Vergabe der Pflegearbeiten in den öffentlichen Grünanlagen für die Jahre 2018 - 2021; 1. Block Lose 11 bis 20

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister BESCHLUSSVORLAGE Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2017/0680 Dez. 6 Vergabe der Pflegearbeiten in den öffentlichen Grünanlagen für die Jahre 2018 bis 2021; 2. Block Lose 11 bis 20 Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Bauausschuss 10.11.2017 4 X vorberaten Gemeinderat 21.11.2017 23 X genehmigt Beschlussantrag Der Gemeinderat genehmigt nach Vorberatung im Bauausschuss die Vergabe der Pflegearbei- ten im Stadtgebiet für die Haushaltsjahre 2018 bis 2021, einschließlich der Lohngleitklausel ab dem Jahr 2019. Finanzielle Auswirkungen (bitte ankreuzen) nein x ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 3.301.361 € (einschl. Lohngleitklausel) 2.939.862 € (ohne Bundeskasse u. private Dritte) 734.965 € (jährlicher Durchschnitt, einschl. Lohngleitklausel) Haushaltsmittel stehen in voller Höhe zur Verfügung Kontierungsobjekt: (bitte auswählen) Kontenart: Ergänzende Erläuterungen: Haushaltsmittel stehen für das HJ 2018 zur Verfügung. Für die Jahre 2019 bis 2021 müssen die Haushaltsmittel bereitgestellt werden. ISEK-Karlsruhe-2020-relevant x nein ja Handlungsfeld: (bitte auswählen) Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) x nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften x nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 1. Vorbemerkung Seit dem Zeitpunkt der letzten Vergabe für Pflegearbeiten im Jahr 2013 haben sich die Flächen in Unterhaltung des Gartenbauamtes von ca. 1.042 ha auf circa 1.057 ha erhöht. Dies ent- spricht einem Flächenzuwachs von 15 Hektar oder 1,5 %. Auf 49% der Gesamtflächen werden im so genannten Pflegekatalog landschaftsgärtnerische Unterhaltungspflegearbeiten für einen vierjährigen Zeitraum an externe Unternehmen vergeben. Dabei handelt es sich überwiegend um Rasen- und Wiesenmahd, das Hacken von Gehölzflächen und die Laubaufnahme. Über die- se umfangreichen Pflegeleistungen hinaus werden in separaten Vergabeverfahren weitere Ar- beiten vergeben, wie zum Beispiel Heckenschnittarbeiten, Baumpflegearbeiten oder Rück- schnittarbeiten an Gehölzen. Die Pflegearbeiten auf den restlichen Flächen und die ergänzen- den Pflege-, Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten auf den Vergabeflächen werden von den Beschäftigten des Gartenbauamtes in Eigenregie geleistet. 2. Beschreibung der Pflegearbeiten 2.1 Laubaufnahme Die Laubaufnahme von den Rasenflächen und von Flächen mit niedrigen Bodendeckern muss nach wie vor nur dort durchgeführt werden, wo besonders viel Laub auf die Fläche fällt und wo die Blätter großflächig, hart und damit schwer zersetzbar sind. Bliebe das Laub hier liegen, wür- den die Pflanzen darunter faulen. Auch von schmalen Flächen entlang von Straßen und Geh- wegen muss das Laub zum Teil aufgenommen werden, da der Wind es sonst während der Win- termonate auf die Verkehrsflächen weht. Wo das Laub nicht direkt in angrenzende Pflanzungen verbracht werden kann, wird es aufgenommen und kompostiert. 2.2 Gehölzflächen Die Pflege der Gehölzflächen beinhaltet das Hacken, Jäten und Ausmähen der Gehölzflächen. Im Vergleich zum vorhergehenden Pflegekatalog 2014 bis 2017 wurde mit der aktuellen Pfle- geperiode 2018 bis 2021 auf eine Bandbreite der zu beauftragenden Pflegegänge verzichtet. Sollten mehr als zwei Pflegegänge nötig sein, können diese über Bedarfspositionen beauftragt werden. 2.3 Rasen- und Wiesenflächen Ein wesentlicher Teil der Pflegearbeiten im öffentlichen Grün beinhaltet die Rasen- und Wie- senmahd. Von den insgesamt 604 ha Rasen- und Wiesenflächen sollen im Pflegekatalog 2018 bis 2021 circa 421 ha firmenseitig bearbeitet werden. Ziel ist die möglichst funktionsgerechte, naturnahe, standortgerechte, ökonomisch und maschinell sinnvolle Pflege im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel. Insbesondere soll sich die Rasen- und Wiesenpflege vor- rangig an den Nutzungsansprüchen der Menschen und den ökologischen und stadtklimatischen Funktionen orientieren. Mit unterschiedlich häufigen Rasen- und Wiesenschnitten pro Jahr wird diesen Ansprüchen Rechnung getragen. 3. Ausschreibungsverfahren Die zu vergebenden Leistungen sind „gleichartig und umfassen eine Vielzahl von räumlich ge- trennten Objekten“. Für diesen Fall sieht die VOB/A in §5 die einheitliche Vergabe in Teillosen vor. Die Gesamtleistung ist wegen ihres Umfanges gemäß VOB/A §5 nach örtlichen Gesichtspunkten in Lose unterteilt worden, damit die Kapazität der einzelnen, auch kleineren Firmen ausreicht, um sich am Verfahren beteiligen zu können. Wegen der hohen Anforderungen an die Zuverläs- Ergänzende Erläuterungen Seite 3 sigkeit und Leistungsfähigkeit der Auftragnehmer war als Vergabeart die „Beschränkte Aus- schreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb“ sinnvoll (VOB/A §3 Abs. 4 Nr. 1). Die mehrjährige Vergabe der obigen Pflegearbeiten wird seit dem Jahr 1969 in einem dreijähri- gen bzw. ab 1978 in einem vierjährigen Rhythmus mit Genehmigung des Gemeinderates prak- tiziert. Auch die letzte vierjährige Vergabe für die Jahre 2014 bis 2017 hat sich bewährt. Bei der Ausschreibung der Unterhaltungsarbeiten für die kommenden vier Jahre 2018 bis 2021, die Mitte des Jahres als „Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb“ erfolgt ist, wurde davon ausgegangen, dass die im Haushaltsjahr 2018 zu vergebenden und auszuführenden Arbeiten in ihrem wesentlichen Umfang auch in den Jahren 2019, 2020 und 2021 ausgeführt werden. Im Rahmen des öffentlichen Teilnahmewettbewerbs haben sich 13 Firmen beworben. 9 Firmen wurden aufgrund nachgewiesener Eignung zum Wettbewerb zugelassen, 5 Firmen wurden nicht zum Wettbewerb zugelassen, weil die geforderten Nachweise nicht erbracht wurden. Die vierjährige Vergabe hat sowohl für die Stadt, als auch für die Firmen des Garten- und Land- schaftsbaues wesentliche finanzielle, wirtschaftliche und nicht zuletzt organisatorische Vorteile, die nachfolgend kurz zusammengefasst sind: 1. Der sehr umfangreiche Arbeitsaufwand für die Ausschreibung und Vergabe der Unter- haltungsarbeiten ist bei der mehrjährigen Vergabe nur alle vier Jahre zu leisten. 2. Der Arbeitsablauf geht wesentlich zügiger und reibungsloser vonstatten. Umfangreiche Einweisungen der Unternehmen zu Beginn des Auftrages müssen nicht jährlich sondern lediglich alle 4 Jahre erfolgen. 3. Bei der mehrjährigen Auftragsvergabe ist es lediglich notwendig, eine Lohngleitklausel für die Anpassung der Kostenentwicklung vorzusehen. Der hier von den Firmen angebo- tene Änderungssatz wurde ebenfalls dem Wettbewerb unterworfen. Die Einheitspreise für die Arbeitsausführung im Haushaltsjahr 2018 sind Festpreise. 4. Die Firmen können - dank Planungssicherheit - günstiger anbieten, da sie den Maschi- nen- und Personaleinsatz über vier Jahre kalkulieren können. Im Einvernehmen mit dem Rechnungsprüfungsamt und dem ZJD wurden in einem ers- ten Block zunächst nur die Lose 1 bis 10 ausgeschrieben und nach erfolgter Entschei- dung im Gemeinderat beauftragt. Der zweite Block mit den Losen 11 bis 20 wurde an- schließend ausgeschrieben und ist Gegenstand dieser Vorlage. Die Vorteile dieser gestaffelten Ausschreibung und Vergabe sind insbesondere darin zu sehen, dass die Firmen entsprechend ihrer Kapazität gezielt anbieten können. Je nach Ausgang des ersten Blocks der Ausschreibung wird den Firmen eine weitere Möglichkeit der Beteiligung am Wettbewerb geboten. Bei bereits erschöpfter Firmen-kapazität nach Vergabe des ersten Blocks wird eine Firma für den zweiten Block nicht mehr zur Ange- botsabgabe aufgefordert. Ein weiterer Vorteil dieser gestaffelten Ausschreibung besteht auch darin, dass Firmen, deren Angebot(e) zunächst nicht berücksichtigt werden konn- ten sich erneut um einen Auftrag bemühen können. Ergänzende Erläuterungen Seite 4 4. Ergebnis der Ausschreibung Die Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb brachte das in der Anlage 1 zusammengestellte Ergebnis. Nach rechnerischer, technischer und wirtschaftlicher Prüfung der Angebote ergeben sich die nachstehenden Angebots- bzw. Vergabesummen für das Haushaltsjahr 2018: Los Firma Angebotssumme € einschließl. Mwst 11 kein annehmbares Angebot 12 Dorwarth, Bretten 107.327,50 13 Dorwarth, Bretten 140.690,31 14 Kein annehmbares Angebot 15 Sauer, Karlsruhe 104.649,74 16 Gredler + Söhne, Karlsrdorf-Neuthard 192.862,97 17 Eikmeier, Graben-Neudorf 82.185,92 18 Eikmeier, Graben-Neudorf 104.096,61 19 Eikmeier, Graben-Neudorf 80.888,99 20 Kein annehmbares Angebot Summe 812.702,04 Von den neun zum Wettbewerb zugelassenen Firmen haben sieben gezielt auf einzelne Lose Angebote abgegeben. Drei Firmen wurden wegen unangemessenen Preisen vom Wettbewerb ausgeschlossen. Bei zwei Firmen reicht die firmenspezifische Leistungsfähigkeit nur für zwei bzw. ein Los. Nur auf diese Weise ist sichergestellt, dass alle erforderlichen Pflegearbeiten in allen Losen unter Berücksichtigung der Witterungsverhältnisse fach- und termingerecht und unter Berücksichtigung der Firmenkapazitäten durchgeführt werden können. Im Ergebnis be- deutet dies, dass die Lose 12, 13, 15, 17 und 19 an den günstigsten Bieter vergeben werden können. Das Los 16 geht an den zweitgünstigsten Bieter, da hier der günstigste Bieter nicht mehr über ausreichende Kapazitäten verfügt. Beim Los 18 muss der günstigste Bieter ausge- schlossen werden, weil das Angebot nicht auskömmlich ist. Die Lose 11, 14 und 20 müssen neu ausgeschrieben werden. Ergänzende Erläuterungen Seite 5 5. Finanzierung Der Gesamtaufwand wird wie folgt verrechnet: Produkt / Kostenträger Gesamtkosten € einschließlich 19 % Mwst 1.670.55.10.01.01 Grün- u. Parkanlagen 186.277,78 1.670.55.10.02.01 Freizeitanlagen und Spielflächen 44.792,65 1.660.54.10.03.01 Gemeindestraßen 239.307,07 1.660.54.20.03.01 Kreisstraßen 85.142,82 1.660.54.30.03.01 Landesstraßen 5.310,05 1.660.54.40.03.01 Bundesstraßen 41.032,74 1.660.54.60.01.04 Parkierungseinrichtungen 17.183,74 1.660.54.30.03 Verkehrsgrün Landestraßen im Rahmen der Verwaltungsreform 766,55 Gebäudewirtschaft 4211 Unterhaltung von Außenanlagen an öffentli- chen Gebäuden 91.419,00 Dritte (Konzern Stadt) 13.456,89 Bund/Bundeskasse Weiden (Verkehrsgrün Bundesstraßen im Rahmen der Verwaltungsreform) 87.946,44 Dritte (Private, Vowo, Kirchen) 66,37 Gesamt (ohne Lohngleitklausel) 812.702,04 Ergänzende Erläuterungen Seite 6 Der hier genannte Betrag wird sich unter Berücksichtigung der Lohngleitklausel - sofern Lohn- erhöhungen zustande kommen - ab dem Jahr 2019 geringfügig erhöhen. Da es sich um notwendige laufende Unterhaltungsarbeiten handelt, müssen für die Unterhal- tung von öffentlichen Grünanlagen im Rahmen der Ergebnisrechnung auch ab 2019 entspre- chende Haushaltsmittel bereitgestellt werden. Außerdem wird bei der Vergabe der Arbeiten für die kommenden vier Jahre an die einzelnen Firmen ausdrücklich darauf hingewiesen, dass diese Auftragserteilungen unter dem Vorbehalt der jeweils zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel erfolgen. Anlage 1 Ergebnisse der Nachrechnung einschließlich der Lohngleitklausel (Angebot Brutto / 4 Jahre) Los Bezirk 1. Bieter (Nachgerechnet) 2. Bieter (Nachgerechnet) 3. Bieter (Nachgerechnet) 4. Bieter (Nachgerechnet) 11 West Firma Bieter A Bieter B Bieter C Bieter D 11 West Betrag 258.287,98 303.402,18 511.590,43 8.245.480,84 12 West Firma Dorwarth Bieter B Bieter B 12 West Betrag 441.029,09 1.026.634,52 15.690.348,06 13 West Firma Dorwarth Bieter B Bieter C 13 West Betrag 578.123,19 724.727,02 21.371.770,19 14 West Firma Bieter A 14 West Betrag 9.651.189,21 15 West Firma Sauer Bieter B 15 West Betrag 425.549,77 11.772.062,15 16 Neureut Firma Bieter A Gredler Bieter C 16 Neureut Betrag 700.213,77 787.953,15 1.338.629,74 17 Durlach Firma Eikmeier Bieter B 17 Durlach Betrag 328.743,69 14.604.810,61 18 Durlach Firma Bieter A Eikmeier Bieter C 18 Durlach Betrag 293.025,50 416.386,43 25.870.024,49 19 Durlach Firma Eikmeier Bieter B 19 Durlach Betrag 323.555,95 13.522.234,34 20 Durlach Firma Bieter A Bieter B Bieter C 20 Durlach Betrag 459.663,87 1.125.809,97 48.802.607,45 Ergänzende Erläuterungen Seite 7 Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat genehmigt nach Vorberatung im Bauausschuss die Vergabe der Pflegearbei- ten in den Losen 12, 13, 15, 16, 17, 18 und 19 im Stadtgebiet von Karlsruhe für die Haushalts- jahre 2018 bis 2021 - einschließlich der Lohngleitklausel ab dem Jahr 2019 - entsprechend den in der Vorbemerkung gemachten Ausführungen an die vorgenannten Firmen. Die Verrechnung des Aufwandes erfolgt bei dem unter Punkt 5. aufgeführten Kostenträgern. Das Gartenbauamt wird ermächtigt, mit den Firmen die entsprechenden Leistungsverträge ab- zuschließen.

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 44. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: 21. November 2017, 15:30 Uhr Öffentlich Ort: Bürgersaal des Rathauses Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 24. Punkt 23 der Tagesordnung: Vergabe der Pflegearbeiten in den öffentlichen Grünanlagen für die Jahre 2018 – 2021; 2. Block Lose 11 bis 20 Vorlage: 2017/0680 Beschluss: Der Gemeinderat genehmigt nach Vorberatung im Bauausschuss die Vergabe der Pfle- gearbeiten in den Losen 12, 13, 15, 16, 17, 18 und 19 im Stadtgebiet von Karlsruhe für die Haushaltsjahre 2018 bis 2021 - einschließlich der Lohngleitklausel ab dem Jahr 2019 - entsprechend den in der Vorbemerkung gemachten Ausführungen an die vorgenann- ten Firmen. Die Verrechnung des Aufwandes erfolgt bei dem unter Punkt 5. aufgeführten Kosten- trägern. Das Gartenbauamt wird ermächtigt, mit den Firmen die entsprechenden Leistungsver- träge abzuschließen. Abstimmungsergebnis: einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 23 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Bauausschuss. Stadträtin Rastätter (GRÜNE): Ich möchte nur eine kleine Anmerkung machen. Wir stimmen der Vorlage zu. Wir stimmen der Vergabe zu, allerdings unter der Maßgabe, dass es noch möglich ist, die Vergabemodalitäten zu verändern bzw. zu erweitern. Wir hatten einen Antrag für Biodiversität gestellt. Dort ist mit Zustimmung aller Fraktionen festgestellt worden, dass wir mehr Blütenwiesen haben wollen in Karlsruhe für Insek- ten, Hummeln und Schmetterlinge. Da hat uns das Gartenbauamt allerdings die Aus- kunft erteilt, dass dies mit zusätzlichen Kosten verbunden ist, rund 300.000 Euro. Wir haben dann noch einmal nachgefragt, inwieweit es möglich ist, die Vergaben zu verän- dern, so dass dann, wenn wir im Haushalt die Mittel dafür beantragen, es möglich ist, - 2 - dass man noch nachbessert. Nachdem uns bestätigt wurde, dass dies möglich ist und dass dies auch umsetzbar ist, können wir heute der Vorlage so zustimmen. Der Vorsitzende: Ich habe es aber so verstanden, dass es dann im Rahmen des Haus- halts geklärt wird. – Sie nicken, alles klar. Dann kommen wir zur Abstimmung. – Das ist einstimmige Zustimmung. Damit verlas- sen wir den Teil der Beschlussvorlagen, die aus der Verwaltung kommen und gehen zum Teil der Tagesordnung, die sich mit den Anträgen aus den Gemeinderatsfraktionen beschäftigen. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten 8. Dezember 2017