Beschaffung von IT-Systemen inklusive Dienstleistungen und Garantieerweiterung

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister BESCHLUSSVORLAGE Vorlage Nr.: 2017/0636 Verantwortlich: Dez.2 Beschaffung von IT-Systemen inklusive Dienstleistungen und Garantieerweiterung Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 14.11.2017 8 x vorberaten Gemeinderat 21.11.2017 10 x genehmigt Beschlussantrag Der Gemeinderat nimmt die Erläuterungen zur Kenntnis und stimmt – nach Vorberatung im Hauptaus- schuss – der Vergabe zur Beschaffung von IT-Systemen inkl. Dienstleistungen und Garantieerweiterung der Stadt Karlsruhe wie folgt zu Los 1 (Dokumentenscanner) an die Firma Innovative Datensysteme GmbH Stuttgart zum Angebot vom 28.07.2017 (141.090,74 €) Los 2 (Drucker) an die Firma Datagroup Stuttgart GmbH Pliezhausen Zum Angebot vom 07.08.2017 (644.147,00 €) Los 3 (Notebooks) an die Firma Innovative Datensysteme GmbH Stuttgart zum Angebot vom 28.07.2017 (290.566,76 €) Los 4 (PC und Monitore) an die Firma Bechtle GmbH & Co. KG Karlsruhe Zum Angebot vom 15.08.2017 (2.913.776,64 €) jeweils als Rahmenvertrag, Laufzeit 3 Jahre (mit Option zur Verlängerung um 1 Jahr). Die Verwaltung wird ermächtigt, den vorgenannten Firmen den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen (bitte ankreuzen) nein x ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 3.989.581,14 € Laufzeit: 3 Jahre Haushaltsmittel stehen in voller Höhe zur Verfügung Kontierungsobjekt: Projekt: 7.XX0001.700.817 (alle Teilhaushalte) Kontenart: 78310000 Ergänzende Erläuterungen: ISEK-Karlsruhe-2020-relevant x nein ja Handlungsfeld: Wählen Sie ein Element aus. Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) x nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften x nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Für den Bedarf (Ersatzbeschaffung) der städtischen Dienststellen wurden folgende EDV- Komponenten als Rahmenvertrag für Einzelbestellungen und Teillieferungen ausgeschrieben: Gerätetyp Mindest- abnahmemenge Geschätzte Abnahmemenge (3 Jahre) Optionale Höchstmenge (Grundlaufzeit und 1 Jahr Verlänge- rung) Los 1: Scanner Scanner 230 265 345 Los 2: Drucker Laserdrucker A4 s/w 1.000 1.150 1.485 Laserdrucker A4 color 370 430 550 Laserdrucker MPF A4 color 150 175 225 Los 3: Notebooks Notebooks 15,6” 410 475 615 Los 4: PC (Standard und erweitert) und Monitore PC - Standard 4.100 4.720 6.050 PC- Erweitert 930 1.065 1.415 TFT 22" 2.700 3.105 4.005 TFT 24” 1.390 1.600 2.035 Der Auftragnehmer hat Anspruch auf die Abnahme der Mindestmenge. Über die geschätzte Abnahmemenge hinaus können Geräte, zur Deckung nicht detailliert planbarer Mengen, bis zur oben genannten optionalen Höchstmenge aus diesem Vertrag bezogen werden. Sie bezieht sich auf die Grundlaufzeit zzgl. der Verlängerungsoption. Vergabeverfahren Das Vergabeverfahren wurde aufgrund des Auftragswertes im offenen Verfahren als EU-weite öffentliche Ausschreibung durchgeführt. Es haben 41 Firmen die Angebotsunterlagen angefordert. Der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes sind 12 Firmen nachgekommen. Die Zuschlagsfrist endet am: 11.12.2017 Vertragslaufzeit: 11.12.2017 – 10.12.2020 Wertung der Angebote Die Bewertung der Angebote erfolgte in verschiedenen Prüfungsstufen: 1. Formale Prüfung der Angebote 2. Eignung des Bieters Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit Fachliche und technische Leistungsfähigkeit Zuverlässigkeit 3. Wirtschaftlichkeitsprüfung Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot unter Berücksichtigung des Preises und der Qualität der Leistung erteilt. Zur Prüfung und Wertung der Leistung wurden folgende Kriterien verwendet:  A-Kriterien A-Kriterien müssen uneingeschränkt erfüllt werden.  B-Kriterien B-Kriterien werden mit Punkten bewertet und gehen in die Leistungswertung ein.  I-Kriterien I-Kriterien werden nicht bewertet, sondern dienen nur der Information, sind insoweit aber verbindlich (Antworten zu I-Kriterien dürfen keine Angaben zu A- oder B-Kriterien ein- schränken). Nach Erfüllung aller A-Kriterien wurde in der nächsten Stufe eine Überprüfung der Preise vorge- nommen. Danach erfolgte die Wertung aller Angebote hinsichtlich der Preise inklusive der Energiekosten für die Lose 2 bis 4 sowie der Verbrauchskosten für Los 2. Diese Bewertung (Teil- nutzwert A) erfolgte allein auf der Grundlage der schriftlichen Angebote. Bieter, deren Angebote alle Vorgaben erfüllten, wurden aufgefordert, Geräte zur Teststellung zu senden. Bei der Teststellung erfolgte zunächst die Gewichtung von Kriterien gemäß Teil A des Wertungsblattes (Teilnutzwert B) und danach die praktische Überprüfung der Testgeräte auf Grundlage von Teil B des Wertungsblattes (Teilnutzwert C). Die Gewichtung bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots sieht wie folgt aus: Preis der angebotenen Geräte (Teilnutzwert A) inklusive der Energiekosten und Dienstleistungen sowie für Los 2 der Ver- brauchskosten gemäß der Leistungsblätter 50 % Gewichtung der Kriterien gemäß Wertungsblätter Teil A (Teilnutzwert B) 20 % Ergebnisse der Teststellung gemäß Wertungsblätter Teil B (Teilnutzwert C) 30 % Aus den Angeboten in der Endauswahl soll jeweils das Angebot mit der höchsten Leistungs- punktzahl den Zuschlag erhalten. Hinweis: Die schriftliche Auswertung wurde durch die praktische Bewertung in einer Teststellung er- gänzt. Hierbei wurden zunächst die Angaben in den Angebotsunterlagen überprüft. Die Bewer- tung der Geräte erfolgte durch mehrere Mitarbeiter der Stadtverwaltung. Dabei wurde auch die Interoperabilität der Systeme im Netzbetrieb der Stadt überprüft. Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Ergebnis: Auf der Grundlage des oben beschriebenen Bewertungsverfahrens wurde als wirtschaftlichster Anbieter  für Los 1 (Dokumentenscanner) die Firma Innovative Datensysteme GmbH in Stuttgart (An- gebot 6)  für das Los 2 (Drucker) die Firma Datagroup Stuttgart GmbH in Pliezhausen (Angebot 1),  für das Los 3 (Notebooks) die Firma Innovative Datensysteme GmbH Stuttgart (Angebot 6),  für das Los 4 (PC und Monitore) die Firma Bechtle GmbH & Co. KG Karlsruhe (Angebot 4) ermittelt. Dabei wurden neben den reinen Anschaffungskosten auch die anfallenden Energiekosten sowie für Los 2 die anfallenden Verbrauchsmaterialkosten bewertet. Die Firmen garantieren eine professionelle kaufmännische Abwicklung und Störungsbehebung auf hohem Qualitätsstandard und können die Lieferung großer Gerätestückzahlen bewältigen. Vom Amt für Informationstechnik und Digitalisierung wird in Zusammenarbeit mit der Zentralen Vergabestelle beim Hauptamt vorgeschlagen, die Angebote der Firma Innovative Datensysteme GmbH Stuttgart (Los 1 + 3), Datagroup Stuttgart GmbH Pliezhausen (Los 2) und Bechtle GmbH & Co. KG Karlsruhe (Los 4) anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt die Erläuterungen zur Kenntnis und stimmt – nach Vorberatung im Hauptausschuss – der Vergabe zur Beschaffung von IT-Systemen inkl. Dienstleistungen und Ga- rantieerweiterung der Stadt Karlsruhe wie folgt zu Los 1 (Dokumentenscanner) an die Firma Innovative Datensysteme GmbH Stuttgart zum Angebot vom 28.07.2017 (141.090,74 €) Los 2 (Drucker) an die Firma Datagroup Stuttgart GmbH Pliezhausen Zum Angebot vom 07.08.2017 (644.147,00 €) Los 3 (Notebooks) an die Firma Innovative Datensysteme GmbH Stuttgart zum Angebot vom 28.07.2017 (290.566,76 €) Los 4 (PC und Monitore) an die Firma Bechtle GmbH & Co. KG Karlsruhe Zum Angebot vom 15.08.2017 (2.913.776,64 €) jeweils als Rahmenvertrag, Laufzeit 3 Jahre (mit Option zur Verlängerung um 1 Jahr). Die Verwaltung wird ermächtigt, den vorgenannten Firmen den Zuschlag zu erteilen.

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 44. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: 21. November 2017, 15:30 Uhr Öffentlich Ort: Bürgersaal des Rathauses Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 11. Punkt 10 der Tagesordnung: Beschaffung von IT-Systemen inklusive Dienstleis- tungen und Garantieerweiterung Vorlage: 2017/0636 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt die Erläuterungen zur Kenntnis und stimmt – nach Vorbera- tung im Hauptausschuss – der Vergabe zur Beschaffung von IT-Systemen inkl. Dienst- leistungen und Garantieerweiterung der Stadt Karlsruhe wie folgt zu Los 1 (Dokumentenscanner) an die Firma Innovative Datensysteme GmbH Stuttgart zum Angebot vom 28.07.2017 (141.090,74 €) Los 2 (Drucker) an die Firma Datagroup Stuttgart GmbH Pliezhausen uum Angebot vom 07.08.2017 (644.147,00 €) Los 3 (Notebooks) an die Firma Innovative Datensysteme GmbH Stuttgart zum Ange- bot vom 28.07.2017 (290.566,76 €) Los 4 (PC und Monitore) an die Firma Bechtle GmbH & Co. KG Karlsruhe uum Ange- bot vom 15.08.2017 (2.913.776,64 €) jeweils als Rahmenvertrag, Laufzeit 3 Jahre (mit Option zur Verlängerung um 1 Jahr). Die Verwaltung wird ermächtigt, den vorgenannten Firmen den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 10 zur Behandlung auf, verweist auf die erfolgte Vorberatung im Hauptausschuss und stellt die Abstimmungsbereitschaft des Hauses fest: Das ist einstimmig. - 2 - Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten 8. Dezember 2017