Gründung des Eigenbetriebs Abfallwirtschaft - Zeitplan und weiteres Vorgehen

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister BESCHLUSSVORLAGE Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2020/0711 Dez. 5 Gründung des Eigenbetriebs Abfallwirtschaft - Zeitplan und weiteres Vorgehen Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Ausschuss für öffentliche Einrichtungen 01.07.2020 2 x vorberaten Hauptausschuss 14.07.2020 17 x Gemeinderat 21.07.2020 13 x Beschlussantrag Der Gemeinderat beschließt nach Vorberatung im Ausschuss für öffentliche Einrichtungen und im Hauptausschuss  den geplanten Gründungstermin des Eigenbetriebs Abfallwirtschaft auf den 01.01.2023 zu verschieben,  ITEOS mit der Implementierung einer Enterprise-Ressource-Planning (ERP)-Lösung für den Eigenbetrieb Abfallwirtschaft zu beauftragen,  die Ausschreibung eines Kommunikationskonzeptes im Zuge der Gründung des Eigenbetriebs vorzubereiten. Finanzielle Auswirkungen Gesamtkosten der Maßnahme (brutto) Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzügl. Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Ja Nein ca. 70% gebührenfinanziert 754.227,42 € ERP-Lösung 200.000 € Komm. Konzept 78.927,78 € (brutto) Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja Nein Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) Umschichtungen innerhalb des Dezernates Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu IQ-relevant X Nein Ja Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) X Nein Ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften X Nein Ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 1. Einleitung Der Gemeinderat hat in seiner Sitzung am 12. Dezember 2017 beschlossen, das Amt für Abfallwirtschaft (AfA) zum 1. Januar 2020 in einen Eigenbetrieb umzuwandeln. Aufgrund der erhöhten Entscheidungs- und Zuständigkeitskompetenzen der Betriebsleitung sind bei einem Eigenbetrieb Abstimmungsprozesse deutlich kürzer sowie Schnittstellen minimiert. Dies ermöglicht eine flexible und wirtschaftliche Betriebsführung, welche auch Steigerungen der Effizienz und Verbesserungen im Hinblick auf die Serviceorientierung beinhaltet. Organisatorisch bleibt der Oberbürgermeister auch beim Eigenbetrieb weiterhin Dienstvorgesetzter, die Stadt Karlsruhe Dienstherr. Ebenso bleibt die Tarifbindung der Stadt erhalten, so dass sich für die Beschäftigten diesbezüglich keine Änderungen ergeben. Das Projekt konnte erst mit Antritt des derzeitigen Amtsleiters Ende 2018 systematisch fortgeführt werden. Nach Abstimmung mit den beteiligten Dezernaten und Fachämtern zu Beginn des Jahres 2019 zeichnete sich ab, dass es nicht möglich sein würde, die Projektarbeit einschließlich sämtlicher Gremienläufe innerhalb eines Jahres zu realisieren und abzuschließen. Hierüber wurden die abfallpolitischen Sprecherinnen und Sprecher der damaligen Fraktionen im Gemeinderat in der Lenkungsgruppensitzung am 2. April 2019 informiert. 2. Beauftragung von ITEOS und Implementierung ERP-Lösung durch endica Wie zuletzt im Ausschuss für öffentliche Einrichtungen am 29. Januar 2020 dargestellt, wird für die Herauslösung des AfA aus dem städtischen Haushalt eine neue ERP-Software benötigt. ITEOS ist eine Anstalt öffentlichen Rechts in Trägerschaft des Landes Baden-Württemberg und des kommunalen Zweckverbandes 4IT. Als Zweckverbandsmitglied besteht für die Stadt Karlsruhe die Möglichkeit, eine direkte Beauftragung im Rahmen eines Inhouse-Geschäfts vorzunehmen. Über die direkte Vergabe ist sichergestellt, dass eine auf die Karlsruher Anforderungen zugeschnittene Softwarelösung mit passgenauen Schnittstellen realisiert wird. Somit ist eine an die spezifischen kommunalen Belange angepasste Einführung der ERP-Software möglich. Aufgrund der Komplexität des Angebots-, Entwicklungs- und Implementierungsprozesses war Ende 2019 klar, dass eine Gründung des Eigenbetriebs erst innerhalb eines Zeitraums von zwei bis drei Jahren möglich sein würde. Hierüber wurden die abfallpolitischen Sprecherinnen und Sprecher der Fraktionen in der 4. Lenkungsgruppensitzung am 18. Dezember 2019 informiert. Die Geschäftsführung der ITEOS-Tochter endica sicherte Mitte April 2020 die Bereitstellung einer technischen ERP-Lösung für die Gründung des Eigenbetriebs zum 01. Januar 2023 verbindlich zu. Gleichzeitig wurde ein Angebot für die Implementierung des ERP-Systems in Höhe von 754.227,42 € brutto vorgelegt. Dieses setzt sich aus einmaligen Kosten in Höhe von 438.516,30 € brutto zuzüglich laufender Kosten über eine Vertragslaufzeit von 4 Jahren in Höhe von insgesamt 315.711,12 € brutto zusammen. Die ITEOS-Tochter endica kann nach der Beauftragung die Arbeit im AfA zum 1. September 2020 aufnehmen. Ergänzende Erläuterungen Seite 3 3. Weiterer Zeitplan bis zur Gründung des Eigenbetriebes zum 01.01.2023 Aus dem von endica vorgelegten Zeitplan ergeben sich folgende Meilensteine: 1. September 2020: Start Implementierung ERP-Lösung durch endica Ende 2021: Beginn einer 6-wöchigen Testphase durch das AfA 1. März 2022: Produktivsystem ist funktionsbereit 1. Januar 2023: Gründungstermin Eigenbetrieb 4. Bereits umgesetzte Arbeiten zur Vorbereitung des Eigenbetriebs Im Zuge der Eigenbetriebsgründung wurden seit der Beschlussfassung Ende 2017 bereits einige wichtige Entscheidungen vorangebracht oder bereits abgeschlossen. Zum jetzigen Zeitpunkt fanden in den 6 Arbeitsgruppen insgesamt 24 Arbeitsgruppentermine sowie weitere Beratungstermine statt. In der AG Strategie (AG1) wurden übergreifende Themen wie die Erstellung einer Betriebssatzung und die Ausarbeitung von wechselseitigen Abnahmeverpflichtungen auf den Weg gebracht. Die AG Finanzen (AG2) hatte Themen wie die Leistungsverflechtungen innerhalb des Konzerns Stadt, Eröffnungsbilanz, ERP-Lösung und die Steuerthematik des künftigen Eigenbetriebs zu erarbeiten. Als konkrete Ergebnisse können die Festlegung auf eine Verbuchung nach Handelsgesetzbuch (HGB) und das Hinzuziehen einer externen steuerlichen Beratung genannt werden. In der AG Personal und Organisation (AG4) wurden die Schnittstellen zum Personal- und Organisationsamt sowie die Weitergeltung bisheriger Dienstvereinbarungen und Dienstanweisungen besprochen. 5. Ausschreibung eines Kommunikationskonzeptes Parallel zur Implementierung der ERP-Lösung soll ein Kommunikationskonzept erstellt werden. Ziel ist, den neuen Eigenbetrieb intern, aber auch gegenüber der Öffentlichkeit als modernen, serviceorientierten Dienstleister zu präsentieren. Im Zuge dessen wurden im Frühjahr Abstimmungsgespräche mit dem Presse- und Informationsamt, ein Markterkundungsgespräch mit einem externen Dienstleister und ein Informationsgespräch mit den Stadtwerken geführt. Aus diesen Gesprächen ging hervor, dass für die Erarbeitung und Umsetzung eines Kommunikationskonzeptes bei einem Amt bzw. Betrieb dieser Größe mit einem Zeitraum von ca. 1 Jahr gerechnet werden sollte. Die Kosten werden nach diesen Gesprächen auf ca. 200.000 € brutto geschätzt. Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Wichtige Punkte, die ein solches Kommunikationskonzept beinhaltet, sind unter anderem:  Entwicklung einer eigenen Corporate Identity  Erstellung eines Kommunikationskonzeptes nach innen & außen o Name o Schrift o Logo  Ableitung von Kommunikationsmaßnahmen o Erklärvideos o Website o Pressearbeit o Werbemaßnahmen Des Weiteren besteht die Möglichkeit, dass im Zuge dieser Neuausrichtung moderne Leitlinien für den Eigenbetrieb implementiert werden. Hierbei gilt der Fokus speziell dem Thema „Umwelt und Nachhaltigkeit“ und der damit verbundenen Verantwortung gegenüber den künftigen Generationen. Weitere zentrale Bausteine wie die „Identifikation der Mitarbeitenden mit dem zukünftigen Eigenbetrieb“ sind von großer Wichtigkeit. Hier bietet sich die große Chance, diejenigen, welche täglich für die Stadt im Einsatz sind und somit das Herzstück des Amtes bilden, frühzeitig in diesen bedeutenden Schritt einzubinden und damit das „Wir-Gefühl“ zu stärken. Da dieser Prozess viel Zeit in Anspruch nimmt, wird vorgeschlagen, schnellstmöglich mit der Ausschreibung zu starten, so dass das Unternehmen, welches hierfür den Zuschlag bekommt, möglichst gegen Jahresende 2020 mit der Erstellung des Kommunikationskonzeptes starten kann. Ergänzende Erläuterungen Seite 5 6. Finanzielle Auswirkungen Die Mittel werden zu ca. 70 % über den Gebührenhaushalt finanziert. Die restlichen 30 % müssen über den Kernhaushalt bzw. den allgemeinen Haushalt des Eigenbetriebes künftig finanziert werden. Die Mittel fließen planmäßig über die Jahre 2021 bis 2025 wie folgt ab und sind in die Haushaltsplanung in voller Höhe aufzunehmen: Plan 2021 Plan 2022 Plan 2023- 2025* Projektsumme Erläuterung 78.927,78 € 236.783,34 € 315.711,12 € ITEOS/endica: laufende SAP Kosten 219.258,15 € 219.258,15 € 438.516,30 € ITEOS/endica: Umstellung SAP einmalige Kosten 219.258,15 € 298.186,93 € 236.782,34 € 754.227,42 € Summe ERP Lösung 200.000,00 € 200.000,00 € Kommunikationskonzept 419.258,15 € 298.186,93 € 236.782,34 € 954.227,42 € Gesamtsumme * Die Planansätze ab dem Jahr 2023 werden im Haushalt bzw. Wirtschaftsplan des Eigenbetriebes abgebildet Beschluss: An den Gemeinderat Der Gemeinderat beschließt nach Vorberatung im Ausschuss für öffentliche Einrichtungen und im Hauptausschuss - den geplanten Gründungstermin des Eigenbetriebs Abfallwirtschaft auf den 01.01.2023 zu verschieben, - ITEOS mit der Implementierung einer Enterprise-Ressource-Planning (ERP)-Lösung für den Eigenbetrieb Abfallwirtschaft zu beauftragen, - die Ausschreibung eines Kommunikationskonzeptes im Zuge der Gründung des Eigenbetriebs vorzubereiten.

Niederschrift 12. Plenarsitzung des Gemeinderates 21. Juli 2020, 15:30 Uhr öffentlich Gartenhalle, Kongresszentrum Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 13. Punkt 13 der Tagesordnung: Gründung des Eigenbetriebs Abfallwirtschaft – Zeitplan und weiteres Vorgehen Vorlage: 2020/0711 Beschluss: Der Gemeinderat beschließt nach Vorberatung im Ausschuss für öffentliche Einrichtungen und im Hauptausschuss - den geplanten Gründungstermin des Eigenbetriebs Abfallwirtschaft auf den 01.01.2023 zu verschieben, - ITEOS mit der Implementierung einer Enterprise-Ressource-Planning (ERP)-Lösung für den Eigenbetrieb Abfallwirtschaft zu beauftragen, - die Ausschreibung eines Kommunikationskonzeptes im Zuge der Gründung des Ei- genbetriebs vorzubereiten. Abstimmungsergebnis: Bei 3 Enthaltung mehrheitlich zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 13 zur Behandlung auf und stellt die Abstimmungs- bereitschaft des Hauses fest: Ich sehe 3 Enthaltungen, ansonsten nur Zustimmung. Stadträtin Ansin (KAL/Die PARTEI): Bei der letzten Abstimmung habe ich mich enthalten. Der Vorsitzende: Es ging um die Enthaltung, wieviel Enthaltungen hatten wir jetzt? Vier? Dann habe ich falsch gezählt. – 2 – (Stadträtin Ansin KAL/Die PARTEI: Bei der vorletzten!) Auch bei der vorletzten. Bei der vorletzten gab es ansonsten keine Enthaltungen, wenn ich das richtig gesehen habe. Sagen Sie mir jetzt noch einmal die Nummer, damit wir es ordentlich auf die Reihe bekommen. Bei TOP 12? (Stadträtin Ansin KAL/Die PARTEI: Ja!) Also, bei TOP 12 ist es dann nicht einstimmig, sondern war mehrheitlich mit einer Enthaltung. Bei TOP 13 habe ich jetzt 3 Enthaltungen gesehen und sonst nur Zustimmung. Wird das ange- zweifelt? – Das ist nicht der Fall. Dann ist das das Ergebnis. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 10. August 2020