Rahmenvertrag Schulmöbel und Einrichtungsgegenstände Vergabenummer: HGW 20003

Gedruckt auf 100 Prozent Recyclingpapier Rahmenvertrag Schulmöbel und Einrichtungsgegenstände Vergabenummer: HGW20003 Vorlage Nr.: 2020/1276 Verantwortlich: Dez. 6 Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 08.12.2020 22 ☐ ☒ vorberaten Gemeinderat 22.12.2020 17 ☒ ☐ ☐ ☐ Beschlussantrag Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen nach Vorberatung im Hauptausschuss zur Kenntnis und stimmt der Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Schulmöbeln und Einrichtungsgegenständen (Lose 1, 2 und 3) für die städtischen Schulen der Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. Januar 2021 bis 31. Dezember 2024 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma VS Vereinigte Spezialmöbelfabriken Finanzielle Auswirkungen Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen | Erträge (Zuschüsse und Ähnliches) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzüglich Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Ja ☒ Nein ☐ 11.220.579,44 € 2021 2.805.144,86 € brutto 2022 2.805.144,86 € brutto 2023 2.805.144,86 € brutto 2023 2.805.144,86 € brutto Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja ☒ Nein ☐ Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: ☐ Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) ☐ Umschichtungen innerhalb des Dezernates ☐ Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu. CO 2 -Relevanz: Auswirkung auf den Klimaschutz Bei Ja: Begründung | Optimierung (im Text ergänzende Erläuterungen) Nein ☒ Ja ☐ positiv ☐ negativ ☐ geringfügig ☐ erheblich ☐ IQ-relevant Nein ☒ Ja ☐ Korridorthema Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) Nein ☒ Ja ☐ durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften Nein ☒ Ja ☐ abgestimmt mit Beschlussvorlage – 2 – GmbH & Co. KG für die Lose 1, 2 und 3 zu erteilen. – 3 – I. Vergabeverfahren Für die 90 städtischen Schulen in Karlsruhe wurde ein Rahmenvertrag für Schulmöbel und Einrichtungsgegenstände ausgeschrieben. Die Ausschreibung erfolgte in drei Losen: - Los 1: Klassenzimmer, Lehrerzimmer und Verwaltung - Los 2: Ganztages- und Mehrzweckräume - Los 3: Visuelle Einrichtungen und Computerräume Die Vertragslaufzeit beträgt vier Jahre (vom 1. Januar 2021 bis 31. Dezember 2024). Die Haushaltsmittel sind auf dem Sachkonto des jeweiligen Haushaltsjahres eingeplant. Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines EU-weiten, offenen Ausschreibungsverfahrens nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 17. August 2020. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform Subreport/ ELViS, der Homepage der Stadt Karlsruhe und bund.de erfolgte am 19. August 2020. Im Amtsblatt der Stadt Karlsruhe wurde die Bekanntmachung am 21. August 2020 veröffentlicht. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen. Die Vergabeunterlagen wurden von 11 Firmen angefordert. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 17. September 2020 haben zwei Firmen ein Angebot abgegeben. Es ist jeweils ein Angebot für die Lose 1 und 2 und für das Los 3 sind zwei Angebote eingegangen. II. Nachhaltigkeitskriterien Im Hinblick auf eine nachhaltige und umweltfreundliche Beschaffung sowie der Produktqualität und Prüfung der gesundheitlichen Unbedenklichkeit wurden im Leistungsverzeichnis entsprechende Mindestanforderungen für die Produkte wie auch für die Bieter vorgegeben. Alle Holzkomponenten, Holzteile, Leimhölzer, Furniere und die zur Sperrholzherstellung und anderer Holzwerkstoffe verwendeten Hölzer mussten verpflichtend die Anforderungen der Umweltzeichen FSC, PEFC, Holz von Hier oder eines vergleichbaren Zertifikats erfüllen. Ferner mussten die angebotenen Schulmöbel die Anforderungen des Blauen Engel (RAL UZ-38 und RAL UZ-76) oder gleichwertig erfüllen. Außerdem musste vom Hersteller der Schulmöbel ein Nachweis für die Implementierung eines Umweltmanagementsystem (EMAS oder DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig) vorgelegt werden. Daneben wurden für folgende Umweltkriterien im Rahmen der Zuschlagskriterien Bonuspunkte vorgesehen: • Verpackungsmaterial für den Transport und die zu liefernden Produkte (Die Transport- und Produktverpackungen für die Schulmöbellieferungen an die Stadt Karlsruhe sollen die Umwelt möglichst gering belasten.) • Reduzierung und Kompensation von transportbedingten CO2-Emissionen – 4 – (Die Umweltauswirkungen des Transports der Schulmöbel sollen so gering wie möglich gehalten und eine Reduzierung der transportbedingten CO2-Emissionen erreicht werden.) III. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind jeweils ein Angebot für die Lose 1 und 2 eingegangen und zwei Angebote für Los 3. Alle Angebote sind form- und fristgerecht eingegangen. Eignungsprüfung: Beide Bieter erfüllen die festgelegten Eignungskriterien und verfügen folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung und Wertung der Angebote: Zur Ermittlung des wirtschaftlichen Angebotes werden die folgende Zuschlagskriterien und Umweltkriterien berücksichtigt: • Angebotspreis • Allgemeine Firmenangaben zu den Produkten (u.a. Vorhaltung Ersatzteile, Nachlieferung etc.) • Servicekonzept (u.a. Umgang mit Altmöbeln) • Umweltkriterien als Bonuspunkte (Verpackungsmaterial und CO 2 -Emissionen) • Teststellung Beide Bieter haben alle Unterlagen für die fachliche Prüfung eingereicht. Im Rahmen der Prüfung der Angebotspreise wurde durch das Fachamt festgestellt, dass die Preise eines Angebotes für Los 3 im Vergleich zu den aktuellen Marktpreisen wie auch der Kostenschätzung ungewöhnlich niedrig erscheinen. Aufgrund dessen wurde der Bieter aufgefordert, Unterlagen zur Prüfung für die Zusammensetzung der Angebotspreise für Los 3 vorzulegen, damit die Auskömmlichkeit der Preise geprüft werden kann. Bis zur festgesetzten Frist wurden aber keine Unterlagen vom Bieter vorgelegt. Daher ist das Angebot des Bieters gemäß § 60 Abs. 3 VgV auszuschließen. Es verbleibt somit nur noch ein Angebot, das für die weitere Wertung zugelassen wird. Bei dem Bieter handelt es sich um den bisherigen Vertragspartner VS Vereinigte Spezialmöbelfabriken GmbH & Co. KG. Da die angebotenen Schulmöbel und Einrichtungsgegenstände bereits in den Schulen eingesetzt werden und somit auch bekannt sind, wurde entschieden auf die vorgesehene Teststellung der Möbel zu verzichten. VS Vereinigte Spezialmöbelfabriken GmbH & Co. KG Los 1: 1.624.260,16 € pro Jahr Los 2: 402.077,30 € pro Jahr – 5 – Los 3: 778.807,40 € pro Jahr Bei den Angebotssummen handelt es sich um die Preise für die geschätzte Menge pro Jahr. Ein Anspruch auf Abruf besteht nicht. – 6 – Unter Berücksichtigung aller Zuschlagskriterien wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird daher vorgeschlagen, die Angebote für die Lose 1, 2 und 3 der Firma VS Vereinigte Spezialmöbelfabriken GmbH & Co. KG, Hochhäuser Straße 8, 97941 Tauberbischofsheim für den Zeitraum vom 1. Januar 2021 bis 31. Dezember 2024 anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen nach Vorberatung im Hauptausschuss zur Kenntnis und stimmt der Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Schulmöbeln und Einrichtungsgegenständen (Lose 1, 2 und 3) für die städtischen Schulen der Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. Januar 2021 bis 31. Dezember 2024 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma VS Vereinigte Spezialmöbelfabriken GmbH & Co. KG für die Lose 1, 2 und 3 zu erteilen.

Niederschrift 19. Plenarsitzung des Gemeinderates 22. Dezember 2020, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 17. Punkt 17 der Tagesordnung: Rahmenvertrag Schulmöbel und Einrichtungsgegenstände Vergabenummer: HGW20003 Vorlage: 2020/1276 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen nach Vorberatung im Hauptausschuss zur Kenntnis und stimmt der Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Schulmöbeln und Einrichtungsgegenständen (Lose 1, 2 und 3) für die städtischen Schulen der Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. Januar 2021 bis 31. Dezember 2024 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma VS Vereinigte Spezialmöbelfabriken GmbH & Co. KG für die Lose 1, 2 und 3 zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 17 zur Behandlung auf, verweist auf die erfolgte Vor- beratung im Hauptausschuss und lässt gleich über die Vorlage abstimmen. Das ist einstimmig. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 12. Januar 2021