Kauf von Microsoft Office-Lizenzen

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister BESCHLUSSVORLAGE Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2020/0216 Dez. 2 Kauf von Microsoft Office-Lizenzen Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 17.03.2020 5 x Beschlussantrag Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Beschaffung von 4.000 Microsoft Office Standard Lizenzen inklusive Software Assurance innerhalb des bestehenden Enterprise Agreements ab Vertragsabschluss bis zum Ablauf des 31. Dezember 2021 zur Kenntnis und stimmt dem Kauf der Office-Standard-Lizenzen zu. Die Verwaltung wird dadurch ermächtigt, von der Firma Fujitsu innerhalb des bestehenden Enterprise Agreements zum aktuellen Listenpreis bei Vertragsschluss diese Lizenzen zu erwerben. Finanzielle Auswirkungen Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzügl. Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Ja Nein 2020: 787.850,21 € 2021: 787.850,21 € Ca. 250.000 € p.a. ab 2022 Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja Nein Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) Umschichtungen innerhalb des Dezernates Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu IQ-relevant x Nein Ja Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) x Nein Ja durchgeführt am. Abstimmung mit städtischen Gesellschaften x Nein Ja abgestimmt mit Stadtwerke, KVV Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Die Stadtverwaltung Karlsruhe verfügt derzeit über 4.000 IT-Systeme. Auf diesen ist als Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Präsentationssoftware das Microsoft Office Paket, derzeit in der Version 2010, im Einsatz. Das Supportende für die aktuell eingesetzte Office Version 2010 ist von Microsoft auf den 13.10.2020 terminiert. Aus diesem Grund muss die Stadtverwaltung, um weiterhin einen sicheren IT-Betrieb gewährleisten zu können, eine aktuelle und supportete Version von Microsoft Office beschaffen. Dies ist innerhalb des Enterprise Agreements nur mit Software Assurance (Softwarewartung / Berechtigung zum Einsatz der jeweils aktuellsten Version) möglich. Die Stadtverwaltung setzt weiterhin auf das Office Paket der Firma Microsoft, da es hierzu derzeit keine wirtschaftliche und technisch zuverlässige Alternative gibt. Marktgängige Alternativen auf Open-Source-Basis, wie Open Office oder Libreoffice führen in vielerlei Hinsicht zu erheblichen Komplikationen und Mehraufwendungen in der kommunalen Systemlandschaft. So bietet zum Beispiel das kommunale Rechenzentrum ITEOS für das Zusammenspiel mit den bereitgestellten Anwendungen derzeit ausschließlich einen Support für Microsoft Office an. Open Source-Produkte werden nicht unterstützt. Gleiches gilt für diverse IT-Fachanwendungen der Stadtverwaltung Karlsruhe. In der Außenkommunikation mit externen Firmen erleichtert die Verwendung von Standardsoftware zudem die Zusammenarbeit. Microsoft bietet das aktuelle Office-Paket in folgenden Ausprägungen an:  Office 365 und  Office 2019, jeweils innerhalb des bestehenden Enterprise Agreement (Vertragsvariante, die für große Unternehmen die Lizenzkonformität erleichtert). Die Stabsstelle Datenschutz der Stadt Karlsruhe kann die Datenschutzkonformität der Cloud- Anwendung nicht abschließend bestätigen. Aufgrund der unklaren Rechtslage bezüglich des Einsatzes von Cloud-basierten Applikationen im öffentlichen Sektor und damit auch aus Gründen des Investitionsschutzes, wird der Einsatz von Office 2019 seitens IT präferiert und noch auf Office 365 verzichtet. Die Lizenz wird als so genanntes Enterprise Agreement beschafft. Seit 2013 ist die Beschaffung des gesamten Microsoft Lizenzportfolios über ITEOS möglich. Als Genosse der ProVitako bietet ITEOS seinen Mitgliedern an, Microsoft Lizenzen über einen Rahmenvertrag zu beschaffen. Die Vergabe wurde unter der Federführung von ProVitako 2016 durchgeführt. Dabei erhielt die Firma Fujitsu den Zuschlag für das Los „Enterprise Agreement“. Die Stadtverwaltung hat mit Beschluss des Hauptausschusses vom 11. September 2018 ein so genanntes Enterprise Agreement für den Bezug von Windows 10 Lizenzen mit der Firma Fujitsu abgeschlossen zu den Konditionen zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Die nun anstehende Beschaffung erfolgt innerhalb des bestehenden Enterprise Agreements. In regelmäßigen Abständen werden dabei die aktuellen Lizenzanzahlen überprüft und gegebenenfalls nachlizenziert zum Preis bei Vertragsabschluss (=True Up). Die angesetzten Lizenzanzahlen basieren auf dem letzten True Up in 2019. In künftigen Jahren wird ausschließlich die Software Assurance (SA) in Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Rechnung gestellt. Haushaltsmittel sind im Doppelhaushalt 2019 / 2020 eingeplant und wurden in der Finanzplanung bereits berücksichtigt. Ebenso werden die Kosten für die Maßnahme im Haushalt 2021 / 2022 geplant. Diese Beschlussvorlage wurde in der Sitzung der IT-Kommission am 6. März 2020 vorbesprochen. Kosten (Stand 13. Januar 2020): Bezeichnung Produkt-Typ Jahrespreis Jahre Menge Netto Preis p.a. in € Gesamt-Netto in € Office Standard* License / SA 147,53 2 4000 590.120,00 1.180.240,00 Office ProPlus** SA*** 102,77 2 700 71.939,00 143.878,00 Summe Netto 1.324.118,00 Summe Brutto 1.575.700,42 *Office Standard-Lizenzen umfasen die Anwendungen Word, Excel und PowerPoint. **Bei den Office ProPlus-Lizenzen ist zusätzlich Access enthalten. ***SA steht für Software Assurance (Softwarewartung / Berechtigung zum Einsatz der jeweils aktuellsten Version ) Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Beschaffung von 4.000 Microsoft Office Standard Lizenzen inklusive Software Assurance innerhalb des bestehenden Enterprise Agreements ab Vertragsabschluss bis zum Ablauf des 31. Dezember 2021 zur Kenntnis und stimmt dem Kauf der Office-Standard-Lizenzen zu. Die Verwaltung wird dadurch ermächtigt, von der Firma Fujitsu innerhalb des bestehenden Enterprise Agreements zum aktuellen Listenpreis bei Vertragsschluss diese Lizenzen zu erwerben.

Niederschrift 7. Sitzung Hauptausschuss 17. März 2020, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 5. Punkt 5 der Tagesordnung: Kauf von Microsoft Office-Lizenzen Vorlage: 2020/0216 Beschluss: Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Beschaffung von 4.000 Microsoft Office Standard Lizenzen inklusive Software Assurance innerhalb des bestehenden Enterprise Agreements ab Vertragsabschluss bis zum Ablauf des 31. Dezember 2021 zur Kenntnis und stimmt dem Kauf der Office-Standard-Lizenzen zu. Die Verwaltung wird dadurch ermächtigt, von der Firma Fujitsu innerhalb des bestehenden Enterprise Agreements zum aktuellen Listenpreis bei Vertragsschluss diese Lizenzen zu erwerben. Abstimmungsergebnis: Einstimmig zugestimmt bei einer Enthaltung Der Vorsitzende ruft TOP 5 zur Behandlung auf. Herr Losert (IT-Amt) teilt auf Nachfrage von Stadtrat Hock (FDP) und Stadträtin Binder (DIE LINKE.) mit, dass Outlook in der Standardlizenz enthalten sei. In einer Netzwerkumgebung würden lediglich noch die so genannten Client-Access-Licences für die Anbindung an das Mailsystem benötigt. Aus datenschutzrechtlichen Gründen könne Office 365 nicht installiert werden. Derzeit werde jedoch eine App geprüft, um die Komptabilität herzustellen. Der Vorsitzende stellt nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, bei einer Enthaltung die einstimmige Zustimmung fest. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten- – 2 – 3. April 2020