Auftragsvergabe Car-Sharing-Dienstleistungen

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister BESCHLUSSVORLAGE Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2020/0612 Dez. 5 Auftragsvergabe Car-Sharing-Dienstleistungen Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 23.06.2020 1 x Beschlussantrag Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe der Carsharing-Dienstleistungen für den Zeitraum vom 1. September 2020 bis 31. August 2022 mit dreimaliger Verlängerungsoption um jeweils zwölf Monate zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und einen Vertrag mit der Firma Stadtmobil CarSharing GmbH & Co. KG mit einem kalkulatorischen Gesamtauftragswert von 845.453,75 Euro (brutto) zu schließen. Der tatsächlich anfallende Aufwand wird auf Basis der durchschnittlichen Wertentwicklung auf 565.000 € geschätzt. Finanzielle Auswirkungen Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzügl. Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Ja Nein 565.000,- Euro 113.000,- Euro Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja Nein Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) Umschichtungen innerhalb des Dezernates Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu IQ-relevant X Nein Ja Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) X Nein Ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften X Nein Ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 1. Gegenstand des Verfahrens Gegenstand des Verfahrens ist die vergaberechtskonforme Auftragsvergabe eines Vertrags zur Nutzung von CarSharing-Dienstleistungen und die Fortführung des CarSharing-Konzeptes als Säule der dienstlichen Mobilität für die Stadtverwaltung. Die Nutzung von CarSharing-Produkten hat sich als unverzichtbare Ergänzung der betrieblichen Mobilität bewährt. Gerade auch im Hinblick auf ressourcenschonende Mobilität und Umweltaspekte ist die Nutzung eines CarSharing-Anbieters zur Ergänzung von Mobilitätsangeboten wie Dienstfahrrädern und ÖPNV für Dienststellen ohne eigene Fahrzeuge sowie zur Abdeckung von kurzzeitigen Bedarfsspitzen unumgänglich. Die Stadtverwaltung Karlsruhe nimmt seit dem Jahr 2005 die CarSharing-Dienstleistungen des lokalen Anbieters Stadtmobil CarSharing GmbH & Co. KG, Karlsruhe auf Basis eines Standard- Nutzervertrags für Firmen und Organisationen in Anspruch. Diese Vertragsform wird den heutigen Anforderungen an die Auftragsvergaben öffentlicher Auftraggeber nicht mehr gerecht, insbesondere da sich mittlerweile, im Gegensatz zum damaligen Vertragsbeginn, ein Wettbewerb in diesem Marktsegment entwickelt hat. Daher wurde es erforderlich, die CarSharing-Nutzung in einem neuen Vertrag, der die aktuellen Erfordernisse berücksichtigt, öffentlich auszuschreiben. Die Auftragsvergabe umfasst einen Vertrag zur Inanspruchnahme von Carsharing-Dienst- leistungen mit einer Vertragslaufzeit vom 1. September 2020 bis zum 31. August 2022 (24 Monate). Der Vertrag verlängert sich bis zu dreimal automatisch um jeweils weitere zwölf Monate, sofern er nicht von der Stadt Karlsruhe, bis spätestens drei Monate vor Ablauf, gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens zum 31. August 2025, nach einer Gesamtlaufzeit von fünf Jahren. 2. Auftragswertschätzung Die Ermittlung eines konkreten Auftragswertes im Rahmen der Vorbereitung des Verfahrens gestaltete sich schwierig, da die am Markt aktiven CarSharing-Anbieter sehr unterschiedliche Betriebs- und Gebührenmodelle sowie darin enthaltene Leistungsportfolios aufweisen. Insbesondere die Vorgabe der erforderlichen Standorte hat sich in diesem Zusammenhang im Voraus als kalkulatorisch kaum einschätzbar erwiesen. Der voraussichtliche Auftragswert für die maximale Vertragslaufzeit von fünf Jahren (inklusive optionaler Vertragsverlängerungen) wurde daher auf der Grundlage der bisherigen durchschnittlich anfallenden Kosten bei der Nutzung von Stadtmobil-CarSharing, mit circa 472.000 Euro netto bzw. 561.680 Euro brutto, bewertet. 3. Vergabeverfahren Der geschätzte Auftragswert lag zum Zeitpunkt der Veröffentlichung über dem aktuellen EU- Schwellenwert in Höhe von 214.000 Euro netto. Somit erfolgte die Ausschreibung in einem europaweiten offenen Verfahren nach § 119 Absatz 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 14 Absatz 2 der Vergabeverordnung (VGV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchge-führt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 13. Januar 2020. Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Die Veröffentlichung auf dem elektronischen Vergabeinformationssystem „subreport ELVIS“, der Homepage der Stadt Karlsruhe und Bund.de erfolgte am 15. Januar 2020 sowie im Amtsblatt der Stadt Karlsruhe am 17. Januar 2020. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen. Bis zum Ende der Angebotsfrist am 27. Februar 2020, 11 Uhr, ging ein Angebot der Firma Stadtmobil CarSharing GmbH &Co. KG, Karlsruhe, mit einem Wertungspreis in Höhe von 845.453,75 Euro brutto ein. 4. Prüfung und Wertung Da die am Markt operierenden CarSharing-Anbieter nicht über eine Systemkompatibilität mit dem aktuellen Systembetreiber Stadtmobil verfügen, musste die Annahme der Einrichtung und des Aufbaus eines vollständig neuen CarSharing-Systems mit entsprechender Infrastruktur zugrunde gelegt werden. Zur Herbeiführung einer Vergleichbarkeit der Angebote potentieller Anbieter mit ihren jeweils spezifischen und wenig vergleichbaren Leistungsportfolios und Systemstrukturen musste ein fiktives Wertungsgerüst entwickelt werden, um auf dieser Grundlage einen transparenten und bewertbaren Leistungsvergleich herbeizuführen. Dieses bedingt im Ergebnis einen fiktiven Wertungspreis, der im Fall der Zuschlagserteilung an den bestehenden Vertragsinhaber geringer (haushaltswirksam) ausfällt, da die Implementierung eines vollständig neuen CarSharing-Systems in diesem Fall nicht notwendig wird. Die tatsächlichen anfallenden haushaltswirksamen Jahreskosten liegen voraussichtlich im Mittel bei ca. 113.000,- Euro brutto, zuzüglich zu erwartender Preissteigerungen (Rohstoffe, Fahrzeug- und Energiekosten). Zum Zuschlag vorgesehenes Angebot: Rang Bieter Wertungspreis (brutto) 1 Stadtmobil CarSharing GmbH & Co. KG, Karlsruhe 845.453,75 Euro Nach formaler, rechnerischer und fachlicher Prüfung wurde das Angebot zur Wertung zugelassen. Gemäß § 127 Absatz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) soll der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgte durch das Zuschlagskriterium „niedrigster Preis“. Das Angebot der Firma Stadtmobil CarSharing GmbH &Co. KG ist ein wirtschaftliches Angebot. Die Verwaltung schlägt vor, den Zuschlag auf das Angebot der Firma Stadtmobil CarSharing GmbH & Co. KG, Ludwig-Wilhelm-Str. 15, 76131 Karlsruhe, für den Zeitraum vom 01. September 2020 bis 31. August 2022 und dreimaliger Verlängerungsoption um jeweils weitere zwölf Monate mit einem kalkulatorischen Gesamtauftragswert in Höhe von 845.453,75 Euro (brutto) zu erteilen. 5. Vergabezuständigkeit Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Aufgrund der Auftragshöhe ist gemäß Hauptsatzung der Stadt Karlsruhe der Hauptausschuss für die Vergabe von Lieferungen und Leistungen über 500.000 Euro zuständig. Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe der Carsharing- Dienstleistungen für den Zeitraum vom 1. September 2020 bis 31. August 2022 mit dreimaliger Verlängerungsoption um jeweils zwölf Monate zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und einen Vertrag mit der Firma Stadtmobil CarSharing GmbH & Co. KG mit einem kalkulatorischen Gesamtauftragswert von 845.453,75 Euro (brutto) zu schließen. Der tatsächlich anfallende Aufwand wird auf Basis der durchschnittlichen Wertentwicklung auf 565.000 € geschätzt.

Niederschrift 9. Sitzung Hauptausschuss 23. Juni 2020, 16:30 Uhr öffentlich Bürgerssaal, Rathaus Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 1. Punkt 1 der Tagesordnung: Auftragsvergabe Car-Sharing-Dienstleistungen Vorlage: 2020/0612 Beschluss: Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe der Carsharing-Dienstleistungen für den Zeitraum vom 1. September 2020 bis 31. August 2022 mit dreimaliger Verlängerungsoption um jeweils zwölf Monate zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und einen Vertrag mit der Firma Stadtmobil CarSharing GmbH & Co. KG mit einem kalkulatorischen Gesamtauftragswert von 845.453,75 Euro (brutto) zu schließen. Der tatsächlich anfallende Aufwand wird auf Basis der durchschnittlichen Wertentwicklung auf 565.000 € geschätzt. Abstimmungsergebnis: Einstimmige Zustimmung Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung, begrüßt die Anwesenden und verweist auf die rechtzeitig zugegangene Einladung sowie die Nachträge zur Sitzung. Er teilt mit, dass die Tagesordnung un- ter 7.1. erweitert worden sei und der Tagesordnungspunkt 5 abgesetzt sei. Anschließend ruft er Tagesordnungspunkt 1 zur Behandlung auf. Der Vorsitzende erklärt auf Nachfrage von Stadtrat Honné (GRÜNE), dass man sich bei der An- schaffung von Fahrzeugen nicht an den Spitzen orientiere, sondern an einem Mittelmaß. Der darüberhinausgehende Bedarf solle dann über das Car-Sharing abgedeckt werden. Auch werde darum geworben, auf Fahrzeuge zu verzichten und Dienstfahrräder zu nutzen. Bürgermeisterin Lisbach berichtet, dass es sich bei dieser Vergabe um ergänzende Mobilitäts- dienstleistungen handele. Auch Dienststellen mit eigenen Fahrzeugen werden in Spitzenzeiten Car-Sharing-Dienstleistungen in Anspruch nehmen. – 2 – Der Vorsitzende stellt, nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, die einstimmige Zu- stimmung fest. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten- 13. Juli 2020