IQ-Korridorthema Moderne Verwaltung: IQ-Leitprojekt "karlsruhe.de - Weiterentwicklung und Modernisierung" Vergabegegenstand, -verfahren und weitere Beteiligung

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister BESCHLUSSVORLAGE Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2020/0215 Dez. 2 IQ-Korridorthema Moderne Verwaltung: IQ-Leitprojekt „karlsruhe.de – Weiterentwicklung und Modernisierung“ Vergabegegenstand, -verfahren und weitere Beteiligung Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 17.03.2020 4 x Beschlussantrag Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zum IQ-Leitprojekt „karlsruhe.de – Weiterentwicklung und Modernisierung“ zur Kenntnis und stimmt der Vergabe der gestalterischen und technischen Umsetzung des Internetauftritts karlsruhe.de zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und einen Vertrag mit der Firma Ressourcenmangel für den Zeitraum der Systementwicklung und einer 24-monatigen Systemservicelaufzeit einzugehen. Darüber hinaus informiert die Verwaltung über das Ergebnis der Umfrage zu den Optionsposten bei der IT-Kommission. Finanzielle Auswirkungen Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzügl. Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Ja Nein 2020: 550.894,97 Euro 2021: 236.097,85 Euro ab 2022: 79.968,00Euro Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja Nein Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) Umschichtungen innerhalb des Teilhaushaltes Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu IQ-relevant Nein x Ja Korridorthema: Moderne Verwaltung Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) x Nein Ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften x Nein Ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 I. Projekt-Abstract Die Weiterentwicklung und Modernisierung des Internetauftritts karlsruhe.de umfasst, neben der inhaltlichen Neustrukturierung, auch die Implementierung serviceorientierter Funktionen, die Entwicklung eines modernen Webdesigns sowie die Einführung eines neuen Content-Management- Systems. Die technische und gestalterische Umsetzung soll durch einen externen Dienstleister erfolgen. In der Sitzung der IT-Kommission am 29. Januar 2019 wurden die Ausführungen des inhaltlich- funktionalen sowie des Layout-Konzepts gemäß der Anlagen 1a und 1b durch die Mitglieder der IT- Kommission zur Kenntnis genommen, Anforderungen erörtert und die Konzepte zur Ausschreibung empfohlen. II. Vergabeverfahren Am 11. April 2019 wurde die Ausschreibung im Rahmen eines europaweiten Vergabeverfahrens als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 2 und 3 Vergabeverordnung (VgV) bekannt gemacht. Bis zum 13. Mai 2019 hatten potentielle Anbieter die Möglichkeit, ihre Teilnahmeanträge einzureichen. Damit erklären diese ihr Interesse an der Teilnahme sowie ihre Eignung zur Umsetzung des Ausschreibungsgegenstandes. Die Eignungskriterien wurden anschließend anhand einer vordefinierten Bewertungsmatrix durch das Projektteam geprüft. Das Ergebnis der Eignungsprüfung bildet die Grundlage für die Aufforderung der Bieter zur Angebotsabgabe. Das heißt, die besten acht Bieter, die im Rahmen der Eignungsprüfung ermittelt wurden, erhielten im nächsten Schritt die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes. Die Aufforderung erfolgte Ende Mai 2019. Für die Angebotsabgabe hatten die Bieter wiederum 30 Tage Zeit, sodass die Prüfung der eingereichten Angebotsunterlagen Mitte Juli 2019 und die erste Verhandlungsrunde Ende Juli 2019 erfolgte. Sechs Bieter bzw. Bietergemeinschaften reichten ihre Angebote ein. Im Rahmen der Angebotsprüfung wurden die eingereichten Unterlagen auf Basis der objektiv definierten Bewertungskriterien bewertet. Dabei handelte es sich zunächst um vorläufige Unterlagen, die im Rahmen der anschließenden Verhandlungsrunde noch konkretisiert werden konnten. Ergebnis der Angebotsprüfung war jedoch eine Abstufung. Lediglich die vier Anbieter mit den wirtschaftlichsten Angeboten wurden zur ersten Verhandlungsrunde eingeladen und damit zum weiteren Verfahren zugelassen. Mit den vier wirtschaftlichsten Bietern ging es in die Verhandlungsrunde. Neben der Präzisierung der Anforderungen zur Abgabe konkreter Angebote wurden im Rahmen der Verhandlungsrunde die Designentwürfe vorgestellt und Bieterfragen beantwortet. Nach Abschluss der ersten Verhandlungsrunde erhielten die vier Bieter im nächsten Schritt die Möglichkeit, ihre eingereichten Unterlagen anzupassen und ein finales Angebot abzugeben. Die Angebote liegen zwischenzeitlich vor und wurden formal, rechnerisch und fachlich geprüft. Ein Anbieter musste aus formalen Gründen ausgeschlossen werden. Die anderen drei Bieter wurden zur fachlichen Wertung zugelassen. Im Rahmen der fachlichen Bewertung wurde das Design mit 22 Prozent, die Technik mit 25 Prozent, der Projektplan mit 5 Prozent, die Präsentation mit 8 Prozent und der Preis zu 40 Prozent gewichtet. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl (bestes Preis-Leistungs-Verhältnis) ist das Ergänzende Erläuterungen Seite 3 wirtschaftlichste Angebot und erhält den Zuschlag. Gemäß dieser Gewichtung ergab sich, dass die Firma Ressourcenmangel das wirtschaftlichste Angebot erzielte. Lfd Nr. Bieter Ergebnis wirtschaftlichstes Angebot 1 Ressourcenmangel 30,2163 Pkt. 2 Bieter B 24,5333 Pkt. 3 Bieter C 9,3965 Pkt. Wirtschaftlichstes Angebot Unter Berücksichtigung aller Wertungskriterien soll nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV der Zuschlag auf die wirtschaftlichsten Angebote erteilt werden. Nach Abwägung der o. g. Punkte und der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes wird vorgeschlagen, den Zuschlag der Firma Ressourcenmangel zu erteilen. III. Weitere Punkte 1. Optionale Posten Der Vergabegegenstand beinhaltet auch optionale Bedarfsposten. Dies sind Kriterien, bei denen sich die Stadt Karlsruhe die Beauftragung offen halten kann. Es steht der Stadt Karlsruhe frei, ob sie die Kriterien beauftragt oder nicht. Insbesondere handelt es sich dabei um folgende Elemente:  Abfrage und Darstellung häufig aufgerufener Dienstleistungen  Integration von Benachrichtigungsfunktionen für die Nutzer (RSS-Feeds und Web-Push- Notifications), z. B. bei Blogformaten  Angebot einer Feedback-Funktion (Kontaktformular)  Angebot einer Merkliste (vgl. www.ulm.de)  Einbindung von Social Media Plugins (Seite teilen/empfehlen/liken) In der letzten Sitzung der IT-Kommission vom 6. November 2019 erhielten die Mitglieder nähere Informationen sowie die Möglichkeit, über die Beauftragung der Optionsposten abzustimmen und eine Empfehlung abzugeben. Die Umfrage ergab folgendes Ergebnis: Priorität Parameter Prozentualer Anteil 1 Häufig aufgerufene Dienstleistungen 30 2 Social Media Plugins 28 3 Feedback-Funktion 22 4 Merkliste 11 5 Benachrichtigungsfunktion für Nutzer 6 Die Verwaltung empfiehlt angesichts der Prozentwerte die ersten drei Optionsposten zu beauftragen und die Entwicklung gemäß den Umfrageergebnissen vornehmen zu lassen. 2. Weitere Beteiligung Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Die Verwaltung informierte die IT-Kommission über diese Angelegenheit und die weitere Beteiligung im Rahmen der Sitzung am 6. März 2020. Ergänzende Erläuterungen Seite 5 Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zum IQ-Leitsprojekt „karlsruhe.de – Weiterentwicklung und Modernisierung“ zur Kenntnis und stimmt der Vergabe der gestalterischen und technischen Umsetzung des Internetauftritts karlsruhe.de zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und einen Vertrag mit der Firma Ressourcenmangel für den Zeitraum der Systementwicklung und einer 24-monatigen Systemservicelaufzeit einzugehen. Darüber hinaus informiert die Verwaltung über das Ergebnis der Umfrage zu den Optionsposten bei der IT-Kommission.

Niederschrift 7. Sitzung Hauptausschuss 17. März 2020, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 4. Punkt 4 der Tagesordnung: IQ-Korridorthema Moderne Verwaltung: IQ-Leitprojekt „karlsruhe.de – Weiterentwicklung und Modernisierung“ Vergabegegenstand, -verfahren und weitere Beteiligung Vorlage: 2020/0216 Beschluss: Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zum IQ-Leitprojekt „karlsruhe.de – Weiterentwicklung und Modernisierung“ zur Kenntnis und stimmt der Vergabe der gestalterischen und technischen Umsetzung des Internetauftritts karlsruhe.de zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und einen Vertrag mit der Firma Ressourcenmangel für den Zeitraum der Systementwicklung und einer 24-monatigen Systemservicelaufzeit einzugehen. Darüber hinaus informiert die Verwaltung über das Ergebnis der Umfrage zu den Optionsposten bei der IT-Kommission. Abstimmungsergebnis: Einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft TOP 4 zur Behandlung auf. Bürgermeister Dr. Käuflein teilt auf Nachfrage von Stadtrat Hofmann (CDU) mit, dass in der vorangegangenen Beschlussvorlage über die IQ-Projekte insgesamt berichtet werde. Auch werde über Geschäftsprozessmanagement und schlanken Prozessen mit digitaler Unterstützung informiert. Hinter dieser Überschrift würden sich auch die Digitalisierung der E- Rechnung und die digitale Personalakte verbergen. Ebenso sei in der IT-Kommission über das integrierte Immobilienmanagement berichtet worden. – 2 – Der Vorsitzende stellt nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, die einstimmige Zustimmung fest. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten- 3. April 2020