Entscheidungen über die Auslagerung von Dienstleistungen/Outsourcing politisch diskutieren und treffen

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister ANTRAG GRÜNE-Gemeinderatsfraktion Vorlage Nr.: 2018/0104 Entscheidungen über die Auslagerung von Dienstleistungen/Outsourcing politisch diskutie- ren und treffen Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 24.04.2018 26 x Die Entscheidung über jede Auslagerung (Outsourcing) von Aufgaben, die zum Verlust von Arbeits- plätzen bei der Stadtverwaltung führt, wird dem Gemeinderat vorgelegt. Die GRÜNE Fraktion hat im Sommer 2017 eine Anfrage zum Thema „ Auslagerung von Aufgaben und Dienstleistungen – Outsourcing: Bisherige Erfahrungen der Stadtverwaltung Karlsruhe und der städti- schen Gesellschaften“ gestellt. Danach haben wir in einem Brief an das zuständige Dezernat 2 um eine genauere Darstellung der hierbei bisher angewandten Kriterien gebeten. Sowohl durch die Antwort auf unsere Anfrage als auch in der Antwort auf unseren Brief wurde deut- lich, dass es schwierig ist, allgemeingültige Maßstäbe zu benennen. Stand heute sind bei der Stadt Karlsruhe und ihren Gesellschaften so unterschiedliche Dienstleistungen ausgelagert wie Reinigungs- arbeiten, Hausmeistertätigkeiten, Grünflächenpflege, Kantinenbetrieb, aber auch hochqualifizierte Gutachter-, Planungs- und Ingenieurdienstleistungen. Es wurde festgestellt, dass es aufgrund der Vielfalt an städtischen Dienst-leistungen keine starren Kri- terien zur Beurteilung von Vergaben oder Outsourcing gibt und die Bedeutung von „qualitativ“ oder „günstig“ als Bewertungskriterien bei verschiedenen Dienstleistungen unterschiedlich ausfallen kann. Beim Thema Outsourcing geht es letztlich um politische Entscheidungen. Eine solche Entscheidung hängt eng mit der Frage zusammen, wie die bislang gemachten Erfahrungen mit Auslagerungen bzw. Outsourcing politisch bewertet werden. Weitere Fragen, die im Einzelfall bei geplanten Auslagerungen politisch diskutiert werden müssten, sind, z.B.:  Welche Bedeutung hat die Erhaltung von Arbeitsplätzen, welche Bedeutung die Erhaltung von einfachen Arbeitsplätzen?  Welches Know-how sollte die Stadtverwaltung nicht durch Auslagerung abgeben, wenn sie Handlungsfähigkeit und Flexibilität auf Dauer behalten will? Deshalb beantragen wir, dass Entscheidungen für oder gegen Auslagerungen städtischer Leistungen durch den Gemeinderat entschieden werden. unterzeichnet von: Verena Anlauf Joschua Konrad Zoe Mayer Johannes Honné Sachverhalt / Begründung:

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister STELLUNGNAHME zum Antrag GRÜNE-Gemeinderatsfraktion Vorlage Nr.: 2018/0104 Verantwortlich: Dez. 2 Entscheidungen über eine Auslagerung von Dienstleistungen/Outsourcing politisch diskutieren und treffen Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 24.04.2018 26 x Kurzfassung Es ist im Sinne der Verwaltung, dass Entscheidungen über die Auslagerung von Aufgaben, die zum Verlust von Arbeitsplätzen in der Stadtverwaltung führen, dem Gemeinderat zur Entschei- dung vorgelegt werden. Finanzielle Auswirkungen des Antrages (bitte ankreuzen) X nein ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) Haushaltsmittel stehen Wählen Sie ein Element aus. Kontierungsobjekt: Wählen Sie ein Element aus. Kontenart: Ergänzende Erläuterungen: ISEK-Karlsruhe-2020-relevant X nein ja Handlungsfeld: Wählen Sie ein Element aus. Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) X nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften X nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Es ist keine Strategie der Stadtverwaltung, Auslagerungen von städtischen Aufgaben zu betrei- ben mit dem Ziel, dabei städtische Arbeitsplätze einzusparen. An dieser Vorgehensweise soll grundsätzlich festgehalten werden. In der Gemeinderatssitzung vom 26. September 2017 wurde eine Anfrage der GRÜNEN- Gemeinderatsfraktion über das „Outsourcing von Aufgaben und Dienstleistungen der Stadt- verwaltung“ gestellt. Die ergangene Stellungnahme beinhaltete eine Auflistung bisher ausgela- gerter Aufgaben der Stadtverwaltung und ihren Gesellschaften sowie die daraus erlangten Er- fahrungen. Auf diese Informationen bezugnehmend bat die GRÜNEN-Gemeinderatsfraktion mit Brief vom 27. November 2017 die Verwaltung die „Kriterien zur Beurteilung beim Outsourcing städtischer Dienstleistungen“ zu konkretisieren. In der Antwort der Verwaltung wurden bei- spielhaft grundlegende Kriterien und deren Auslegung zur Beurteilung einer Ausgliede- rung/Vergabe dargestellt und erläutert. Unter Outsourcing fällt bei enger Auslegung der Defini- tion jegliche städtische Leistung, die ausgelagert oder nach außen vergeben wird. Da sich die Stadt Karlsruhe beim "echten Outsourcing", also der dauerhaften Verlagerung von Aufgaben an Externe zurückhält, greift die Mehrheit der Beispiele auf Überlegungen aus dem Bereich der Vergabe von Dienstleistungen zurück. Es handelt sich dabei in aller Regel um Einzelfallentschei- dungen, die zur Aufrechterhaltung des Verwaltungsbetriebs notwendig sind. Bei der Auslagerung bzw. Vergabe von Aufgaben an Externe kann folgende Differenzierung getroffen werden:  Entscheidungen über die Auslagerung von Aufgaben, die zum Verlust von Arbeitsplät- zen in der Stadtverwaltung führen, werden dem Gemeinderat zur Entscheidung vorge- legt.  Sofern Vergaben an externe Dienstleister die in der Hauptsatzung festgelegten Wert- grenzen übersteigen, werden die Vergabebeschlüsse (z.B. Vergabe von Bauleistungen, Pflegearbeiten in der Grünpflege) in den Fachausschüssen vorberaten und durch den Hauptausschuss bzw. Gemeinderat beschlossen.  Bei Vergaben von Leistungen an Externe, die unter diesen Wertgrenzen liegen, sind die Gründe dafür vielfältig. Arbeitsspitzen bzw. saisonal bedingte Schwankungen im Ar- beitsaufkommen, Leistungen, die bei der Stadt nicht vorhandenes Fachwissen erfordern, können dazu führen, dass einzelne Aufträge an Externe vergeben werden. Oft handelt es sich um Entscheidungen, die zur Sicherstellung der Handlungsfähigkeit der Verwal- tung schnell getroffen werden müssen und deshalb nach der Gemeindeordnung als Ge- schäft der laufenden Verwaltung in die Entscheidungskompetenz des Oberbürgermeis- ters fallen. Die Verwaltung behält dabei im Blick, dass mit jeder Vergabe auch die Ge- fahr eines Wissensverlusts in der Verwaltung verbunden sein kann. Die Dienststellen treffen deshalb bei Vergabeentscheidungen eine sorgfältige Abwägung aller damit ver- bundenen Vor- und Nachteile.

Niederschrift 49. Plenarsitzung Gemeinderat 24. April 2018, 15:30 Uhr öffentlich Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitzender: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 26. Punkt 26 der Tagesordnung: Entscheidungen über die Auslagerung von Dienstleis- tungen/Outsourcing politisch diskutieren und treffen Antrag: GRÜNE Vorlage: 2018/0104 Beschluss: Einverstanden mit der Stellungnahme der Verwaltung Abstimmungsergebnis: Keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 26 zur Behandlung auf. Stadträtin Anlauf (GRÜNE): Wir begrüßen die Antwort der Verwaltung, Auslagerungen, die zum Verlust von Arbeitsplätzen führen, im Gemeinderat zu diskutieren. Ebenso sind wir einverstanden mit der Differenzierung durch die Verwaltung, dass der Oberbürgermeister in bestimmten Fällen, unter bestimmten Wertgrenzen, die Entscheidungsfreiheit haben muss, einzelne Aufträge an Externe abzugeben. Dies ist notwendig, um in Einzelfällen die Entscheidungsfreiheit der Verwaltung aufrecht zu erhalten. Wir freuen uns darüber, dass aber auch in diesen Fällen die Verwaltung jeweils kritisch prüft, wie die Vor- und Nachteile der Vergabe aussehen und welche Wissensverluste durch die Vergabe entstehen. Wir fü- gen noch hinzu, dass auch zu prüfen wäre, welches neue Wissen sich die Verwaltung an- eignen sollte. Das ist eigentlich schon klar, bei einer Vergabe, bei der die Verwaltung vom Wissenszuwachs ausgeschlossen ist, das muss ja auch immer geklärt werden. Im Kern geht es uns natürlich um das Thema Stellenabbau, aber auch um die Kontrollmöglichkeiten ei- ner Stadt, um zu überprüfen, wie es den Menschen zum Beispiel im Reinigungsbereich geht, die outgesourcst sind. Man hört von einigen Städten, dass die Städtehalter sehr we- nige Möglichkeiten haben, um die Arbeitsbedingungen zu kontrollieren, und diese teilwei- se nicht dem entsprechen, was rechtlich vorgeschrieben ist, oder angemessen wäre. Wir sind mit der Antwort der Verwaltung zufrieden und hoffen, dass auch in den Gesellschaf- ten verstärkt über diese Themen diskutiert wird. – 2 – Stadtrat Krug (CDU): Ich kann es noch kürzer machen. Wir können uns nach den Ausfüh- rungen von Frau Anlauf sowohl der Antwort der Verwaltung als auch den jetzigen Ausfüh- rungen der GRÜNEN-Fraktion anschließen. Stadtrat Pfalzgraf (SPD): Auch bei uns ist die Situation dieselbe, wir sehen es genauso, der Antrag ist in Ordnung, und auch die Antwort der Verwaltung stimmt. Eines muss aber angesprochen werden, und das kommt bei der Begründung seitens der GRÜNEN, nicht so richtig zum Vorschein. Nämlich die unterschiedlichen Vergaben. Welche sind die ganz normalen Vergaben, die wir in den Ausschüssen beschließen? Es gibt zum Beispiel, wenn ich an den Bauausschuss denke, in Sachen HGW hundertprozentige Vergaben. Was sind Vergaben, die kurzfristig aus Termingründen einfach vergeben werden müssen? Da kann ich mich an Situationen hier im Haus erinnern, in denen wir die Verwaltung aufgefordert haben, auswärts jemanden zu suchen, der das übernimmt. Insofern müssen wir das genau analysieren, aber natürlich Vergaben zum Stellenabbau, das würden wir niemals mittragen, aber die Verwaltung macht hier eine klare Antwort. Der Vorsitzende: Wir haben keine weiteren Wortmeldungen. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten 24. Mai 2018