Nachhaltiges Immobilienmanagement zur Bewertung von städtischen Liegenschaften

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister ANFRAGE SPD-Gemeinderatsfraktion Vorlage Nr.: 2018/0120 Nachhaltiges Immobilienmanagement zur Bewertung von städtischen Liegenschaften Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 15.05.2018 35 x 1. Wie ist der aktuelle Umsetzungsachstand zur Implementierung eines kommunalen Immobilienma- nagements? 2. Welcher finanzielle und personelle Mehrbedarf besteht zur weiteren Umsetzung und Realisierung? 3. Welche Synergien können sich, durch eine Kooperation mit der kommunalen Volkswohnung GmbH hinsichtlich der dort aktuell laufenden Bewertung von Bestandsimmobilien, ggf. ergeben? Begründung: Die Antwort der Verwaltung zu dem Antrag der SPD-Fraktion „Nachhaltiges Immobilienmanagement durch Bewertung von städtischen Liegenschaften nach einer einheitlichen, sich kontinuierlich fort- schreibenden Bewertungsmatrix“ vom 01.06.2016, beraten in der Gemeinderatssitzung vom 19.07.2016, bestätigt die Notwendigkeit der Einführung eines entsprechenden Bewertungssystems. Die Vorstellung der für Ende 2016 in der Antwort der Verwaltung zugesagten Ergebnisse zur Imple- mentierung eines kommunalen Immobilienmanagements erfolgte bislang nicht. Begründung Antrag vom 01.06.2016: „In der Vergangenheit hat sich verschiedentlich gezeigt, dass es bislang keine bzw. nur eine unvoll- ständige Bewertung städtischer Liegenschaften gibt oder eine systematische Bewertung erst zu einem Zeitpunkt erfolgt, an dem ein unmittelbarer Handlungsbedarf besteht – exemplarisch wird hier auf die Diskussion um den Umgang mit der Gebäudesubstanz des NCO-Clubs in der Nordstadt oder der der Aussegnungshalle Wolfartsweier verwiesen. Im Hinblick auf ein nachhaltiges und vorausschauendes Gebäude-, Immobilien-, Personal- und Finanzmanagement ist aus der Sicht der Antragsstelle eine re- gelmäßige systemische Bewertung aller städtischen Liegenschaften unter Berücksichtigung der nach- folgenden Handlungs- und Prüffelder unabdingbar:  Funktionsbeschreibung  Ist-Analyse mit Bewertung der vorhandenen Gebäudesubstanz – fiktiver Immobilienwert  Beschreibung des notwendigen Investitionsbedarfs über einen zeitlichen Horizont von ca. 10 Jahren  Beschreibung möglicher Synergien durch das Zusammenführen von Funktionen  Systematische Gegenüberstellung der Kosten sowie der Vor-/Nachteile einer Gebäudeertüchti- gung oder eines Neubaus bzw. einer Anmietung der notwendigen Gebäudeflächen  Erstellung einer Handlungsempfehlung ...“ unterzeichnet von: Parsa Marvi Dr. Raphael Fechler

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister STELLUNGNAHME zur Anfrage SPD-Gemeinderatsfraktion Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2018/0120 Dez. 6 Nachhaltiges Immobilienmanagement zur Bewertung von städtischen Liegenschaften Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Gemeinderat 15.05.2018 35 x Die Verwaltung nimmt wie folgt Stellung: 1. Wie ist der aktuelle Umsetzungssachstand zur Implementierung eines kommunalen Immobilienmanagements? Die Projektkonzeption zur Einführung eines kommunalen Immobilienmanagements (Gebäude) sieht 4 Phasen vor: 1) Konzeptphase – Erarbeitung eines Gesamtüberblicks, Planung der nächsten Phasen, Iden- tifikation der Teilnehmer und Klärung Projektauftrag 2) Integriertes Immobilienmanagement (IIM) – Aufbau und Implementierung einer Software- lösung, um alle gebäudebezogenen Prozesse integriert abzubilden, Klärung der Prozesse, Sicherung der Datenqualität 3) Kommunales Immobilienmanagement – Integration weiterer gebäudeverwaltenden Dienststellen, Abgleich mit städtischen Gesellschaften, Anpassung der Prozesse, 4) Kommunale Immobilienstrategie – Aufbau von Strukturen zur zentralen Portfoliosteue- rung, Implementierung eines Kennzahlensystems, standardisierter Immobilienbericht Die Konzeptphase wurde mit dem Projektauftrag abgeschlossen. Der Projektauftrag wurde am 31.01.2017 durch den Oberbürgermeister unterschrieben. Der Projektauftrag sieht ein Projektende bis 2022 vor. Durch die Veränderungen in der Verant- wortlichkeit im IT-Bereich der Stadt, der Gründung des Amts für Informationstechnologie und Digitalisierung und personelle Veränderungen im Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft (HGW) musste das Projekt um 1 Jahr verlängert werden. Im Rahmen des HSPKa-Prozesses wurden kurzfristige Maßnahmen vorgezogen und gebündelt im Rahmen einer dezernatsübergreifenden Arbeitsgruppe bearbeitet. Die Ergebnisse für die kurzfris- tigen Themen wurden zu großen Teilen im HSPKa-Maßnahmenkatalog berücksichtigt und sind in der Umsetzung. Im Bereich Teilprojekt „Integriertes Immobilienmanagement“ werden im HGW die Geschäftspro- zesse sukzessive im standardisierten Geschäftsprozessmanagement erfasst und optimiert. Zur Sicherung der Datenqualität wurden Vorsysteme als Datenbanken erstellt, die es ermöglichen, große, gebäudebezogene Datenmengen zu erfassen und zu verwalten. Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Insbesondere im Bereich der technischen Anlagen, deren Wartungs- und Prüfpflichten und die dazugehörigen Verträge wurden mit Hilfe einer Projektstelle eine Lösung entwickelt, die in ein späteres integriertes System überführt werden können. Im Rahmen des IQ-Projektes „Weißbuch Schulen“ werden mit externer Unterstützung zunächst die Schulgebäude und die Sporthallen begangen und die Qualität der einzelnen Bauteile aufge- nommen. Um diese Daten für eine mittelfristige Finanzplanung und zur Darstellung des städti- schen Immobilienvermögens nutzen zu können, wird ebenfalls eine Software angeschafft. Im HGW wurde ein Prozess erarbeitet, der die dann erhobenen Daten durch zyklische Begehungen aktuell halten soll. Hierzu wurden im Rahmen des IQ-Projekts Stellen beantragt. HGW erarbeitet parallel eine Strategie zur Instandsetzung der Schulen und Sporthallen. Die Suche nach einem integrierten Softwaresystem zum Gebäudemanagement gestaltet sich komplex. Die Analyse der bestehenden Systeme, insbesondere von SAP, ist hier erforderlich. Es wird derzeit geklärt, ob eine stadtweite Lösung auf dem eingeführten SAP-System aufbauen soll und somit Schnittstellen vermieden werden. Alternativ können auch Softwarelösungen am Markt gekauft werden, die dann aber Schnittstellen erfordern. Im Teilprojekt Kommunales Immobilienmanagement wurde die Zusammenarbeit der gebäude- verwaltenden Dienststellen intensiviert. Regelmäßige Treffen sollen die Prozesse analysieren und vereinheitlichen, um eine kommunale Immobilienstrategie vorzubereiten. Eingeladen wurden HGW, Amt für Abfallwirtschaft, Branddirektion, Friedhofs- und Bestattungsamt, Marktamt, Zoo, Eigenbetrieb Fußballstadion im Wildpark, Stadtjugendausschuss, Volkswohnung GmbH, Karlsru- her Fächer GmbH und die Bäderbetriebe. 2. Welcher finanzielle und personelle Mehrbedarf besteht zur weiteren Umsetzung und Realisierung? Dies kann derzeit abschließend noch nicht bewertet werden, da die Entscheidung für den Weg zu einer Softwarelösung noch nicht getroffen ist. 3. Welche Synergien können sich, durch einen Kooperation mit der kommunalen Volks- wohnung GmbH hinsichtlich der dort aktuell laufenden Bewertung von Bestandsim- mobilien, ggf. ergeben? Die Volkswohnung ist Teil des Lenkungsausschusses zum Projekt „Kommunale Immobilienstrate- gie“. Die dort gemachten Erfahrungen fließen in die Bearbeitung ein. Allerdings sind wohnungs- wirtschaftliche Themen nicht direkt auf Schulen, Verwaltungsgebäude oder Kultureinrichtungen übertragbar. Insbesondere auch die Softwarelösungen, die durch die Volkswohnung eingesetzt werden, sind auf die speziellen Themen der Wohnungswirtschaft angepasst und lassen sich nicht übertragen.

Niederschrift 50. Plenarsitzung Gemeinderat 15. Mai 2018, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 32. Punkt 35 der Tagesordnung: Nachhaltiges Immobilienmanagement zur Bewertung von städtischen Liegenschaften Anfrage: SPD Vorlage: 2018/0120 Beschluss: Kenntnisnahme Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 35 zur Behandlung auf und stellt fest, die Stel- lungnahme der Verwaltung liege vor, der Gemeinderat habe Kenntnis genommen. (Keine Wortmeldung) Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten 25. Mai 2018