Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an zwölf Schulmensen für das Schuljahr 2018/2019 mit der Option auf Vertragsverlängerung

Stadt Karlsruhe Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister BESCHLUSSVORLAGE Vorlage Nr.: 2018/0420 Verantwortlich: Dez.3 Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an zwölf Schulmensen für das Schuljahr 2018/2019 mit der Option auf Vertragsverlängerung Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 03.07.2018 6 X Beschlussantrag Der Hauptausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an das Helmholtz-Gymnasium, die Südend-Grundschule, die Adam-Remmele-Schule und das Lessing-Gymnasium in Karlsruhe für das Schuljahr 2018/2019 mit der Option auf bis zu dreimalige Vertragsverlängerung bis maximal zum Schuljahr 2021/2022 an die vivanti GmbH, Baden-Baden, zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, dem betreffenden Bieter den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen (bitte ankreuzen) nein X ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzügl. Folgeerträge und Folgeeinsparungen) 172.900,00 Euro / Schuljahr 2018/19 163.922,50 Euro / Schuljahr 2018/19 8.977,50 Euro / Schuljahr 2018/19 8.977,50 Euro / Schuljahr 2018/19 Haushaltsmittel stehen in voller Höhe zur Verfügung Kontierungsobjekt: PSP-Element: 1.400.21.10.*.02.91 Kontenart: 42800000 Ergänzende Erläuterungen: Bei Vertragsverlängerung sind die erforderlichen Haushaltsmittel in den Doppelhaushalten 2019/2020 und 2021/2022 einzuplanen. ISEK-Karlsruhe-2020-relevant X nein ja Handlungsfeld: Wählen Sie ein Element aus. Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) X nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften X nein ja abgestimmt mit Ausschreibungsgegenstand Für zwölf Schulmensen in Karlsruhe wurde die Lieferung von Mittagsverpflegung für das Schuljahr 2018/2019 mit der zwei- bis dreimaligen Option auf Vertragsverlängerung um jeweils ein weiteres Schuljahr bis maximal Schuljahr 2021/2022 ausgeschrieben. Die Leistung ist in zwölf Lose aufgeteilt. In Bezug auf die Lose 1, 2, 4 bis 8 und 10 hat die Vergabekammer Baden- Württemberg das Offene Verfahren mit Beschluss vom 4. Mai 2018 aufgehoben. Von der Aufhebung sind folgende Lose nicht betroffen: Los 3: Helmholtz-Gymnasium zirka 325 Menüs pro Woche Los 9: Südend-Grundschule zirka 300 Menüs pro Woche* Los 11: Adam-Remmele-Schule zirka 225 Menüs pro Woche Los 12: Lessing-Gymnasium zirka 450 Menüs pro Woche * Die Verpflegungsleistung für den Schülerhort an der Südend-Grundschule mit zusätzlich zirka 550 Menüs pro Woche wurde im Rahmen der gemeinsamen Nutzung der Schulmensa bei der Ausschreibung mitberücksichtigt. Aufgrund der räumlichen und technischen Ausstattung der Schulen wurde für alle vier Lose das Verpflegungssystem Warmanlieferung ausgeschrieben. Art der Vergabe Die Ausschreibung der Lieferleistung erfolgte im Offenen Verfahren nach Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und Vergabeverordnung (VgV). Die Bekanntmachung erfolgte am 24. Januar 2018 im Amtsblatt der Europäischen Union sowie im Amtsblatt der Stadt Karlsruhe, im Internetausschreibungsservice der Stadt Karlsruhe und im Internetportal www.bund.de. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Zwölf Firmen haben die Vergabeunterlagen angefordert. Zwei Angebote für die Lose 3, 9, 11 und 12 sind fristgerecht eingegangen. Beide Angebote enthielten nicht alle mit Angebotsabgabe geforderten Unterlagen beziehungsweise Angaben. Die fehlenden Unterlagen und Angaben wurden nach § 56 Absatz 2 Satz 1 VgV nachgefordert. Ein Bieter reichte die fehlenden Angaben fristgerecht nach. Da der andere Bieter die fehlenden Unterlagen nicht fristgerecht nachgereicht hat, wurde sein Angebot nach § 57 Absatz 1 Nummer 2 VgV von der Wertung ausgeschlossen. Eignungsprüfung: Der verbleibende Bieter erfüllt die festgelegten Eignungskriterien und verfügt folglich über die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung. Fachliche Prüfung: Durch Unterzeichnung des Angebots verpflichten sich die Bieter, ihr Speisenangebot entsprechend der Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e. V. (DGE) umzusetzen und die durch die Karlsruher Leistungsbeschreibung für die Schulverpflegung konkretisierten Qualitätsstandards (zum Beispiel auch der Bio-Anteil von mindestens 25 Prozent der Wareneinsatzmenge) einzuhalten. Zur Überprüfung, ob die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Standards von den Bietern erfüllt werden, wurde eine Diplom-Ökotrophologin mit der fachlichen Auswertung beauftragt. Das Angebot erfüllt die Anforderungen in den prüfbaren Punkten und konnte in der nächsten Wertungsstufe geprüft werden. Wirtschaftlichkeitsprüfung: Nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV wird der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot war losweise gemäß folgender Zuschlagskriterien zu ermitteln: Zuschlagskriterium Gewichtung in Prozent Preis 70 Qualität 30 Zur Bewertung der Qualität (Aussehen, Geschmack, Konsistenz) war ein Probeessen vorgesehen, um die Schulen direkt am Entscheidungsprozess zu beteiligen und qualitative Aspekte nicht nur bei der fachlichen Prüfung, sondern auch bei der Entscheidung über den Zuschlag zu berücksichtigen. Da für alle vier Lose nur ein wertbares Angebot vorlag, wurde im Einvernehmen mit den Schulen auf die Durchführung eines Probeessens verzichtet. Es wird vorgeschlagen, die ausgeschriebene Lieferleistung wie folgt zu vergeben: Lose 3, 9, 11 und 12: vivanti GmbH, Baden-Baden 3,50 Euro brutto pro Menü Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an das Helmholtz-Gymnasium, die Südend- Grundschule, die Adam-Remmele- Schule und das Lessing-Gymnasium in Karlsruhe für das Schuljahr 2018/2019 mit der Option auf bis zu dreimalige Vertragsverlängerung bis maximal zum Schuljahr 2021/2022 an die vivanti GmbH, Baden-Baden, zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, dem betreffenden Bieter den Zuschlag zu erteilen.

Niederschrift 32. Sitzung Hauptausschuss 3. Juli 2018, 16:30 Uhr öffentlich Großer Sitzungssaal, Rathaus Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 10. Punkt 6 der Tagesordnung: Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an zwölf Schulmensen für das Schuljahr 2018/2019 mit der Option auf Vertragsverlängerung Vorlage: 2018/0420 Beschluss: Der Hauptausschuss nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an das Helmholtz-Gymnasium, die Südend-Grundschule, die Adam-Remmele-Schule und das Lessing-Gymnasium in Karlsruhe für das Schuljahr 2018/2019 mit der Option auf bis zu dreimalige Vertragsverlängerung bis maximal zum Schuljahr 2021/2022 an die vivanti GmbH, Baden-Baden, zu. Die Verwaltung wird ermäch- tigt, dem betreffenden Bieter den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft den Tagesordnungspunkt 6 zur Behandlung auf. Nachdem keine Wortmeldungen vorliegen, lässt er über die Vorlage abstimmen und stellt einstimmige Zustimmung fest. Er schließt den öffentlichen Teil der Sitzung und bittet, die Nichtöffentlichkeit herzustellen. Schluss der öffentlichen Sitzung: 18:15 Uhr Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 2. August 2018