Home-Office bei der Stadtverwaltung vor und während der Corona-Pandemie: Bestandsaufnahme und strategische Weiterentwicklung

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister ANFRAGE GRÜNE-Gemeinderatsfraktion Eingang: 10.08.2020 Vorlage Nr.: 2020/0960 Home-Office bei der Stadtverwaltung vor und während der Corona-Pandemie: Bestandsaufnahme und strategische Weiterentwicklung Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 29.09.2020 39 x 1) Wie viele Mitarbeiter*innen haben zu welchem zeitlichen Anteil ihrer Arbeitszeit im Home- Office gearbeitet a) vor der Corona-Pandemie? b) während der Pandemie? c) seit Juli? 2) Gibt es Mitarbeiter*innen, deren Wunsch, im Home-Office zu arbeiten, nicht erfüllt wurde bzw. nicht erfüllt werden konnte? In welcher Form wurden oder werden die gesammelten Erfahrun- gen mit dem Home-Office, insbesondere mit der Corona-bedingten Ausweitung ab März dieses Jahres, evaluiert? 3) Wann kann eine Zusammenstellung der bisherigen Erfahrungen und der daraus folgenden stra- tegischen Überlegungen dem Personalausschuss vorgestellt werden? 4) Wir bitten hierbei insbesondere um die Beantwortung der folgenden Fragen: - Entspricht die derzeitige Handhabung der Möglichkeit, im Home-Office zu arbeiten, den aktuellen Wünschen der Mitarbeiter*innen? - Welche Auswirkungen hat das vermehrte Arbeiten im Home-Office auf die Qualität der geleisteten Arbeit (Effizienz, Austausch innerhalb der Teams)? - Welche organisatorische Auswirkungen hat das vermehrte Arbeiten im Home-Office in den Dienststellen (Möglichkeit, Arbeitsplätze durch mehrere Personen zu nutzen, andere Meeting-Kultur...) - Wie wird von Seiten der Stadtverwaltung als Arbeitgeberin sichergestellt, dass bei den eingerichteten Home-Office-Arbeitsplätzen die laut der entsprechenden Dienstvereinbarung vorgesehenen technischen, ergonomischen und organisatorischen Voraussetzungen für Ho- me-Office eingehalten werden: Bildschirm, Schreibtisch, Beleuchtung, Bürostuhl, zuverlässi- ge Datenverbindung, Arbeitszeit, Kooperation der Teams untereinander? - Welche technischen und finanziellen Herausforderungen bestehen bei einer dauerhaften Etablierung von deutlich mehr Arbeitsplätzen im Home-Office? 5) Ist von Seiten der Stadtverwaltung vorgesehen, den städtischen Mitarbeiter*innen in einem größeren Umfang als bisher die Möglichkeit zu eröffnen, im Home-Office zu arbeiten? Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Wegen der geltenden Kontaktbeschränkungen und insbesondere während des Lock-Downs hat sich erwiesen, dass es für die Funktionsfähigkeit der Stadtverwaltung sehr wichtig ist, dass die Mitarbei- ter*innen ihre Aufgaben auch im Home-Office gut erfüllen können. Hierfür wurden kurzfristig von Seiten der Vorgesetzten und der Betroffenen pragmatische, z.T. aber auch provisorische, Lösungen gefunden. Die Frage ist, wie diese Erfahrungen aufgegriffen und transparent weiterentwickelt werden, so dass zukünftig mehr Mitarbeiter*innen, die dies wünschen, und auch die Stadtverwaltung als große Ar- beitgeberin die Vorteile eines Arbeitens im Home-Office sinnvoll umsetzen können. Angesichts des bereits bestehenden Fachkräftemangels wird es die Attraktivität der Stadtverwaltung als Arbeitgeberin erhöhen, wenn die städtischen Mitarbeiter*innen transparente und technisch gut ausgestattete Möglichkeiten erhalten, einen Teil ihrer Arbeitsleistung im Home-Office zu erbringen. Unterzeichnet von: Verena Anlauf Benjamin Bauer Niko Riebel Dr. Iris Sardarabady Renate Rastätter Sachverhalt / Begründung:

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister STELLUNGNAHME zur Anfrage GRÜNE Gemeinderatsfraktion Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2020/0960 Dez. 2 Home-Office bei der Stadtverwaltung vor und während der Corona-Pandemie: Bestandsaufnahme und strategische Weiterentwicklung Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Gemeinderat 29.09.2020 39 1) Wie viele Mitarbeiter*innen haben zu welchem zeitlichen Anteil ihrer Arbeitszeit im Home-Office gearbeitet a) vor der Corona-Pandemie? b) während der Pandemie? c) seit Juli? Im Sommer 2017 trat die von der Verwaltungsführung und dem Gesamtpersonalrat beschlosse- ne städtische Dienstvereinbarung zur bürofreien Arbeit in Kraft. Derzeit bereitet das Personal- und Organisationsamt eine Evaluation dieser Dienstvereinbarung vor. Hierbei werden auch die bisherigen Erkenntnisse aufgrund der Corona-Pandemie mit berücksichtigt werden. Das bürofreie Arbeiten wurde bereits während der ersten Phase der Corona-Pandemie ab März auf viele Arbeitsbereiche ausgeweitet, um den Schutz der Mitarbeitenden und der Bürgerinnen und Bürger gewährleisten zu können. Die steigende Anzahl an Mitarbeitenden, die teilweise bü- rofrei arbeiten, hat stärker denn je verdeutlicht, dass das Verhältnis zwischen dem bürofreien Arbeiten und den Präsenzzeiten im Büro ausgewogen sein muss. Nur so kann eine funktionie- rende Stadtverwaltung sichergestellt werden. Es ist dabei darauf zu achten, dass eine Entgren- zung zwischen Beruflichem und Privatem vermieden wird. Weiterhin darf der fehlende Kontakt zwischen den Kolleginnen und Kollegen nicht zu einem Informationsverlust führen. Im Rahmen der Evaluation ist eine Umfrage zum modernen und bürofreien Arbeiten für die Mit- arbeiterschaft vorgesehen. In dieser werden alle Fragen thematisiert, die in der Anfrage aufge- führt sind. Der Gesamtpersonalrat, die Stabstelle Verwaltungs- und Managementent-wicklung, das Gleichstellungsbüro und die Stabsstelle Datenschutz wurden bei der Erstellung der Umfrage beteiligt. Die Ergebnisse der Evaluation werden in einem Abschlussbericht zusammengefasst und in einer der nächsten Sitzungen des Personalausschusses ausführlich vorgestellt. 2) Gibt es Mitarbeiter*innen, deren Wunsch, im Home-Office zu arbeiten, nicht erfüllt wurde bzw. Ergänzende Erläuterungen Seite 2 nicht erfüllt werden konnte? In welcher Form wurden oder werden die gesammelten Erfah- rungen mit dem Home-Office, insbesondere mit der Corona-bedingten Ausweitung ab März dieses Jahres, evaluiert? Teil eins der Frage wird im Rahmen der Evaluation beantwortet werden; zu Teil zwei verweisen wir auf das oben Gesagte. 3) Wann kann eine Zusammenstellung der bisheriger Erfahrungen und der daraus folgenden stra- tegischen Überlegungen dem Personalausschuss vorgestellt werden? Wir verweisen auf unsere oben formulierte Antwort. 4) Wir bitten hierbei insbesondere um die Beantwortung der folgenden Fragen: - Entspricht die derzeitige Handhabung der Möglichkeit, im Home-Office zu arbeiten, den aktuellen Wünschen der Mitarbeiter*innen? - Welche Auswirkungen hat das vermehrte Arbeiten im Home-Office auf die Qualität der ge- leisteten Arbeit (Effizienz, Austausch innerhalb der Teams)? - Welche organisatorische Auswirkungen hat das vermehrte Arbeiten im Home-Office in den Dienststellen (Möglichkeit, Arbeitsplätze durch mehrere Personen zu nutzen, andere Meeting-Kultur...) - Wie wird von Seiten der Stadtverwaltung als Arbeitgeberin sichergestellt, dass bei den eingerichteten Home-Office-Arbeitsplätzen die laut der entsprechenden Dienstvereinbarung vorgesehenen technischen, ergonomischen und or- ganisatorischen Voraussetzungen für Home-Office eingehalten werden: Bildschirm, Schreibtisch, Beleuchtung, Bürostuhl, zuverlässige Datenverbindung, Arbeitszeit, Koopera- tion der Teams untereinander? - Welche technischen und finanziellen Herausforderungen bestehen bei einer dauerhaften Etablierung von deutlich mehr Arbeitsplätzen im Home-Office? Diese Fragen werden, wie bereits oben beschrieben, im Rahmen der Evaluation beantwortet werden. 5) Ist von Seiten der Stadtverwaltung vorgesehen, den städtischen Mitarbeiter*innen in einem größeren Umfang als bisher die Möglichkeit zu eröffnen, im Home-Office zu arbeiten? Diese Frage wird, wie bereits oben beschrieben, im Rahmen der Evaluation beantwortet werden.

Niederschrift 15. Plenarsitzung des Gemeinderates 29. September 2020, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus am Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 38. Punkt 39 der Tagesordnung: Home-Office bei der Stadtverwaltung vor und während der Corona-Pandemie: Bestandsaufnahme und strategische Weiterentwicklung Anfrage: GRÜNE Vorlage: 2020/0960 Beschluss: Kenntnisnahme Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 39 zur Behandlung auf, und stellt fest, die Stellung- nahme der Verwaltung liege vor, der Gemeinderat habe Kenntnis genommen. (Keine Wortmel- dung) Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 6. Oktober 2020