Rahmenverträge für Persönliche Schutzausrüstung (PSA) und Arbeitskleidung

Beschlussvorlage Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Vorlage Nr.: 2020/1439 Verantwortlich: Dez. 1 Dienststelle: HA Rahmenverträge für Persönliche Schutzausrüstung (PSA) und Arbeitskleidung Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 19.01.2021 1 x Beschlussantrag (Kurzfassung) Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe von Rahmenverträgen über die Lieferung von Persönlicher Schutzausrüstung und Arbeitsbekleidung (PSA) für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. März 2021 bis 28. Februar 2023 mit einer einmaligen Verlängerungsoption um weitere 12 Monate bis zum 28. Februar 2024 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firmen Rala GmbH & Co. KG, Willi Stober GmbH & Co. KG und Schöffler & Wörner GmbH & Co. KG für die Dauer von maximal 36 Monaten zu erteilen. Finanzielle Auswir- kungen Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen | Erträge (Zuschüsse und Ähnli- ches) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzüg- lich Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Ja ☒ Nein ☐ 1.075.795,00 € Brutto 2021: 298.831,94 € Brutto 2022: 358.598,32 € Brutto 2023: 358:598,32 € Brutto 2024: 59.766,39 € Brutto Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja ☒ Nein ☐ Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: ☐ Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) ☐ Umschichtungen innerhalb des Dezernates ☐ Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit – 2 – Ergänzende Erläuterungen I. Vergabeverfahren Für die Stadt Karlsruhe wurde die kostenstellenbezogene Belieferung der Dienststellen und Einrichtungen der Stadt Karlsruhe mit „Persönlicher Schutzausrüstung (PSA) und Arbeitsbekleidung“ ausgeschrieben. Bei dieser Ausschreibung wurden Kriterien des Fairen Handels sowie der Umweltverträglichkeit in besonde- rem Maße berücksichtigt. Ziel ist eine strukturelle Verankerung der fairen öffentlichen Beschaffung in Karls- ruhe durch Sensibilisierung der Beschaffungsverantwortlichen und Nutzenden beziehungsweise Mitarbei- tenden der Stadt Karlsruhe. Langfristig soll so ein Bewusstseinswandel der öffentlichen Hand bewirkt und die Aufwendung von Steuergeldern an die Berücksichtigung menschenrechtlicher Mindeststandards ge- knüpft werden. Die Stadt Karlsruhe möchte ihren Teil dazu beitragen, Arbeits- sowie Umweltbedingungen in den Produktionsländern der beruflich genutzten Textilien aktiv zu verbessern. Hierfür wurde, vermittelt durch das Amt für Umwelt- und Arbeitsschutz, eine Kooperationsvereinbarung mit FEMNET e.V. geschlossen. Die dort vorhandene Fachexpertise sowie Marktkenntnisse konnten so unter Federführung des Gesamt- städtischen Einkaufs in enger Zusammenarbeit in diese Ausschreibung einfließen. Die Leistung wird in zwölf Losen vergeben: Pos. (1) Los 1: Fußschutz (2) Los 2: Rumpfschutz und Warnschutz (3) Los 3: Augen-, Ohr-, Kopf-, Hand- und Atemschutz (4) Los 4: Schnittschutz und Forstbekleidung (5) Los 5.1: Feuerwehrbekleidung - Poloshirts (6) Los 5.2: Feuerwehrbekleidung - T-Shirt (7) Los 5.3: Feuerwehrbekleidung - Sweatjacken (8) Los 5.4: Feuerwehrbekleidung - Fleecejacke (9) Los 5.5: Feuerwehrbekleidung - Strickjacke (10) Los 5.6: Feuerwehrbekleidung - Softshelljacke (11) Los 5.7: Feuerwehrbekleidung - Arbeitsjacke und Cargohose (12) Los 6: Labor- und Hygieneschutz Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate (vom 1. März 2021 bis 28. Februar 2023). Im Anschluss besteht eine einmalige Option zur Verlängerung um weitere 12 Monate bis zum 28. Februar 2024. Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines EU-weiten, offenen Ausschreibungsverfahrens nach § 119 Ab- satz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV). Das Verga- beverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 28. September 2020. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform Subreport, der Homepage der Stadt Karlsruhe und Bund.de erfolgte am 30. September 2020. Im Amtsblatt der Stadt Karlsruhe wurde die Bekanntmachung am 09. Oktober 2020 veröffentlicht. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen. Die Vergabeunterlagen wurden von 41 Firmen abgerufen. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 29. Oktober 2020 gingen insgesamt 28 Angebote zu elf Losen von acht Firmen ein. II. Kriterien des Fairen Handels sowie der Ökologie – 3 – Die angebotenen Produkte müssen unter Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (beispielsweise Überein- kommen 182 – Verbot und unverzügliche Maßnahmen zur Beseitigung der schlimmsten Formen der Kinder- arbeit) hergestellt worden sein. Diese Anforderungen gelten bei der Herstellung der Produkte bis zur Produktionsebene der Konfektionie- rung (Lose 2, 4, 5.1-5.7, 6) bzw. für Schuhe (Los 1) auf der Ebene der Schaftherstellung, für Helme, Gehör- schutz, Filter, Brillen, Einweghandschuhe und Aufbewahrungsboxen (Los 3) auf der Ebene der Endfertigung. Die Bietereignung in Bezug auf Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Lieferfähigkeit war durch den Auftrag- nehmer wie folgt nachzuweisen: 1. Eignungsbezogene Nachweise und Erklärungen zum Lieferkettenmanagement / Fairen Handel Für das Los 2 (Rumpf- und Warnschutz) war als Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit das Lieferkettenmanagement durch den Auftragnehmer darzulegen. Dieses muss die nachfolgenden Anforderungen erfüllen: • Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen in den Verarbeitungsschritten der Lieferkette bis zur Ebene der Konfektionierung. • Das im Unternehmen vorhandene Lieferkettenmanagement muss die in einem Fragebogen gelisteten So- zialkriterien erfüllen. Andernfalls wird das Angebot mangels Eignung des/der Bietenden ausgeschlossen. Der/die Bietende verpflichtet sich, das Lieferkettenmanagement über die gesamte Vertragslaufzeit zu kon- trollieren. 2. Zuschlagsbezogene Nachweise (Berücksichtigung von Sozial- und Umweltkriterien) Im Hinblick auf eine faire, umweltfreundliche und nachhaltige Beschaffung hatten die Bietenden über das Formblatt „Kriterien des Fairen Handels“ die Möglichkeit, Zertifikate oder Nachweise zur Kontrolle der ILO-Kernarbeitsnormen zu erbringen, um Punkte im Bereich des Fairen Handels zu erhalten. Ferner konnten über das Formblatt „Umweltverträglichkeit“ Nachweise zur Einhaltung ökologischer Anfor- derungen (Energie- und Wasserverbrauch, CO2-Ausstoß) erbracht werden, um Punkte in diesem Bereich zu erhalten. Die Bietenden konnten bei der Bewertung maximal 100 Leistungspunkte erreichen. III. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 29. Oktober 2020 sind 28 Angebote zu elf Losen von acht Firmen ein- gegangen. Von diesen mussten 6 Angebote von 3 Firmen ausgeschlossen werden, da Änderungen an den Vergabeun- terlagen vorgenommen wurden (§ 57 Abs.1 Nr. 4 VgV). – 4 – Ein weiteres Angebot musste ausgeschlossen werden, da die geforderten bzw. nachgeforderten Unterlagen nicht eingereicht wurden (§ 57 Abs.1 Nr. 2 VgV). Die übrigen Angebote wurden zur weiteren Prüfung zugelassen. Eignungsprüfung: Die verbleibenden Bietenden erfüllen die festgelegten Eignungskriterien und verfügen folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung: Die fachliche Prüfung wurde anhand folgender Zuschlagskriterien durchgeführt: • Bepunktung der Produktmuster (verifizierende und bewertende Bemusterung durch Mitarbeitende der Stadt Karlsruhe) • Bepunktung der Kriterien Fairer Handel und Umweltverträglichkeit (siehe II. Ziff.2) Die Angebote für die Lose 5.1-5.7 mussten im Rahmen der fachlichen Prüfung ausgeschlossen werden, da die bemusterten Textilprodukte nicht der geforderten Ausstattung und Qualität entsprachen. Für das Los 5.4 ging kein Angebot ein. Es erfolgt eine Aufhebung dieser Lose gem. § 63 Abs.1 S.1 Nr.1 VgV. Somit wurden nach formaler, rechnerischer und fachlicher Prüfung 13 Angebote zur abschließenden Wer- tung zugelassen. Wirtschaftlichkeitsprüfung: Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes wird die einfache Richtwertmethode angewendet. Bei der einfachen Richtwertmethode wird für jedes Angebot das „Leistungs-Preis-Verhältnis“ gebildet. Den Zuschlag erhält dann das Angebot mit der höchsten Kennzahl (Z). Z = L/P Z = Kennzahl L = Leistungspunkte P = Preis Bewertungskriterium Leistung (L) Fairer Handel (Formblatt) Umweltverträglichkeit (Formblatt) Bemusterung: - Funktionalität - Tragephysiologische Eigenschaften - Qualität der Verarbeitung Bewertungskriterium Preis (P) Der Preis des Angebots (P) bestimmt sich aus der Angebotsendsumme für jedes Los (Gesamtauftragswert brutto über 3 Jahre). Für die Berechnung der Leistungspunkte werden die erreichten Punkte bei der Bemusterung (max. 100 Punkte) sowie den Formblättern Fairer Handel und Umweltverträglichkeit (max. je 100 Punkte) addiert, an- schließend entsprechend gewichtet und skaliert: – 5 – – 6 – Die Ermittlung der Leistungspunkte erfolgt für die Lose 1 und 3 - 6 mit folgender Gewichtung: • 10 % für die Angaben in den Formblättern zur Umweltverträglichkeit • 40 % für die Angaben in den Formblättern zum Fairen Handel • 50 % für die Bewertung im Rahmen der Bemusterung Die Ermittlung der Leistungspunkte erfolgt für das Los 2 mit folgender Gewichtung: • 30 % für die Angaben in den Formblättern zur Umweltfreundlichkeit • 70 % für die Bewertung im Rahmen der Bemusterung Diese Bewertungsmethode führte zu folgendem Gesamtergebnis: Los 1 Rang Bieter Kennzahl (Z) 1 Rala GmbH & Co. KG 11,85 2 Bieter 2 8,83 Los 2 Rang Bieter Kennzahl (Z) 1 Rala GmbH & Co. KG 20,46 2 Bieter 2 Nebenangebot* 16,14 3 Bieter 2 13,29 4 Bieter 3 7,74 *Bieter 2 hat zusätzlich ein Nebenangebot eingereicht Los 3 Rang Bieter Kennzahl (Z) 1 Willi Stober GmbH & Co. KG 21,00 2 Bieter 2 16,21 3 Bieter 3 10,31 Los 4 Rang Bieter Kennzahl (Z) 1 Schöffler & Wörner GmbH & Co. KG 10,37 – 7 – Los 6 Rang Bieter Kennzahl (Z) 1 Willi Stober GmbH & Co. KG 31,59 2 Bieter 2 10,78 3 Bieter 3 8,87 Unter Berücksichtigung aller Zuschlagskriterien und der einfachen Richtwertmethode wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird daher vorgeschlagen, den Zuschlag auf die Angebote der Firmen für Los 1 Rala GmbH & Co. KG Maudacher Str. 109 67065 Ludwigshafen Gesamtauftragswert (Los 1) für zwei Jahre: 290.327,92 € (brutto) Gesamtauftragswert (Los 1) für drei Jahre: 435.491,90 € (brutto) für Los 2 Rala GmbH & Co. KG Maudacher Str. 109 67065 Ludwigshafen Gesamtauftragswert (Los 2) für zwei Jahre: 271.421,66 € (brutto) Gesamtauftragswert (Los 2) für drei Jahre: 407.132,51 € (brutto) für Los 3 Willi Stober GmbH & Co. KG Am Zinken 2 76149 Karlsruhe Gesamtauftragswert (Los 3) für zwei Jahre: 118.108,90 € (brutto) Gesamtauftragswert (Los 3) für drei Jahre: 177.163,35 € (brutto) für Los 4 Schöffler & Wörner GmbH & Co. KG Printzstr. 6a 76139 Karlsruhe Gesamtauftragswert (Los 4) für zwei Jahre: 19.608,73 € (brutto) Gesamtauftragswert (Los 4) für drei Jahre: 29.413,10 € (brutto) für Los 6 Willi Stober GmbH & Co. KG Am Zinken 2 76149 Karlsruhe Gesamtauftragswert (Los 6) für zwei Jahre: 17.729,44 € (brutto) Gesamtauftragswert (Los 6) für drei Jahre: 26.594,16 € (brutto) – 8 – für den Zeitraum vom 1. März 2021 bis 28. Februar 2023 mit einer einmaligen Verlängerungsoption um weitere 12 Monate bis zum 28. Februar 2024 zu erteilen. Es besteht seitens der Stadt Karlsruhe keine Abnahmeverpflichtung in Höhe des ausgeschriebenen Volu- mens. Dieses stellt lediglich den kalkulierten, voraussichtlichen Bedarf dar. Die Abrechnung erfolgt nach den tatsächlich abgerufenen Bedarfsmengen je Dienststelle bzw. Einrichtung. Die Haushaltsmittel sind in den Sachkontenbudgets der Teilhaushalte in den jeweiligen Haushaltsjahren eingeplant. Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss 1. Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe von Rahmenverträ- gen über die Lieferung von Persönlicher Schutzausrüstung und Arbeitsbekleidung (PSA) für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. März 2021 bis 28. Februar 2023 mit einer einmaligen Verlängerungsoption um weitere 12 Monate bis zum 28. Februar 2024 zu. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firmen Rala GmbH & Co. KG, Willi Stober GmbH & Co. KG und Schöffler & Wörner GmbH & Co. KG für die Dauer von maximal 36 Monaten zu erteilen.

Niederschrift 15. Sitzung Hauptausschuss 9. Januar 2021, 16:30 Uhr öffentlich Bürgerssaal, Rathaus Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 1. Punkt 1 der Tagesordnung: Rahmenvertrag und Persönliche Schutzkleidung (PSA) und Arbeitskleidung Vorlage: 2020/1439 Beschluss: 1. Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe von Rah- menverträgen über die Lieferung von Persönlicher Schutzausrüstung und Arbeitsbekleidung (PSA) für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. März 2021 bis 28. Februar 2023 mit einer einmaligen Verlängerungsoption um weitere 12 Monate bis zum 28. Februar 2024 zu. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firmen Rala GmbH & Co. KG, Willi Stober GmbH & Co. KG und Schöffler & Wörner GmbH & Co. KG für die Dauer von maximal 36 Mona- ten zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung, begrüßt die Anwesenden und wünscht ein gutes Neues Jahr. Anschließend teilt er die Namen der entschuldigten Stadträtinnen und Stadträte mit und verweist auf die rechtzeitig zugegangene Einladung zur Sitzung. Tagesordnungspunkt 4 im öffent- lichen Teil entfalle. Stadtrat Honné (GRÜNE) weist darauf hin, die Ausrüstung für die Feuerwehr konnte nicht verge- ben werden. Woran liege das und wie gehe es jetzt mit der Feuerwehrausrüstung weiter? Es wä- re gut, wenn man so etwas gleich mit in die Vorlage schreiben würde. Stadtrat Dr. Schmidt (AfD) stellt fest, es sei nicht nach dem Preis vergeben worden, sondern es wurden die Punkte für die Bemusterung, worunter er die Ausführung verstehe, und die Punkte für fairen Handel und Umweltverträglichkeit addiert, was bedeute, dass diese beiden Punkte das – 2 – gleiche Gewicht hätten. Sei dies sinnvoll bei Schutzkleidung? Seiner Meinung nach sollte die Schutzfunktion im Vordergrund stehen, weswegen die Bemusterung eine größere Bedeutung haben müsse als der faire Handel und die Umweltverträglichkeit. Herr Wiederkehr (Hauptamt) antwortet, man werde es nachliefern, woran es bei der Feuer- wehrausrüstung lag. In Zukunft könne man das gerne auch in den Vorlagen vermerken. Zur Funktionalität und zum Preis könne er sagen, man habe mit dem Arbeitssicherheitsdienst und dem Ärztlichen Dienst bei der Bemusterung alle kompetenten Stellen mit dabei. Es sei gro- ßen Wert auf die Funktionalität gelegt worden. Die Gewichtung passe aus Sicht der Fachleute. Stadtrat Dr. Schmidt (AfD) möchte wissen, wie es jetzt mit der Feuerwehr weitergehe. Herr Wiederkehr (Hauptamt) entgegnet, es gebe bestehende Verträge. Es werde jetzt lediglich ein neuer Rahmenvertrag geschlossen. Man könne sich weiter aus dem alten Vertrag bedienen. Bürgermeisterin Lisbach ergänzt, in der Vorlage stehe, dass die Angebote aus fachlichen Krite- rien ausgeschlossen wurden. Man werde wieder ausschreiben. Sobald dies geklärt sei, werde man darüber informieren. Der Vorsitzende lässt, nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, über die Vorlage ab- stimmen und stellt einstimmige Zustimmung fest. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten- 21. Januar 2021