Vergabe von Postdienstleistungen, Beförderung und Zustellung von Brief- und Paketsendungen für die Stadt Karlsruhe

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister BESCHLUSSVORLAGE Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2020/0141 Dez. 1 Vergabe von Postdienstleistungen, Beförderung und Zustellung von Brief- und Paketsendungen für die Stadt Karlsruhe Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 17.03.2020 14 x Gemeinderat 24.03.2020 8 x Beschlussantrag 1. Der Gemeinderat nimmt nach Vorberatung im Hauptausschuss von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Postdienstleistungen für die Stadt Karlsruhe in der Zeit vom 01. Mai 2020 bzw. 01. Juli 2020 bis 30. Juni 2022 mit der einmaligen Option auf Vertragsverlängerung bis max. 30. Juni 2023 an die Firma Postcon (Los 1 und Los 2) und Deutsche Post AG (Los 4) zu: Los 1 Briefsendungen und Päckchen in der Leitregion 76... Firma Postcon Konsolidierungs GmbH Los 2 Briefsendungen und Päckchen im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland (außer Leitregion 76...) Firma Postcon Konsolidierungs GmbH Los 3 Pakete Kein Angebot eingegangen Los 4 Briefwahlunterlagen Firma Deutsche Post AG 2. Das Hauptamt/ZVS wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzügl. Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Ja Nein 4.100.175,51€ 1.425.221,63€ im ersten Jahr 1.190.595,24€ im zweiten Jahr 1.484.358,64€ im dritten Jahr (Verl.opt.) Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja Das Sendeverhalten ist nicht bekannt. Laut Hochrechnung mit den bisherigen Sendungsmengen (Los 1-3) wird bei der Zentralen Poststelle ein Budget von 1.650.000,00€ benötigt, der Ansatz für das Jahr 2020 liegt bei 1.461.000,00€. Die Differenz muss bei Bedarf bereitgestellt werden.Die Haushaltsmittel für Los 4 werden beim AfSta im DHH 21/22 eingeplant. Nein Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) Umschichtungen innerhalb des Dezernates Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu IQ-relevant x Nein Ja Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) x Nein Ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften x Nein Ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Ausschreibungsgegenstand Im Jahr 2016 wurde zuletzt der Rahmenvertrag für die Abholung, Beförderung und Zustellung von Briefsendungen und Päckchen im Rahmen eines offenen Verfahrens in drei Losen ausgeschrieben. Den Zuschlag für die Briefsendungen und Päckchen (Los 1) erhielt damals die Firma arriva GmbH. Die Vertragslaufzeit war vom 01.05.17 – 30.06.19 vorgesehen, mit optionaler Verlängerung um ein weiteres Jahr. Die Verlängerungsoption wurde in Anspruch genommen. Der Vertrag endet somit zum 30.06.2020. Aufgrund Standortaufgabe zum 31.12.2019 seitens arriva mussten die Leistungen im Wege der Interimsvergabe neu vergeben werden. Für den vertragslosen Zeitraum wurde eine Interimsvergabe durchgeführt. Aktuell ist die Firma Deutsche Post InHaus Services GmbH beauftragt. Zum 30.04.2020 endet der Interimsvertrag. Der Vertrag für Lose 3 + 4 endet planmäßig zum 30.06.2020. Für die Dienststellen der Stadt Karlsruhe wurde deshalb ein Rahmenvertrag, aufgeteilt in 4 Lose, ausgeschrieben. Los 1 Briefsendungen und Päckchen in der Leitregion 76... Los 2 Briefsendungen und Päckchen im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland (außer Leitregion 76...) Los 3 Pakete Los 4 Briefwahlunterlagen Der vorgesehene Vertragszeitraum ist für Los 1 und 2 vom 01. Mai 2020 bis 30. Juni 2022, für die Lose 3 und 4 vom 01. Juli 2020 bis 30. Juni 2022. Im Anschluss besteht je Los eine einmalige Option zur Verlängerung um ein weiteres Jahr bis zum 30. Juni 2023. Art der Vergabe Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines EU-weiten, offenen Ausschreibungsverfahrens nach §119 Abs. 3 GWB und §15 VgV. Die Bekanntmachung erfolgte am 08.11.2019 im elektronischen Vergabeinformationssystem „subreport ELVIS“, im Ausschreibungsservice auf der Homepage der Stadt Karlsruhe, Amtsblatt der Stadt Karlsruhe, bund.de. sowie im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“. Die Vergabeunterlagen wurden von 10 Firmen angefordert. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 31.01.2020 gingen für die Lose 1-4 insgesamt 8 Angebote ein. Prüfung und Wertung der Angebote Nach formaler und rechnerischer Prüfung wurden insgesamt 7 Angebote zur Wertung zugelassen. Ein Angebot wurde bei der Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise gem. § 60 (3) VgV ausgeschlossen. Der Zuschlag soll auf das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl anhand der folgenden Zuschlagskriterien erteilt werden: Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Nach der Wertung der Angebote hinsichtlich der oben genannten Zuschlagskriterien hat sich folgende Rangfolge ergeben: Los Bieter/Firma, Sitz Gesamtpunktzahl 1 Postcon Konsolidierungs GmbH Bieter 2 Bieter 3 939,45 857,12 673,02 2 Postcon Konsolidierungs GmbH Bieter 2 Bieter 3 1.000,00 803,54 777,91 3 Keine Angebote eingegangen 4 Deutsche Post AG 960,00 Auftragswert Nach Auswahl der wirtschaftlichsten Angebote anhand der Zuschlagskriterien ergibt sich somit folgender Gesamtauftragswert der vier Lose für das erste Jahr: 1.425.221,63€ (Brutto) für das zweite Jahr: 1.190.595,24€ (Brutto) für das dritte Jahr (Verlängerungsoption) 1.484.358,64€ (Brutto) Gesamtauftragswert: 4.100.175,51€ (Brutto) Die Auftragswerte der einzelnen Jahre variieren, da nach heutigem Stand im ersten Vertragsjahr regulär insgesamt 2 Wahlen (OB-Wahl und Landtagswahl) stattfinden, im zweiten Vertragsjahr lediglich eine Wahl (Bundestagswahl). Im dritten Vertragsjahr ist der Gesamtbetrag aller optional angebotenen, unvorhersehbaren Wahlen im Vertragszeitraum enthalten. Zuschlagskriterien Gewichtung Los 1 Preis 80 % Aktueller Anteil an emissionsfreien Fahrzeugen in Bezug auf die Fahrzeuge, die zur Erbringung der Leistung im vorgenannten Zustellungsbereich eingesetzt werden 20 % Los 2 Preis 80 % Aktueller Anteil an emissionsfreien Fahrzeugen in Bezug auf die Fahrzeuge, die zur Erbringung der Leistung im vorgenannten Zustellungsbereich eingesetzt werden 20 % Los 3 Preis 80 % Aktueller Anteil an emissionsfreien Fahrzeugen in Bezug auf die Fahrzeuge, die zur Erbringung der Leistung eingesetzt werden 20 % Los 4 Preis 80 % Laufzeitquote E+1 20 % Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Der Zuschlag soll auf die wirtschaftlichsten Angebote erteilt werden. Die Verwaltung schlägt daher vor, folgenden Bietern den Zuschlag zu erteilen: Los 1 Postcon Konsolidierungs GmbH Los 2 Postcon Konsolidierungs GmbH Los 4 Deutsche Post AG Es besteht seitens der Stadt Karlsruhe keine Abnahmeverpflichtung in Höhe des ausgeschriebenen Volumens. Dieses stellt lediglich den geschätzten, voraussichtlichen Bedarf dar. Da für Los 3 (Pakete) kein Angebot vorliegt, wurde die Aufhebung des Vergabeverfahrens eingeleitet. Anschließend wird die Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens geprüft. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat 1. Der Gemeinderat nimmt nach Vorberatung im Hauptausschuss von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Postdienstleistungen für die Stadt Karlsruhe in der Zeit vom 01. Mai 2020 bzw. 01. Juli 2020 bis 30. Juni 2022 mit der einmaligen Option auf Vertragsverlängerung bis max. 30. Juni 2023 an die Firma Postcon (Los 1 und Los 2) und Deutsche Post AG (Los 4) zu. Los 1 Briefsendungen und Päckchen in der Leitregion 76... Firma Postcon Konsolidierungs GmbH Los 2 Briefsendungen und Päckchen im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland (außer Leitregion 76...) Firma Postcon Konsolidierungs GmbH Los 3 Pakete Kein Angebot eingegangen Los 4 Briefwahlunterlagen Firma Deutsche Post AG 2. Das Hauptamt/ZVS wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen.

Niederschrift 8. Plenarsitzung des Gemeinderates 24. März 2020, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 11. Punkt 8 der Tagesordnung: Vergabe von Postdienstleistungen, Beförderung und Zustellung von Brief- und Paketsendungen für die Stadt Karlsruhe Vorlage: 2020/0141 Beschluss: 1. Der Gemeinderat nimmt nach Vorberatung im Hauptausschuss von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Postdienstleistungen für die Stadt Karlsruhe in der Zeit vom 1. März 2020 bzw. 1. Juli 2020 bis 30. Juni 2022 mit der einmaligen Option auf Vertragsverlängerung bis max. 30 Juni 2023 an die Firma Postcon (Los 1 und Los 2) und Deutsche Post AG (Los 4) zu. Los 1 Briefsendungen und Päckchen in der Leitregion 76... Firma Postcon Konsolidierungs GmbH Los 2 Briefsendungen und Päckchen im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland (außer Leitregion 76...) Firma Postcon Konsolidierungs GmbH Los 3 Pakete Kein Angebot eingegangen Los 4 Briefwahlunterlagen Firma Deutsche Post AG 2. Das Hauptamt/Zentrale Vergabestelle wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Bei 35 Ja-Stimmen einstimmig zugestimmt. Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 8 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Hauptausschuss: – 2 – Im Hauptausschuss haben wir uns darüber länger unterhalten. Ich bitte um Ihr Votum. - Das ist auch einstimmig. Die Tagesordnungspunkte 9 und 10 sind vertagt. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 30. März 2020