Rahmenvertrag Büromöbel Vergabenummer: Hauptamt 19012

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister BESCHLUSSVORLAGE Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2020/0146 Dez. 1 Rahmenvertrag Büromöbel Vergabenummer: HA19012 Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 17.03.2020 2 x Beschlussantrag Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung- und Montage von Büromöbeln für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. April 2020 bis 30. April 2022 mit einer einmaligen Verlängerungsoption um weitere 6 Monate bis zum 31. Oktober 2022 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma Hief + Heinzmann GmbH & Co.KG für die Dauer von maximal 31 Monaten zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzügl. Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Ja Nein 567.829,27 € Brutto 2020 164.853,67 € Brutto 2021 219.804,87 € Brutto 2022 183.170,73 € Brutto Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja Nein Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) Umschichtungen innerhalb des Dezernates Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu IQ-relevant X Nein Ja Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) X Nein Ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften X Nein Ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 I. Vergabeverfahren Für die Stadt Karlsruhe wurde ein Rahmenvertrag über die kostenstellenbezogene Belieferung und Montage von Büromöbeln der Dienststellen europaweit ausgeschrieben. Die Vertragslaufzeit beträgt 25 Monate (vom 1. April 2020 bis 30. April 2022). Im Anschluss besteht eine einmalige Option zur Verlängerung um weitere 6 Monate bis zum 31. Oktober 2022. Die Haushaltsmittel sind auf dem Sachkonto des jeweiligen Haushaltsjahres eingeplant. Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines EU-weiten, offenen Ausschreibungsverfahrens nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 09. Dezember 2019. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform Subreport, der Homepage der Stadt Karlsruhe und Bund.de erfolgte am 11.Dezember 2019. Im Amtsblatt der Stadt Karlsruhe wurde die Bekanntmachung am 13.Dezember 2019 veröffentlicht. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen. Die Vergabeunterlagen wurden von 25 Firmen angefordert. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 21. Januar 2020 gingen 6 Angebote ein. II. Nachhaltigkeitskriterien Im Hinblick auf eine nachhaltige und umweltfreundliche Beschaffung sowie der Produktqualität und Prüfung der gesundheitlichen Unbedenklichkeit wurden im Leistungsverzeichnis entsprechende Mindestanforderungen für die Produkte wie auch für die Bieter vorgegeben. Alle Holzkomponenten, Holzteile, Leimhölzer, Furniere und die zur Sperrholzherstellung und anderer Holzwerkstoffe verwendeten Hölzer mussten verpflichtend die Anforderungen der Umweltzeichen FSC, PEFC, Holz von Hier oder eines vergleichbaren Zertifikats erfüllen. Ferner mussten die angebotenen Büromöbel die Anforderungen des Blauen Engel (RAL UZ-38 und RAL UZ-76) oder gleichwertig erfüllen. Zusätzlich wurde in Absprache mit dem Arbeitssicherheitsdienst und dem Ärztlichen Dienst der Stadt Karlsruhe die DGUV Norm 215-410 (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) angewendet. Außerdem musste vom Hersteller der Büromöbel ein Nachweis für die Implementierung eines Umweltmanagementsystem (EMAS oder DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig) vorgelegt werden. Daneben wurden für folgende Umweltkriterien im Rahmen der Zuschlagskriterien Bonuspunkte vergeben:  Verpackungsmaterial für den Transport und die zu liefernden Produkte (Die Transport- und Produktverpackungen für die Büromöbellieferungen an die Stadt Karlsruhe sollen die Umwelt möglichst gering belasten.)  Reduzierung und Kompensation von transportbedingten CO2-Emissionen (Die Umweltauswirkungen des Transports der Büromöbel sollen so gering wie möglich gehalten und eine Reduzierung der transportbedingten CO2-Emissionen erreicht werden.) III. Prüfung und Wertung der Angebote Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind Angebote von 6 Firmen eingegangen. Von den 6 Angeboten mussten 3 Angebote ausgeschlossen werden, da die geforderten bzw. nachgeforderten Unterlagen nicht eingereicht wurden (§ 57 Abs. 1 Hs. 2 Nr. 2 VgV). Die weiteren 3 Angebote sind form- und fristgerecht eingegangen. Eignungsprüfung: Die 3 verbleibenden Bieter erfüllen die festgelegten Eignungskriterien und verfügen folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung: Die fachliche Prüfung wurde anhand folgender Zuschlagskriterien durchgeführt:  Servicekonzept (u.a. Umgang mit Altmöbeln)  Teststellung (verifizierende und bewertende Teststellung)  Umweltkriterien als Bonuspunkte (Verpackungsmaterial und CO 2 -Emissionen). Ein Angebot musste im Rahmen der fachlichen Prüfung ausgeschlossen werden, da die geforderten Möbel für die Teststellung nicht oder falsch geliefert wurden. Somit wurden nach formaler, rechnerischer und fachlicher Prüfung 2 Angebote zur abschließenden Wertung zugelassen. Wirtschaftlichkeitsprüfung: Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes wird die einfache Richtwertmethode angewendet. Z = L/P Z = Kennzahl L = Leistungspunkte P = Preis Bei der einfachen Richtwertmethode ist für jedes Angebot das „Leistungs-Preis-Verhältnis“ zu bilden; d.h. es wird der Quotient aus Leistung (Teststellung, Servicekonzept plus Bonuspunkte für Umweltkriterien) dividiert durch die Gesamtwertungssumme, brutto (Euro) errechnet. Den Zuschlag erhält dann das Angebot mit der höchsten Kennzahl (höchster Quotient). Für die Berechnung der Leistungspunkte werden die erreichten Punkte bei der Teststellung (max. 600 Punkte), dem Servicekonzept (max. 400 Punkte) und etwaiger Bonuspunkte für die Umweltkriterien (max. 250 Punkte) addiert. Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Folgendes Gesamtergebnis wurde ermittelt: Rang Bieter Kennzahl 1 Fa.Hief + Heinzmann 22,41 2 Bieter B 14,31 Unter Berücksichtigung aller Zuschlagskriterien und der einfachen Richtwertmethode wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird daher vorgeschlagen, das Angebot der Firma Hief + Heinzmann, Wattstr.1, 76185 Karlsruhe für den Zeitraum vom 1. April 2020 bis 30. April 2022 mit einmaliger Verlängerungsoption um weitere 6 Monate anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe des Rahmenvertrags über die Lieferung und Montage von Büromöbeln für die Stadt Karlsruhe für den Zeitraum vom 1. April 2020 bis 30. April 2022 mit einmaliger Verlängerungsoption um weitere 6 Monate bis zum 31. Oktober 2022 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und einen Vertrag mit der Firma Hief + Heinzmann für die Dauer von längstens 31 Monaten zu schließen.

Niederschrift 7. Sitzung Hauptausschuss 17. März 2020, 16:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 2. Punkt 2 der Tagesordnung: Rahmenvertrag Büromöbel, Vergabenummer: Hauptamt 19012 Vorlage: 2020/0146 Beschluss: Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung- und Montage von Büromöbeln für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. April 2020 bis 30. April 2022 mit einer einmaligen Verlängerungsoption um weitere 6 Monate bis zum 31. Oktober 2022 zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma Hief + Heinzmann GmbH & Co.KG für die Dauer von maximal 31 Monaten zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft TOP 2 zur Behandlung auf. Herr Werle (Hauptamt) teilt auf Nachfrage von Stadtrat Dr. Schmidt (AfD) mit, dass die Büromöbel in einer Teststellung gewesen seien und alle Bieter der engeren Wahl die Möbel präsentiert hätten. Ein Gremium unter Einschluss des Ärztlichen Dienstes und des Personalrats hätte diese Möbel begutachtet. Weiter teilt er auf Nachfrage von Frau Stadträtin Binder (DIE LINKE.) zu den sozialen Kriterien mit, dass im vorliegenden Fall nicht ausdrücklich darauf hingewiesen worden sei, da es sich um eine Lieferleistung handele. Der Schritt, auch schon in der Produktion nach den sozialen Kriterien zu schauen, müsse noch vergaberechtlich geklärt werden. Bei dieser Lieferleistung standen vor allem die Umweltkriterien im Vordergrund. Jedoch musste der Hersteller ein EMAS-Zertifikat einreichen, was einen hohen Standard darstelle. Der Vorsitzende ergänzt, dass dem Gemeinderat zugesichert worden sei, diese sozialen Standards bei Dienstleistungen einzufordern. Nun werde es auch für die Beschaffung angeregt. – 2 – Er sagt zu, dies bei der Überarbeitung der Vergabekriterien aufzugreifen. Er stellt nachdem keine weiteren Wortmeldungen vorliegen, die einstimmige Zustimmung fest. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten- 2. April 2020