Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an vier Schulen für den Zeitraum 20. April 2020 bis 28. Juli 2021 mit der Option auf Vertragsverlängerung

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister BESCHLUSSVORLAGE Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2019/1330 Dez. 3 Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an vier Schulen für den Zeitraum 20. April 2020 bis 28. Juli 2021 mit der Option auf Vertragsverlängerung Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 14.01.2020 2 X zugestimmt Beschlussantrag Der Hauptausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an das Helmholtz-Gymnasium, das Lessing-Gymnasium, die Adam- Remmele-Schule und die Südend-Grundschule für den Zeitraum 20. April 2020 bis 28. Juli 2021 mit der Option auf bis zu zweimalige Vertragsverlängerung bis maximal zum Schuljahr 2022/2023 an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Sauder GmbH, Bruchsal, für Los 1, der El Tucano GmbH & Co. KG, Wiesbaden, für Los 2 und der Ehrenfried Betriebe GmbH, Heidelberg, für die Lose 3 und 4 den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzügl. Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Ja Nein 310.856,50 Euro / Schuljahre 2019/20- 2020/21 310.856,50 Euro / SJ 2019/20-2020/21 0,00 Euro Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja Nein Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) Umschichtungen innerhalb des Dezernates Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu IQ-relevant X Nein Ja Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) X Nein Ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften X Nein Ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Ausschreibungsgegenstand Für vier Schulen in Karlsruhe wurde die Lieferung von Mittagsverpflegung für den Zeitraum 20. April 2020 bis 28. Juli 2021 mit der ein- bis zweimaligen Option auf Vertragsverlängerung um jeweils ein weiteres Schuljahr bis maximal Schuljahr 2022/2023 ausgeschrieben. Die Leistung ist in vier Lose aufgeteilt. Los 1: Helmholtz-Gymnasium zirka 325 Menüs pro Woche Los 2: Lessing-Gymnasium zirka 475 Menüs pro Woche Los 3: Adam-Remmele-Schule zirka 225 Menüs pro Woche Los 4: Südend-Grundschule zirka 650 Menüs pro Woche* * Die Verpflegungsleistung für den Schülerhort an der Südend-Grundschule mit zusätzlich zirka 425 Menüs pro Woche wurde im Rahmen der gemeinsamen Nutzung der Schulmensa bei der Ausschreibung mitberücksichtigt. Art der Vergabe Die Ausschreibung der Lieferleistung erfolgte im Offenen Verfahren nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in Verbindung mit § 15 Vergabeverordnung (VgV). Die Bekanntmachung erfolgte am 16. September 2019 im Amtsblatt der Europäischen Union sowie im Amtsblatt der Stadt Karlsruhe, im Internetausschreibungsservice der Stadt Karlsruhe und im Internetportal www.bund.de. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind die Angebote von sechs Firmen eingegangen: Drei Angebote für die Lose 1 und 2, vier Angebote für das Los 3 sowie fünf Angebote für das Lose 4. Das Angebot eines Bieters enthielt die mit Angebotsabgabe geforderten Unterlagen und war somit vollständig. Von den anderen fünf Bietern lagen nicht alle mit Angebotsabgabe geforderten Unterlagen vor. Die fehlenden Unterlagen wurden nach § 56 Absatz 2 Satz 1 VgV nachgefordert. Vier Bieter reichten die fehlenden Unterlagen fristgerecht nach. Ein Bieter versäumte die fristgerechte Nachreichung. Folglich wurde sein Angebot für die Lose 3 und 4 nach § 57 Absatz 1 Nummer 2 VgV von der Wertung ausgeschlossen. Eignungsprüfung: Die fünf verbleibenden Bieter erfüllen die festgelegten Eignungskriterien und verfügen folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung: Mit Abgabe des Angebots verpflichten sich die Bieter, die Qualitätsstandards (zum Beispiel auch der Bio-Anteil von mindestens 25 Prozent der Wareneinsatzmenge) der Karlsruher Leistungsbeschreibung für die Schulverpflegung, die sich an den Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e. V. (DGE) orientieren, einzuhalten. Zur Überprüfung, ob die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Standards von den Bietern erfüllt werden, wurde eine Diplom- Ökotrophologin mit der fachlichen Auswertung beauftragt. Ein Angebot für Los 4 entsprach nicht den Anforderungen und wurde ausgeschlossen. Die Angebote von vier Firmen konnten in der nächsten Wertungsstufe geprüft werden. Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Wirtschaftlichkeitsprüfung: Das wirtschaftlichste Angebot war losweise gemäß folgender Zuschlagskriterien zu ermitteln: Zuschlagskriterium Gewichtung in Prozent Preis 50 Qualität 50 Die Qualität (Optischer Eindruck, Geruch, Geschmack, Konsistenz/Beschaffenheit) wurde losweise in einem Probeessen bewertet, um die Schulen direkt am Entscheidungsprozess zu beteiligen und qualitative Aspekte nicht nur bei der fachlichen Prüfung, sondern auch bei der Entscheidung über den Zuschlag zu berücksichtigen. Am Probeessen nahmen pro Einrichtung insgesamt bis zu sieben Personen der Schulleitungen, des pädagogisches Personals, der Elternvertretungen und Schülerinnen und Schüler teil. Bei der Wertung der Angebote hinsichtlich der oben genannten Zuschlagskriterien ist die sogenannte Einfache Richtwertmethode zur Anwendung gekommen. Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten skalierten Kennzahl (Z). Folgendes Gesamtergebnis wurde ermittelt: Los Rang Bieter, Sitz Durchschnittspreis brutto pro Menü Kennzahl (Z) 1 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,85 Euro 23 2 Firma 20 3 Firma 19 2 1 El Tucano GmbH & Co. KG, Wiesbaden 3,17 Euro 24 2 Firma 22 3 Firma 21 3 1 Ehrenfried Betriebe GmbH, Heidelberg 3,21 Euro 48 2 Firma 41 3 Firma 34 4 1 Ehrenfried Betriebe GmbH, Heidelberg 2,89 Euro 12 2 Firma 11 3 Firma 8 Unter Berücksichtigung aller Zuschlagskriterien (50 Prozent Preis, 50 Prozent Qualität) wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Es wird vorgeschlagen, das Angebot der Sauder GmbH, Bruchsal, für Los 1, das Angebot der El Tucano GmbH & Co. KG, Wiesbaden, für Los 2 und das Angebot der Ehrenfried Betriebe GmbH, Heidelberg, für die Lose 3 und 4 anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Da die Beschlussfassung über die Umstellung der Zuschlagskriterien für die Schulverpflegung erst nach Start des Vergabeverfahrens erfolgt ist, wurde bei diesem Verfahren die Gewichtung des Probeessens von 30 Prozent auf 50 Prozent erhöht, aber die vorgesehenen zusätzlichen Kriterien noch nicht berücksichtigt. Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an das Helmholtz-Gymnasium, das Lessing-Gymnasium, die Adam- Remmele-Schule und die Südend-Grundschule für den Zeitraum 20. April 2020 bis 28. Juli 2021 mit der Option auf bis zu zweimalige Vertragsverlängerung bis maximal zum Schuljahr 2022/2023 an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Sauder GmbH, Bruchsal, für Los 1, der El Tucano GmbH & Co. KG, Wiesbaden, für Los 2 und der Ehrenfried Betriebe GmbH, Heidelberg, für die Lose 3 und 4 den Zuschlag zu erteilen.

Niederschrift 5. Sitzung Hauptausschuss 14. Januar 2020, 16:30 Uhr öffentlich Großer Sitzungssaal, Rathaus Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 2. Punkt 2 der Tagesordnung: Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an vier Schulen für den Zeitraum 20. April 2020 bis 28. Juli 2021 mit der Option auf Vertragsverlängerung Vorlage: 2019/1330 Beschluss: Der Hauptausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an das Helmholtz-Gymnasium, das Lessing-Gymnasium, die Adam-Remmele-Schule und die Südend-Grundschule für den Zeitraum 20. April 2020 bis 28. Juli 2021 mit der Option auf bis zu zweimalige Vertragsverlängerung bis maximal zum Schuljahr 2022/2023 an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Sauder GmbH, Bruchsal, für Los 1, der El Tucano GmbH & Co. KG, Wiesbaden, für Los 2 und der Ehrenfried Betriebe GmbH, Heidelberg, für die Lose 3 und 4 den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: Einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 2 zur Behandlung auf. Stadtrat Hofmann (CDU) zeigt sich verwundert, dass ein Anbieter aus Heidelberg fast einen Euro günstiger liefern könne, als jemand aus Bruchsal, obwohl er den doppelten Weg habe. Ihn interessiere, ob nach den neuen Qualitätsrichtlinien, die man jetzt beschlossen habe, das gleiche Ergebnis herauskomme. Stadtrat Löffler (GRÜNE) bittet um Mitteilungen, woher die anderen Anbieter gekommen seien, um einen besseren Vergleich zu haben. Auch sollten die Verlängerungsoptionen in Zukunft nicht gezogen werden, weil man dann mit den neuen Kriterien ausschreiben könne und nicht den alten Vertrag nach den alten Kriterien verlängere. – 2 – Stadträtin Melchien (SPD) merkt an, man habe wiederholt in der Vergangenheit die Entfernung der Anbieter kritisiert. Man sei froh, dass bald die neuen Kriterien zum Tragen kämen. Wer könne diese Option der Verlängerung ziehen? Seien das die Firmen? Ihrer Fraktion sei daran gelegen, dass die betreffenden Schulen dies entscheiden können. Prinzipiell sei wichtig, künftig Regionalität stärker wertzuschätzen. Stadträtin Binder (DIE LINKE.) geht es insbesondere um die Option. Die jetzige Ausschreibung könne man nicht verschieben, bis die neuen Qualitätsstandards abschließend definiert seien. Inwieweit könne diese Ausschreibung relativiert werden in der Sache dieser optionalen Verlängerung? Könne man es prüfen, konkret machen, dass diese Option dann zumindest mit den neuen Qualitätsstandards erfüllt werden müsse? Herr Frisch (Schul- und Sportamt) geht auf die aufgeworfenen Fragen ein. Man könne nicht sagen, ob bei der Ausschreibung ein anderes Ergebnis herausgekommen wäre, wenn man schon die neuen Standards hätte zugrunde legen können. Vorausschicken wolle er, dass diese Ausschreibung nicht geplant gewesen sei. Ein in Karlsruhe ansässiger Caterer habe darum gebeten, den Vertrag zu beenden. Die Firma Ehrenfried habe eine Produktionsstätte in Karlsruhe, was die Anfahrtswege relativere. Man werde die neuen Kriterien bei allen künftigen Ausschreibungen zugrunde legen. Wenn sich zeige, dass man nicht zufrieden sei mit dem, was die Caterer bieten, wenn die Schulen nicht zufrieden seien, könne man als Auftraggeber die Option ziehen, den Vertrag nicht zu verlängern. Mit den neuen Kriterien betrete man Neuland. Man sei einer der wenigen Auftraggeber im Bereich Schulverpflegung, der solche Kriterien habe. Jetzt müsse man Erfahrungen sammeln. Von daher sei es gut, dass man immer einzelne Tranchen habe und nicht alles auf einmal ausschreiben müsse. Man werde in einem gemeinderätlichen Gremium einen Bieterdialog durchführen und die Bieter über die Kriterien informieren. Frau Beer (Schul- und Sportamt) ergänzt, die weiteren Anbieter seien alle aus dem Landkreis gewesen. Der Vorsitzende merkt an, wenn eine Firma aus Wiesbaden sei, bedeute dies nicht, dass sie auch dort produziere. Insofern sei für die zukünftige Diskussion wichtig, die Produktionsstätte abzufragen und in der Auflistung aufzuführen. Wenn man die Option ziehen müsse, müsse man den Hauptausschuss informieren, damit man miteinander im Dialog bleibe. Nachdem keine weiteren Wortmeldungen mehr vorliegen, lässt er über die Vorlage abstimmen und stellt die einstimmige Zustimmung fest. – 3 – Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten- 4. Februar 2020