Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an 19 Mensen in Schulen und Schulkindergärten für das Schuljahr 2019/2020 mit der Option auf Vertragsverlängerung

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister BESCHLUSSVORLAGE Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2019/0585 Dez. 3 Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an 19 Mensen in Schulen und Schulkinder- gärten für das Schuljahr 2019/2020 mit der Option auf Vertragsverlägerung Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Gemeinderat 25.06.2019 6 x Beschlussantrag Der Gemeinderat nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an das Kant-Gymnasium, die Ernst-Reuter-Gemeinschaftsschule, die Werner-von-Siemens-Schule, die Oberwaldschule Aue, die beiden Mensen der Anne-Frank- Schule, die Schule am Weinweg, die Erich Kästner-Schule, die Federbachschule, die Albschule, den Kieselsteine Schulkindergarten, die Eichendorffschule, die Hans-Thoma-Schule, die Hein- rich-Köhler-Schule, die Leopoldschule, die Pestalozzischule, die Schloss-Schule und die Tulla- schule für das Schuljahr 2019/2020 mit der Option auf bis zu dreimalige Vertragsverlängerung bis maximal zum Schuljahr 2022/2023 an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Sauder GmbH, Bruchsal, für die Lose 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 12, 13, 15, 16, 17 und 18 und der El Tucano GmbH & Co. KG, Wiesbaden, für die Lose 14 und 19 den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen Gesamtkosten der Maß- nahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzügl. Fol- geerträge und Folgeeinsparungen) Ja Nein 1.482.411,16 Euro / Schuljahr 2019/2020 1.297.242,10 Euro / Schuljahr 2019/2020 185.169,06 Euro / Schuljahr 2019/2020 Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden Ja Nein Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen: Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik) Umschichtungen innerhalb des Dezernates Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den Folgejahren zu IQ-relevant X Nein Ja Korridorthema: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) X Nein Ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften X Nein Ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 (Ausschreibungsgegenstand Für 19 Mensen in Schulen und Schulkindergärten in Karlsruhe wurde die Lieferung von Mittags- verpflegung für das Schuljahr 2019/2020 mit der ein- bis dreimaligen Option auf Vertragsver- längerung um jeweils ein weiteres Schuljahr bis maximal Schuljahr 2022/2023 ausgeschrieben. Die Leistung ist in 19 Lose aufgeteilt. Los 1: Kant-Gymnasium zirka 300 Menüs pro Woche Los 2: Ernst-Reuter-Gemeinschaftsschule zirka 1400 Menüs pro Woche Los 3: Werner-von-Siemens-Schule zirka 1200 Menüs pro Woche Los 4: Oberwaldschule Aue zirka 675 Menüs pro Woche Los 5: Anne-Frank-Schule (Gemeinschaftsschule) zirka 325 Menüs pro Woche Los 6: Schule am Weinweg zirka 340 Menüs pro Woche Los 7: Erich Kästner-Schule zirka 920 Menüs pro Woche Los 8: Federbachschule zirka 200 Menüs pro Woche Los 9: Albschule zirka 265 Menüs pro Woche Los 10: Schulkindergarten an der Alb zirka 60 Menüs pro Woche Los 11: Kieselsteine Schulkindergarten zirka 144 Menüs pro Woche Los 12: Anne-Frank-Schule (Ganztagsgrundschule) zirka 800 Menüs pro Woche Los 13: Eichendorffschule zirka 1000 Menüs pro Woche Los 14: Hans-Thoma-Schule zirka 650 Menüs pro Woche Los 15: Heinrich-Köhler-Schule zirka 400 Menüs pro Woche Los 16: Leopoldschule zirka 450 Menüs pro Woche Los 17: Pestalozzischule zirka 575 Menüs pro Woche Los 18: Schloss-Schule zirka 750 Menüs pro Woche Los 19: Tullaschule zirka 500 Menüs pro Woche Art der Vergabe Die Ausschreibung der Lieferleistung erfolgte im Offenen Verfahren nach Gesetz gegen Wett- bewerbsbeschränkungen (GWB) und Vergabeverordnung (VgV). Die Bekanntmachung erfolgte am 22. Februar 2019 im Amtsblatt der Europäischen Union sowie im Amtsblatt der Stadt Karls- ruhe, im Internetausschreibungsservice der Stadt Karlsruhe und im Internetportal www.bund.de. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind die Angebote von fünf Firmen eingegangen: Zwei Ange- bote für die Lose 1, 2, 5, 7, 8, 9, 11, 14 und 16, vier Angebote für das Los 3, drei Angebote für die Lose 4, 6, 12, 13, 15, 17, 18 und 19 sowie ein Angebot für das Los 10. Die Angebote von vier Bietern enthielten die mit Angebotsabgabe geforderten Unterlagen und waren somit voll- ständig. Das Angebot eines Bieters war unvollständig und wurde ausgeschlossen. Das ausgeschlossene Angebot entsprach darüber hinaus nicht den Anforderungen der Leistungsbeschreibung und war folglich auch wegen einer unzulässigen Änderung der Vergabeunterlagen im Rahmen der fachlichen Prüfung auszuschließen. Eignungsprüfung: Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Die vier verbleibenden Bieter erfüllen die festgelegten Eignungskriterien und verfügen folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung: Mit Abgabe des Angebots verpflichten sich die Bieter, die Qualitätsstandards (zum Beispiel auch der Bio-Anteil von mindestens 25 Prozent der Wareneinsatzmenge) der Karlsruher Leistungsbe- schreibung für die Schulverpflegung, die sich an den Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e. V. (DGE) orientieren, einzuhalten. Zur Überprüfung, ob die in der Leistungsbe- schreibung aufgeführten Standards von den Bietern erfüllt werden, wurde eine Diplom- Ökotrophologin mit der fachlichen Auswertung beauftragt. Jeweils ein Angebot für die Lose 1, 2, 5 bis 16 und 19 sowie jeweils zwei Angebote für die Lose 3, 4, 17 und 18 entsprachen nicht den Anforderungen und wurden ausgeschlossen. Zwei Angebote konnten in der nächsten Wer- tungsstufe geprüft werden. Da für Los 10 kein wertbares Angebot vorliegt, wurde die Aufhebung des Vergabeverfahrens für dieses Los eingeleitet. Anschließend wird die Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens geprüft. Wirtschaftlichkeitsprüfung: Das wirtschaftlichste Angebot war losweise gemäß folgender Zuschlagskriterien zu ermitteln: Zuschlagskriterium Gewichtung in Prozent Preis 70 Qualität 30 Die Qualität (Aussehen, Geschmack, Konsistenz) für die Lose 3, 6, 12, 13, 15 und 19 wurde in einem Probeessen bewertet, um die Schulen direkt am Entscheidungsprozess zu beteiligen und qualitative Aspekte nicht nur bei der fachlichen Prüfung, sondern auch bei der Entscheidung über den Zuschlag zu berücksichtigen. Am Probeessen nahmen pro Einrichtung insgesamt bis zu sieben Personen der Schulleitungen, des pädagogisches Personals, der Elternvertretungen und Schülerinnen und Schüler teil. Da für die Lose 1, 2, 4, 5, 7, 8, 9, 11, 14, 16, 17 und 18 jeweils nur ein wertbares Angebot vor- lag, wurde auf die Durchführung des Probeessens verzichtet. Die betreffenden Schulen wurden davon in Kenntnis gesetzt. Den Verzicht auf das Probeessen bei nur einem wertbaren Angebot hatte sich die Vergabestelle in den Vergabeunterlagen explizit vorbehalten. Bei der Wertung der Angebote hinsichtlich der oben genannten Zuschlagskriterien ist die soge- nannte Medianmethode zur Anwendung gekommen, die auch negative Werte zum Ergebnis haben kann. Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten skalierten Kennzahl (Z). Fol- gendes Gesamtergebnis wurde ermittelt: Los Rang Bieter, Sitz Durchschnittspreis brutto pro Menü Kennzahl (Z) 1 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,85 Euro 2 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,75 Euro 3 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,37 Euro -35,07 2 Firma -44,93 4 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,85 Euro 5 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,37 Euro 6 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,42 Euro -38,88 Ergänzende Erläuterungen Seite 4 2 Firma -41,12 7 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,75 Euro 8 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,85 Euro 9 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,85 Euro 10 Es liegt kein wertbares Angebot vor. 11 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,58 Euro 12 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,42 Euro -38,04 2 Firma -41,96 13 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,42 Euro -26,56 2 Firma -53,44 14 1 El Tucano GmbH & Co. KG, Wiesbaden 3,20 Euro 15 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,53 Euro -13,43 2 Firma -66,57 16 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,85 Euro 17 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,75 Euro 18 1 Sauder GmbH, Bruchsal 3,75 Euro 19 1 El Tucano GmbH & Co. KG, Wiesbaden 3,20 Euro -39,29 2 Firma -40,71 Unter Berücksichtigung aller Zuschlagskriterien (70 Prozent Preis, 30 Prozent Qualität) wird der Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaft- lichste Angebot erteilt. Es wird vorgeschlagen, das Angebot der Sauder GmbH, Bruchsal, für die Lose 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 12, 13, 15, 16, 17 und 18 und das Angebot der El Tucano GmbH & Co. KG, Wiesbaden, für die Lose 14 und 19 anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Die Änderung der Zuschlagskriterien konnte aus terminlichen Gründen bei diesem Verfahren noch nicht berücksichtigt werden. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an das Kant-Gymnasium, die Ernst-Reuter-Gemeinschaftsschule, die Werner-von-Siemens-Schule, die Oberwaldschule Aue, die beiden Mensen der Anne-Frank- Schule, die Schule am Weinweg, die Erich Kästner-Schule, die Federbachschule, die Albschule, den Kieselsteine Schulkindergarten, die Eichendorffschule, die Hans-Thoma-Schule, die Hein- rich-Köhler-Schule, die Leopoldschule, die Pestalozzischule, die Schloss-Schule und die Tulla- schule für das Schuljahr 2019/2020 mit der Option auf bis zu dreimalige Vertragsverlängerung bis maximal zum Schuljahr 2022/2023 an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Sauder GmbH, Bruchsal, für die Lose 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 12, 13, 15, 16, 17 und 18 und der El Tucano GmbH & Co. KG, Wiesbaden, für die Lose 14 und 19 den Zuschlag zu erteilen.

Niederschrift 65. Plenarsitzung des Gemeinderates 25. Juni 2019, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 8. Punkt 6 der Tagesordnung: Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an 19 Mensen in Schulen und Schulkindergärten für das Schuljahr 2019/2020 mit der Op- tion auf Vertragsverlängerung Vorlage: 2019/0585 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lie- ferung von Mittagsverpflegung an das Kant-Gymnasium, die Ernst-Reuter- Gemeinschaftsschule, die Werner-von-Siemens-Schule, die Oberwaldschule Aue, die bei- den Mensen der Anne-Frank-Schule, die Schule am Weinweg, die Erich Kästner-Schule, die Federbachschule, die Albschule, den Kieselsteine Schulkindergarten, die Eichendorffschule, die Hans-Thoma-Schule, die Heinrich-Köhler-Schule, die Leopoldschule, die Pestalozzischu- le, die Schloss-Schule und die Tullaschule für das Schuljahr 2019/2020 mit der Option auf bis zu dreimalige Vertragsverlängerung bis maximal zum Schuljahr 2022/2023 an die vor- geschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, der Sauder GmbH, Bruchsal, für die Lose 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 12, 13, 15, 16, 17 und 18 und der El Tucano GmbH & Co. KG, Wiesbaden, für die Lose 14 und 19 den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: einstimmig zugestimmt Die Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 6 zur Behandlung auf. Bürgermeister Lenz: Wir wurden im Vorfeld der Gemeinderatssitzung angesprochen auf die Vergabe. Deswegen sage ich ein paar Takte vorweg zum Thema, das sonst einfach ab- gestimmt wird, wenn es um Vergaben geht, auch in unserem Bereich. – 2 – Die erste Vorbemerkung ist die: Die Frage aus Ihren Reihen war, wieso habt Ihr den Be- schluss nicht schon umgesetzt von Ende Februar, nämlich 50 % Qualität und 50 % Preis. Sie wissen, worum es geht. Ich gehe nicht auf Details ein. Die Vergabe jetzt ist noch im Verhältnis 30 : 70, das Sie in die Balance gebracht haben, mit Ihrem Antrag. Ganz einfach, die Vergabestelle hat mit der Vergabe, die doch ein komplexeres Verfahren ist, schon im letzten Herbst begonnen, Oktober/November. Das ist die ganz einfache Antwort. Zweite Frage aus Ihren Reihen: Wie lange binden wir uns mit der Vergabe? Wir binden uns nur für das nächste Schuljahr. Sie haben ein Interventionsrecht. Aber was ich für wichtiger halte, das steht auf meinen Sprechzettel, das können Sie sich denken, die Schulen können sich melden. Es kann auch sein, dass welche zufrieden sind. Das alles machen wir im Schulbeirat, gegebenenfalls im Untergremium, das heißt, es brennt an dieser Stelle auch tatsächlich nichts an. Damit würde ich es – mit Blick auf meinen Amtsleiter – auch belassen wollen. Ich glaube, das waren die zwei wichtigen Fakten, dass Druck aus dem Kessel kommt, wenn uns das damit gelingt. Ein letztes, dass wir doch mit Qualität, auch in Ihrem Sinne – das ist alles gemeinderätlich vorgegeben die letzten Jahre – arbeiten, sehen Sie auch daran, dass die zuständige Öko- trophologin der Deutschen Gesellschaft für Ernährung zwei Anbieter herausgenommen hat, weil sie Ihren Qualitätsansprüchen nicht entsprochen haben. Jetzt noch eine ganz letzte Bemerkung, wir können nur das vergeben, was angeboten wird. Deswegen hoffen wir natürlich auf noch viel mehr Anbieter, alles in Ihrem Sinne, re- gional etc. Das war meine kurze Vorbemerkung. Stadträtin Rastätter (GRÜNE): Nur noch einmal eine kurze Anmerkung dazu. Wir finden es schade, dass jetzt noch nicht dieses neue Verhältnis von 70 % Qualität zu 30 % Wirt- schaftlichkeit in Anwendung kommt. Aber es ist so, dass es noch ein Jahr ist. Man muss aber schon dazu sagen, dass man bei dieser Ausschreibung dann auch gesehen hat, wozu das führt. Wieder sind es nur die riesigen Anbieter. Das, was wir eigentlich wollen, regiona- le kleinere Anbieter, die regionale Produkte anbieten, die transparent aufzeigen können, wo die Produkte herkommen, auch saisonale Produkte, das erreichen wir hier nicht. Man erreicht mit dieser Art der Vergabe nur die großen Monopole, die bundesweit versuchen, durch entsprechende wirtschaftliche Maßnahmen sich überall breit zu machen. Deshalb ist ein Paradigmenwechsel bei der Schulverpflegung notwendig. Da sind diese 70 : 30 ein ers- ter wichtiger Schritt. Deshalb freuen wir uns natürlich, wenn es bei der nächsten Vergabe umgesetzt wird. Wir gehen auch davon aus, dass dann diese Optionen der Verlängerung nicht in Anspruch genommen werden, weil wahrscheinlich diese Unternehmen die gar nicht so erfüllen können, wie wir das wollen, vom Qualitätsanspruch her. Deshalb ist es eigentlich nicht wahrscheinlich, dass es so kommt. Aber es sind sicher auch noch weitere Maßnahmen notwendig. Denn wir alle wollen, das kam auch schon in der Vergangenheit zum Ausdruck, dass eine gesunde, sehr gut schme- ckende und auch regionale, saisonale und nachhaltige Schul- und Kitaverpflegung gibt. Deshalb wird uns das Thema natürlich auch noch weiter beschäftigen. Zunächst im Schul- beirat. Soweit nur in Kürze noch einmal eine kleine Rückmeldung zu dieser Vergabe. Stadträtin Moser (SPD): Ich kann mich anschließen, was meine Kollegin Renate Rastätter gesagt hat. Es ist für mich und meine Fraktion eine Enttäuschung, dass es noch nicht wei- – 3 – ter gegangen ist. Im Februar haben wir den Antrag gestellt. Ich möchte noch einmal beto- nen, dass es für ganz wichtig ist, dass nicht nur die Qualität des Essens sondern auch die Nachhaltigkeit, die Entfernung usw. eine Rolle spielen. Ich habe das hier im Hause schon zwei- oder dreimal angeführt. Ich hoffe sehr - wir müssen in diesem Jahr noch zu Potte kommen -, dass die Kriterien geändert werden können. Sonst sitzen wir nächstes Jahr wie- der da und müssen entscheiden, 30 % Qualität, 70 % Preis. Das muss unbedingt vermie- den werden. Ich hoffe, dass diese Option der Verlängerung, wie mir auch zuverlässig versichert wurde, nicht gezogen wird. Als wir das gestern beraten haben, war uns total unklar, wer denn diese Option ziehen darf oder kann. Das wussten wir nicht. Ich gehe davon aus, dass, be- vor das der Fall sein wird, wir das im Schulbeirat beziehungsweise auch in den Fraktionen vorher auf den Tisch bekommen. Wir möchten nicht noch einmal „gezwungen“ werden, dass wir etwas zustimmen, wovon wir nicht überzeugt sind. Wir werden das heute tun. Aber nächstes Jahr möchten wir das nicht mehr. Der Vorsitzende: Wenn ich den Herrn Dezernenten richtig verstanden habe, wird bei den zukünftigen Ausschreibungen diese 50 : 50 Gewichtung stattfinden. Insofern brauchen Sie keine Angst haben, dass sie nicht stattfindet. Die Option, es zu verlängern, wird nicht au- tomatisch ergriffen, sondern da wird dann in den geeigneten Gremien mit Ihnen im Herbst darüber geredet. Jetzt warten wir erst einmal ab. Immerhin kommt einer aus Bruchsal. Das ist jetzt nicht so ganz weit weg und ein bisschen Region. Wir kommen damit zur Entscheidung. – Das ist Zustimmung. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 30. Juli 2019