Vergabe der Lieferung von Hardware und Zubehör für Karlsruher Schulen

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister BESCHLUSSVORLAGE Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2020/0843 Dez. 3 Vergabe der Lieferung von Hardware und Zubehör für Karlsruher Schulen Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 14.07.2020 10 x Gemeinderat 21.07.2020 9 x Beschlussantrag 1. Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - von den Erläuterungen Kenntnis und ermächtigt die Verwaltung, den Zuschlag für die Lieferung von Hardware und Zubehör für Karlsruher Schulen auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. 2. Der Gemeinderat genehmigt den Antrag auf überplanmäßige Auszahlungen 2020 in Höhe von 3.391.366,00 Euro zur Beschaffung von schulgebundenen mobilen Endgeräten einschließlich der Inbetriebnahme und des für den Einsatz erforderlichen Zubehörs sowie von Ausstattung der Schulen für die Erstellung professioneller Online-Lehrangebote. Die Auszahlungen werden durch die Fördermittel des Bundes/Landes gedeckt. Vorbemerkung Finanzielle Auswirkungen Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzügl. Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Ja Nein circa 3.500.000,00 Euro 3.391.366,00 Euro Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja Nein Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) Umschichtungen innerhalb des Dezernates Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu IQ-relevant X Nein Ja Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) X Nein Ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften X Nein Ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Aufgrund der Corona-Pandemie wird der Unterricht an den öffentlichen Schulen bis auf weiteres im Wechsel von Präsenzunterricht in der Schule und Fernlernphasen in Heimarbeit umgesetzt. Zur Bereitstellung von digitalen Endgeräten, die von den Schulträgern an die Schülerinnen und Schüler zur Teilnahme am Online-Fernunterricht und an digitalen Fernlernangeboten ausgeliehen werden sollen, einschließlich der Inbetriebnahme und des für den Einsatz erforderlichen Zubehörs stellt der Bund den Ländern im Rahmen eines Sofortausstattungsprogramms, das als Zusatzvereinbarung zum DigitalPakt Schule realisiert wird, 500 Millionen Euro zur Verfügung. Die gemäß dem Königsteiner Schlüssel auf das Land Baden-Württemberg entfallenden Mittel in Höhe von circa 65 Millionen Euro werden durch Landesmittel auf rund 130 Millionen Euro verdoppelt. Auf Grundlage des Verhältnisses der Gesamtschülerzahl des Schulträgers zur Ge- samtschülerzahl in Baden-Württemberg zum Stichtag der Schulschließung 17. März 2020 erhält die Stadt Karlsruhe Fördermittel in Höhe von 3.391.366,00 Euro. Die Bekanntmachung des Kultusministeriums zur Verwendung der Finanzhilfen erfolgte am 24. Juni 2020. Ausschreibungsgegenstand Für 82 Schulen in Trägerschaft der Stadt Karlsruhe wird die Lieferung von 4.478 Apple iPads in verschiedenen Konfigurationen mit Zubehör (digitale Stifte, Hüllen), 31 iMacs, 3 MacMinis, 7 MacBooks, 521 Apple TV, 997 Notebooks, 140 Notebooks Convertible und 235 Tablets ausgeschrieben. Die Leistung ist in vier Lose aufgeteilt. Los 1: Lieferung von iPads und Hüllen für 69 Schulen Los 2: Lieferung von iMacs, MacMinis, MacBooks, Apple TV und Zubehör für 53 Schulen Los 3: Lieferung von Notebooks für 42 Schulen Los 4: Lieferung von Notebooks Convertible und Tablets für 5 Schulen An der Mehrzahl der betreffenden Schulen ist bereits ein Bestand an Apple-Geräten vorhanden, der durch die ausgeschriebenen Geräte und das ausgeschriebene Zubehör gemäß Los 1 und Los 2 erweitert beziehungsweise ergänzt werden soll. Die Schulen haben sich im Vorfeld der Produktauswahl unter Zuhilfenahme des Leistungsangebots des Stadtmedienzentrums Karlsruhe informiert beziehungsweise beraten lassen, Tests und Erprobungen durchgeführt und Schulungen besucht. Diese Vorfeldmaßnahmen haben ergeben, dass sie ihren Bedarf, unter anderem zur Erreichung der im Medienentwicklungsplan konkretisierten Ziele, durch die Beschaffung von Apple- Produkten bestmöglich decken können. Durch die Nutzung einer einheitlichen Systemarchitektur (Mobile Device Management für Apple-Geräte beim Stadtmedienzentrum Karlsruhe) und den möglichen Erfahrungsaustausch zwischen den Schulen ergeben sich darüber hinaus schulübergreifende Synergieeffekte. Art der Vergabe Der geschätzte Auftragswert beträgt circa 3,5 Millionen Euro inklusive Umsatzsteuer. Die Ausschreibung der Lieferleistung erfolgt im beschleunigten Offenen Verfahren nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in Verbindung mit § 15 Vergabeverordnung (VgV). Die Absendung der Auftragsbekanntmachung zur Veröffentlichung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union sowie die Veröffentlichung im Internetausschreibungsservice der Stadt Karlsruhe und im Internetportal www.bund.de erfolgte in KW 26. Die Ausschreibung wurde ferner im Amtsblatt der Stadt Karlsruhe veröffentlicht. Prüfung und Wertung der Angebote Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Die Prüfung und Wertung der Angebote wird von der Zentralen Vergabestelle in Zusammenarbeit mit dem Schul- und Sportamt durchgeführt. Nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV wird der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Unter Berücksichtigung des einzigen Zuschlagskriteriums (100 Prozent Preis) soll die Lieferleistung an den preisgünstigsten Bieter vergeben werden. Vergabeentscheidung und Zuschlagserteilung Um den Bedarf an digitalen Endgeräten schnellstmöglich zu decken und es den Schulen im Rahmen ihres Erziehungs- und Bildungsauftrags zu ermöglichen, digitale Lernformen ohne Benachteiligung von Schülerinnen und Schülern einzusetzen, ist es erforderlich, das Vergabeverfahren so effizient wie möglich durchzuführen (siehe hierzu die Vorbemerkung). Hierfür wird das Vergabeverfahren als beschleunigtes Offenes Verfahren mit einer Angebotsfrist von 15 anstatt von 30 Tagen durchgeführt. Um die Fördermittel nicht durch einen vorzeitigen Ausschreibungsbeginn zu gefährden, war die Auftragsbekanntmachung erst am 24. Juni 2020, dem Tag der Bekanntmachung des Kultusministeriums, möglich. Aufgrund des geschätzten Auftragswerts ist gemäß Vergabe-Dienstanweisung der Stadt Karlsruhe regulär der Gemeinderat für die Beschlussfassung über die Vergabe zuständig. Um die rechtzeitige Lieferung und die daran anschließende technische Installation noch vor Beginn des Schuljahres 2020/21 sicherzustellen, soll der Zuschlag am 3. August 2020 erteilt werden. Zur Wahrung der dem Vergabeverfahren immanenten Fristen, insbesondere die 10-Tages Frist nach § 134 Absatz 2 GWB, ist eine Beschlussfassung des Gemeinderats noch vor der Sommerpause erforderlich. Es wird daher darum gebeten, die Verwaltung vorab zu ermächtigen, den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Nach Zuschlagserteilung wird der Gemeinderat über das Ergebnis des Vergabeverfahrens unverzüglich informiert. Für den Fall, dass auch das wirtschaftlichste Angebot den geschätzten Auftragswert von 3,5 Millionen Euro inklusive Umsatzsteuer übersteigt, erfolgt eine Beschlussfassung im Wege der Offenlage. CO 2 -Relevanz Auswirkung auf den Klimaschutz Nein Ja positiv negativ geringfügig erheblich Begründung/Optimierung: Erhöhung durch Zunahme von stromverbrauchenden Geräten. Die Einschätzung ist mangels Vorliegen entsprechender Herstellerdaten auf Grundlage des maximal zulässigen jährlichen Gesamtenergieverbrauchs gemäß Verordnung (EU) Nr. 617/2013 anteilmäßig für durchschnittlich 185 Schultage pro Jahr erfolgt. Beschluss: Ergänzende Erläuterungen Seite 4 I. Antrag an den Gemeinderat 1. Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - von den Erläuterungen Kenntnis und ermächtigt die Verwaltung, den Zuschlag für die Lieferung von Hardware und Zubehör für Karlsruher Schulen auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. 2. Der Gemeinderat genehmigt den Antrag auf überplanmäßige Auszahlungen 2020 in Höhe von 3.391.366,00 Euro zur Beschaffung von schulgebundenen mobilen Endgeräten einschließlich der Inbetriebnahme und des für den Einsatz erforderlichen Zubehörs sowie von Ausstattung der Schulen für die Erstellung professioneller Online-Lehrangebote. Die Auszahlungen werden durch die Fördermittel des Bundes/Landes gedeckt.

Seite 1 von 1 Stadt Karlsruhe Medienbüro / Stk Artikel Nr. 00008 Stadt Karlsruhe, Stadtkämmerei | Rathaus am Marktplatz | 76124 Karlsruhe Telefon: 0721 133-2044 | Fax: 0721 133-2009 | E-Mail: stk@karlsruhe.de Handzeichen /Datum Vorlagen an: Verteiler: B-Vermerk StK An Stadt Karlsruhe, Stadtkämmerei über Dezernat 1 Dezernat 4Dezernat 3Dezernat 2Dezernat 5Dezernat 6 HaushaltsjahrFür: apl./üpl. VEMehraufwendungen/- auszahlungen E-Mail Sachbearbeiter/in: Fax:Telefon: Dienststelle: Empfänger (ÜPLA/APL/ED)Sender (Deckung Mehreinnahmen - ME oder Sperre - SP) Begründung des Sachverhalts (Bei Bedarf bitte Zusatzblatt beifügen.) Unterschrift der Amtsleitung Datum Achtung! Nach Unterschriften zurück an die Stk-Abt.0400 Ortsvorsteher/in Stadtkämmerei Dezernat 4 Gemeinderat Offenlage Formblatt Sitzung: öffentlich Hauptausschuss nicht öffentlich Vorberatung im: Sitzungsdienst Interne Nr. Version Erfasst (Hz. Datum) Stk-THH 2000 Stk-Abt. 0100 RPA Stk-Abt. 0500 Stk-Abt. 0400 Antrag auf Genehmigung von: Planungsobjekt KST.Stelle/PSP-Element/ inv. Projekt ÜPL APL ED PlankontoBetrag € Planungsobjekt KST.Stelle/PSP-Element/ inv. Projekt ME SP PlankontoBetrag €

Niederschrift 12. Plenarsitzung des Gemeinderates 21. Juli 2020, 15:30 Uhr öffentlich Gartenhalle, Kongresszentrum Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 11. Punkt 9 der Tagesordnung: Vergabe der Lieferung von Hardware und Zubehör für Karlsruher Schulen Vorlage: 2020/0843 Beschluss: 1. Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - von den Erläuterungen Kenntnis und ermächtigt die Verwaltung, den Zuschlag für die Lieferung von Hardware und Zubehör für Karlsruher Schulen auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. 2. Der Gemeinderat genehmigt den Antrag auf überplanmäßige Auszahlungen 2020 in Höhe von 3.391.366,00 Euro zur Beschaffung von schulgebundenen mobilen Endgeräten ein- schließlich der Inbetriebnahme und des für den Einsatz erforderlichen Zubehörs sowie von Ausstattung der Schulen für die Erstellung professioneller Online-Lehrangebote. Die Auszah- lungen werden durch die Fördermittel des Bundes/Landes gedeckt. Abstimmungsergebnis: einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 9 zur Behandlung auf, verweist auf die erfolgte Vor- beratung im Hauptausschuss und stellt die Abstimmungsbereitschaft des Hauses fest: Ich sehe nur gelbe Karten, damit einstimmig angenommen. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 10. August 2020