Auftragsvergabe von externen Beratungsleistungen seitens der Stadt

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister ANFRAGE DIE LINKE.-Gemeinderatsfraktion Vorlage Nr.: 2019/1303 Auftragsvergabe von externen Beratungsleistungen seitens der Stadt und den öffentlichen Unternehmen Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 24.03.2020 49 x 1. Welche externen Beratungs- und Unterstützungsleistungen haben die Verwaltung und die kommunalen Unternehmen seit 2014 an externe Auftragnehmer*innen bzw. Sachverständige und/oder Berater*innen vergeben? Bitte mit Nennung von Auftragstitel, Auftragszweck, Auftragnehmer, Auftragsvolumen und Beratungszeitraum pro Jahr beantworten. 2. Warum mussten externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen herangezogen werden? 3. Auf welcher Grundlage wurden die entsprechenden Leistungen jeweils vergeben? Bitte nach Vergabeart, Ausschreibungen und Abrufen aus Rahmenverträgen differenzieren. 4. Wie definiert die Verwaltung externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen? 5. Inwiefern wurde bei allen Vergaben eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung durchgeführt? Inwieweit wurde hierbei berücksichtigt, ob nicht stattdessen ein Aufbau von Personalstellen in der Verwaltung oder den kommunalen Unternehmen sinnvoller gewesen wäre? 6. Welche zentrale Stelle gibt es, die alle Vergaben an Externe prüft, u. a. auch auf deren Angemessenheit und um Doppelvergaben zu verhindern? 7. Wie wird bei Vergaben geprüft, ob es im Vorhinein eine Festlegung auf einen bestimmten Auftragnehmer gibt? Begründung: Sowohl die Bundesregierung als auch die Landesregierungen geben derzeit enorme Summen für externe Beratungen aus. Daher ist es wichtig, zu wissen, welche Summen die Stadtverwaltung und die kommunalen Unternehmen für externe Beratungen ausgeben. Dabei ist auch zu hinterfragen, ob diese grundsätzlich notwendig sind, da sie vermutlich auch durch die Kompetenzen innerhalb der Stadtverwaltung getragen und so Kosten gespart werden könnten. Unterzeichnet von: Lukas Bimmerle Karin Binder Mathilde Göttel

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister STELLUNGNAHME zur Anfrage DIE LINKE.-Gemeinderatsfraktion Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2019/1303 Dez. 1 Auftragsvergabe von externen Beratungsleistungen seitens der Stadt und den öffentlichen Unternehmen Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Gemeinderat 24.03.2020 49 x 1. Welche externen Beratungs- und Unterstützungsleistungen über einer Wertgrenze von 50.000 € hat die Verwaltung im Jahr 2019 an externe Auftragnehmer*innen bzw. Sachverständige und/oder Berater*innen vergeben? Bitte mit Nennung von Auftragstitel, Auftragszweck, Auftragnehmer, Auftragsvolumen und Vertragslänge beantworten. Die Rückmeldungen aus dem Kämmereibereich sind aus der beigefügten Tabelle zu entnehmen. Architekten-, Ingenieur- oder sonstige Dienstleistungen in Zusammenhang mit Baumaßnahmen wurden nicht berücksichtigt. 2. Warum mussten im jeweiligen Einzelfall externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen herangezogen werden? Die Stadt Karlsruhe vergibt grundsätzlich nur dann externe Aufträge, wenn die vorhandenen Arbeitskapazitäten ausgelastet sind oder es sich um einzelfallbezogene Fragestellungen spezieller Art handelt, für die es unwirtschaftlich wäre, dauerhaft Spezialwissen/Fachexpertise vorzuhalten. Die Komplexität der Aufgabestellungen und eine zeitnahe sowie kurzfristige Durchführung des Auftrages sind weitere Aspekte für externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen. 3. Auf welcher Grundlage wurden die entsprechenden Leistungen jeweils vergeben? Bitte nach Vergabeart differenzieren. Die Rückmeldungen aus dem Kämmereibereich sind aus der beiliegenden Tabelle zu entnehmen. 4. Wie definiert die Verwaltung externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen? Für externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen sind keine allgemeingültigen Definitionen vorhanden. Nach einer Definition des Bundesrechnungshofes ist Gegenstand der externen Beratung eine entgeltliche Leistung, die dem Ziel dient, im Hinblick auf konkrete Entscheidungssituationen des Auftraggebers praxisorientierte Handlungsempfehlungen zu entwickeln und zu bewerten, den Entscheidungsträgern zu vermitteln und ggf. ihre Umsetzung zu begleiten. Von externen Unterstützungsleistungen spricht das Bundesministerium der Verteidigung beispielswiese, wenn für unaufschiebbare Aufgaben Leistungen von Externen, insbesondere privatwirtschaftlichen Unternehmen, vorübergehend in Anspruch genommen werden. Eine verwaltungsinterne Definition für externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen liegt nicht vor. Ergänzende Erläuterungen Seite 2 5. Inwiefern wurde bei allen Vergaben eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung durchgeführt? Inwieweit wurde hierbei berücksichtigt, ob nicht stattdessen ein Aufbau von Personalstellen in der Verwaltung oder den kommunalen Unternehmen sinnvoller gewesen wäre? Die fehlende Kontinuität der Aufgabe, der teilweise geringe Umfang oder auch zeitliche Aspekte sprechen nicht für den Aufbau von Personalstellen. Im Hinblick auf eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung wird auf Ziffer 6 verwiesen. 6. Welche zentrale Stelle gibt es, die alle Vergaben an Externe prüft, u. a. auch auf deren Angemessenheit und um Doppelvergaben zu verhindern? Welche Vergaben werden von der zentralen Vergabestelle vorgenommen bzw. geprüft? Das Rechnungsprüfungsamt (RPA) nimmt die gesetzlich in der Gemeindeordnung und der Gemeindeprüfungsordnung vorgeschriebenen Aufgaben der örtlichen Prüfung wahr. Darunter fällt auch die stichprobenartige Prüfung von Auftragsvergaben. Neben der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit von geleisteten Auszahlungen, wird bedarfsbezogen auch die Wirtschaftlichkeit von beauftragten Maßnahmen einschl. der zugrunde liegenden Vergabeentscheidungen einbezogen. Die Prüfungen erfolgen sowohl im Liefer- und Dienstleistungsbereich als auch im Baubereich und betrachten i. d. R. die zur Beurteilung eines ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns erforderlichen Aspekte. In bestimmten Fällen erfolgt die Prüfung vor dem Vollzug der Auszahlung bzw. vor der Auftragserteilung. Beispielsweise sind dem RPA auf der Grundlage des Gemeinderatsbeschlusses vom 25.03.1980 im Baubereich Abschlüsse von Verträgen über Architekten- und Ingenieurleistungen einschließlich sonstiger Verträge mit Freiberuflern ab einer Höhe von 10.000 € (ohne USt) vor dem Vollzug zur Prüfung und Mitzeichnung vorzulegen. Eine Prüfung aller Vergaben ist jedoch -nicht zuletzt aufgrund personeller Restriktionen- nicht leistbar, wäre allerdings auch weder prüfungseffizient noch sinnvoll. Alle Dienststellen müssen Aufträge zu Liefer- und Dienstleistungen (ohne Architekten-, Bau- und Ingenieurleistungen) ab dem EU-Schwellenwert (2019: 221.000 Euro, netto) über die Zentrale Vergabestelle (ZVS) beim Hauptamt abwickeln. Die Verpflichtung wird sich sukzessive auf die Auftragsvergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes ausweiten. Wobei die Zentrale Vergabestelle selbst keine Prüfung von Auftragsvergaben vornimmt, sondern eine Dienstleistungs- und Beratungsfunktion im Rahmen des Vergabeverfahrens erbringt. 7. Wie wird bei Vergaben geprüft, ob es im Vorhinein eine Festlegung auf einen bestimmten Auftragnehmer durch zu enge Ausschreibungskriterien gibt? Öffentliche Aufträge sind grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben. Oberhalb des EU- Schwellenwertes erfolgt dies im Regelfall im Rahmen von Offenen Verfahren oder Nicht offenen Verfahren mit Teilnahmewettbewerb. Unterhalb des EU-Schwellenwertes erfolgt dies im Rahmen von Öffentlichen Ausschreibungen oder Beschränkten Ausschreibungen mit Teilnahmewettbewerb. Damit wird ein größtmöglicher Wettbewerb sichergestellt. Ein Abweichen von diesen Regelverfahren wird bei Vergaben, die über die Zentrale Vergabestelle abgewickelt werden, kontrolliert. Des Weiteren wird die vergaberechtliche Zulässigkeit von Ausschreibungskriterien einschließlich der Inhalte des Leistungsverzeichnisses bei allen Vergaben, die über die Zentrale Vergabestelle abgewickelt werden, kontrolliert. Die Kontrolle erstreckt sich hierbei auch auf den Grundsatz der Produktneutralität, der in der Vergabedienstanweisung für alle Mitarbeitenden der Stadt verbindlich geregelt ist. Danach darf die Leistungsbeschreibung nicht auf eine bestimmte Produktion, Herkunft, ein besonderes Verfahren, auf gewerbliche Schutzrechte, Typen oder einen bestimmten Ursprung verweisen, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden. Zudem schreibt die Vergabedienstanweisung für die Vergabe von freiberuflichen Leistungen vor, dass auf die Streuung der Aufträge stets zu achten ist. Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Hinsichtlich der Prüfung durch das RPA wird auf die Antwort zu Frage 6 verwiesen.

04.03.2020 DienststelleAuftragstitelAuftragszweckAuftragnehmer Auftragsvolumen brutto, gesamt in € Vertragsdauer/ - laufzeit Vergabeart Stadtplanungsamt Städtebauliche SanierungKonkretisierung Netzwerk Sippl, Stuttgart75.219,90 € 2019Freiberufliche Leistung, Angebotseinholung in Anlehung an die Freihändige Vergabe Stadtplanungsamt Städtebaulicher Entwurf, Konzepte zur Bebauung Vorentwurf FestplatzFortschreibung Agence Ter GmbH, Karlsruhe58.908,49 € 2019Freiberufliche Leistung, Angebotseinholung in Anlehung an die Freihändige Vergabe Stadtplanungsamt Städtebauliche RahmenplanungFreianlagenplanung Machleidt, Berlin80.840,33 € 2019Freiberufliche Leistung, Angebotseinholung in Anlehung an die Freihändige Vergabe Stadtplanungsamt Städtebaulicher Entwurf Konzepte zur Bebauung Sportstätte Am Brunnenstückweg Prof. Schmidt Treiber Partner, Leonberg69.132,54 € 2019Freiberufliche Leistung, Angebotseinholung in Anlehung an die Freihändige Vergabe Tiefbauamt Fortschreibung der Betriebsoptimierung im Klärwerk Karlsruhe Optimierung der betrieblichen Entwicklung im Klärwerk Jedele und Partner GmbH, Stuttgart95.200,00 € 18 MonateFreihändige Vergabe Tiefbauamt Konzept zum langfristigen Ausbau und der Sanierung im Klärwerk Karlsruhe Bauliche Entwicklung im Klärwerk Hollinger Ingenieure, Merklingen113.200,00 € 16 MonateOffenes Verfahren Umweltamt Energetische Stadtsanierung Quartier Stupferich Erstellung eines integrierten Quartierskonzeptes (Teil A) und anschließende Umsetzung durch einen Sanierungsmanager (Teil B) für den Stadtteil Stupferich KEK - Karlsruher Energie- und Klimaschutzagentur gGmbH, Karlsruhe 204.649,00 € 08/2019 bis 08/2022 Direktvergabe; Antrag der OV Stupferich erfolgte im Zuge der DHH-Beratungen 2019/2020. Die Maßnahme wird von der KfW-Bank mit 65 % gefördert. IT-Amt IT_DL_PLS_191114 Vorbereitung EU-Vergabe TK- Dienstvertrag PLS AG, Murr55.037,50 € noch laufendFreihändige Vergabe AfA Juristische BeratungsleistungUmwandlung in einen EigenbetriebHeuking Kühn Lüer Wojtek PartGmbB, Düsseldorf 220.800,00 € 2019Juristische Beratungsleistung, Angebotseinholung in Anlehnung an die Freihändige Vergabe HSPKA, Dez. 4 Entwicklung eines integrierten und bereichsübergreifenden Tragfähigkeitskonzeptes für die Stadt Karlsruhe (Tragfähigkeitsanalyse) Tragfähigkeitsanalyse Finanzwissenschaftlichen Forschungsinstituts an der Universität zu Köln, Köln 63.429,60 € 2019Öffentliche Ausschreibung Stadtkämmerei E-Rechnung Feinplanung SollprozesseE-Rechnung Feinplanung Sollprozesse Rödl & Partner GbR, Nürnberg96.473,30 € 2019Öffentliche Ausschreibung Eigenbetrieb Fußballs Organisation des Finanz- und Rechnungswesens, JahresabschlussOrganisation des Finanz- und Rechnung Zumbach Reiter Part GmbH, Karlsruhe100.906,60 € 2019 bis 2021Freihändige Vergabe 2019 Aufträge ab 50.000 Euro, brutto Anfrage der Gemeinderatsfraktion DIE LINKE zur Auftragsvergabe von externen Beratungs- und Unterstützungsleistungen seitens der Stadt Jahr: Wertgrenze:

Niederschrift 8. Plenarsitzung des Gemeinderates 24. März 2020, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 31. Punkt 49 der Tagesordnung: Auftragsvergabe von externen Beratungsleistungen seitens der Stadt Anfrage: DIE LINKE. Vorlage: 2020/1303 Beschluss: Kenntnisnahme Abstimmungsergebnis: keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 49 zur Behandlung auf und stellt fest, die Stellungnahme der Verwaltung liege vor, der Gemeinderat habe Kenntnis genommen. (Keine Wortmeldung) Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 30. März 2020