Rahmenvertrag über die Lieferung von Tintenpatronen und Tonern für die Stadt Karlsruhe

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister BESCHLUSSVORLAGE Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2019/1301 Dez. 1 Rahmenvertrag über die Lieferung von Tintenpatronen und Tonern für die Stadt Karlsruhe Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 14.01.2020 1 X Sc an ne n.p df zugestimmt Beschlussantrag Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe eines Rahmenvertrags über die Lieferung von Tintenpatronen und Tonern für die Stadt Karlsruhe im Zeitraum vom 1. März 2020 bis 28. Februar 2022 mit einmaliger Verlängerungsoption um weitere 12 Monate zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma Printion GmbH, Griesheim, für die Dauer von längstens 3 Jahren zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzügl. Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Ja Nein 1.579.357,29 € brutto 2020 438.710,36 € brutto 2021 526.452,43 € brutto 2022 526.452,43 € brutto 2023 87.742,07 € brutto Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja Nein Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) Umschichtungen innerhalb des Dezernates Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu IQ-relevant X Nein Ja Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) X Nein Ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften X Nein Ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 I. Vergabeverfahren, Auftragswertschätzung Für die Stadt Karlsruhe wurde ein Rahmenvertrag über die kostenstellenbezogene Belieferung der Dienststellen, Einrichtungen und einiger städtischer Gesellschaften der Stadt Karlsruhe sowie der Europäischen Schule mit Bedarfen an Tintenpatronen und Tonern ausgeschrieben. Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate (vom 1. März 2020 bis 28. Februar 2022). Im Anschluss besteht eine einmalige Option zur Verlängerung um ein weiteres Jahr bis zum 28. Februar 2023. Seitens der Stadt Karlsruhe besteht keine Abnahmeverpflichtung in Höhe des ausgeschriebenen Volumens. Dieses stellt lediglich den kalkulierten, voraussichtlichen Bedarf dar. Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlich gelieferten Verbrauchsmaterialien. Die Haushaltsmittel sind auf dem Sachkonto des jeweiligen Haushaltsjahres eingeplant. Die Auftragswertschätzung (ermittelt durch Abrufzahlen aus dem letzten Rahmenvertrag sowie Marktrecherche) belief sich auf ca. 670.000 € (brutto) pro Jahr beziehungsweise für den Gesamtzeitraum auf ca. 2.010.000 € (brutto). Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines EU-weiten, offenen Ausschreibungsverfahrens nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe durchgeführt. Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am 15. Oktober 2019. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform subreport, der Homepage der Stadt Karlsruhe und Bund.de erfolgte am 17. Oktober 2019. Im Amtsblatt der Stadt Karlsruhe wurde die Bekanntmachung am 25. Oktober 2019 veröffentlicht. Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen. Die Vergabeunterlagen wurden von zwölf Firmen angefordert. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 15. November 2019 gingen Angebote von drei Anbietern ein. II. Umweltkriterien / Nachhaltigkeit Im Hinblick auf eine nachhaltige und umweltfreundliche Beschaffung sowie die Produktqualität und Prüfung der gesundheitlichen Unbedenklichkeit wurden im Leistungsverzeichnis entsprechende Mindestanforderungen für die Produkte vorgegeben. Hier wurde die Einhaltung der Leistungsmerkmale des „Blauen Engels“ RAL-UZ 177 oder einer vergleichbaren Umweltzertifizierung bei Herstellung der Tintenpatronen und Tonermodule gefordert und diese konkret vorgegeben:  Kein Zusatz von gesundheitsgefährdenden, kennzeichnungspflichtigen Stoffen wie Schwermetalle, Azo-Farbmittel u.a.  Keine Überschreitung der (Staub-)Emissionswerte  Druckqualität und Seitenleistung gemäß DIN 33870  Mehrfach verwendbare, recyclebare Tonermodule Auch hinsichtlich Fachkunde und Leistungsfähigkeit waren Nachweise zu erbringen:  Zertifizierung des mit der Leergutrücknahme beauftragten Unternehmens als Entsorgungsfachbetrieb gem. §§56,57 Kreislaufwirtschaftsgesetz  Nachweis eines Qualitätsmanagementsystems nach DIN ISO 9001:2015 sowie eines Umweltmanagementsystems nach DIN ISO 14001:2015 oder eines EU Öko-Audits (EMAS) des Herstellers Ergänzende Erläuterungen Seite 3 III. Prüfung und Wertung der Angebote, Auftragswert Alle Angebote wurden zur Prüfung und Wertung zugelassen. Nach formaler, rechnerischer und fachlicher Prüfung ergaben sich folgende Ergebnisse (für die längstmögliche Vertragslaufzeit von 3 Jahren): Rang Bieter Angebotssumme 1 Printion GmbH 1.579.357,29 € brutto 2 Bieter B 1.840.680,93 € brutto 3 Bieter C 2.299.006,46 € brutto Gemäß § 127 Absatz 1 GWB soll der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgte durch das Zuschlagskriterium Preis (100 %). Außerdem wurden zuvor im Zuge der fachlichen Prüfung die unter Ziff. 2 genannten Kriterien bzw. Zertifikate nachgewiesen. Das Angebot der Firma Printion GmbH aus Griesheim ist somit das wirtschaftlichste Angebot. Unter Berücksichtigung des o. g. Auftragswertes in Höhe von 1.579.357,29 € sowie der Auftragswertschätzung in Höhe von ca. 2.010.000 € kann somit von einer Gesamteinsparung in Höhe von rund 430.000 € (brutto) in drei Jahren ausgegangen werden. Dies entspricht rund 21,43 % der ursprünglich kalkulierten Kosten. Ein Vergleich der vorgenannten Angebotssummen aller Anbieter legt nahe, dass die Angebotspreise marktüblich sind. Es ist daher davon auszugehen, dass das Angebot der Firma Printion GmbH auskömmlich ist und die Leistungserbringung vertragsgemäß erwartet werden kann. Es wird daher vorgeschlagen, den Zuschlag auf das Angebot der Firma Printion GmbH, Griesheim, für den Zeitraum vom 1. März 2020 bis 28. Februar 2022 mit einmaliger Verlängerungsoption um weitere 12 Monate zu erteilen. Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss 1. Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe des Rahmenvertrags über die Lieferung von Tintenpatronen und Tonern für die Stadt Karlsruhe für den Zeitraum vom 1. März 2020 bis 28. Februar 2022 mit einmaliger Verlängerungsoption um weitere 12 Monate zu. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und einen Vertrag mit der Firma Printion GmbH für die Dauer von längstens 3 Jahren zu schließen.

Niederschrift 5. Sitzung Hauptausschuss 14. Januar 2020, 16:30 Uhr öffentlich Großer Sitzungssaal, Rathaus Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 1. Punkt 1 der Tagesordnung: Rahmenvertrag über die Lieferung von Tintenpatronen und Tonern für die Stadt Karlsruhe Vorlage: 2019/1301 Beschluss: 1. Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe des Rahmenvertrags über die Lieferung von Tintenpatronen und Tonern für die Stadt Karlsruhe für den Zeitraum vom 1. März 2020 bis 28. Februar 2022 mit einmaliger Verlängerungsoption um weitere 12 Monate zu. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und einen Vertrag mit der Firma Printion GmbH für die Dauer von längstens 3 Jahren zu schließen. Abstimmungsergebnis: Bei 1 Enthaltung mehrheitlich zugestimmt Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung, begrüßt die Anwesenden, teilt die Namen der entschuldigt fehlenden Stadträtinnen und Stadträte mit und verweist auf die rechtzeitig zugegangene Tagesordnung sowie den Nachtrag zur Sitzung. Tagesordnungspunkt 11 sei abgesetzt. Anschließend ruft er Tagesordnungspunkt 1 zur Behandlung auf. Stadtrat Kalmbach (FW|FÜR) bekennt, er könne den Digitalisierungseffekt in der Bestellungsmenge nicht erkennen. Stadträtin Binder (DIE LINKE.) möchte wissen, wie die geforderten Qualitätsstandards dauerhaft gewährleistet würden. Insbesondere bei der Leergutrücknahme, beim Recycling könne viel „Schindluder“ getrieben werden. – 2 – Herr Wiederkehr (Hauptamt) antwortet, man erhebe im Zusammenhang mit dieser Ausschreibung keine Vergleichsmengen zu früher. Bei diesem Rahmenvertrag seien die Zahlen des letzten Vertragszeitraums zugrunde gelegt worden. Man habe jedoch keine Verpflichtung, in dieser Menge abzunehmen. Die Qualitätsstandards seien festgelegt. Man fordere entsprechende Zertifizierungen, überprüfe jedoch nicht, ob diese auch eingehalten würden. Dies sei nicht leistbar. Der Vorsitzende lässt, nachdem keine weiteren Wortmeldungen mehr vorliegen, über die Vorlage abstimmen und stellt mehrheitliche Zustimmung fest. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten- 4. Februar 2020