen Verfahren und nach den Vorschriften der Vergabeverordnung (VgV) ausgeschrieben. Die landschaftsgärtnerischen Pflegearbeiten wurden in 20 Flächenlose aufgeteilt, damit mehrere Pflegefirmen beauftragt und die Risiken möglicher Ausfälle für die Stadt Karlsruhe minimiert werden können. Die mehrjährige Vergabe der obigen Pflegearbeiten hat sich aus wirtschaftlichen und verwaltungs- organisatorischen Gründen bewährt und soll deshalb auch für die Jahre 2022 bis 2025 beibehalten werden. Ergebnis der Ausschreibung An der EU-weiten Ausschreibung der Pflegearbeiten des Pflegekatalogs 2022-2025 haben sich insgesamt 26 Firmen beteiligt und neun Firmen haben ihre Angebote im zentralen Vergabeportal (Subreport) eingestellt. Die Bieter waren mit Ausnahme einer Firma dem Gartenbauamt der Stadt Karlsruhe (GBA) bekannt. Nach der eingehenden formellen und fachlichen Prüfung der Angebote wurden drei von neun Firmen aus den folgenden Gründen ausgeschlossen: Firma 1: Die Firma wurde wegen verspäteter Angebotsabgabe gem. § 57 Abs. 1 Ziffer 1 VgV ausgeschlossen. Firma 2: Die Firma wurde für die Lose 2, 4 und 5 gem. §57 Abs. 1 Ziffer 2 VgV ausgeschlossen, weil die geforderten Unterlagen nicht enthalten waren. (Referenzangaben waren nicht mit den geforderten Referenzen aus dem Kommunalbereich vergleichbar). Firma 3: Die dritte Firma musste für die Lose 1 - 4, 9 und 10 ausgeschlossen werden, da nachgeforderte Unterlagen in der Eigenerklärung zur Eignung (Angaben zum Maschinenpark der Firma) nicht fristgerecht vorgelegt wurden (§ 57 Abs. 1 Ziffer 2 VgV) und Änderungen an den Vorgaben in den Vergabeunterlagen vorgenommen wurden (der vorgegebene Höchstsatz bei den Angaben zur Lohngleitklausel wurde überschritten), §57 Abs. 1 Ziffer 4 VgV. Für alle Lose konnte mit Ausnahme der Lose 3 und 9 ein Zuschlag erteilt werden. Im Rahmen des Vergabeverfahrens mussten die Firmen zum Eigenschutz die verfügbaren Kapazitäten angeben. Dieses Vorgehen ermöglichte den Bietern, mehr Angebote abzugeben, als sie Kapazitäten haben. Die von den Bietern angegebenen Kapazitäten wurden allesamt voll ausgeschöpft. Für Los 3 gab es nur ein wertbares Angebot, das aufgrund der Loslimitierung von max. 4 Losen pro Firma nicht mehr vergeben werden konnte. Für Los 9 gab es kein wertbares Angebot. Die Lose 3 und 9 müssen somit gemäß § 63 Abs. 1 Ziffer 1 VgV aufgehoben werden. Die Lose werden nach Beendigung des Verfahrens zeitnah neu ausgeschrieben. Nach rechnerischer, technischer und wirtschaftlicher Prüfung der Angebote ergeben sich die nachstehenden Angebots- beziehungsweise Vergabesummen insgesamt für die Haushaltsjahre 2022-2025. Die benötigten Haushaltsmittel pro Haushaltsjahr belaufen sich auf ein Viertel, wobei für die Haushaltsjahre 2023 – 2025 eine Lohnsteigerung von bis zu 6 - 7% eingerechnet wurde. – 4 – Los Firma Gesamtangebotssumme Brutto 2022-2025 in € (inkl. 19% MwSt) 1 Schweitz Christian-Karlsruhe 559.587 € 2 WISAG Garten- und Landschaftspflege GmbH & Co. KGNL Mannheim 331.029 € 3 Konnte nicht vergeben werden - 4 WISAG Garten- und Landschaftspflege GmbH & Co. KGNL Mannheim 315.973 € 5 Schweitz Christian-Karlsruhe 383.401 € 6 WISAG Garten- und Landschaftspflege GmbH & Co. KGNL Mannheim 501.817 € 7 Dorwarth Landschaftspflege Jochen Dorwarth e.K.- Bretten 545.825 € 8 Hans Otto Sauer Garten- und Landschaftsbau 207.811 € 9 Konnte nicht vergeben werden - 10 Hans Otto Sauer Garten- und Landschaftsbau 470.856 € 11 WISAG Garten- und Landschaftspflege GmbH & Co. KGNL Mannheim 232.770 € 12 Dorwarth Landschaftspflege Jochen Dorwarth e.K.- Bretten 432.074 € 13 Schweitz Christian-Karlsruhe 368.809 € 14 Hans Otto Sauer Garten- und Landschaftsbau 463.350 € 15 Hans Otto Sauer Garten- und Landschaftsbau 434.548 € 16 Schweitz Christian-Karlsruhe 648.277 € 17 Eikmeier & Sohn Ga-La BauGmbH & Co. KG-Graben- Neudorf 281.496 € 18 Eikmeier & Sohn Ga-La BauGmbH & Co. KG-Graben- Neudorf 375.917 € 19 Eikmeier & Sohn Ga-La BauGmbH & Co. KG-Graben- Neudorf 269.881 € 20 Eikmeier & Sohn Ga-La BauGmbH & Co. KG-Graben- Neudorf 620.471 € Summe 7.443.892 € Die Firmen Wisag, Dorwarth und Sauer haben im Vergabeverfahren zulässigerweise eine Lohngleitklausel deklariert und somit wurden in den Angebotsgesamtsummen mit prognostizierten Lohnsteigerungen von 0 Cent bis zu 175 Cent kalkuliert. – 5 – Finanzierung Die Kosten des bisherigen Pflegekatalogs 2018-2021 bei Ausführung aller Pflegeleistungen beliefen sich insgesamt auf 9.033.009 €. Nimmt man an, dass die Kosten für die Lose 3 und 9 in etwa wie in den Jahren 2018-2021 gleich bleiben, so werden die Gesamtkosten um 469.679 € und jährlich um 117.420 € geringer ausfallen. Der Pflegekatalog 2022 - 2025 umfasst nicht nur die Unterhaltungspflege der öffentlichen Grünflächen des Gartenbauamtes, sondern auch die Unterhaltungspflege weiterer Dienststellen wie Tiefbauamt (TBA), Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft (HGW) der Stadt Karlsruhe etc. und Dritter. Für diese Unterhaltungsarbeiten sind in den Haushaltsjahren 2022 – 2025 im Rahmen der Ergebnisrechnung für jedes Jahr die nachfolgenden Haushaltsmittel bereitzustellen. In der nachfolgenden Tabelle sind die benötigten Haushaltsmittel für das Jahr 2022 aufgeführt. Die Gesamtbruttokosten der kommenden Jahren 2023 – 2025 können sich aufgrund eintretender Lohnerhöhungen und zusätzlicher Pflegeflächen durch Neubauten erhöhen. Deshalb erstellt das GBA zu Beginn der Pflegesaison eine jährliche Mittelbindungskalkulation. In den Bruttokosten 2022 sind die Kosten für die Lose 3 und 9 noch nicht enthalten. Kostenträger Kontierungsobjekt Bruttokosten nur für 2022 in € (inkl. 19 % MwSt) 01 HGW - Gebäudewirtschaft 1.88.11.24 254.855 € 02 GBA Öffentl. Freizeitanlagen 1.670.55.10.02.01 189.996 € 03 GBA Öffentl. Grün-u.Parkanlagen 1.670.55.10.01.01 433.240 € 08 TBA Gemeindestraßen 1.660.54.10.03.01 519.530 € 09 TBA Kreisstraßen 1.660.54.20.03.01 110.254 € 10 TBA Bundesstraßen 1.660.54.40.03.01 95.267 € 11 TBA Landesstraßen 1.660.54.30.03.01 68.051 € 12 TBA Parkierungseinrichtungen 1.660.54.60.03.01 25.298 € 13 Amt für Abfallwirtschaft AfA 95 € 14 / 15 Bäderbetriebe (Hallenb.) BB 29 € 16 Branddirektion Karlsruhe BRDIR 944 € 19 FBA Bestattungswesen FBA 830 € 23 Stadtentwässerung TBAE 7.040 € 24 Verkehrsbetriebe Karlsruhe VBK 6.279 € 26 Dritte (Private, Kirchen) SO 2.195 € 28 Stadtwerke Karlsruhe SWK 3.291 € 29 TBA V Bundesstraßen VR B 82.351 € 30 TBA V Landesstraßen VR L 15.500 € Ergänzende Erläuterungen zur CO 2 -Relevanz: In der Gesamtbilanz wird durch das Reduzieren der Pflegegänge bei den Pflegearbeiten weniger CO 2 ausgestoßen. Zusätzlich kann durch den höheren Anteil der extensiv gepflegten Wiesen mehr CO2 gebunden werden. – 6 – Dh. die extensive Wiesenpflege hat eine doppelt positive Auswirkung, sie sorgt auf dem Stadtgebiet für ein besseres Klima und trägt auch zum Klimaschutz bei. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat 1. Der Gemeinderat genehmigt nach Vorberatung im Hauptausschuss die Vergabe der Pflegearbeiten in den Losen 1 bis 20 (ohne die Lose 3 und 9) im Stadtgebiet von Karlsruhe, die Aufhebung der Lose 3 und 9 sowie die Gesamtangebotssummen Brutto für die Haushaltsjahre 2022 bis 2025. 2. Die Verrechnung des Aufwandes erfolgt entsprechend den unter Punkt „Finanzierung“ aufgeführten Bruttokosten 2022 je Kostenträger. Die Erhöhungen durch Lohnsteigerungen und Zusatzflächen sind im Haushalt jeweils zu berücksichtigen. 3. Die Verwaltung wird ermächtigt, mit den Firmen die entsprechenden Leistungsverträge abzuschließen.

Niederschrift 25. Plenarsitzung des Gemeinderates 18. Mai 2021, 15:30 Uhr öffentlich Gartenhalle, Kongresszentrum Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 12. Punkt 12 der Tagesordnung: Vergabe der Pflegearbeiten in den öffentlichen Grünanlagen - Pflegekatalog 2022 bis 2025, Lose 1 bis 20 Vorlage: 2021/0427 Beschluss: 1. Der Gemeinderat genehmigt nach Vorberatung im Hauptausschuss die Vergabe der Pflegear- beiten in den Losen 1 bis 20 (ohne die Lose 3 + 9) im Stadtgebiet von Karlsruhe, die Aufhe- bung der Lose 3 und 9 sowie die Gesamtangebotssummen Brutto für die Haushaltsjahre 2022 bis 2025. 2. Die Verrechnung des Aufwandes erfolgt entsprechend den unter Punkt „Finanzierung“ auf- geführten Bruttokosten 2022 je Kostenträger. Die Erhöhungen durch Lohnsteigerungen und Zusatzflächen sind im Haushalt jeweils zu berücksichtigen. 3. Die Verwaltung wird ermächtigt, mit den Firmen die entsprechenden Leistungsverträge ab- zuschließen. Abstimmungsergebnis: Bei 45 Ja-Stimmen einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 12 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Hauptausschuss. Da bitte ich Sie um Ihr Votum ab jetzt. Das ist einstimmige Zustimmung. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – – 2 – 4. Juni 2021